Soluciones de Uso Compartido Seguro de Archivos [Lo Mejor de lo Mejor]

No todas las soluciones de software para compartir archivos son iguales, y usar una opción gratuita de uso compartido seguro de archivos puede exponer tu negocio a brechas y ataques.

¿Cómo comparto archivos de manera segura? La mejor manera de compartir archivos de forma segura es usar una opción de pago que garantice que tienes las características adecuadas y cumples con las pautas de cumplimiento. Aunque algunas opciones pueden ser tentadoras, usar el software adecuado trabajará mejor para tu negocio.

¿Qué es el Uso Compartido Seguro de Archivos y Por Qué es Importante para los Negocios?

El uso compartido de archivos está en el corazón de casi todas las actividades en internet, sin mencionar la mayoría de las operaciones comerciales basadas en datos. Este tipo de transferencia puede incluir el intercambio individual entre empleados y transferencias masivas de archivos por parte de organizaciones empresariales que apoyan el almacenamiento y respaldo de datos.

Sin embargo, el uso compartido seguro de archivos solo funciona tan bien como su eslabón más débil. Aunque hay varias opciones de seguridad para la comunicación, solo unas pocas tecnologías cumplen con los requisitos de un método seguro para compartir datos.

Considera algunas de las siguientes herramientas para compartir información:

• Correo electrónico: Los usuarios en 2021 todavía usan el correo electrónico como una solución para la gestión y el intercambio de archivos. El correo electrónico es ubicuo, es fácil y está orientado al intercambio simple. El problema es que el correo electrónico a menudo no es la opción más segura para compartir información, y ciertamente no es una tecnología diseñada específicamente para tales prácticas.
• Medios removibles: Las unidades USB, discos duros portátiles y otras formas de medios removibles también se usan comúnmente para compartir información. Estos no están asegurados, y no hay eficiencia ni usabilidad en la práctica de pasar dispositivos con cuatro o cinco versiones del mismo archivo.
• Protocolo de Transferencia de Archivos: FTP es uno de los métodos de transferencia de archivos más antiguos y ampliamente utilizados a nivel mundial, principalmente porque es gratuito, viene con casi cualquier sistema operativo y transfiere datos rápidamente. Sin embargo, FTP es inherentemente inseguro, sin cifrado, lo que lo hace inadecuado para la mayoría de las aplicaciones empresariales o estrategias de cumplimiento.
• FTP Seguro: SFTP es la versión cifrada de FTP, construida utilizando capacidades de Secure Shell. SFTP es un estándar para transferencias seguras. Aunque no cumple con muchos estándares de cumplimiento de forma predeterminada, emplea cifrado y puede configurarse para hacerlo. A menudo sirve como base para muchas plataformas empresariales de transferencia de archivos.
• Transferencia de Archivos Administrada: MFT generalmente incluye SFTP y otros protocolos y los agrupa en soluciones empresariales integrales que incluyen intercambio basado en la nube, análisis, registros de auditoría, automatización, procesamiento por lotes de archivos y gestión de seguridad de cumplimiento. 
• Peer-to-peer: El intercambio de archivos P2P es un proceso complicado. La noción completa del intercambio P2P es evitar modelos cliente-servidor que pueden servir como cuellos de botella para el rendimiento. P2P a menudo utiliza un modelo de intercambio distribuido, y tecnologías como BitTorrent han revolucionado el intercambio de archivos. Sin embargo, típicamente no está asegurado y no es adecuado para la mayoría de las aplicaciones de uso compartido de archivos empresariales .

Uso Compartido Seguro de Archivos Basado en la Nube

El uso compartido seguro de archivos basado en la nube se refiere a un método de compartir archivos con otros a través de la nube o internet, asegurando que los archivos permanezcan seguros y privados. En este método, los archivos se suben a una plataforma o servidor basado en la nube y se comparten con personas o grupos específicos con acceso autorizado.

El uso compartido seguro de archivos basado en la nube ofrece varios beneficios, incluyendo:

• Accesibilidad: Los archivos pueden ser accedidos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a internet.
• Colaboración fácil: Varias personas pueden tener acceso al mismo archivo o carpeta, haciendo la colaboración más fácil y eficiente.
• Seguridad: El uso compartido de archivos basado en la nube ofrece varias características de seguridad, como cifrado y autenticación, para asegurar que los archivos permanezcan seguros.
• Rentable: Las empresas pueden ahorrar dinero usando el uso compartido de archivos basado en la nube en lugar de invertir en servidores locales costosos.

Las plataformas populares de uso compartido seguro de archivos basado en la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive y Box.

¿Por Qué Usar el Uso Compartido Seguro de Archivos?

Ya sea implementado en la nube o en las instalaciones, es importante—de hecho crítico—que las empresas usen una solución de uso compartido seguro de archivos en lugar de una aplicación gratuita de uso compartido de archivos para consumidores. Aquí hay solo algunas razones por las que las empresas deberían usar una solución de uso compartido seguro de archivos:

1. Proteger contenido sensible: El uso compartido seguro de archivos protege la información sensible, como la información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI), registros financieros, datos de clientes y propiedad intelectual, de ser accedidos por personal no autorizado.
2. Cumplir con las regulaciones: Muchas industrias, como la salud, la manufactura y las finanzas, deben cumplir con regulaciones y estándares de privacidad de datos que requieren que ciertos tipos de información se compartan (y almacenen) de manera segura. Ejemplos incluyen el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA), la Ley de Gestión de Seguridad de la Información Federal (FISMA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA). No cumplir con estas regulaciones puede resultar en multas considerables y litigios.
3. Prevenir brechas de datos: Cuando los archivos se comparten de manera insegura, pueden ser interceptados por hackers o partes no autorizadas, lo que puede llevar a brechas de datos y robo de identidad.
4. Asegurar la integridad de los datos: Los métodos de uso compartido seguro de archivos aseguran que los datos compartidos sean precisos y no hayan sido alterados o corrompidos durante el tránsito.
5. Mejorar la colaboración: El uso compartido seguro de archivos permite a los equipos colaborar y compartir información de manera más efectiva, sabiendo que sus datos sensibles están protegidos.

 

¿Qué Debo Buscar en una Solución de Uso Compartido Seguro de Archivos?

No todas las soluciones son iguales. Mientras que el uso compartido de archivos para consumidores puede ser relativamente sencillo, los usuarios empresariales y el intercambio organizacional necesitan considerar algunos criterios esenciales:

• Seguridad y cumplimiento: Las empresas probablemente operan en un mundo donde la seguridad y el cumplimiento son primordiales. Una solución de uso compartido seguro de archivos adecuada para tales organizaciones satisfaría sus necesidades al incluir los niveles correctos de cifrado y seguridad del servidor, protecciones de privacidad, seguimiento, controles, auditoría, informes y más.
• Límites de uso compartido de archivos: Pasar documentos de un lado a otro es una cosa. Pero en muchos casos, los usuarios necesitan intercambiar archivos multimedia como videos, imágenes de TC y MRI, o archivos CAD. Esto tampoco incluye ninguna transferencia por lotes que puedan querer implementar. Para muchas industrias, las transferencias de archivos grandes son un procedimiento operativo estándar y una función diaria.
• Transferencia avanzada de archivos: Una solución sólida también puede incluir múltiples formas de transferir archivos. Esto incluye interfaces de intercambio fáciles de usar, transferencias por lotes SFTP, transferencias MFT automatizadas, etc.
• Registro de auditoría: Junto con el cumplimiento y la seguridad, los registros de auditoría son increíblemente útiles, si no necesarios. Los sistemas adecuados deben registrar eventos del sistema y del usuario, proporcionar forense en caso de falla del sistema o brecha, y crear un rastro de auditoría para el cumplimiento.
• Seguridad y análisis empresarial: Las soluciones aún más avanzadas incluyen la implementación de paneles y análisis para ayudar a los directores de seguridad de la información (CISOs) a gestionar la seguridad y el cumplimiento y permitir a los gestores de datos mejorar prácticas y tecnologías para un mejor rendimiento.
• Gestión de información y eventos de seguridad: Una forma avanzada de registro y monitoreo de eventos del sistema, SIEM a menudo se considera una herramienta de seguridad poderosa requerida por muchos marcos de cumplimiento. Aunque no siempre es necesario, tener un SIEM incorporado o integración de SIEM es crítico para todo, desde la gobernanza de seguridad y cumplimiento hasta la respuesta rápida a incidentes.
• Intercambio móvil: Una solución confiable y flexible debe proporcionar varias opciones de gestión y uso compartido de datos, incluyendo sincronización local y uso compartido seguro de archivos móviles a través de aplicaciones dedicadas.

10 Consejos para el Uso Compartido Seguro de Archivos para Empresas

El uso compartido seguro de archivos es una prioridad principal para empresas de todos los tamaños. Con el aumento de las amenazas cibernéticas, es importante implementar medidas que protejan la información sensible de una organización. En esta lista, hemos compilado 10 consejos esenciales para el uso compartido seguro de archivos, cubriendo temas como cifrado, control de acceso y educación de los empleados.

1. Usa un servicio de uso compartido seguro de archivos: Utiliza un servicio de autenticación multifactor: Usa autenticación multifactor para asegurar que cualquiera que intente acceder a los archivos tenga las credenciales de inicio de sesión correctas y medidas de seguridad adicionales en su lugar.
2. Cifra los archivos antes de compartirlos: Usa herramientas de cifrado para cifrar los archivos antes de compartirlos para prevenir el acceso no autorizado.
3. Usa un sistema de correo electrónico seguro: Utiliza un sistema de correo electrónico seguro que cifre mensajes y archivos adjuntos, haciendo difícil que los ciberatacantes intercepten y roben información sensible.
4. Educa a los empleados: Educa a los empleados sobre la importancia de las prácticas de seguridad y los riesgos del uso compartido de archivos. Deben estar al tanto de cómo manejar información sensible y cómo usar herramientas de cifrado.
5. Actualiza regularmente la configuración de seguridad: Actualiza regularmente tu configuración de seguridad para asegurar que tus archivos permanezcan protegidos. Esto incluye actualizar contraseñas, revocar acceso a ex-empleados y mantener el software y los sistemas actualizados con los últimos parches de seguridad.
6. Monitorea el acceso y uso: Monitorea quién está accediendo a tus archivos y cómo se están utilizando. Esto puede ayudar a prevenir el acceso no autorizado e identificar cualquier actividad sospechosa.
7. Usa contraseñas fuertes: Usa contraseñas fuertes y requiere que los empleados usen contraseñas fuertes para acceder a los archivos. Esto puede prevenir que los hackers adivinen contraseñas y accedan a información sensible.
8. Haz copias de seguridad de tus archivos: Haz copias de seguridad regularmente de tus archivos para prevenir la pérdida de datos en caso de una brecha de seguridad u otro problema. Esto también puede ayudarte a recuperarte rápidamente de cualquier incidente de pérdida de datos.

¿Debería Elegir una Solución Gratuita de Uso Compartido de Archivos?

La respuesta corta es no. Existen alternativas gratuitas. Sin embargo, más a menudo que no, las herramientas gratuitas están dirigidas a consumidores sin una necesidad real de características empresariales y capacidades limitadas como tamaños de transferencia de archivos.

También existen plataformas de código abierto, pero estas a menudo dependen de la organización para instalar, mantener y actualizar el software. La mayoría de las soluciones de transferencia segura de archivos, particularmente las basadas en la nube, manejan estas tareas difíciles.

Kiteworks es tu Mejor Opción para una Solución de Uso Compartido Seguro de Archivos

El uso compartido de archivos es una de las actividades más fundamentales para un negocio. Tener una solución de uso compartido de archivos segura, conforme y poderosa proporciona a las empresas las herramientas que necesitan para trabajar de manera segura, eficiente y efectiva sin sacrificar sus flujos de trabajo o políticas de gobernanza de datos.

Kiteworks uso compartido seguro de archivos empodera a las organizaciones para trabajar con terceros a través de varios canales seguros, como salas de datos virtuales (VDRs), colaboración, Transferencia de Archivos Administrada (MFT) y Protocolo de Transferencia de Archivos Seguro (SFTP). Al aprovechar una base común de uso compartido seguro de archivos con un único conjunto de controles, políticas de gobernanza, gestión de usuarios y conectividad de fuentes de datos, las organizaciones pueden reducir el riesgo y el costo. Las capacidades principales incluyen coautoría utilizando integración perfecta con Microsoft Office, colaboración con cualquier usuario, en cualquier parte del mundo, integración de colaboración por correo electrónico con carpetas compartidas y más.

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