¿Qué es el Correo Electrónico Seguro y en qué se diferencia del Correo Electrónico Normal?

La comunicación por correo electrónico es una herramienta esencial que impulsa las operaciones e interacciones empresariales en el mundo moderno. Permite un medio rápido y eficiente para comunicar ideas, planes, archivos e información confidencial como registros financieros, datos de clientes y propiedad intelectual. Como resultado, el correo electrónico mejora enormemente la productividad empresarial, la colaboración y la velocidad, todos factores críticos para el crecimiento y la viabilidad a largo plazo de las empresas.

Dado este papel vital que desempeña el correo electrónico en las comunicaciones empresariales, especialmente cuando involucra información sensible e importante o archivos adjuntos, se convierte en un objetivo atractivo para los ciberdelincuentes. Actores malintencionados, organizaciones criminales y estados nacionales deshonestos buscan constantemente formas de infiltrarse en las plataformas de correo electrónico para robar la valiosa información que contienen los correos electrónicos, incluidos datos financieros, registros de clientes y propiedad intelectual, que los hackers pueden luego explotar para su propio beneficio. Un correo electrónico interceptado puede llevar a pérdidas financieras, legales y de reputación significativas. Por lo tanto, asegurar la seguridad del correo electrónico empresarial no puede ser subestimado ni pasado por alto.

En este artículo, exploraremos los fundamentos y la importancia del correo electrónico seguro, cómo se diferencia del correo electrónico tradicional e incluso algunas mejores prácticas para implementar y usar el correo electrónico seguro.

Elementos Clave del Correo Electrónico Seguro

El correo electrónico seguro es una forma de comunicación donde los datos se cifran para evitar el acceso no autorizado. A diferencia del correo electrónico normal, que envía mensajes en un formato bruto y legible, el correo electrónico seguro cifra o codifica el contenido para mantener la privacidad.

El correo electrónico seguro es una opción mucho más segura para transmitir información sensible. Los sistemas de correo electrónico seguro se implementan con una variedad de características clave para garantizar la seguridad de la comunicación. Una característica principal de los sistemas de correo electrónico seguro es el uso de potentes algoritmos de cifrado, como Rivest-Shamir-Adleman (RSA) o el Estándar de Cifrado Avanzado (AES). Estos algoritmos trabajan para proteger los datos mientras se transmiten por internet, evitando que hackers u otras entidades no autorizadas accedan a información sensible.

El proceso de cifrado implica convertir los datos en un formato ilegible usando una clave secreta, que solo está disponible para los destinatarios previstos. Esto significa que incluso si el correo electrónico es interceptado durante la transmisión, los datos permanecerán ininterpretables a menos que se descifren usando la misma clave secreta. Al recibir el correo electrónico, los destinatarios usarán esta clave para convertir los datos de nuevo a su formato original y legible.

Otra característica importante de los sistemas de correo electrónico seguro es su provisión de soluciones de almacenamiento seguro. Esto significa que cuando los correos electrónicos y sus archivos adjuntos asociados no están en transmisión activa, se almacenan de forma segura en formato cifrado. Este principio, conocido como cifrado en reposo, minimiza significativamente el riesgo de violaciones de datos que pueden ocurrir debido a ataques físicos o basados en software en las ubicaciones de almacenamiento. El nivel de cifrado es generalmente alto, de modo que incluso si los hackers obtienen acceso no autorizado a los sistemas de almacenamiento de correo electrónico, les resultaría extremadamente difícil, si no imposible, descifrar el correo electrónico sin las claves correctas.

Finalmente, los sistemas de correo electrónico seguro ponen un fuerte énfasis en mecanismos de autenticación robustos. Estos sistemas a menudo utilizan autenticación de dos factores (2FA) o autenticación multifactor (MFA) para verificar la identidad de los usuarios. 2FA o MFA a menudo involucra el uso de más de un método de verificación, como una combinación de entrada de contraseña, escaneo biométrico o código enviado a un dispositivo de confianza. Este enfoque de múltiples capas para la verificación de identidad reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado por parte de hackers, incluso si han obtenido acceso a la contraseña de un usuario.

Al implementar estas medidas de seguridad, los sistemas de correo electrónico seguro aseguran la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de correo electrónico.

Diferencias Entre el Correo Electrónico Seguro y el Correo Electrónico Tradicional

El correo electrónico tradicional es el modo más común de comunicación digital que se utiliza universalmente debido a su pura conveniencia y varios beneficios. El correo electrónico tradicional se diferencia del correo electrónico seguro en que los correos electrónicos y su contenido se transmiten en formato de texto plano. Esto significa que el contenido de los mensajes puede ser accedido y leído por cualquiera. Esta forma universal de comunicación es especialmente popular porque es directa; la información puede ser enviada y recibida con facilidad, convirtiéndola en una opción preferida entre individuos en todo el mundo.

La naturaleza ubicua del correo electrónico tradicional es otra característica. Los servicios de correo electrónico tradicional están fácilmente disponibles y son ampliamente utilizados, convirtiéndolo en un medio de comunicación accesible para todos. El correo electrónico tradicional sigue siendo una opción popular debido a su facilidad de uso, velocidad de entrega y amplio alcance. Es rápido, eficiente e ideal para enviar información no sensible como organizar planes sociales o compartir artículos interesantes. Los sistemas de correo electrónico seguro, por el contrario, presentan una mejora sustancial en términos de seguridad y privacidad. La principal diferencia entre los sistemas de correo electrónico tradicional y seguro es el uso de cifrado para proteger los correos electrónicos en tránsito y en reposo.

El cifrado asegura que incluso si alguien logra interceptar el correo electrónico durante la transmisión, no pueda leer o comprender el contenido sin la clave de descifrado correspondiente. Esta clave es un código único que permite solo al destinatario previsto desbloquear y leer el correo, asegurando una comunicación segura.

Más allá del cifrado en el punto de transmisión, los sistemas de correo electrónico seguro van un paso más allá para garantizar el almacenamiento seguro de los correos electrónicos. Esto esencialmente significa que los correos electrónicos permanecen cifrados, no solo durante la transmisión, sino también cuando se almacenan en los servidores, manteniéndolos seguros del acceso no autorizado.

Además, los sistemas de correo electrónico seguro emplean mecanismos de autenticación complejos y multifacéticos para añadir una capa extra de seguridad. Estos mecanismos podrían incluir autenticación de dos factores (2FA) o autenticación multifactor (MFA), incluyendo verificación biométrica, para verificar la identidad del usuario, antes de permitirles el acceso a sus correos electrónicos. Los sistemas de correo electrónico tradicional no suelen ofrecer tales características de seguridad avanzadas, haciendo de los sistemas de correo electrónico seguro una opción mucho más segura para la comunicación sensible y confidencial.

Cuándo Deberían las Organizaciones Usar Correo Electrónico Seguro

Aunque las organizaciones puedan pensar que no manejan información sensible y, por lo tanto, no necesitan correo electrónico seguro, incluso las operaciones comerciales regulares a menudo implican el procesamiento de datos personales de empleados, clientes y socios. En tales casos, usar correo electrónico seguro no solo es una buena práctica de seguridad, sino también un requisito de cumplimiento normativo o incluso una responsabilidad ética.

En última instancia, las organizaciones deberían usar correo electrónico seguro siempre que estén manejando datos sensibles o confidenciales. Esto podría incluir transacciones financieras, información de salud protegida, documentos legales, secretos comerciales o cualquier otro tipo de información que necesite mantenerse confidencial.

Además, el correo electrónico seguro también es necesario cuando se trabaja de forma remota o se trata con socios y clientes externos. Este método de comunicación proporciona un nivel adicional de seguridad al superar las fronteras geográficas y de red. Asegura que incluso si la cuenta de correo electrónico o la red del destinatario está comprometida, el contenido de tus correos electrónicos permanece seguro.

En total, el uso de correo electrónico seguro debería ser una práctica estándar para todas las organizaciones.

Casos de Uso del Correo Electrónico Seguro

Casi todas las industrias pueden beneficiarse del uso de correo electrónico seguro en sus comunicaciones empresariales. Aquí hay solo algunos casos de uso.

Correo Electrónico Seguro para el Sector Salud

Cuando un médico envía resultados de pruebas a un paciente usando correo electrónico seguro, el contenido cifrado asegura que la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI) permanezca confidencial, protegiendo la privacidad del paciente. Esta adherencia a la seguridad de los datos de salud no solo proporciona al paciente tranquilidad, sino que también ayuda a la instalación de salud a cumplir con los requisitos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA).

Correo Electrónico Seguro para Finanzas

Un banco podría usar correo electrónico seguro para enviar estados de cuenta mensuales a sus clientes. Esto asegura que la información sensible como saldos de cuentas, detalles de transacciones e información personal solo sea accesible por la persona autorizada. Esto no solo previene el acceso no autorizado y protege contra posibles actividades fraudulentas, sino que también mantiene la confianza y confianza del cliente en la capacidad del banco para manejar de manera segura su información financiera.

Correo Electrónico Seguro para el Sector Legal

En un entorno legal, el correo electrónico seguro puede ser utilizado, por ejemplo, cuando un abogado se comunica con un cliente sobre su caso penal pendiente. El abogado puede necesitar enviar al cliente información vital sobre su estrategia de caso o documentos judiciales sensibles. Usar correo electrónico seguro en este contexto ayuda a mantener la privacidad y confidencialidad de esta información altamente sensible, protegiéndola del acceso potencial por individuos o partes no autorizadas, lo que podría impactar significativamente el resultado del caso.

Correo Electrónico Seguro para Comercio Electrónico

Las empresas de comercio electrónico, por ejemplo, aquellas que venden ropa o electrónicos en línea, manejan grandes volúmenes de datos de clientes, incluyendo información de tarjetas de crédito, direcciones de hogar y otros detalles personales. Usar correo electrónico seguro se vuelve vital en estos escenarios. Por ejemplo, cuando un cliente realiza una compra, su confirmación de transacción y recibo pueden ser enviados de manera segura por correo electrónico, asegurando la seguridad de sus detalles de pago. No solo esto protege la información sensible de posibles amenazas cibernéticas, sino que también demuestra cumplimiento con el Estándar de Seguridad de Datos de Servicios de Tarjeta de Pago (PCI DSS), y refuerza la confianza del cliente en el negocio. Por lo tanto, esta práctica de correo seguro contribuye significativamente a mantener una imagen de marca positiva y fomentar la lealtad del cliente.

Correo Electrónico Seguro para Agencias Gubernamentales

Una agencia gubernamental como el Buró Federal de Investigaciones (FBI) utiliza correo electrónico seguro para manejar información altamente sensible relacionada con una investigación. Esto asegura la máxima confidencialidad y previene el acceso no autorizado. Cuando los agentes intercambian información sobre un caso en curso o una amenaza potencial, usan correo electrónico seguro para mantener los detalles seguros de posibles violaciones, manteniendo así la seguridad pública.

Implementación de una Solución de Correo Electrónico Seguro

Elegir e implementar la solución de correo electrónico seguro adecuada es absolutamente crucial para las organizaciones. Una solución de correo electrónico seguro adecuada puede variar significativamente dependiendo de los requisitos específicos de una organización. Las necesidades empresariales pueden ser diferentes según la naturaleza de sus operaciones, la industria en la que operan y otros factores. Del mismo modo, las organizaciones deben adherirse a varios tipos de obligaciones de cumplimiento, dependiendo de su ubicación, estándares de la industria y regulaciones. Una solución de correo electrónico seguro apropiada ayuda a las organizaciones a navegar estos requisitos mientras asegura que su comunicación permanezca segura y eficiente.

La solución de correo electrónico seguro adecuada debería idealmente ser ofrecida por un servicio que proporcione niveles de cifrado necesarios para proteger la información sensible de posibles amenazas cibernéticas. El cifrado hace que los datos sean ilegibles para los usuarios no autorizados, lo cual es crítico para mantener la confidencialidad y seguridad de la comunicación empresarial.

La solución también debería ser fácil de usar, asegurando que todos los usuarios en la organización puedan usarla fácilmente sin encontrar problemas. Esta es una característica importante ya que aumenta la tasa de adopción de la solución entre los empleados y disminuye los posibles obstáculos en el flujo de comunicación.

La compatibilidad con la infraestructura preexistente es otro factor importante que las organizaciones deben considerar. La solución necesita integrarse bien con el hardware y software existentes para que cumpla su propósito de manera efectiva y eficiente. Si una solución no es compatible, las empresas podrían tener que incurrir en costos adicionales para actualizaciones o reemplazos, lo cual puede ser engorroso y costoso.

La eficiencia de costos es otro factor crítico al elegir una solución de correo electrónico seguro. Las empresas necesitan asegurarse de que la solución ofrezca valor por el dinero. Debería ayudar a las organizaciones a lograr sus necesidades de comunicación y requisitos de seguridad sin causar una tensión significativa en sus recursos financieros. Por lo tanto, la combinación correcta de características de seguridad, usabilidad, compatibilidad y eficiencia de costos es crucial para encontrar en una solución de correo electrónico seguro.

Al implementar una solución de correo electrónico seguro, considera estas cinco mejores prácticas:

1. Elige un proveedor de servicios de correo electrónico seguro confiable que cumpla con las necesidades únicas de la organización y los requisitos de cumplimiento legal.
2. Incorpora el sistema de correo electrónico seguro sin problemas con la infraestructura actual y posiblemente transfiere datos del sistema de correo electrónico existente.
3. Configura rigurosamente la configuración del sistema de correo electrónico seguro para una seguridad óptima.
4. Capacita a los empleados de manera integral sobre la importancia de utilizar correo electrónico seguro y cómo emplearlo de manera efectiva.
5. Educa a los empleados sobre procesos avanzados como enviar correos electrónicos cifrados, almacenar correos electrónicos de manera segura y comprender los métodos de autenticación.

Mejores Prácticas para Asegurar la Adopción del Correo Electrónico Seguro

Después de implementar una solución de correo electrónico seguro, la organización debería centrarse en impulsar la adopción. Lograr que los empleados usen una solución de correo electrónico seguro, sin embargo, no es un proceso sencillo ya que requiere un esfuerzo consciente para adoptar una mentalidad orientada a la seguridad. No obstante, los beneficios del correo electrónico seguro hacen que los esfuerzos de adopción valgan la pena.

Hay varias tácticas “probadas y verdaderas” que las organizaciones pueden emplear para impulsar la adopción. Considera las siguientes cinco como mejores prácticas de adopción:

1. Fomenta el uso de contraseñas fuertes y únicas y asegúrate de que se cambien regularmente. Este simple acto puede prevenir que los hackers obtengan acceso no autorizado a las cuentas de correo electrónico.
2. Implementa autenticación multifactor para proporcionar una capa extra de seguridad, haciendo más difícil que las amenazas cibernéticas penetren.
3. Verifica la identidad de los destinatarios de correo electrónico antes de enviar información sensible. Esto puede prevenir casos de información que caiga en manos equivocadas.
4. Evita abrir correos electrónicos o archivos adjuntos de fuentes desconocidas ya que pueden contener malware o estafas de phishing.
5. Actualiza regularmente el software de la solución de correo electrónico seguro para asegurarte de que esté equipado con las últimas características de seguridad y correcciones de errores, minimizando posibles vulnerabilidades.

Como un extra, recomendamos encarecidamente fomentar una cultura de conciencia de seguridad dentro de la organización ya que es fundamental para asegurar la comunicación por correo electrónico. Esto implica sesiones regulares de capacitación y concienciación para asegurar que los empleados estén siempre actualizados sobre las mejores prácticas y comprendan los riesgos de no cumplimiento. De esta manera, la adopción del correo electrónico seguro se convierte en una responsabilidad colectiva y fortalece la postura general de seguridad de la organización.

Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Proteger el Contenido Sensible que Comparten con Correo Electrónico Seguro

El correo electrónico seguro es una herramienta crucial para proteger la información sensible del acceso no autorizado y las amenazas cibernéticas. Emplea técnicas de cifrado robustas, almacenamiento seguro y mecanismos de verificación de identidad fuertes para mejorar la seguridad.

Las organizaciones que implementan y adoptan sistemas de correo electrónico seguro mantienen la confidencialidad e integridad mientras potencialmente evitan riesgos regulatorios, financieros, legales o de reputación. Observar las mejores prácticas de implementación y adopción puede mejorar significativamente la efectividad de los sistemas de correo electrónico seguro y fortalecer la postura de seguridad de una organización. En última instancia, el correo electrónico seguro es más que solo una herramienta; es una parte integral del enfoque holístico de una organización hacia la seguridad de la información.

La Red de Contenido Privado de Kiteworks, una plataforma de intercambio y transferencia de archivos segura validada a nivel FIPS 140-2, consolida correo electrónico, uso compartido de archivos, formularios web, SFTP y transferencia de archivos administrada, para que las organizaciones controlen, protejan y rastrear cada archivo a medida que entra y sale de la organización.

Kiteworks permite a las organizaciones controlar quién puede acceder a la información sensible, con quién pueden compartirla y cómo los terceros pueden interactuar con (y por cuánto tiempo) el contenido sensible que reciben. Juntas, estas capacidades avanzadas de DRM minimizan el riesgo de acceso no autorizado y violaciones de datos.

Estos controles de acceso, así como las características de cifrado de transmisión segura de nivel empresarial de Kiteworks también permiten a las organizaciones cumplir con estrictos requisitos de soberanía de datos.

Además, los clientes de Kiteworks gestionan sus propias claves de cifrado. Como resultado, Kiteworks no tiene acceso a ningún dato del cliente, asegurando la privacidad y seguridad de la información del cliente. Por el contrario, otros servicios como Microsoft Office 365 que gestionan o co-gestionan las claves de cifrado de un cliente, pueden (y lo harán) entregar los datos de un cliente en respuesta a citaciones y órdenes judiciales del gobierno. Con Kiteworks, el cliente tiene control total sobre sus datos y claves de cifrado, asegurando un alto nivel de privacidad y seguridad.

Las opciones de implementación de Kiteworks incluyen en las instalaciones, alojadas, privadas, híbridas y nube privada virtual FedRAMP. Con Kiteworks: controla el acceso al contenido sensible; protégelo cuando se comparte externamente usando cifrado de extremo a extremo automatizado, autenticación multifactor e integraciones de infraestructura de seguridad; ve, rastrea e informa toda la actividad de archivos, es decir, quién envía qué a quién, cuándo y cómo. Finalmente, demuestra cumplimiento con regulaciones y estándares como GDPR, ANSSI, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, DPA, y muchos más.

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