¿Qué es una violación de la ley HIPAA y qué debes hacer si tienes una?

Tu organización ha tenido una violación de la ley HIPAA, ¿y ahora qué haces? ¿A quién notificas y qué debes decirles? ¿Estás sujeto a sanciones?

Explicaremos eso y mucho más a continuación.

¿Qué es una violación de la ley HIPAA?

Una violación de la ley HIPAA es “un uso o divulgación no permitidos bajo la Regla de Privacidad que compromete la seguridad o privacidad de la información de salud protegida”. Esto significa que si alguien accede ilegalmente a los datos del paciente, incluso accidentalmente, eso es una violación.

En términos de protecciones, los datos de salud tienen algunos de los requisitos de seguridad más restrictivos y estrictos en los EE. UU. Hay una buena razón para esto: los datos médicos se consideran completamente privados para la persona involucrada de tal manera que nunca deben compartirse fuera de la relación entre un paciente y su médico, proveedor de atención médica o pagador de seguros.

Con las organizaciones de salud utilizando principalmente métodos electrónicos para almacenar y transmitir registros de pacientes, la ley HIPAA ha establecido varias capas de regulaciones y controles alrededor de los medios digitales, incluyendo la transmisión en red, el almacenamiento en bases de datos y las computadoras móviles como tabletas y laptops. Si los datos médicos se ven comprometidos, accedidos o robados de cualquier manera durante cualquier período de tiempo en cualquiera de estas ubicaciones, se considerará una violación de la ley HIPAA que requerirá respuestas y reportes específicos.

En 2013, la Regla Omnibus de HIPAA modificó lo que significa “violación” en términos legales y extendió la responsabilidad legal por esas violaciones a “asociados de negocios” (contratistas y empresas de terceros que trabajan en la industria de la salud junto con los proveedores).

¿Cuál es la diferencia entre una violación de la ley HIPAA y una violación de la ley HIPAA?

Una violación de la ley HIPAA es un uso o divulgación no permitidos de información de salud protegida (PHI) que es menos grave que una violación. Una violación de la ley HIPAA puede o no llevar a una sanción financiera u otras sanciones, mientras que una violación es una infracción grave de las reglas de HIPAA que puede llevar a sanciones, multas y otras acciones correctivas. Una violación de la ley HIPAA puede involucrar el uso inapropiado o divulgación de PHI dentro de una organización, como un empleado divulgando la PHI de un paciente u otra información relacionada sin autorización.

Una violación de la ley HIPAA, por el contrario, generalmente involucra la divulgación no autorizada de PHI a una persona o entidad no autorizada, o el acceso por parte de una persona o entidad no autorizada a PHI. Una violación también puede incluir la pérdida de PHI no asegurada, como en el caso de acceso físico o electrónico no autorizado.

¿Se considera un ataque de ransomware una violación de la ley HIPAA?

Sí, un ataque de ransomware se considera una violación de la ley HIPAA y activará los requisitos de notificación de HIPAA. HIPAA requiere que las entidades cubiertas y sus asociados de negocios notifiquen a los individuos y al Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de cualquier violación de información de salud protegida (PHI) no asegurada.

¿Por qué hay tantas más violaciones de datos en el sector de la salud que en otros sectores?

Hay varios factores que contribuyen al alto número de violaciones de datos en el sector de la salud. Una de las principales razones es que las organizaciones de salud tienden a almacenar más datos personales sensibles, como registros médicos, información de seguros e información de pago, que otras industrias. Estos datos son altamente lucrativos en la web oscura, ya que pueden ser utilizados para cometer robo de identidad y fraude de seguros.

En segundo lugar, esta PHI sensible se almacena en múltiples sistemas, no solo en computadoras y servidores, sino en una abrumadora cantidad de diferentes dispositivos médicos y dispositivos portátiles. Estos dispositivos están diseñados principalmente para la funcionalidad; la seguridad del dispositivo rara vez, si es que alguna vez, es una prioridad. Estos dispositivos también son fáciles de extraviar y aún más fáciles de explotar. La seguridad de los dispositivos médicos, de hecho, es un serio problema de gestión de riesgos.

¿Qué es la Regla de Privacidad de HIPAA?

Más específicamente, las violaciones de HIPAA caen bajo la Regla de Privacidad, que es una de las tres reglas principales del cumplimiento de HIPAA:

1. La Regla de Privacidad. Esta regla establece las bases para la privacidad de la Información de Salud Personal Electrónica (ePHI), incluyendo la definición de lo que realmente es ePHI. Esta regla también define hasta qué punto la información del paciente debe permanecer privada más allá de la seguridad en términos de cómo se transmite y comparte, y quién es responsable de gobernar esa privacidad.
2. La Regla de Seguridad. La Regla de Seguridad define métodos y medidas para asegurar ePHI a través del almacenamiento, transmisión y acceso. Esto incluye definiciones para aspectos de la seguridad de datos como cifrado de HIPAA, gestión de riesgos y reportes.
3. La Regla de Notificación de Violaciones. Este aspecto gobierna los requisitos para las organizaciones cuando ocurre una violación de seguridad. Incluye pautas sobre cuándo, cómo y con qué frecuencia notificar a los afectados por violaciones de seguridad en los sistemas de salud.

La Regla de Privacidad es la piedra angular de las otras reglas porque literalmente define qué datos se consideran personales y protegidos. Establece los estándares para la protección, lo que se requiere de las organizaciones que manejan ePHI de salud, y cuándo y cómo esa ePHI puede ser divulgada, si es que alguna vez.

Resumen de la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA

La Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA se centra en la protección de la PHI de los pacientes. Esta regla establece los requisitos y procedimientos que las entidades cubiertas y sus asociados de negocios deben seguir en caso de acceso no autorizado a PHI. La Regla de Notificación de Violaciones tiene como objetivo asegurar la notificación oportuna de los individuos afectados, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS), y en algunos casos, los medios de comunicación. En última instancia, la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA está diseñada para minimizar el daño potencial de una violación y prevenir futuras violaciones.

Según la Regla de Notificación de Violaciones, las entidades cubiertas deben notificar a los individuos afectados sin demora injustificada, pero no más tarde de 60 días después del descubrimiento de una violación. La notificación debe incluir una descripción de la violación, los tipos de PHI involucrados, los pasos que los individuos deben tomar para protegerse, y las acciones que la organización está llevando a cabo para mitigar el impacto y prevenir futuras ocurrencias. Si la violación afecta a 500 o más individuos, la entidad cubierta debe notificar al HHS simultáneamente y, a veces, alertar a los medios de comunicación. Para violaciones que involucren a menos de 500 individuos, la entidad cubierta debe mantener un registro y enviarlo al HHS anualmente.

La adherencia a la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA asegura transparencia, respuesta oportuna y esfuerzos de remediación, ayudando a restaurar la confianza entre los pacientes y los proveedores de atención médica mientras se mantiene la integridad y confidencialidad de la información de salud sensible.

¿Cuándo y cómo debes reportar una violación de la ley HIPAA?

La Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA define una violación como una divulgación no permitida de ePHI. Cualquier divulgación no autorizada o no permitida se considera una violación a menos que la organización afectada pueda demostrar que el acceso ilegal no comprometió los datos de salud confidenciales.

Según la regla, la organización afectada debe notificar a los individuos afectados de los datos que han sido comprometidos por escrito o por correo electrónico, y deben hacerlo dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento del acceso ilegal. La carta debe incluir la siguiente información:

1. Una descripción de la violación de la ley HIPAA.
2. Los tipos de datos comprometidos.
3. Esfuerzos de mitigación que está tomando la organización.
4. Los pasos que un paciente debe tomar para protegerse o proteger sus datos.
5. Información opcional para la protección de crédito, incluyendo recursos para verificar y monitorear su crédito o colocar una notificación de fraude en su informe de crédito.

Si la organización no puede contactar razonablemente a 10 o más personas afectadas (debido a información desactualizada), entonces también debe colocar un aviso en su sitio web durante al menos 90 días después del descubrimiento de la violación. Si hay 10 o menos individuos, entonces la organización afectada puede usar llamadas telefónicas u otros avisos escritos.

Si la violación de la ley HIPAA afecta a más de 500 individuos, entonces la organización debe proporcionar información adicional a los medios de comunicación prominentes dentro del estado de jurisdicción.

Finalmente, todas las organizaciones afectadas deben informar al Secretario de Salud por escrito o a través de un formulario en línea.

En la mayoría de los casos, se debe reportar una violación. La excepción a esta regla es si la organización afectada puede demostrar que hay una baja probabilidad de que los hackers accedieran o almacenaran ePHI realizando una evaluación de riesgos basada en los siguientes factores:

1. Los tipos de ePHI afectados.
2. El tipo de violación y las credenciales utilizadas para acceder a ella.
3. La visualización real (o no) de los datos.
4. El grado en que se ha mitigado el riesgo contra el uso o robo de la ePHI.

Es decir, si una organización de salud puede demostrar que una violación de datos no expuso datos debido a la falta de credenciales o alguna combinación de factores que harían imposible que fueran robados o vistos, entonces la organización puede omitir notificar a las partes afectadas. Esto puede parecerse a algunos errores:

1. Un empleado accede involuntariamente a la información del paciente accidentalmente como parte de su trabajo.
2. Dos personas autorizadas exponen datos entre sí en la misma o diferente organización.
3. Es probable que los datos comprometidos no se guarden fuera de los sistemas seguros.

¿Qué sucede después de que has hecho una notificación de violación de datos de HIPAA al HHS?

Una vez que una entidad cubierta o un asociado de negocios ha notificado al HHS sobre una violación de datos, se toman varios pasos para asegurar que la violación se aborde adecuadamente y que se implementen todas las acciones necesarias para prevenir futuras ocurrencias. Es crucial que las organizaciones entiendan el proceso después de una notificación de violación. El proceso incluye prepararse para posibles investigaciones, esfuerzos de remediación y sanciones.

Al recibir la notificación de violación, la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS revisa la información enviada y puede iniciar una investigación para evaluar las circunstancias que rodean la violación. El objetivo principal de la investigación es determinar si ha habido violaciones de las Reglas de Privacidad, Seguridad o Notificación de Violaciones de HIPAA. La OCR puede solicitar información o documentación adicional de la entidad cubierta o del asociado de negocios y realizar visitas al sitio si es necesario.

Si la OCR identifica una violación de la ley HIPAA, la entidad cubierta o el asociado de negocios puede enfrentar sanciones, incluyendo multas financieras, planes de acción correctiva y, en algunos casos, un acuerdo de resolución. La gravedad de las sanciones depende de factores como la magnitud de la violación, el nivel de negligencia y el historial de cumplimiento de la organización. La organización debe cooperar plenamente con la OCR durante la investigación y demostrar esfuerzos para remediar cualquier problema identificado.

Durante este tiempo, la organización también debe centrarse en fortalecer sus prácticas de privacidad y seguridad, abordar vulnerabilidades e implementar medidas correctivas para prevenir futuras violaciones. Al mejorar su cumplimiento con la ley HIPAA, las organizaciones pueden minimizar las sanciones potenciales y proteger mejor la información de salud de sus pacientes.

¿Dónde debes reportar las violaciones de la ley HIPAA si eres víctima de una violación de datos?

Supongamos que sospechas que eres víctima de una violación de datos que involucra tu PHI y crees que ha habido una violación de la ley HIPAA. En ese caso, es esencial tomar medidas y reportar el incidente. Reportar violaciones de la ley HIPAA ayuda a asegurar que las partes responsables sean responsabilizadas y que se tomen medidas para prevenir violaciones similares en el futuro.

El primer paso para reportar una violación de la ley HIPAA es contactar a la entidad cubierta, como el proveedor de atención médica o la compañía de seguros, responsable de mantener tu PHI. Infórmales sobre la sospecha de violación y solicita una investigación sobre el asunto. Están obligados a investigar, tomar medidas correctivas y notificar a los individuos afectados según la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA.

Si no estás satisfecho con la respuesta de la entidad cubierta o crees que no están tomando medidas adecuadas, puedes presentar una queja ante la OCR del HHS.

Como recordatorio, la OCR es responsable de hacer cumplir las regulaciones de HIPAA e investigar posibles violaciones. Puedes presentar una queja en línea a través del sitio web de la OCR o por correo, fax o correo electrónico. Es esencial presentar la queja dentro de los 180 días desde que te diste cuenta por primera vez de la posible violación, aunque la OCR puede otorgar una extensión bajo ciertas circunstancias.

Al reportar violaciones de la ley HIPAA, juegas un papel crucial en el mantenimiento de la privacidad y seguridad de tu PHI y la de otros pacientes, asegurando que las organizaciones de salud cumplan con sus responsabilidades bajo la ley HIPAA.

¿Qué pasa si violas accidentalmente la ley HIPAA?

No todas las violaciones de seguridad de HIPAA se deben a negligencia intencional. Con requisitos tan complejos y posibles vectores de ataque, puede ser comprensible si una organización accidentalmente no cumple con los requisitos de cumplimiento de HIPAA. Los médicos, por ejemplo, pueden enviar mensajes entre sí que contienen ePHI para acelerar el tratamiento de emergencia. En estos casos, los sistemas seguros pueden mitigar las consecuencias mayores de la divulgación sin comprometer la capacidad de un trabajador de la salud para actuar rápida y decisivamente.

Principalmente, hay varias maneras de violar accidentalmente la ley HIPAA:

1. Evitación intencional: Como cuando un médico comparte información fuera de los canales de cumplimiento para acelerar el tratamiento de emergencia.
2. Exposición accidental: Divulgación realizada sin intención de hacerlo.
3. Divulgación intencional: Ya sea debido a robo o hacking. Ocurre con mayor frecuencia debido a un individuo dentro de la organización.

Si tú o tu organización de salud violan accidentalmente la ley HIPAA, debes reportarlo dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento de la violación. Cuanto antes envíes la notificación, mejor, para evitar las consecuencias de los datos perdidos.

Después de la violación accidental, completa cualquier requisito para una violación de la ley HIPAA que tu organización deba cumplir (reportes, notificaciones, etc.). Puede ser el caso de que, dado que el acceso a los datos fue no intencional, los requisitos de cumplimiento reales podrían ser relativamente pequeños.

Si la violación accidental fue cualquiera de los ejemplos potenciales anteriores (accedido de buena fe internamente, entre dos personas autorizadas, o hay evidencia de que los datos no se retendrán fuera de la organización), entonces es posible que no tengas que preocuparte demasiado por la violación.

Designar una violación como accidental tiene un significado real cuando se trata de multas. Las sanciones por violaciones pueden variar desde $100 hasta $50,000 por incidente (por registro comprometido) dependiendo del tipo de datos, la fuente de la vulnerabilidad y si fue accidental o debido a negligencia intencional.

Por qué el personal debe ser capacitado en reportar violaciones de la ley HIPAA

La capacitación adecuada del personal en reportar violaciones de la ley HIPAA es crítica para mantener la privacidad y seguridad de la PHI de los pacientes. Hay varias razones para ello.

En primer lugar, la capacitación del personal ayuda a crear una cultura de cumplimiento y conciencia dentro de la organización. Al educar a los empleados sobre la importancia de las regulaciones de HIPAA y su papel en la protección de la PHI y la privacidad del paciente, se vuelven más vigilantes y proactivos en la identificación y abordaje de posibles riesgos. Esta mayor conciencia puede llevar a la prevención de violaciones y a una postura de seguridad más robusta en general.

En segundo lugar, un personal bien capacitado puede detectar y reportar rápidamente violaciones, asegurando que la organización pueda mitigar inmediatamente el impacto. El reporte y la respuesta rápidos son cruciales para limitar el daño potencial a los individuos afectados y minimizar la exposición de la organización a multas y sanciones asociadas con la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA.

Además, la capacitación del personal en reportar violaciones de la ley HIPAA es crucial para mantener la transparencia y responsabilidad organizacional. Los empleados deben sentirse seguros al reportar violaciones o posibles infracciones sin temor a represalias, creando un entorno donde la privacidad y la seguridad son priorizadas y activamente apoyadas.

Finalmente, proporcionar al personal el conocimiento y las herramientas necesarias para reportar violaciones de la ley HIPAA asegura que la organización cumpla con la ley HIPAA. Las actualizaciones y refrescos de capacitación regulares ayudan al personal a mantenerse informado sobre nuevas amenazas y mejores prácticas en evolución, reforzando aún más el compromiso de la organización con el mantenimiento de la privacidad y seguridad de la PHI.

¿Cómo puedes mitigar el impacto de una violación de la ley HIPAA?

Si ocurre una violación, no necesitas entrar en pánico, pero sí necesitas tomar medidas para mitigar el daño de la violación lo antes posible.

1. Realiza un análisis de riesgos. Este análisis describe la línea de tiempo de la violación, la causa y el impacto potencial de la violación basado en la información recopilada. Aquí es donde puedes determinar dónde pueden haber ocurrido violaciones y rastrear la responsabilidad a través de tu organización. También querrás determinar el tipo de datos robados y quiénes han sido afectados.
2. Maneja cualquier requisito de notificación que tu organización pueda tener basado en la regla de notificación de HIPAA. También querrás contactar a las fuerzas del orden público más cualquier firma de seguridad de terceros con la que tengas relaciones.
3. Implementa medidas de seguridad específicas para contrarrestar la violación. Si la violación estuvo asociada con un desprecio flagrante por el cumplimiento, entonces corregir el problema debería ser fácil, aunque costoso en términos de tiempo, dinero y reputación.

La mejor mitigación, en general, es la prevención predictiva. Tener soluciones seguras y de cumplimiento para el almacenamiento de datos, transmisión y correo electrónico compatible con HIPAA mientras trabajas con una firma experta y/o proveedor de plataforma puede ayudar a prevenir problemas potenciales antes de que se conviertan en violaciones importantes.

Violaciones de datos por asociados de negocios

Los asociados de negocios son organizaciones de terceros que manejan, almacenan o procesan información de salud protegida en nombre de entidades cubiertas, como proveedores de atención médica y compañías de seguros. Al igual que las entidades cubiertas, los asociados de negocios deben cumplir con las regulaciones de privacidad y seguridad para proteger la PHI que manejan. Desafortunadamente, las violaciones de datos aún pueden ocurrir, y comprender las causas comunes y las consecuencias de estas violaciones es esencial tanto para los asociados de negocios como para las entidades cubiertas.

Las violaciones de datos que involucran a asociados de negocios pueden resultar de varios factores, como errores humanos, medidas de seguridad inadecuadas o ciberataques dirigidos. Estas violaciones pueden llevar a la divulgación no autorizada, alteración o destrucción de PHI, poniendo a los pacientes en riesgo de robo de identidad, fraude financiero y pérdida de privacidad. Las causas comunes incluyen campañas de phishing, políticas de contraseñas débiles, acceso no autorizado, eliminación inadecuada de PHI y dispositivos perdidos o robados que contienen información sensible.

Cuando ocurre una violación de datos que involucra a un asociado de negocios, el asociado de negocios y la entidad cubierta deben tomar medidas inmediatas para evaluar el alcance de la violación, identificar a los individuos afectados y mitigar el daño potencial. De acuerdo con la Regla de Notificación de Violaciones de HIPAA, deben notificar a los individuos afectados, a la OCR del HHS, y en algunos casos, a los medios de comunicación sobre la violación. No hacerlo puede resultar en sanciones financieras significativas, daño a la reputación y pérdida de confianza entre pacientes y socios.

Los asociados de negocios deben implementar políticas de seguridad robustas para prevenir violaciones de datos, realizar evaluaciones de riesgos regulares, proporcionar capacitación a los miembros del equipo y mantener planes de respuesta a incidentes. Al abordar proactivamente las vulnerabilidades potenciales y cumplir con las regulaciones de HIPAA, los asociados de negocios pueden proteger mejor la PHI que manejan y minimizar el riesgo de violaciones costosas.

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