Estrategias de Gestión de Derechos Digitales para el Cumplimiento Normativo
La digitalización de la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI) y la Propiedad Intelectual (IP) ha tenido un efecto dramático en la eficiencia operativa y la productividad de las empresas.
Desafortunadamente, estos registros digitales, ya sea que se compartan, transfieran o almacenen, son blancos fáciles para los ciberdelincuentes que buscan robarlos y venderlos, pedir un rescate por ellos o cometer fraude. La gestión de derechos digitales (DRM) ha surgido como una solución viable para la protección de estos valiosos activos, especialmente cuando se comparten externamente con terceros de confianza, como proveedores y suministradores, médicos consultores y proveedores de servicios profesionales como abogados, ingenieros y contadores.
DRM también juega un papel fundamental en asegurar que las empresas cumplan con estrictas regulaciones y estándares de privacidad de datos como GDPR, HIPAA e ISO 27001. Cumplir con estas y otras regulaciones permite a las empresas minimizar el riesgo de incumplimiento y evitar costosas multas y sanciones. También proporcionan a las empresas tranquilidad, una ventaja competitiva y una mayor confianza del cliente.
En este artículo del blog, analizaremos la importancia de DRM en el mantenimiento de estándares regulatorios y examinaremos las mejores prácticas para implementar estrategias DRM robustas para proteger eficazmente la información sensible en cumplimiento con rigurosas regulaciones de privacidad de datos.
¿Te preguntas si la gestión de derechos digitales puede proteger tu valiosa propiedad intelectual? La respuesta simple es sí, pero querrás asegurarte de evitar estos cuatro obstáculos de DRM.
Visión General del Cumplimiento de DRM
En esencia, la tecnología de gestión de derechos digitales consiste en un conjunto de capacidades de control de acceso que restringen el uso de contenido propietario como material con derechos de autor y otra información sensible como contratos, especificaciones de productos, planos, radiografías y más.
Con respecto al cumplimiento, DRM proporciona a las empresas una herramienta crítica para hacer cumplir las políticas de seguridad y gobernanza en alineación con las regulaciones de privacidad de datos de la industria, regionales, nacionales y estatales, así como con los estándares de mejores prácticas reconocidos internacionalmente. A medida que los gobiernos y las organizaciones regulatorias internacionales imponen leyes de protección de datos más estrictas, las empresas de todo el mundo deben implementar estrategias DRM robustas para proteger sus activos digitales, minimizar los riesgos legales derivados del incumplimiento y mantener una fuerte reputación de privacidad de datos en el mercado.
Aprovechar DRM para el cumplimiento implica entender los marcos legales que se aplican al contenido digital y utilizar soluciones DRM que se alineen con estos requisitos. Este proceso asegura que el contenido digital se acceda, comparta y use de una manera que garantice la privacidad y protección de los datos. Por lo tanto, las empresas deben aprender y entender el panorama del cumplimiento, identificando las regulaciones aplicables y seleccionando soluciones DRM que permitan el cumplimiento.
Por Qué DRM es Esencial para el Cumplimiento Normativo
Internet, la computación en la nube y la aparición de la inteligencia artificial y los modelos de lenguaje han creado un entorno en el que las empresas pueden crear, procesar, enviar, compartir y recibir contenido digital más rápido y eficientemente que nunca. Gran parte de este contenido se considera sensible: registros de clientes, estados de cuenta financieros, planes de diseño, contratos, registros de pacientes y mucho más. Como resultado, este contenido debe protegerse del acceso no autorizado, ya sea robado por ciberdelincuentes, compartido accidentalmente por empleados o reenviado por terceros de confianza. Debido a que esta información se replica y distribuye tan fácilmente, DRM proporciona una barrera crítica contra el uso no autorizado.
Al restringir el acceso al contenido sensible, DRM ayuda a las organizaciones a controlar cómo se utilizan sus activos digitales, lo cual es un componente crítico de la mayoría de las regulaciones de privacidad de datos de la industria y gubernamentales. La tecnología DRM también ayuda a las organizaciones a demostrar cumplimiento normativo al mantener la integridad y autenticidad del contenido digital. Esto es especialmente significativo en industrias donde alterar el contenido puede tener consecuencias graves, como en la educación o la investigación científica.
Finalmente, DRM proporciona a las empresas registros de auditoría, permitiendo a las organizaciones mostrar y probar que solo el personal autorizado tiene acceso al contenido sensible. Los registros de auditoría también son invaluables en la ciberforensia después de una violación de datos, ya que proporcionan un relato detallado y cronológico de todas las actividades del sistema.
Regulaciones Clave que Influyen en las Estrategias de DRM
A medida que las violaciones de datos se vuelven más frecuentes y el entorno regulatorio más complejo y oneroso, es importante que las empresas que consideran hacer una inversión en DRM entiendan las regulaciones clave que influyen en su estrategia de DRM. Un principio fundamental de cualquier estrategia de DRM empresarial es proteger la información del consumidor, la propiedad intelectual y la privacidad del cliente o paciente.
Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)
Esta regulación integral impacta a cualquier empresa que gestione o procese PII perteneciente a ciudadanos y residentes de la UE. Para las empresas que utilizan una solución DRM, adherirse a GDPR implica un examen y ajuste exhaustivo de sus prácticas. Específicamente, exige que cualquier contenido digital que incluya información personal se gestione de una manera que cumpla completamente con los estrictos criterios de protección de datos de GDPR. Esto incluye asegurar que el acceso y el intercambio de dicho contenido se realicen de manera segura, con controles adecuados para prevenir violaciones de datos no autorizadas y el uso indebido.
Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA)
En los Estados Unidos, HIPAA proporciona a los proveedores de atención médica y sus socios un marco crítico para proteger la información personal identificable y de salud protegida de los pacientes (PII/PHI). Las soluciones DRM son por lo tanto esenciales para asegurar los registros médicos electrónicos (EMRs), asegurando que los registros sensibles de los pacientes estén protegidos contra el espionaje, la entrega incorrecta, el robo u otra forma de acceso no autorizado. Las soluciones DRM juegan un papel significativo en la gestión y control de quién tiene derechos de acceso para ver, editar o compartir esta información altamente confidencial, es decir, solo enfermeras, médicos y médicos consultores que brindan atención a un paciente específico.
Ley Federal de Gestión de Seguridad de la Información (FISMA)
FISMA exige que las agencias federales implementen un programa integral de seguridad de la información para asegurar la protección adecuada de activos digitales como la información no clasificada controlada (CUI) y la información sobre contratos federales (FCI). Como parte de este requisito, las agencias están encargadas de desarrollar, documentar e implementar un plan de protección de datos bien estructurado e integral que incluya la gestión de derechos digitales. Los esfuerzos de DRM se centran particularmente en prevenir el acceso no autorizado a información sensible. Las agencias establecen protocolos estrictos sobre quién puede ver, compartir o modificar su contenido digital, asegurando así que la información sea accesible solo para aquellos que poseen los permisos necesarios.
Ley de Derechos de Autor del Milenio Digital (DMCA)
Para las empresas involucradas en la distribución de contenido digital como música, videos, libros o software, DMCA prácticamente requiere tecnologías DRM sofisticadas. Las soluciones DRM son vitales para prevenir la replicación no autorizada, la difusión y la infracción de las leyes de derechos de autor. Las empresas que cumplen con DMCA protegen su propiedad intelectual y aseguran que el contenido se comparta y use legalmente. Además, el cumplimiento fomenta un entorno seguro para que los creadores y distribuidores innoven sin preocuparse por el robo de IP.
Ley de Protección de Datos 2018 (DPA 2018)
DPA 2018 actualiza las leyes de protección de datos anteriores mientras alinea el marco de protección de datos del Reino Unido con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE. Al igual que GDPR, DPA 2018 requiere que las empresas aseguren que la PII se procese de manera legal, transparente y para un propósito específico. DPA 2018 también exige la implementación de medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales del procesamiento no autorizado o ilegal, la pérdida accidental, la destrucción o el daño. En este contexto, DRM proporciona protecciones robustas para el contenido digital con controles de acceso, uso y distribución. Las herramientas DRM pueden apoyar aún más el cumplimiento de DPA 2018 proporcionando registros de auditoría e informes de uso, facilitando a las organizaciones demostrar su adherencia a los requisitos de la ley en cuanto a la protección de datos.
Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA)
La PIPEDA de Canadá requiere que las empresas obtengan consentimiento para la recopilación, uso o divulgación de información personal, aseguren su precisión, proporcionen acceso a los individuos a su información personal y la protejan mediante medidas de seguridad adecuadas. DRM facilita la protección de información sensible controlando y monitoreando su acceso, uso y distribución. También permiten a las empresas hacer cumplir permisos que restringen quién puede ver, editar o compartir información personal, manteniendo así su confidencialidad. Al integrar protección persistente directamente en los datos, DRM asegura que la información permanezca segura a lo largo de su ciclo de vida, independientemente de dónde se almacene o quién intente acceder a ella.
Mejores Estrategias de DRM para el Cumplimiento
Crear una estrategia DRM sólida para el cumplimiento implica una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas de la empresa, la naturaleza del contenido digital a proteger y los requisitos regulatorios relevantes.
Una estrategia DRM robusta, naturalmente, incluye una solución DRM. Aunque hay muchas para elegir, los criterios clave incluyen la flexibilidad para adaptarse a diferentes requisitos regulatorios, la escalabilidad para acomodar volúmenes crecientes de contenido digital y la interoperabilidad para trabajar sin problemas en plataformas y dispositivos. También debe proporcionar mecanismos rigurosos de control de acceso, estándares de cifrado y registros de auditoría.
¿Buscando una solución DRM? Aprende los 5 requisitos principales para una solución DRM efectiva.
Sin embargo, las empresas no pueden confiar exclusivamente en la tecnología DRM para habilitar el cumplimiento normativo. Estas organizaciones deben mantenerse al tanto de los últimos desarrollos regulatorios y evaluar y actualizar continuamente sus soluciones DRM en consecuencia.
Elegir la Mejor Solución DRM
Elegir la mejor solución DRM para el cumplimiento implica una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas de la empresa, la naturaleza del contenido digital y los requisitos regulatorios relevantes; un enfoque único para todos no será suficiente. En su lugar, adaptar las soluciones DRM para ajustarse a los desafíos y objetivos únicos de cada empresa es esencial.
Entre la amplia gama de soluciones DRM disponibles, aquellas que ofrecen personalización, escalabilidad y características de seguridad robustas a menudo se consideran las mejores para propósitos de cumplimiento.
Por ejemplo, las empresas que manejan contenido altamente sensible podrían priorizar soluciones DRM que ofrezcan cifrado, marcas de agua digitales y controles de acceso dinámicos. Mientras tanto, las empresas que operan en industrias sujetas a cambios regulatorios frecuentes pueden beneficiarse de soluciones DRM que permitan actualizaciones fáciles a las políticas de cumplimiento.
La experiencia del usuario es otra consideración crítica al elegir una solución DRM, incluso si es para cumplimiento. Una solución DRM demasiado restrictiva puede obstaculizar el acceso legítimo al contenido digital y alentar a los empleados a encontrar y usar alternativas menos seguras. Por lo tanto, equilibrar la seguridad con la usabilidad es crucial.
Innovaciones Tecnológicas que Mejoran el Cumplimiento de DRM
Blockchain, inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático están revolucionando cómo las empresas utilizan DRM para lograr el cumplimiento. Estas tecnologías de vanguardia ofrecen niveles sin precedentes de seguridad, transparencia y eficiencia, facilitando a las empresas proteger su contenido digital mientras cumplen con regulaciones estrictas.
Blockchain para el Cumplimiento de DRM
Al crear un registro inmutable de transacciones digitales, blockchain puede proporcionar un método transparente y seguro para gestionar y rastrear derechos digitales. Esto puede reducir significativamente los riesgos de distribución y uso no autorizados de activos digitales, ya que cada transacción se registra de una manera que es verificable e inalterable. Blockchain también puede automatizar la aplicación de derechos digitales a través de contratos inteligentes, agilizando procesos y reduciendo el potencial de error humano.
IA y Aprendizaje Automático para la Eficiencia de DRM
La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático están transformando las estrategias de DRM al permitir medidas de protección de contenido más sofisticadas. La tecnología DRM moderna puede analizar patrones de uso de contenido e identificar posibles infracciones de manera más eficiente que los sistemas de monitoreo manual. La IA también puede ayudar a personalizar el acceso al contenido digital, proporcionando a los usuarios una experiencia más adaptada mientras se asegura el cumplimiento de las políticas de derechos digitales.
Tendencias Futuras en Tecnología DRM
Las innovaciones en tecnología de cifrado, el marcado digital mejorado y la integración de IA para el monitoreo predictivo del cumplimiento son solo algunas de las tendencias que pueden definir la próxima generación de soluciones DRM. Además, la adopción más amplia de blockchain para DRM sugiere un movimiento hacia métodos más descentralizados y transparentes de protección de contenido. Estas tendencias prometen capacidades mejoradas para proteger activos digitales en industrias altamente reguladas.
Asegurando el Cumplimiento Continuo de DRM
Lograr el cumplimiento con DRM o cualquier otra tecnología es un desafío. Mantener el cumplimiento es un asunto completamente separado. Una estrategia de cumplimiento DRM robusta abarca mecanismos diligentes de monitoreo e informes, programas de capacitación y concienciación completos, y revisiones y auditorías regulares. Al priorizar estos componentes estratégicos de DRM, las organizaciones pueden aumentar significativamente sus posibilidades de mantener el cumplimiento normativo con una multitud de regulaciones y estándares de privacidad de datos.
Monitoreo e Informes para el Cumplimiento
Las empresas deben implementar sistemas que registren automáticamente el acceso y uso del contenido digital, proporcionando un rastro de auditoría que pueda revisarse para el cumplimiento de las políticas de derechos digitales. Los informes regulares pueden ayudar a identificar problemas potenciales temprano, permitiendo acciones correctivas antes de que surjan problemas significativos. Este enfoque proactivo asegura que las organizaciones puedan responder rápidamente a los cambios en los requisitos regulatorios y patrones de uso de contenido digital.
Capacitación y Concienciación para el Cumplimiento de DRM
Crear una cultura de cumplimiento dentro de una organización es vital para el éxito de una empresa, particularmente en esta era de cumplimiento. La capacitación regular para el personal sobre la importancia de la gestión de derechos digitales y cómo permite el cumplimiento fomenta una adopción generalizada. Las campañas de concienciación también pueden ayudar a reforzar la importancia de DRM en la protección de la propiedad intelectual y los datos sensibles.
Procesos de Revisión y Auditoría para Sistemas DRM
Las revisiones y auditorías regulares de las soluciones DRM deben incluir la evaluación de la efectividad de, no solo una solución DRM, sino más ampliamente la estrategia DRM de una empresa, revisando los controles de acceso y asegurando que las políticas de derechos digitales permanezcan alineadas con la regulación actual y los objetivos empresariales. Las auditorías pueden ser realizadas internamente o por partes externas para proporcionar una evaluación imparcial de las prácticas DRM. Estos procesos permiten a las organizaciones identificar áreas de mejora y asegurar que sus estrategias DRM permanezcan robustas y efectivas.
Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Demostrar Cumplimiento Normativo con Gestión de Derechos Digitales de Última Generación
A medida que el contenido digital continúa impulsando la economía global, las herramientas de gestión de derechos digitales juegan un papel crucial en la protección de contenido sensible y en asegurar el cumplimiento normativo. Al reconocer la importancia de DRM para el cumplimiento e implementar las mejores soluciones DRM adaptadas a las necesidades de la empresa, las organizaciones pueden proteger sus activos, reputación y, en última instancia, su éxito.
La Red de Contenido Privado de Kiteworks, una plataforma de uso compartido seguro de archivos y transferencia de archivos validada a nivel FIPS 140-2, consolida correo electrónico, uso compartido de archivos, formularios web, SFTP y transferencia de archivos administrada, para que las organizaciones controlen, protejan y rastrean cada archivo a medida que entra y sale de la organización.
Kiteworks SafeEDIT es una solución de gestión de derechos digitales de última generación que permite a las organizaciones colaborar con socios de confianza en archivos confidenciales sin renunciar al control de origen.
En lugar de transferir un documento, Kiteworks SafeEDIT transmite una versión editable del archivo, permitiendo la coautoría remota, la coedición y flujos de trabajo remotos sin problemas. Estos archivos transmitidos funcionan como documentos tradicionales, proporcionando una experiencia de aplicación nativa para leer y escribir archivos que facilita la colaboración, mientras que el archivo original permanece en la plataforma Kiteworks, detrás del firewall del propietario del contenido.
Al igual que con cualquier otro archivo que entra o sale de la organización a través de la Red de Contenido Privado de Kiteworks, estas versiones de archivos están controladas, aseguradas y rastreadas de manera centralizada para proteger el contenido sensible y demostrar el cumplimiento normativo con las regulaciones y estándares de privacidad de datos.
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