Las 3 Principales Violaciones de FERPA y Cómo Evitarlas

Los profesionales de TI, riesgo y cumplimiento en la educación superior deben tener un entendimiento integral de las amenazas cibernéticas que ponen en peligro la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI). Si no se abordan, estas amenazas pueden llevar a un ciberataque y/o una violación de datos que, a su vez, puede resultar en una costosa violación de FERPA.

Las violaciones de FERPA pueden tener consecuencias graves, incluyendo la pérdida de financiamiento federal, litigios y daño reputacional. En este artículo, exploraremos las tres principales violaciones de FERPA, sus consecuencias, y proporcionaremos orientación estratégica sobre cómo evitarlas.

Visión General de FERPA

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) es una ley federal promulgada en 1974 para proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. También otorga a los padres y tutores derechos específicos con respecto a los registros educativos de sus hijos, los cuales se transfieren al estudiante cuando cumple 18 años o asiste a una escuela más allá del nivel de secundaria. Para los fines de este artículo, nos centraremos en la parte de privacidad de datos de FERPA.

FERPA restringe la divulgación de información personal identificable de los registros educativos de los estudiantes sin el consentimiento explícito de los padres o del estudiante elegible, excepto en ciertas situaciones legalmente especificadas. Esto asegura que la información sensible sobre los estudiantes no se comparta sin la autorización adecuada, protegiendo así su privacidad.

Al crear una estructura legal para la protección de los registros educativos, FERPA juega un papel crucial en el mantenimiento de la confidencialidad e integridad de la información de los estudiantes y en fomentar la confianza entre las familias y las instituciones educativas.

¿Quiénes están Afectados por FERPA?

FERPA es aplicable a todas las agencias e instituciones educativas que reciben financiamiento bajo cualquier programa administrado por el Departamento de Educación de EE. UU., lo que incluye a la gran mayoría de escuelas, colegios y universidades. Esto incluye escuelas primarias y secundarias que proporcionan educación básica, colegios comunitarios e institutos técnicos que ofrecen formación vocacional y títulos de asociado, así como universidades que imparten programas de grado y posgrado.

¿Qué es una Violación de FERPA?

Una violación de FERPA, en pocas palabras, ocurre cuando una escuela no se adhiere a las pautas establecidas por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia, que tiene como objetivo salvaguardar la confidencialidad de los registros educativos de los estudiantes. Una violación de FERPA generalmente resulta en la divulgación no autorizada de información personal identificable, como calificaciones, registros disciplinarios u otros datos sensibles, sin su consentimiento por escrito.

Ejemplos de violaciones de FERPA incluyen divulgar incorrectamente las calificaciones de los estudiantes, compartir información sin consentimiento y negar el acceso a los registros a los padres o estudiantes elegibles. Estas infracciones pueden ocurrir de manera intencional o no intencional.

Las 3 Principales Violaciones de FERPA

El cumplimiento de FERPA es esencial para proteger la privacidad de los estudiantes. Los profesionales de TI, riesgo y cumplimiento deben estar al tanto de las violaciones comunes de FERPA para evitar consecuencias significativas. Las violaciones comunes de FERPA incluyen la divulgación no autorizada de registros educativos, la eliminación inadecuada de registros de estudiantes y prácticas de protección de datos inadecuadas. Estas y otras violaciones de FERPA pueden llevar a serias consecuencias financieras, legales y reputacionales. Al identificar estas violaciones comunes e implementar estrategias efectivas para abordarlas proactivamente, las instituciones educativas pueden reducir significativamente el riesgo de violaciones de FERPA y asegurar la integridad de sus prácticas de privacidad estudiantil.

1. Divulgación No Autorizada de Registros Educativos

La principal violación de FERPA en nuestra lista es la divulgación no autorizada de registros educativos. La divulgación no autorizada de calificaciones, expedientes académicos, horarios de estudiantes, registros disciplinarios e información personal ocurre cuando dicha información se comparte sin el consentimiento explícito del estudiante o de sus padres. Ejemplos de divulgación indebida incluyen:

• Compartir calificaciones o resultados de exámenes con padres o tutores sin el consentimiento del estudiante (si el estudiante es mayor de 18 años o está en la universidad)
• Publicar públicamente calificaciones o resultados de exámenes utilizando información identificativa, como IDs de estudiantes
• Discutir el rendimiento académico de un estudiante con personas no autorizadas

Para evitar esta violación de FERPA tan común, es esencial que las instituciones educativas implementen estrictos controles de acceso, incluyendo permisos basados en roles y autenticación multifactor.

Los controles de acceso basados en roles restringen el acceso a los datos según los roles de los usuarios, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a la información sensible de los estudiantes. El personal de TI, riesgo y cumplimiento en instituciones de educación superior debe revisar y actualizar regularmente las asignaciones de roles para reflejar los cambios de responsabilidades dentro de la organización. La autenticación multifactor (MFA) mejora la seguridad al requerir múltiples métodos de verificación antes de acceder a información sensible como los registros de estudiantes.

2. Eliminación Inadecuada de Registros de Estudiantes

La eliminación inadecuada de registros de estudiantes es otro factor clave de las violaciones de FERPA. Esta violación ocurre frecuentemente cuando las instituciones educativas no destruyen de manera segura los registros que contienen la información personal identificable (PII) de los estudiantes. Por ejemplo, arrojar copias en papel de registros de estudiantes en contenedores de basura no seguros, no borrar datos de discos duros de computadoras y dejar registros físicos en áreas no seguras o públicas, como impresoras o espacios comunes de oficina. Estos errores pueden llevar al acceso no autorizado de registros de estudiantes, lo cual, nuevamente, es una violación de FERPA.

Para evitar esta violación de FERPA, las organizaciones educativas deben implementar políticas exhaustivas de gestión y eliminación de registros. Métodos seguros de destrucción como triturar documentos en papel y usar herramientas de borrado de datos para registros electrónicos son esenciales. Capacitar al personal en estos procedimientos y realizar auditorías regulares sobre los procesos y procedimientos de eliminación de registros puede mitigar aún más este riesgo y asegurar el cumplimiento con las regulaciones de FERPA. También se debe considerar consultar con oficiales de privacidad o expertos legales para revisar las prácticas de manejo de datos.

3. Medidas Inadecuadas de Protección de Datos

El tercer tipo más común de violación de FERPA proviene de medidas inadecuadas de protección de datos. Con el aumento del uso de la tecnología en la educación, los registros digitales a menudo se manejan incorrectamente debido a prácticas de seguridad deficientes, sistemas obsoletos o falta de capacitación en medidas actuales de protección de datos. La falta de implementación de protocolos de seguridad robustos puede resultar en acceso no autorizado a información sensible. Por ejemplo, usar software de seguridad obsoleto que es más susceptible a un ciberataque y una posterior violación de datos que expone los registros de estudiantes. Otros ejemplos incluyen:

• Usar correos electrónicos no cifrados para compartir registros de estudiantes
• Dejar registros de estudiantes accesibles en dispositivos no seguros o plataformas de almacenamiento en la nube
• Permitir el acceso no autorizado a bases de datos de registros de estudiantes debido a controles de acceso débiles

Para evitar esta violación de FERPA, las instituciones educativas deben invertir en marcos de ciberseguridad robustos que se alineen con los estándares y mejores prácticas de FERPA. Esto incluye desplegar firewalls, programas antivirus y sistemas de detección de intrusiones para defenderse contra el acceso no autorizado a datos. Actualizar regularmente estos sistemas ayuda a proteger contra amenazas emergentes. Además, implementar una política integral de clasificación de datos asegura que la información sensible reciba el más alto nivel de protección.

Las instituciones también deben llevar a cabo programas regulares de capacitación y concienciación para el profesorado y el personal, enfatizando la importancia de la seguridad de los datos y el papel que cada individuo juega en su mantenimiento.

Sanciones por Violaciones de FERPA

Las violaciones de FERPA pueden llevar a sanciones significativas para las instituciones educativas. Estas pueden incluir la posible retirada de financiamiento federal, desafíos legales y daño reputacional.

Una de las consecuencias más severas de las violaciones de FERPA es la posible pérdida de financiamiento federal, lo que puede impactar significativamente la estabilidad financiera de una institución y su capacidad para proporcionar servicios educativos.

También pueden surgir desafíos legales, llevando a litigios costosos y la posibilidad de acuerdos o multas.

Finalmente, el daño reputacional por violaciones de FERPA puede erosionar la confianza entre estudiantes, padres y la comunidad, haciendo difícil para las instituciones atraer y retener estudiantes.

Registros de Estudiantes Protegidos Bajo FERPA

Será difícil para las instituciones educativas evitar una violación de FERPA si no tienen un entendimiento claro de lo que constituye “registros de estudiantes”. Dentro del contexto de FERPA, los registros de estudiantes, o educativos, se refieren a cualquier registro que esté directamente relacionado con un estudiante y mantenido por una institución educativa o una parte que actúe en su nombre. Estos registros incluyen:

• Registros Académicos:Calificaciones, expedientes académicos, listas de clases, horarios de cursos y registros de asistencia.
• Información Personal:Números de identificación de estudiantes, información de contacto y números de seguridad social (si forman parte del registro).
• Registros Disciplinarios:Registros relacionados con suspensiones, expulsiones u otras acciones disciplinarias.
• Registros de Salud (si son mantenidos por la escuela):Registros de inmunización o documentación de la oficina de enfermería (no cubiertos por HIPAA cuando forman parte de los registros educativos).
• Registros Financieros:Información sobre pagos de matrícula, becas y ayuda financiera.
• Registros de Educación Especial:Programas de Educación Individualizada (IEPs) y evaluaciones relacionadas.
• Los registros de estudiantes también pueden incluir registros de empleo si el empleo depende del estatus de estudiante, por ejemplo, registros de trabajo-estudio. Fotos y videos, si se utilizan para identificar directamente a un estudiante o son mantenidos por la institución, también califican.

Sin embargo, hay excepciones importantes a los registros de estudiantes que no están cubiertos bajo FERPA. Por ejemplo, FERPA excluye:

• Notas de Posesión Exclusiva:Notas privadas mantenidas por el personal escolar que no se comparten ni forman parte del registro oficial.
• Registros de Cumplimiento de la Ley:Creado y mantenido por unidades de cumplimiento de la ley del campus para propósitos de cumplimiento de la ley.
• Registros de Empleo:Registros relacionados con el empleo de estudiantes cuando el empleo no está vinculado al estatus de estudiante.
• Registros de Exalumnos:Información creada o recibida después de que el individuo ya no es estudiante.
• Registros Médicos:Mantenidos exclusivamente por profesionales de la salud para propósitos de tratamiento (cubiertos por HIPAA en su lugar)

Es crítico para los profesionales de TI, riesgo y cumplimiento en la educación superior entender la distinción entre los registros protegidos por FERPA y otros tipos de registros para asegurar el cumplimiento de FERPA y, en última instancia, proteger la privacidad de los estudiantes.

Kiteworks Ayuda a las Instituciones Educativas a Evitar Violaciones de FERPA

Las violaciones de FERPA, ya sea a través de la divulgación no autorizada de registros educativos, la eliminación inadecuada de registros de estudiantes y prácticas de protección de datos inadecuadas, pueden tener consecuencias profundas para las instituciones educativas. Al entender los tipos e implicaciones de estas violaciones, los profesionales de TI, riesgo y cumplimiento pueden implementar estrategias para proteger la información de los estudiantes y mantener el cumplimiento de FERPA. Desarrollar controles de acceso estrictos, invertir en tecnologías seguras, auditar regularmente las medidas de protección de datos y educar al profesorado y al personal sobre los requisitos de FERPA son pasos fundamentales para mitigar los riesgos de violaciones de FERPA. Al adoptar estas medidas proactivas, las instituciones no solo pueden evitar violaciones, sino también mejorar su reputación como administradores confiables de la información de los estudiantes.

Kiteworks ayuda a las instituciones de educación superior a mitigar el riesgo de una violación de FERPA. La Red de Contenido Privado de Kiteworks permite el uso compartido seguro de archivos y la transferencia de registros de estudiantes y otra información sensible, protegida por un cifrado robusto y controles de acceso granulares, asegurando que solo el personal autorizado pueda acceder a este contenido. Kiteworks también proporciona registros de auditoría completos y funciones de monitoreo, permitiendo a las instituciones ver e informar quién accedió a los registros de estudiantes y con quién los compartieron.

La Red de Contenido Privado de Kiteworks, una plataforma de uso compartido y transferencia de archivos segura validada por FIPS 140-2 Level, consolida correo electrónico, uso compartido de archivos, formularios web, SFTP, transferencia de archivos administrada, y una solución de gestión de derechos digitales de última generación para que las organizaciones controlen, protejan y rastrear cada archivo a medida que entra y sale de la organización.

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