Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales: El Grupo Linde Optimiza la Facturación de Clientes con la Integración SAP-Kiteworks

La automatización de flujos de trabajo empresariales optimiza procesos, mejora eficiencias y ayuda a las organizaciones a ofrecer el mejor servicio posible a los clientes. The Linde Group está utilizando la plataforma de intercambio seguro de archivos y gobernanza de Kiteworks para la automatización de flujos de trabajo empresariales, aumentando el rendimiento de los documentos de entrega en aproximadamente un 50%.

Aquí tienes un resumen de cómo The Linde Group es capaz de simplificar la facturación a clientes y acelerar el reconocimiento de ingresos mientras mantiene el cumplimiento con la ley HIPAA.

Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales con Cumplimiento de HIPAA para la Industria de la Salud

The Linde Group es un proveedor global líder de gases industriales, de proceso y especiales, y es una de las empresas de ingeniería más rentables del mundo. Los productos y servicios de Linde se encuentran en casi todas las industrias, en más de 100 países. Con aproximadamente 60,000 empleados en todo el mundo, la empresa está comprometida con tecnologías y productos que unen los objetivos de valor para el cliente y desarrollo sostenible.

Los productos y servicios de gases farmacéuticos y médicos de The Linde Group permiten a los profesionales de la salud proporcionar terapias y tratamientos óptimos para una serie de condiciones médicas. Por cada entrega de gases industriales y especiales realizada a un proveedor de salud, Linde genera un documento de Comprobante de Entrega (POD) asociado. No es raro que Linde realice más de 1,000 entregas a algunos clientes en un mes, resultando en el mismo número de documentos POD.

Para que Linde pueda recibir el pago por estos productos, los clientes de salud de Linde y sus aseguradoras necesitan poder emparejar un POD con una factura.

“Algunos de nuestros clientes reciben 400 entregas a la semana que todas se consolidan en un solo pagador de seguros,” dijo Bob Gentile, Especialista en Procesos de Negocios de The Linde Group. “Había una enorme cantidad de mano de obra necesaria por parte de nuestros clientes para gestionar la facturación de nuestros productos y queríamos hacer el proceso mucho menos intensivo en recursos.”

Como primer intento de aplicar la automatización de flujos de trabajo empresariales a este desafío, Linde intentó usar un proveedor de servicios externo para escanear e indexar números de entrega y luego imprimir y enviar por correo los documentos POD a los clientes, pero el proceso no era ideal.

Luego, Linde decidió aprovechar su implementación interna de SAP para optimizar el proceso de POD y facturación, impulsado por reglas de negocio personalizadas. Tomando el control total de su automatización de flujos de trabajo empresariales, la organización trajo el proceso de POD de vuelta a casa y comenzó a usar una tecnología de captura y reconocimiento electrónico para escanear los POD y convertirlos en PDFs.

Esencialmente, una vez que una imagen de POD se vincula automáticamente a un registro de entrega en SAP, un código personalizado descarga las imágenes del comprobante de entrega y las facturas asociadas de SAP por períodos de tiempo establecidos y las une en un documento PDF de varias páginas.

Con este nuevo proceso, Linde pudo proporcionar el 99% o más de sus PODs a los clientes, frente a menos del 70% – una mejora de aproximadamente el 50% en la producción.

Linde luego enfrentó un nuevo desafío: ¿cómo hacer llegar los PDFs a los clientes? No solo eran los documentos enormes en tamaño—un solo documento podría contener mil o más páginas y, por lo tanto, demasiado grande para muchos sistemas de correo electrónico—sino que también contenían información confidencial de clientes y financiera. Como resultado, Linde también necesitaba una solución de automatización de flujos de trabajo empresariales que cumpliera con la ley HIPAA.

The Linde Group recurrió a Kiteworks para permitir que sus documentos POD se entregaran a los clientes bajo demanda, de manera rápida y segura. La plataforma de intercambio seguro de archivos en la nube privada de Kiteworks permite a los usuarios empresariales y aplicaciones compartir archivos de manera segura mientras se apoya el cumplimiento de HIPAA así como el cumplimiento con otras regulaciones aplicables.

El código personalizado de The Linde Group coloca los documentos POD y las facturas en carpetas personalizadas – una para cada cliente – utilizando los datos de “envío a” de SAP. Aprovechando el cliente de sincronización de escritorio de Kiteworks, Linde puede entonces sincronizar automáticamente el contenido de las carpetas en la plataforma Kiteworks, reflejando la jerarquía de carpetas que Gentile ha configurado en un servidor interno de Linde. A través de esta sincronización, Kiteworks asegura que la documentación de entrega y facturación más reciente esté lista para ser descargada por los clientes de The Linde Group.

“Ahora, nuestros clientes tienen acceso al documento de Comprobante de Entrega que necesitan y el tiempo de respuesta, de nuestra parte, es básicamente un día,” dijo Gentile. “Agregar Kiteworks a nuestro extenso proceso de facturación a clientes ha acelerado nuestro ciclo de reconocimiento de ingresos e impactado positivamente en el resultado final de nuestra organización.”

Más Información

Para obtener más información sobre The Linde Group y su integración de Kiteworks y SAP para la automatización de flujos de trabajo empresariales, programa una demostración personalizada de Kiteworks hoy.