¿Para Qué Se Usan las Salas de Datos Virtuales?

Con la globalización de los negocios y el aumento del escrutinio de los datos, ha habido una creciente necesidad de reemplazar las salas de datos físicas para aumentar la seguridad y permitir una gestión efectiva de los datos. Las salas de datos virtuales son una alternativa atractiva a las salas de datos tradicionales, ya que son ampliamente accesibles, están disponibles de inmediato y proporcionan mucha más seguridad a los datos.

Sala de Datos Virtual

¿Qué es una Sala de Datos Virtual?

Una sala de datos virtual (VDR), o simplemente una sala de datos, es un espacio virtual seguro que se utiliza como un repositorio de los documentos de una empresa. Las salas de datos virtuales permiten el intercambio seguro de información y documentos entre una empresa y sus clientes, contratistas e inversores en un entorno controlado. Las salas de datos virtuales ofrecen características como restricciones de acceso a documentos, cifrado, marcas de agua en documentos y documentos autodestructibles.

¿Cómo es una Buena Sala de Datos Virtual?

¿Qué necesitas considerar al buscar una sala de datos virtual? Bueno, una sala de datos virtual debe permitirte almacenar documentos empresariales sensibles de manera segura y en cumplimiento. Los documentos deben ser accesibles desde cualquier lugar por personas autorizadas o grupos de personas. Una sala de datos virtual actúa como apalancamiento en transacciones comerciales que requieren almacenamiento, gestión y compartición segura de documentos.

Las salas de datos virtuales son útiles para las empresas que buscan llevar a cabo la debida diligencia, así como gestionar activos críticos a lo largo de su ciclo de vida. Las empresas que buscan entrar en diferentes tipos de colaboraciones, como fusiones y adquisiciones, patentes, licencias u otras inversiones en empresas conjuntas, pueden usar salas de datos virtuales para mejorar el intercambio seguro de archivos y documentación y asegurar la privacidad de los datos. Por lo tanto, las salas de datos virtuales deben integrarse en la estrategia de gestión de riesgos cibernéticos de una organización.

Características Importantes de una Sala de Datos Virtual

Las salas de datos virtuales están diseñadas principalmente con diferentes características y capacidades ya que están dirigidas a diferentes industrias. Antes de decidirse por un proveedor específico de salas de datos virtuales, una empresa debe evaluar sus necesidades para una. Sea como sea, una buena VDR debe contener ciertas características de gestión documental. Estas incluyen:

Seguridad de documentos

Dado que las empresas utilizan salas de datos virtuales para contener información sensible, tiene sentido que contengan buenas características de seguridad, tales como:

Restricciones de acceso a documentos que controlan quién puede acceder a un documento, cuándo pueden hacerlo, qué pueden hacer con él (por ejemplo, gestionar, colaborar, revisar, descargar, etc.)
Cifrado TLS para proteger la información durante la transmisión dentro y fuera de la sala de datos virtual
Respaldo de contenido sensible
Autenticación multifactor para prevenir el acceso no autorizado
Acceso desde dispositivos móviles
Integración de protocolos de seguridad, incluyendo escaneo de virus, protección avanzada contra amenazas y prevención de pérdida de datos
Uso de marcas de agua en documentos
Utilización de documentos autodestructibles, expiración de acceso, etc.

Seguimiento de documentos

Una buena sala de datos virtual permite una capacidad fluida para rastrear múltiples aspectos del acceso a documentos, tales como:

Quién ha visto un documento
Cuándo ocurrió ese acceso
A quién se envió o compartió el documento—y a quién se puede enviar o compartir
Si la persona a quien se envió o compartió el documento lo abrió y cuándo
Cuánto tiempo alguien pasó revisando un documento
Qué documentos son los más vistos
Notificaciones cuando los usuarios hacen actualizaciones, qué actualizaciones se hacen y cuándo se suben nuevos documentos

Además de lo anterior, el seguimiento de documentos en salas de datos virtuales abarca una capacidad de autoauditoría que puede generarse en informes de cumplimiento.

Usabilidad

Una buena sala de datos virtual facilita la usabilidad a través de características tales como:

Integración con Microsoft Office (por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) y herramientas de colaboración y productividad de Google
Capacidad de búsqueda avanzada
Carga masiva de archivos
Funcionalidad de arrastrar y soltar
Sección de ayuda para facilitar el uso a cada usuario
Acceso multilingüe
Autenticación multifactor y acceso de inicio de sesión único (SSO) para que los usuarios tengan acceso seguro y fácil

Gestión de usuarios

Una buena sala de datos virtual abarca opciones de gestión de usuarios fáciles que incluyen:

Múltiples niveles de permisos de usuario para una fácil gestión de qué usuarios pueden ver, editar, compartir y descargar un documento asignando permisos según sea necesario
Invitación y gestión de usuarios individuales o en masa
Configuración de grupos para que un administrador pueda gestionar fácilmente a múltiples usuarios dividiéndolos en grupos con diferentes niveles de acceso y funciones en la sala de datos
Visualización restringida para que los usuarios solo puedan acceder a aquellos documentos a los que tienen acceso

Otras características de las salas de datos virtuales

Otras características de las salas de datos virtuales incluyen integración con soluciones de terceros (por ejemplo, Slack, Microsoft Teams, etc.), priorización de tareas, preguntas frecuentes, interfaces intuitivas y chat en vivo.

Salas de Datos Virtuales vs. Almacenamiento en la Nube Tradicional

Hoy en día, las empresas tienen más opciones cuando se trata de almacenamiento de datos. Las dos opciones más utilizadas son el almacenamiento en la nube tradicional y las salas de datos virtuales. Estas dos son diferentes de las siguientes maneras:

Eficiencia de las salas de datos virtuales

Las salas de datos virtuales son mejores que el almacenamiento en la nube tradicional en cuanto a eficiencia. Con una sala de datos virtual, múltiples usuarios acceden a la plataforma simultáneamente, y las tareas pueden programarse en la misma plataforma. Con el almacenamiento en la nube tradicional, la administración de usuarios consume más tiempo y la gestión de acceso es más compleja.

Comunicaciones con salas de datos virtuales

Con las salas de datos virtuales, la comunicación entre las partes es confidencial y segura. Esto se debe a que los datos están cifrados mientras se transfieren entre usuarios. Este es quizás el mayor beneficio de las salas de datos virtuales. Con el almacenamiento en la nube tradicional, esto no es posible. Las salas de datos virtuales permiten comunicaciones privadas que controlan el acceso a contenido confidencial.

Monitoreo usando salas de datos virtuales

En una sala de datos virtual, monitorear archivos y usuarios es muy fácil y efectivo. Puedes monitorear fácilmente los cambios que se realizan en los documentos, por quién, y cuánto tiempo pasaron en un documento. En el almacenamiento en la nube tradicional, el monitoreo no es posible. Los documentos no pueden ser rastreados como en una sala de datos virtual.

Seguridad con salas de datos virtuales

Las soluciones de almacenamiento en la nube tradicionales ofrecen cierto nivel de seguridad. Sin embargo, sus controles de seguridad son inadecuados en comparación con el nivel de seguridad que ofrecen las salas de datos virtuales donde los datos están cifrados con los últimos estándares de cifrado. Las salas de datos virtuales controlan el acceso a contenido sensible. También permiten a los usuarios restringir la copia, descarga e impresión de documentos, añadiendo así un nivel de seguridad.

Generación de informes con salas de datos virtuales

Las salas de datos virtuales tienen varias herramientas de informes que son útiles cuando una organización quiere obtener información. Estos conocimientos pueden usarse para fortalecer la posición de un negocio durante negociaciones y cierre de acuerdos y para demostrar cumplimiento normativo. El almacenamiento en la nube tradicional, por otro lado, no ofrece tales características.

Casos de Uso de las Salas de Datos Virtuales

En medio de los avances tecnológicos, las organizaciones han evolucionado en términos de cómo almacenan, usan y comparten datos. Con el aumento de datos sensibles que se envían y comparten durante ciertas transacciones comerciales, el riesgo de violaciones de seguridad que podrían resultar en pérdidas significativas aumenta. Aquí es donde entran en juego las salas de datos virtuales. Algunos de los casos de uso más populares para las salas de datos virtuales incluyen:

En fusiones y adquisiciones

Mucha información se comparte durante las fusiones y adquisiciones. Este es especialmente el caso cuando las partes realizan la debida diligencia antes de que se cierren los acuerdos y se tomen decisiones importantes. Durante estas fases comerciales, se comparten muchos documentos entre las partes, con cada parte teniendo múltiples personas involucradas. La mayoría de las veces, los documentos que se comparten contienen información sensible sobre las empresas involucradas, y esta información debe protegerse por razones de cumplimiento y privacidad. Aquí, las salas de datos virtuales agilizan todo el proceso de una fusión o adquisición. Simplifican tareas, protegen información sensible, mejoran las comunicaciones efectivas y automatizan cada proceso involucrado.

En ofertas públicas iniciales (OPIs)

Hacer pública una empresa y ofrecer una oferta pública inicial es una tarea que consume tiempo y requiere una cantidad increíble de papeleo. La mera esencia de hacerse público significa que una empresa ahora requiere mayor transparencia que antes con sus clientes, usuarios, partes interesadas, el público y las autoridades regulatorias.

Para que una empresa que se hace pública gestione eficazmente la multitud de documentos que se requieren, una sala de datos virtual es una excelente opción. Múltiples terceros estarán involucrados en todo el proceso de la OPI, y usar una sala de datos virtual asegura que todos los datos sensibles de la empresa se compartan de manera segura entre todas las partes interesadas.

Auditorías

Hay numerosas situaciones donde partes externas necesitan acceder y revisar los datos de una empresa. Específicamente, cuando abogados, contadores o auditores necesitan revisar los registros de una empresa y otra documentación, una empresa debe proporcionar acceso sin exponerlos a una posible violación y crear una violación de cumplimiento. Aquí, una sala de datos virtual puede usarse para facilitar prácticamente todas las necesidades de compartición de documentos que una empresa pueda tener.

Comunicaciones del consejo

En algunas empresas, los miembros del consejo están activamente involucrados con las operaciones de la empresa. Sin embargo, los miembros del consejo típicamente no usan equipos tecnológicos proporcionados por la empresa (por ejemplo, laptops, smartphones, etc.). Las comunicaciones de información crítica con los consejos de administración deben ser seguras y cumplir con las normativas. Almacenar ese contenido en una sala de datos virtual permite la gestión del flujo de información y garantiza su seguridad.

Usar una Red de Contenido Privado como una Sala de Datos Virtual

Las organizaciones pueden usar una red de contenido privado como una sala de datos virtual. Específicamente, las redes de contenido privado habilitadas por Kiteworks extienden la confianza cero más allá de las aplicaciones y cargas de trabajo hacia el contenido sensible, protegiendo y controlando a quién, cuándo, cómo y dónde se comunica a través de correo electrónico, uso compartido seguro de archivos, transferencia de archivos administrada, interfaces de programación de aplicaciones (APIs) y formularios web.

Los resultados de las redes de contenido privado habilitadas por Kiteworks incluyen:

Colaboración fluida con partes interesadas internas y externas donde los archivos y carpetas de la sala de datos virtual se exponen a aquellos que tienen autoridad para ver, descargar, editar, compartir y enviarlos
Acelerar acuerdos con productividad sin restricciones con edición fluida de Microsoft Office y G Suite, interfaces móviles y web, gestión detallada de carpetas y archivos, y más
Un enfoque de seguridad en profundidad que incluye la capacidad de implementar en las instalaciones, en FedRAMP, o como una nube privada, integración con autenticación multifactor, SSO y otras capacidades de gestión de identidades y accesos, y dispositivo virtual reforzado y gestión opcional de claves HSM
Capacidad para cumplir con regulaciones de la industria y del gobierno como SOC 2, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y FIPS 140-2, entre muchos otros

Las redes de contenido privado habilitadas por Kiteworks son utilizadas por miles de organizaciones a nivel mundial para mantener la información sensible privada y demostrar cumplimiento con varias regulaciones y estándares.

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