Cómo Demostrar Cumplimiento con FERPA: Mejores Prácticas para Profesionales de TI, Riesgos y Ciberseguridad

Asegurar la privacidad de datos y la protección de datos nunca ha sido más crítico. Nadie es inmune a que su información personal identificable (PII) sea expuesta por un ciberataque o una violación de datos. Los registros estudiantiles contienen mucha PII y, por lo tanto, son muy atractivos para los hackers, quienes pueden vender esta información a ladrones para cometer robo de identidad y fraude.

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) es una ley federal promulgada en 1974 para proteger la privacidad de los estudiantes, incluidos sus registros educativos. Para los profesionales de TI, riesgo y ciberseguridad, entender y demostrar el cumplimiento de FERPA es crucial para proteger los datos de los estudiantes y mantener la integridad de las instituciones educativas. Este artículo del blog examina los fundamentos de FERPA y las pautas de cumplimiento de FERPA, específicamente las mejores prácticas para lograr y mantener el cumplimiento de FERPA.

Regulaciones de FERPA: Quién Debe Cumplir

FERPA requiere que todas las instituciones educativas que se benefician de fondos federales se adhieran a sus regulaciones. Las pautas de cumplimiento de FERPA no se limitan a las escuelas públicas primarias y secundarias, sino que también se extienden a una amplia gama de instituciones de educación superior, como colegios comunitarios, universidades estatales y universidades privadas si reciben ayuda o subvenciones federales.

Información Protegida Bajo FERPA

Los requisitos de cumplimiento de FERPA tienen como objetivo asegurar los registros educativos. Estos registros incluyen calificaciones, transcripciones, horarios de estudiantes y otros tipos de información como registros financieros y disciplinarios. Además, las instituciones deben proteger la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI) como números de Seguro Social, fechas de nacimiento, información de contacto y registros del centro de salud estudiantil, incluidas recetas e información de seguro de salud. El cumplimiento asegura que solo las personas autorizadas tengan acceso a estos registros sensibles, ayudando a mantener la privacidad de los estudiantes y la seguridad de los datos.

Disposiciones Clave del Cumplimiento de FERPA

FERPA otorga a los padres y estudiantes elegibles ciertos derechos con respecto a sus registros educativos. Estos derechos se transfieren a los estudiantes cuando cumplen 18 años o asisten a una escuela más allá del nivel de secundaria. La ley se aplica a todas las escuelas que reciben fondos bajo un programa aplicable del Departamento de Educación de EE. UU.

Los padres o estudiantes elegibles tienen varios derechos con respecto al acceso y manejo de los registros educativos de un estudiante mantenidos por la escuela. En primer lugar, tienen el derecho de inspeccionar y revisar estos registros. Las escuelas no están obligadas a proporcionar copias a menos que las circunstancias, como una gran distancia, hagan imposible que los padres o estudiantes elegibles revisen los registros en persona.

Además, los padres o estudiantes elegibles pueden solicitar correcciones a los registros que consideren inexactos o engañosos. Si la escuela decide no enmendar el registro, el padre o estudiante elegible tiene derecho a una audiencia formal sobre el asunto.

Con respecto al control sobre la divulgación de información, las escuelas deben obtener permiso por escrito del padre o estudiante elegible antes de divulgar cualquier información de un registro educativo del estudiante. Sin embargo, FERPA permite que las escuelas divulguen registros sin consentimiento a ciertas partes bajo condiciones específicas. Estas condiciones incluyen divulgaciones a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos, otras escuelas a las que el estudiante se está transfiriendo y funcionarios especificados para propósitos de auditoría o evaluación, entre otros.

Por último, las escuelas están obligadas a notificar anualmente a los padres y estudiantes elegibles sobre sus derechos bajo FERPA. El método de notificación queda a discreción de cada escuela y puede incluir una carta especial, inclusión en un boletín de la PTA, un manual del estudiante o incluso un artículo de periódico.

Aplicación y Sanciones de FERPA

FERPA es aplicada por la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares (FPCO) del Departamento de Educación de EE. UU. Esta oficina es responsable de asegurar que las instituciones educativas cumplan con las disposiciones de la ley para proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes.

Si una institución no se adhiere a las regulaciones de FERPA, puede enfrentar serias consecuencias, incluida la posible pérdida de fondos federales. Esto hace que el cumplimiento de FERPA no solo sea una cuestión de obligación legal, sino también crítico para la viabilidad financiera de la institución, ya que los fondos federales pueden ser una parte sustancial del presupuesto de una institución educativa.

Beneficios del Cumplimiento de FERPA

La adhesión a los requisitos de cumplimiento de FERPA ofrece ventajas significativas a las instituciones educativas, estudiantes y sus familias. Por ejemplo, el cumplimiento de FERPA mejora la seguridad de los datos, fomenta la confianza y mantiene los estándares de privacidad, evitando así divulgaciones no autorizadas de información sensible. Además, el cumplimiento de FERPA protege a las instituciones de repercusiones legales y promueve una cultura de responsabilidad e integridad.

Cómo el Cumplimiento de FERPA Beneficia a las Instituciones Educativas

Siguiendo las pautas de cumplimiento de FERPA, las instituciones pueden reducir la probabilidad de violaciones de datos y acceso no autorizado a registros estudiantiles, lo que de otro modo podría llevar a serias responsabilidades legales y sanciones financieras. Además, las instituciones que priorizan el cumplimiento de FERPA mejoran su reputación como custodios confiables y responsables de los datos de los estudiantes. Este compromiso con la privacidad y la seguridad de los datos puede fortalecer significativamente la posición de la institución ante sus partes interesadas. Finalmente, implementar prácticas robustas de gestión de datos en línea con los requisitos de FERPA puede agilizar los procesos administrativos, llevando a una mejora en la eficiencia operativa general. Así, el cumplimiento de FERPA proporciona múltiples beneficios, que van desde la protección de la privacidad y la mitigación de riesgos hasta la gestión de la reputación y la eficiencia operativa.

Cómo el Cumplimiento de FERPA Beneficia a los Individuos

Cuando las instituciones educativas se adhieren a los requisitos de cumplimiento de FERPA, los estudiantes y sus padres o tutores reciben las herramientas y recursos para gestionar y controlar los registros educativos. Esta capacidad promueve un sentido de propiedad y responsabilidad hacia su información personal e historial académico. Al tener control sobre los registros estudiantiles, los estudiantes, padres y tutores pueden asegurar que los datos sensibles, como calificaciones, asistencia e informes de comportamiento, permanezcan confidenciales. Esta autoridad les permite decidir quién tiene acceso a su información, asegurando que solo se comparta con personas de confianza como maestros, administradores escolares e instituciones educativas autorizadas.

Mejores Prácticas para Lograr el Cumplimiento de FERPA

Los profesionales de TI, riesgo y ciberseguridad pueden simplificar su camino hacia el cumplimiento de FERPA, así como mantener el cumplimiento de FERPA a largo plazo, realizando auditorías, implementando mejores prácticas de gestión de datos, aplicando controles de acceso, utilizando cifrado, proporcionando capacitación al personal y preparando planes de respuesta a incidentes. Veamos más de cerca estas mejores prácticas a continuación.

Realizar una Auditoría de FERPA

Comienza con una auditoría integral de tus prácticas actuales de gestión de datos. Identifica todos los lugares donde se almacenan los datos de los estudiantes, quién tiene acceso y cómo se están protegiendo actualmente los datos. Esta auditoría servirá como base para desarrollar o refinar tu estrategia de cumplimiento de FERPA.

Implementar Controles de Acceso

Al implementar controles de acceso basados en roles (RBAC), las instituciones educativas aseguran que solo el personal autorizado tenga acceso a los registros estudiantiles según sus roles dentro de la institución. Los empleados universitarios en finanzas y contabilidad, por ejemplo, no necesitan, por lo tanto no deberían tener, acceso a los registros de salud de los estudiantes.

Además, es crucial implementar métodos de autenticación fuertes, como la autenticación multifactor, junto con procesos de autorización robustos para verificar la identidad de los usuarios que acceden a los registros estudiantiles. Esta combinación de RBAC y medidas estrictas de autenticación y autorización mejorará la seguridad e integridad de la información estudiantil dentro de la institución.

Cifrado de Datos

El cifrado juega un papel crítico en asegurar la privacidad de los datos de los estudiantes y en la adhesión a los requisitos de cumplimiento de FERPA. Los datos de los estudiantes deben ser cifrados cuando se comparten (en tránsito) y se almacenan (en reposo).

Los datos en tránsito se refieren a la información que se está transmitiendo de un lugar a otro, ya sea a través de una red local o por internet. Cifrar los datos en tránsito asegura que cualquier paquete de datos interceptado durante la transmisión no pueda ser entendido o manipulado. Esto se logra típicamente utilizando protocolos como TLS (Seguridad de la Capa de Transporte) o SSL (Capa de Conexión Segura), que proporcionan un canal seguro entre las partes que se comunican.

Cifrar los datos en reposo implica transformar los datos en un formato ilegible utilizando algoritmos criptográficos. Esto significa que incluso si alguien logra obtener acceso no autorizado a la información estudiantil, los datos permanecerían indescifrables y, por lo tanto, seguros, ya que solo aquellos con la clave de descifrado correcta pueden convertirlos de nuevo en un formato legible.

Realizar Capacitación y Concienciación Regular

Para asegurar que el profesorado, el personal y los administradores comprendan completamente los requisitos de FERPA y sus responsabilidades en la protección de los datos de los estudiantes, es importante realizar sesiones regulares de capacitación en concienciación de seguridad para empleados. Además, implementar campañas continuas de concienciación sobre seguridad puede ayudar a mantener el cumplimiento de FERPA en la mente de todos los empleados. Estas campañas pueden utilizar boletines, carteles y varios otros canales de comunicación para reforzar consistentemente los mensajes clave.

Políticas de Minimización y Retención de Datos

Implementa prácticas de minimización de datos para asegurar que solo se recopile y almacene la información esencial de los estudiantes. Esto significa evaluar críticamente qué datos son realmente necesarios para fines educativos y eliminar cualquier detalle no esencial. Desarrolla y aplica políticas claras de retención de datos que describan la duración específica durante la cual deben mantenerse los registros estudiantiles, teniendo en cuenta los requisitos legales y las necesidades educativas. Establece protocolos para determinar el momento y método apropiados para eliminar de manera segura los registros que ya no son necesarios, asegurando que la información sensible se elimine o destruya permanentemente para proteger la privacidad de los estudiantes.

Adoptar la Planificación de Respuesta a Incidentes

Desarrolla y mantén un plan integral de respuesta a incidentes diseñado para abordar efectivamente posibles violaciones de datos o accesos no autorizados a registros estudiantiles. Este plan debe detallar procedimientos específicos para la investigación rápida de incidentes, incluidos pasos para identificar el alcance y la naturaleza de la violación. También debe delinear estrategias claras de mitigación para contener y minimizar el impacto, como aislar sistemas afectados y evaluar vulnerabilidades. Además, el plan debe incluir pautas para la notificación oportuna, asegurando que las personas afectadas y las autoridades relevantes sean informadas lo antes posible. Se deben realizar actualizaciones y capacitaciones regulares para mantener al equipo de respuesta preparado y el plan actualizado con las amenazas y requisitos regulatorios en evolución.

Realizar Auditorías y Evaluaciones Regulares

Realiza auditorías internas y externas regulares para evaluar el cumplimiento de las regulaciones de FERPA. Estas auditorías deben ser exhaustivas y sistemáticas, abarcando todos los aspectos de tus procesos de manejo y almacenamiento de datos. Utiliza los hallazgos de estas auditorías para identificar cualquier brecha o debilidad en tus prácticas de protección de datos, como puntos de acceso no autorizados, métodos de cifrado insuficientes o capacitación inadecuada para empleados. Toma medidas correctivas inmediatas para abordar estos problemas, implementando nuevas políticas, mejorando las medidas de seguridad o proporcionando capacitación adicional al personal según sea necesario. Monitorea continuamente la efectividad de estas acciones correctivas para asegurar el cumplimiento continuo y la seguridad de los datos.

Aprovechar Soluciones Tecnológicas

Para proteger los datos sensibles de los estudiantes y asegurar la seguridad de la red, hay herramientas cruciales que deben implementarse. En primer lugar, las herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) son esenciales para monitorear y controlar el movimiento de información sensible dentro de la red, evitando así cualquier compartición o transferencia no autorizada.

En segundo lugar, los sistemas de Gestión de Información y Eventos de Seguridad (SIEM) son vitales para recopilar y analizar datos de seguridad de diversas fuentes en tiempo real. Estos sistemas permiten la detección y respuesta rápida a amenazas potenciales, mejorando la seguridad general de la red y la integridad de los datos.

Otra tecnología esencial es la autenticación multifactor (MFA). MFA agrega una capa adicional de seguridad al requerir que los usuarios proporcionen dos o más factores de verificación para acceder a sistemas y datos. Esto reduce el riesgo de acceso no autorizado, incluso si las credenciales de inicio de sesión son comprometidas.

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El cumplimiento de FERPA es esencial para proteger la privacidad de los estudiantes y asegurar la integridad de las instituciones educativas. Al entender los aspectos clave de FERPA, reconocer los beneficios del cumplimiento e implementar las mejores prácticas, los profesionales de TI, riesgo y ciberseguridad pueden proteger efectivamente los datos de los estudiantes. Las auditorías regulares, los controles de acceso fuertes, la capacitación de empleados y el aprovechamiento de soluciones tecnológicas son componentes críticos para lograr y mantener el cumplimiento de FERPA. Adopta estas estrategias para construir un entorno educativo seguro y conforme que proteja la privacidad de los estudiantes y refuerce la confianza y confianza con los estudiantes y sus padres o tutores.

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