Una Introducción al eDiscovery

eDiscovery, abreviatura de descubrimiento electrónico, es un proceso empleado en el ámbito legal durante la fase de descubrimiento de pruebas en litigios o investigaciones. Este procedimiento implica la identificación, preservación, recopilación, procesamiento, revisión y producción de información digital de una manera que sea legalmente defendible.

A medida que nuestro mundo se vuelve cada vez más digital, la importancia del eDiscovery sigue aumentando. Tanto los individuos como las organizaciones generan grandes cantidades de datos electrónicos cada día: correos electrónicos, documentos, publicaciones en redes sociales y más, todo lo cual puede tener un valor significativo como posible evidencia en un caso legal. En este artículo, exploraremos el eDiscovery: qué es, por qué es importante, así como algunas herramientas y mejores prácticas de eDiscovery.

eDiscovery: Definición y Proceso

El eDiscovery desempeña un papel fundamental en nuestro panorama legal moderno. Está diseñado para compilar información digital relevante, mantener su integridad y presentarla de una manera que cumpla con los requisitos legales. Involucra la identificación, recopilación y producción de datos electrónicos con la intención de usarlos como evidencia en un caso legal civil o penal. Si se realiza correctamente, el eDiscovery facilita un proceso legal justo, equitativo y eficiente.

El proceso de eDiscovery generalmente comienza cuando se hace evidente que es probable que ocurra una demanda o investigación. Durante esta fase crucial, se pone en efecto rápidamente un mecanismo legal conocido como retención legal o retención de litigio. Este protocolo crucial sirve como una directiva emitida por una parte o su abogado que anuncia la suspensión de la política estándar de gestión de registros para preservar toda la información que podría ser potencialmente relevante e instrumental para el caso.

¿Qué es una Retención Legal o de Litigio?

Una retención legal o de litigio es una piedra angular en el proceso de eDiscovery. Esta retención actúa como una protección, diseñada específicamente para prohibir cualquier posibilidad de destrucción, alteración o modificación de cualquier información almacenada electrónicamente (ESI) que pueda proporcionar evidencia potencial y se considere crítica o relevante para el caso legal en cuestión.

La retención de litigio no solo se establece para prevenir intentos deliberados de manipular o distorsionar evidencia potencial. También extiende sus medidas de protección para incluir acciones accidentales o no intencionales que, a pesar de no ser premeditadas, podrían posiblemente llevar a la pérdida o alteración de datos importantes.

Una retención de litigio generalmente se implementa a través de notificaciones escritas enviadas a todo el personal relevante, informándoles sobre los requisitos de preservación. Se sigue con monitoreo y supervisión para asegurar el cumplimiento. También se pueden realizar recordatorios y capacitaciones periódicas para reforzar la importancia del cumplimiento con la retención.

Al asegurar firmemente que toda la información relevante y sustancial, en cualquier formato o ubicación en que exista, esté efectivamente protegida de cualquier forma de destrucción o cambio, la retención de litigio permite un proceso de eDiscovery más eficiente y confiable. Garantiza la integridad y autenticidad de la ESI durante la fase de descubrimiento, ofreciendo una mejor oportunidad para un procedimiento legal justo. Esto mantiene la credibilidad del sistema legal, agrega valor al papel del eDiscovery y solidifica la confianza de las partes involucradas en el litigio.

La Importancia del eDiscovery en las Organizaciones

Para las organizaciones, el eDiscovery no solo es crítico, es indispensable. En una era donde los escándalos corporativos y las disputas legales son demasiado comunes, el eDiscovery sirve tanto como espada como escudo. Permite a las organizaciones descubrir evidencia crucial a su favor o potencialmente en su contra, desempeñando así un papel clave en la configuración del curso de los procedimientos legales.

Además, un proceso de eDiscovery efectivo puede ayudar a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento con varias regulaciones y evitar severas sanciones. Ayuda a asegurar transparencia, responsabilidad y buen gobierno, fomentando así tanto la confianza organizacional como pública.

Elementos Clave del Proceso de eDiscovery

El proceso de eDiscovery comprende varios elementos clave, cada uno contribuyendo a su funcionalidad y efectividad general. El primero es la identificación, donde se identifican todas las fuentes potenciales de información relevante. Esto es seguido por las etapas de preservación y recopilación, que implican proteger los datos y reunirlos para un examen posterior.

El siguiente es la etapa de procesamiento, donde los datos recopilados se convierten en un formato adecuado para revisión y análisis. La etapa de revisión implica examinar los datos para determinar su relevancia y privilegio, mientras que la etapa de producción incluye entregar los datos de la manera y formato requeridos.

Mejores Prácticas de eDiscovery

El eDiscovery es crucial para mantener la integridad, asegurar el cumplimiento y gestionar eficazmente las disputas legales. Las organizaciones se benefician enormemente cuando siguen los procesos de eDiscovery de cerca y de manera consistente. Con un sólido entendimiento del proceso y las mejores prácticas, las organizaciones pueden implementar procedimientos de eDiscovery efectivos, fomentando una cultura de transparencia y responsabilidad.

Aquí hay solo algunas de las mejores prácticas de eDiscovery:

• Asegurar políticas claras: Todas las organizaciones deben tener políticas claras y bien documentadas sobre retención de datos y eDiscovery. Esto minimiza la posibilidad de destrucción inadvertida de evidencia y asegura un manejo consistente de los datos.
• Implementar retenciones legales rápidamente: Cuando se espera un litigio, se debe emitir rápidamente una retención legal para asegurar la preservación de los datos relevantes.
• Involucrar al departamento de TI temprano: El departamento de TI juega un papel crucial en el proceso de eDiscovery, desde identificar fuentes potenciales de datos hasta asegurar su integridad y seguridad. Es importante involucrarlos temprano en el proceso.
• Entender los datos: Entender los tipos, fuentes y ubicaciones de los datos es crucial para un proceso de eDiscovery efectivo. Todas las fuentes potenciales de datos deben ser identificadas para asegurar que no se pase por alto ninguna evidencia.

Herramientas y Técnicas de eDiscovery

El eDiscovery moderno está respaldado por una variedad de herramientas y técnicas especializadas. Estas tecnologías pueden mejorar drásticamente la efectividad y eficiencia del proceso de eDiscovery, facilitando la gestión y análisis de grandes volúmenes de datos electrónicos.

A continuación, se presenta una breve descripción de algunas de las herramientas ampliamente utilizadas en el proceso de eDiscovery:

• Mapeo de datos: una técnica para identificar y localizar evidencia potencial a través del panorama de datos de una organización.
• Codificación predictiva: una técnica de aprendizaje automático que puede ayudar a acelerar el proceso de revisión clasificando y priorizando automáticamente documentos según su relevancia para el caso.
• Funciones de búsqueda y filtrado: procesos que ayudan a identificar tipos específicos de datos, eliminando información irrelevante y reduciendo el volumen total de datos a revisar.

Desafíos de eDiscovery y Proveedores de Soluciones

A pesar de sus muchas ventajas, el eDiscovery es arduo y presenta varios desafíos. La vastedad y complejidad de la ESI puede ser abrumadora, y asegurar la preservación e integridad de los datos a lo largo del proceso es una tarea ardua. Además, la naturaleza evolutiva de la tecnología y las leyes asociadas requieren una adaptación continua, agregando otra capa de complejidad.

Afortunadamente, existen soluciones para contrarrestar estos desafíos. Por ejemplo, asociarse con un proveedor de servicios de eDiscovery experimentado puede aportar la experiencia y los recursos necesarios para gestionar proyectos de eDiscovery a gran escala y complejos. Aquí hay una muestra de proveedores de soluciones de eDiscovery:

• Relativity – Ofrece una suite de eDiscovery de extremo a extremo con características diseñadas para agilizar el proceso de eDiscovery. Su plataforma incluye análisis avanzados y flujos de trabajo flexibles.
• Exterro – Conocido por su software de eDiscovery integral que ayuda a entender la definición de eDiscovery. Proporcionan una gama de soluciones que incluyen retención legal, recopilación, procesamiento, revisión y producción.
• Logikcull – Proporciona software de eDiscovery basado en la nube diseñado para simplificar el complejo proceso legal. También ofrecen mejores prácticas para eDiscovery para ayudar a las organizaciones.
• Catalyst – Ofrece una plataforma de eDiscovery segura, escalable y rápida que ayuda a reducir el riesgo, bajar costos y ganar control sobre asuntos legales complejos.
• ZyLAB – Conocido por sus técnicas de IA y Ciencia de Datos en servicios de eDiscovery. Ofrecen un conjunto completo de herramientas que ayudan a las organizaciones a gestionar el proceso de eDiscovery de manera efectiva y eficiente.
• FTI Technology – Renombrado por su software y servicios de eDiscovery y gobernanza de la información. La empresa asiste a los clientes en asuntos que involucran evidencia electrónica y mejores prácticas de eDiscovery.
• Everlaw – Proporciona una plataforma de litigio basada en la nube que incluye características como codificación predictiva, revisión de documentos y una línea de tiempo del caso para entender el proceso de eDiscovery.
• Nuix – Especializa en proporcionar software que hace posible dar sentido accionable a grandes cantidades de datos no estructurados. La empresa es conocida por ofrecer una solución de eDiscovery robusta.

Equipos Especializados de eDiscovery: Roles y Responsabilidades

Los equipos especializados de eDiscovery desempeñan un papel central y fundamental en el intrincado proceso de eDiscovery. Estos equipos generalmente incluyen miembros de diversos departamentos como legal, tecnología de la información (TI) y gestión de registros, asegurando un enfoque multifacético para la compleja tarea en cuestión. Se encargan de que cada segmento del proceso de eDiscovery se maneje con la atención al detalle necesaria, asegurando un procedimiento eficiente y fluido. Estos equipos son instrumentales en definir el alcance de la recopilación de datos, un aspecto inicial crucial del proceso. Identifican las fuentes necesarias de datos potencialmente relevantes y determinan las mejores estrategias para su recopilación.

Los equipos especializados de eDiscovery también implementan y monitorean las retenciones legales. Al hacerlo, aseguran que todas las partes interesadas relevantes sean notificadas de su deber de preservar datos potencialmente relevantes, y que estas retenciones se mantengan efectivamente durante el tiempo requerido.

Además, estos equipos supervisan la preservación y recopilación de datos. Esto implica desarrollar e implementar estrategias efectivas para salvaguardar la integridad de los datos, lo cual es una tarea particularmente crítica dado el potencial de implicaciones legales de los datos involucrados en eDiscovery.

También gestionan el proceso de recopilación y aseguran que los métodos de recopilación cumplan con los estándares legales y técnicos necesarios. Otro aspecto clave de su rol implica coordinar con proveedores de servicios de eDiscovery externos, si y cuando estos servicios son requeridos. El equipo especializado de eDiscovery sirve como el punto de contacto principal, coordinando las actividades de estos proveedores de servicios e integrando su trabajo en el proceso más amplio de eDiscovery.

Un nivel de cohesión entre los miembros del equipo de eDiscovery, marcado por un trabajo en equipo efectivo y una comunicación clara, es de vital importancia para asegurar la ejecución sin problemas del proceso de eDiscovery. Los equipos cohesionados pueden trabajar juntos para tomar decisiones informadas, gestionar eficazmente los desafíos potenciales y agilizar todo el proceso.

Además, el desarrollo profesional continuo es imprescindible para estos equipos especializados. Las sesiones de capacitación regulares y las actualizaciones son clave para mantenerse al día con el panorama siempre cambiante del eDiscovery. Esto incluye las últimas tendencias en el campo, cambios en los requisitos legales y avances en tecnologías de eDiscovery. Este desarrollo profesional continuo asegura que el equipo siempre esté equipado con el conocimiento y las habilidades más actuales, mejorando su eficiencia y efectividad en la realización de sus tareas.

Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Responder a Solicitudes de Retención Legal con eDiscovery

El eDiscovery, o descubrimiento electrónico, es un componente esencial del panorama legal moderno. Destinado a identificar, preservar, recopilar, procesar, revisar y producir datos digitales de una manera legalmente defendible, el eDiscovery desempeña un papel crítico en asegurar un proceso legal justo y eficiente. Las retenciones legales o de litigio, una parte importante del eDiscovery, previenen la destrucción o alteración accidental o intencional de evidencia potencial. Además de facilitar los procedimientos legales, el eDiscovery también ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento, fomentar la transparencia y evitar sanciones. Utilizar herramientas y técnicas de eDiscovery, y contar con equipos especializados para manejar tareas de eDiscovery, puede mejorar enormemente la efectividad del proceso. A pesar de ciertos desafíos, con el enfoque y los recursos adecuados, el eDiscovery puede ser una herramienta poderosa para gestionar riesgos y disputas legales en la era digital.

Kiteworks desempeña un papel crucial en el eDiscovery al proporcionar una plataforma segura y conforme para el intercambio de información sensible, la preservación de evidencia y la prevención de violaciones de datos y violaciones de cumplimiento.

La plataforma permite la monitorización central y la preservación de evidencia, simplificando la retención legal y agilizando el eDiscovery o cualquier otro requisito de investigación. Específicamente, Kiteworks permite canalizar todos los canales interorganizacionales a través de su red de contenido privado. Esto incluye canales como compartición de archivos, Microsoft OneDrive, SFTP, integraciones personalizadas y aplicaciones empresariales como Salesforce.

Para fines de cumplimiento, un usuario designado con un rol especial de Investigador de Fugas de Datos es la única persona con acceso a estos datos. Este usuario puede utilizar una interfaz de informes dedicada para capturar la información necesaria para una investigación.

La plataforma también permite la exportación de datos a servidores de archivo, lo que ayuda aún más en el proceso de eDiscovery.

El papel de Kiteworks en el eDiscovery no se limita solo a la preservación de evidencia. También ayuda a prevenir violaciones de datos y violaciones de cumplimiento de comunicaciones cibernéticas sensibles de terceros. Esto se logra proporcionando a los CIOs y CISOs visibilidad completa, cumplimiento y control sobre IP, PII, PHI y otros contenidos sensibles a través de todos los canales de comunicación de terceros.

La Red de Contenido Privado de Kiteworks, una plataforma de compartición y transferencia de archivos segura validada FIPS 140-2 Nivel 1, consolida correo electrónico, compartición de archivos, formularios web, SFTP y transferencia de archivos administrada, para que las organizaciones controlen, protejan y rastrean cada archivo a medida que entra y sale de la organización.

Las opciones de implementación de Kiteworks incluyen en las instalaciones, alojadas, privadas, híbridas y nube privada virtual FedRAMP. Con Kiteworks: controla el acceso a contenido sensible; protégelo cuando se comparte externamente usando cifrado de extremo a extremo automatizado, autenticación multifactor y integraciones de infraestructura de seguridad; ve, rastrea e informa toda la actividad de archivos, es decir, quién envía qué a quién, cuándo y cómo.

Finalmente, demuestra cumplimiento con regulaciones y estándares como GDPR, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, y muchos más.

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