4 Mayores Obstáculos en la Gestión de Derechos Digitales

La gestión de derechos digitales (DRM) juega un papel crucial en la protección de información y datos valiosos dentro de las organizaciones. Asegura que el contenido sensible sea accedido y compartido de manera segura, proporcionando un escudo contra el uso y distribución no autorizados. Sin embargo, aunque la DRM ofrece beneficios significativos, también presenta varios desafíos que las organizaciones deben abordar para lograr una protección de datos eficiente y efectiva.

En este artículo del blog, discutimos los cuatro obstáculos más significativos que enfrentan las organizaciones al implementar soluciones de DRM y exploramos la importancia de superarlos.

Desafíos que Enfrentan las Organizaciones al Desplegar DRM

El 55% de los encuestados en el Informe de Privacidad y Cumplimiento de Comunicaciones de Contenido Sensible de Kiteworks 2023 mencionaron desafíos para encontrar una herramienta de DRM que se alinee con los estándares de cumplimiento, vinculando el acceso a usuarios, roles y clases de contenido. Además, el 53% mencionó la necesidad de agentes en clientes de terceros para abrir contenido no cifrado, mientras que el 50% destacó la necesidad de ver y editar cualquier tipo de contenido.

Pero a pesar de estos problemas, la mayoría de las organizaciones reconocen la importancia de la DRM y deben ajustar sus estrategias para incorporarla.

Obstáculo de DRM #1: Facilidad de Uso para los Usuarios Finales

Uno de los principales desafíos que enfrentan las organizaciones es proporcionar una experiencia de gestión de derechos digitales transparente y fluida para los usuarios finales, así como para terceros involucrados en el acceso a contenido protegido. El objetivo principal de las soluciones de DRM es proteger la propiedad intelectual y la información sensible, pero al mismo tiempo, no deben convertirse en obstáculos que dificulten el acceso legítimo a los datos o interrumpan la eficiencia del flujo de trabajo.

Para lograr este delicado equilibrio, los sistemas de DRM deben priorizar la experiencia del usuario. Esto significa implementar interfaces amigables que sean intuitivas y fáciles de navegar, incluso para individuos con conocimientos técnicos limitados. Se deben proporcionar instrucciones claras y concisas, junto con mensajes de error informativos, para guiar a los usuarios a través del proceso de autenticación y acceso.

Además, la transparencia es esencial en las implementaciones de DRM. Los usuarios deben ser informados sobre el propósito y el alcance de la protección DRM, cómo se utilizarán sus datos y qué restricciones podrían aplicarse. Al fomentar un enfoque abierto y honesto, las organizaciones pueden construir confianza con sus usuarios finales y partes interesadas de terceros.

Al centrarse en las necesidades del usuario y diseñar soluciones de DRM con un compromiso con la transparencia y la facilidad de uso, las organizaciones pueden fomentar la adopción generalizada de la tecnología DRM y asegurar el cumplimiento con los estándares de protección de propiedad intelectual.

Complejidades con la Autenticación del Usuario Final

Otro obstáculo importante en la implementación de DRM es el complejo proceso de autenticación que los usuarios finales a menudo encuentran al intentar acceder a contenido protegido. Los métodos de autenticación tradicionales, como procedimientos de inicio de sesión engorrosos o solicitudes frecuentes de credenciales, pueden llevar a la frustración e incluso pueden incitar a los usuarios a encontrar formas alternativas de eludir las restricciones de DRM.

Para abordar este desafío, los proveedores de DRM deben explorar técnicas de autenticación innovadoras y seguras que simplifiquen el proceso de inicio de sesión del usuario sin comprometer la seguridad. Tecnologías como la autenticación multifactor (MFA), biometría y el inicio de sesión único (SSO) pueden ofrecer un equilibrio entre la conveniencia del usuario y la protección de datos.

Además, aprovechar la información contextual durante la autenticación puede mejorar la experiencia del usuario. Por ejemplo, incorporar el reconocimiento de dispositivos o datos de geolocalización puede ayudar a identificar dispositivos de confianza y reducir la frecuencia de las solicitudes de autenticación para dispositivos reconocidos, haciendo que el acceso al contenido protegido sea más fluido.

Es crucial encontrar el equilibrio adecuado entre seguridad y experiencia del usuario. Un proceso de autenticación sin fricciones que no abrume a los usuarios con obstáculos excesivos contribuirá a una mayor satisfacción del usuario y fomentará el cumplimiento con las políticas de DRM.

Es crucial encontrar el equilibrio adecuado entre seguridad y experiencia del usuario. Un proceso de autenticación sin fricciones que no abrume a los usuarios con obstáculos excesivos contribuirá a una mayor satisfacción del usuario y fomentará el cumplimiento con las políticas de DRM.

Asegurar la compatibilidad de DRM en una amplia gama de dispositivos y plataformas es esencial para atender eficazmente a una base de usuarios diversa. Los usuarios pueden acceder a contenido protegido desde varios sistemas operativos, navegadores web y dispositivos, por lo que es crítico eliminar problemas de compatibilidad que puedan obstaculizar la productividad y desanimar a los usuarios de adoptar soluciones de DRM.

Para lograr la compatibilidad, los proveedores de DRM deben adoptar estándares y tecnologías de la industria que sean ampliamente compatibles en todas las plataformas. Usar estándares abiertos asegura que el contenido protegido pueda ser accedido sin problemas en diferentes dispositivos, independientemente de sus fabricantes o sistemas operativos.

Las pruebas y actualizaciones regulares son necesarias para mantenerse al día con las tecnologías en evolución y asegurar la compatibilidad continua. Esto implica monitorear cambios en las especificaciones de dispositivos, actualizaciones de navegadores y avances en sistemas operativos para abordar rápidamente cualquier desafío de compatibilidad que pueda surgir.

Además, proporcionar pautas claras y requisitos del sistema a los usuarios finales puede ayudarles a identificar si sus dispositivos y software son compatibles con el sistema DRM. Cuando los usuarios están bien informados sobre la compatibilidad, pueden tomar decisiones informadas y evitar posibles frustraciones.

Obstáculo de DRM #2: Proteger las “Joyas de la Corona” Organizacionales con una Estrategia de DRM

La protección de los activos más críticos y sensibles de una organización, a menudo referidos como “joyas de la corona”, es de suma importancia. Estos activos pueden incluir propiedad intelectual (IP), datos de clientes, documentos financieros, planes de fusiones y adquisiciones (M&A) y otra información propietaria que tiene un valor inmenso para la organización.

Una estrategia sólida de DRM juega un papel vital en la protección de estos activos contra el acceso no autorizado, el robo o las violaciones de datos. “Estrategia de DRM” se refiere a un enfoque sistemático utilizado por los titulares de derechos de autor para controlar, monitorear y gestionar el uso, distribución y modificación de contenido digital. La estrategia de DRM implica emplear diversas restricciones tecnológicas para prevenir el uso no autorizado y asegurar que los derechos del titular de los derechos de autor no se vean comprometidos. En respuesta, las soluciones robustas de DRM están diseñadas para hacer cumplir controles de acceso, cifrado y otras medidas de seguridad para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder y utilizar estos valiosos recursos.

Crear, implementar y mantener una estrategia de DRM, sin embargo, puede ser un desafío debido a varias razones:

1. Evolución Tecnológica: A medida que la tecnología sigue avanzando, las estrategias de DRM necesitan evolucionar constantemente. Esto requiere recursos sustanciales, experiencia y tiempo.
2. Amigabilidad para el Usuario: Encontrar un equilibrio entre la protección de los derechos digitales y la amigabilidad para el usuario es difícil. Un DRM demasiado restrictivo puede incomodar a los usuarios legítimos y potencialmente llevarlos hacia alternativas ilegales.
3. Desafíos Legales: Las leyes y regulaciones sobre derechos digitales varían enormemente entre jurisdicciones. Por lo tanto, una estrategia de DRM que funcione en un país puede no ser aplicable o legal en otro.
4. Seguridad: Los sistemas de DRM a menudo son objetivos de hackers. Mantener estos sistemas seguros y por delante de entidades maliciosas requiere un esfuerzo continuo y medidas de seguridad avanzadas.
5. Interoperabilidad: Los sistemas de DRM a menudo carecen de interoperabilidad, lo que significa que el contenido protegido por el DRM de un sistema puede no ser accesible en otro. Esto hace que sea un desafío para los usuarios acceder a su contenido comprado en diferentes dispositivos y plataformas.
6. Percepción del Consumidor: Muchos consumidores ven el DRM como un impedimento para sus derechos de usar y disfrutar el contenido que han comprado legalmente. Esta percepción negativa puede afectar la adopción y efectividad a largo plazo de las estrategias de DRM.

Una estrategia integral de DRM debe incluir evaluaciones de seguridad regulares y actualizaciones para mantenerse por delante de las amenazas emergentes. Al monitorear y mejorar consistentemente la infraestructura de DRM, las organizaciones pueden proteger efectivamente sus joyas de la corona y mantener una ventaja competitiva en sus respectivas industrias.

Obstáculo de DRM #3: Mitigar Amenazas Internas

Uno de los desafíos más significativos en la implementación de DRM es abordar las amenazas internas. Los empleados y otros miembros del personal autorizado con acceso a información sensible representan un riesgo potencial para la seguridad de los datos, ya sea intencionalmente o no. Las amenazas internas pueden surgir de empleados descontentos, manejo descuidado de datos o caer víctima de ataques de ingeniería social.

Una estrategia integral de DRM debe abarcar varios elementos clave para mitigar efectivamente las amenazas internas:

1. Controles de Acceso: Implementar controles de acceso granulares asegura que los empleados solo puedan acceder a la información relevante para sus roles y responsabilidades. El acceso basado en roles y el principio de privilegio mínimo restringen el acceso innecesario, reduciendo la probabilidad de uso indebido de datos.
2. Monitoreo de Actividad del Usuario: Los sistemas de DRM deben incluir capacidades de monitoreo robustas para rastrear la actividad del usuario y detectar comportamientos sospechosos. Patrones de acceso inusuales, múltiples intentos de inicio de sesión o intentos de acceder a recursos no autorizados pueden activar alertas, permitiendo que los equipos de seguridad respondan rápidamente.
3. Capacitación de Empleados: Educar a los empleados sobre la importancia de la seguridad de los datos, los riesgos de las amenazas internas y las mejores prácticas para manejar información sensible es crucial. Las sesiones de capacitación regulares pueden aumentar la conciencia y fomentar una cultura de seguridad dentro de la organización.
4. Prevención de Pérdida de Datos (DLP): Integrar soluciones de DLP con DRM puede agregar una capa adicional de protección. Las herramientas de DLP pueden detectar y prevenir intentos de exfiltración de datos, ya sea a través de correo electrónico, medios removibles o servicios en la nube.
5. Plan de Respuesta a Incidentes: Tener un plan de respuesta a incidentes bien definido permite a las organizaciones reaccionar rápida y efectivamente en caso de una sospecha de violación de datos o incidente de amenaza interna. El plan debe incluir pasos para la investigación, contención, erradicación y recuperación.

Al combinar estas medidas, las organizaciones pueden reducir significativamente el riesgo de amenazas internas y fortalecer su postura de seguridad de datos.

Protegiendo Datos en Tránsito y en Reposo

Los datos digitales son vulnerables no solo cuando se acceden, sino también durante la transmisión y el almacenamiento. Las soluciones de DRM deben abordar ambos aspectos para asegurar una protección de datos integral.

• Datos en Tránsito: El DRM debe emplear cifrado robusto y protocolos de comunicación seguros cuando los datos se transmiten a través de redes. Tecnologías como la Seguridad de la Capa de Transporte (TLS) y la Capa de Conexión Segura (SSL) cifran los datos durante el tránsito, previniendo la intercepción no autorizada y la escucha.
• Datos en Reposo: Cuando los datos se almacenan en servidores, bases de datos u otros medios de almacenamiento, deben ser cifrados para proteger contra el acceso no autorizado. Los algoritmos de cifrado avanzados aseguran que incluso si los medios físicos son comprometidos, los datos permanezcan indescifrables sin las claves de descifrado apropiadas.
• Gestión de Claves: La gestión efectiva de claves es esencial para procesos de cifrado y descifrado seguros. Las soluciones de DRM deben implementar prácticas sólidas de gestión de claves, incluyendo la rotación de claves y el almacenamiento seguro de claves, para prevenir el acceso no autorizado a las claves de cifrado.
• Autenticación Segura: Los mecanismos de autenticación segura son críticos para prevenir que usuarios no autorizados accedan a datos cifrados. La autenticación multifactor (MFA) y las políticas de contraseñas fuertes ayudan a asegurar que solo individuos autorizados puedan descifrar y acceder a información sensible.
• Auditorías Regulares: Se deben realizar auditorías de seguridad periódicas para evaluar la efectividad de las medidas de cifrado y protección de datos. Las auditorías pueden identificar vulnerabilidades potenciales o problemas de configuración que puedan comprometer la seguridad de los datos.

Al implementar un enfoque integral para asegurar datos en tránsito y en reposo, las soluciones de DRM reducen significativamente el riesgo de violaciones de datos y acceso no autorizado. Las organizaciones pueden infundir confianza en sus clientes, socios y partes interesadas al demostrar su compromiso con la seguridad y privacidad de los datos.

Obstáculo de DRM #4: Controlar Contenido Sensible Compartido con Individuos y Organizaciones Parcialmente Confiables

Las organizaciones a menudo necesitan colaborar y compartir contenido sensible con partes parcialmente confiables, como socios de la cadena de suministro, contratistas o consultores externos. Sin embargo, asegurar que solo las personas y organizaciones correctas tengan acceso al contenido apropiado mientras se mantiene el control sobre ese acceso es un desafío significativo.

El DRM juega un papel crucial en permitir que las organizaciones compartan información con confianza, incluso con partes parcialmente confiables. Una de las características clave que las soluciones de DRM deben proporcionar es un control individual rico sobre los permisos de acceso. Ajustar finamente los permisos de acceso asegura que solo las personas relevantes tengan acceso a la información sensible que requieren para sus roles o proyectos específicos.

Además, el acceso limitado en el tiempo y la revocación dinámica de acceso son componentes vitales de este control. Con el acceso limitado en el tiempo, las organizaciones pueden establecer períodos específicos durante los cuales el contenido es accesible para los usuarios designados. Esta característica es particularmente útil al compartir información sensible al tiempo o proyectos de colaboración temporales. La revocación dinámica de acceso permite a las organizaciones revocar el acceso al contenido compartido instantáneamente si surge la necesidad, como en casos de violaciones de seguridad, terminaciones de contratos o finalización de proyectos.

Al ofrecer un control individual rico sobre el contenido sensible, el DRM empodera a las organizaciones para compartir información de manera segura, mitigando el riesgo de fugas de datos y acceso no autorizado.

Controles de Acceso Granulares para Archivos Sensibles

Para abordar los desafíos asociados con el intercambio de contenido sensible, las soluciones de DRM deben incorporar controles de acceso granulares. Estos controles permiten a las organizaciones personalizar los permisos de acceso a un nivel granular, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a piezas específicas de contenido.

Los controles de acceso granulares permiten a las organizaciones definir no solo quién puede acceder al contenido, sino también qué acciones pueden realizar con él. Por ejemplo, las organizaciones pueden restringir a los usuarios de imprimir, copiar o descargar documentos sensibles, asegurando que el contenido permanezca dentro de los límites previstos.

Además, el DRM debe soportar controles de acceso basados en atributos de usuario, roles y privilegios. Esto significa que los permisos de acceso pueden ajustarse dinámicamente en función de cambios en el rol o estado de un individuo dentro de la organización, proporcionando flexibilidad mientras se mantiene la seguridad.

Combinar controles de acceso granulares con acceso basado en el tiempo mejora aún más la seguridad. Las organizaciones pueden establecer períodos de acceso, asegurando que el contenido solo esté disponible por una duración específica, reduciendo el riesgo de exposición prolongada a amenazas potenciales.

Marcado Digital y Seguimiento para Trazabilidad

Para desalentar la distribución no autorizada y mantener la trazabilidad, los sistemas de DRM pueden emplear tecnologías de marcado digital y seguimiento. Los marcadores digitales son marcas imperceptibles incrustadas dentro del contenido sensible, permitiendo que la fuente de información filtrada o compartida incorrectamente se rastree hasta el origen.

Los marcadores actúan como un poderoso disuasivo, ya que los individuos son menos propensos a participar en el intercambio no autorizado cuando saben que sus acciones pueden ser rastreadas. Esto puede ser especialmente crucial al compartir contenido con organizaciones de terceros, ya que agrega una capa adicional de responsabilidad.

Además del marcado, las soluciones de DRM pueden incorporar capacidades de seguimiento para monitorear actividades de usuario y acceso a contenido. Al registrar y analizar patrones de acceso y comportamiento del usuario, las organizaciones pueden identificar actividades sospechosas o posibles violaciones de seguridad en tiempo real, permitiendo una respuesta rápida y mitigación.

Comparte Archivos Sensibles con Confianza con las Capacidades de DRM de Kiteworks

Kiteworks proporciona a las organizaciones una Red de Contenido Privado (PCN) que está diseñada para ofrecer gobernanza de contenido, cumplimiento y protección. Esta plataforma está diseñada para gestionar contenido sensible que se mueve dentro, hacia y fuera de una organización. La Red de Contenido Privado unifica, rastrea, controla y asegura contenido sensible, mejorando significativamente la gestión de riesgos y asegurando el cumplimiento normativo en todas las comunicaciones de contenido sensible.

El DRM es una característica vital en el PCN de Kiteworks que mejora significativamente la seguridad del uso compartido de archivos. Además de capacidades avanzadas de cifrado como el cifrado automatizado de extremo a extremo, Kiteworks asegura que solo las personas autorizadas puedan acceder y editar archivos, y le da al remitente control sobre cuánto tiempo está disponible el archivo, la capacidad de revocar el acceso en cualquier momento y la capacidad de rastrear quién ha accedido al archivo. Este nivel de control y seguridad es crucial para mantener la integridad de la información sensible, mejorando la gestión de riesgos mientras se asegura el cumplimiento normativo para todas las comunicaciones de información confidencial.

Aprovechando las capacidades de SafeVIEW y SafeEDIT, Kiteworks ofrece gestión de derechos digitales de próxima generación que permite el control de acceso basado en atributos para la visualización y edición segura de documentos. SafeVIEW permite a los usuarios ver documentos de manera segura dentro de un entorno protegido, haciendo cumplir políticas de acceso basadas en atributos de usuario y documento. Previene acciones no autorizadas como descargar, imprimir o compartir información sensible. En contraste, SafeEDIT permite a los usuarios autorizados editar documentos de manera colaborativa mientras se mantiene el mismo control de acceso granular. Asegura que solo los usuarios con los atributos apropiados puedan modificar secciones específicas de un documento. Tanto SafeVIEW como SafeEDIT aprovechan políticas definidas por el administrador que ajustan dinámicamente los derechos de acceso basados en atributos, asegurando que los datos sensibles permanezcan seguros durante todo su ciclo de vida.

Para obtener más información sobre las capacidades de DRM de Kiteworks, programa una demostración personalizada hoy.