Retención y Respaldo de Datos HIPAA [Requisitos y Cumplimiento]

¿Cuánto tiempo debes conservar los registros médicos? Puede variar y, aunque no hay requisitos establecidos por HIPAA para la retención de datos de HIPAA, hay políticas que debes seguir.

Por ejemplo, aunque el archivado de correos electrónicos no es requerido por la Regla de Seguridad de HIPAA, los proveedores de atención médica aún necesitan conservar las comunicaciones, incluidos los correos electrónicos, que contienen información de salud protegida (PHI) por un mínimo de seis años, durante los cuales esos registros no pueden ser alterados o eliminados.

¿Qué es HIPAA y la Regla de Privacidad?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) cubre la responsabilidad de la información del paciente a través de varios proveedores de atención médica y compañías de seguros. La letra de la ley organiza HIPAA y las regulaciones contenidas en ella en tres reglas distintas:

1. La Regla de Privacidad, que define PHI y las responsabilidades que las Entidades Cubiertas (CEs) y los Asociados de Negocios (BAs) tienen en el control del acceso seguro al contenido.
2. La Regla de Seguridad describe las medidas de seguridad mínimas efectivas que las CEs y los BAs deben tener al asegurar los datos, incluyendo salvaguardias físicas, administrativas y técnicas.
3. La Regla de Notificación de Brechas, que dicta cómo una CE o BA debe notificar a los pacientes afectados y al público en general en caso de una brecha de datos.

En términos de proteger el almacenamiento de registros médicos y la retención de datos, las CEs y los BAs deben adherirse tanto a las Reglas de Privacidad como de Seguridad. Sin embargo, la Regla de Privacidad detalla específicamente los requisitos tanto para retener como para destruir PHI.

Es importante notar que los períodos de tiempo especificados en la Regla de Privacidad solo abordan registros no médicos (correos electrónicos, comunicaciones, etc.). En cambio, la retención de registros médicos está delineada por cada estado.

¿Quién puede acceder a la información bajo HIPAA?

Es importante notar que HIPAA se aplica no solo a los proveedores de atención médica y compañías de seguros, sino también a otras entidades que pueden manejar PHI. En términos generales, cualquier proveedor de atención médica, incluidos hospitales, médicos, dentistas y farmacias, se considera una entidad cubierta bajo HIPAA y se le permite acceder a PHI para llevar a cabo tratamiento, pago y otras operaciones de atención médica.

Además de los proveedores de atención médica, los planes de salud, incluidas las compañías de seguros de salud, las HMOs y los empleadores que proporcionan cobertura de salud autoasegurada, también se consideran entidades cubiertas y tienen acceso a PHI. Otras entidades incluidas en HIPAA son los centros de intercambio de información de salud, los asociados de negocios de las entidades cubiertas y las agencias estatales y federales bajo ciertas circunstancias.

Los pacientes también tienen acceso a su propia PHI y pueden autorizar a otra persona para acceder a sus registros. En ciertos casos, los miembros de la familia y amigos también pueden acceder a PHI con el permiso del paciente. Finalmente, los funcionarios de salud pública autorizados también pueden acceder a PHI cuando sea necesario para controlar la propagación de enfermedades transmisibles.

Almacenamiento de Archivos HIPAA bajo la Regla de Privacidad de HIPAA

El Almacenamiento de Archivos HIPAA es el almacenamiento seguro de PHI en un medio electrónico o físico, de acuerdo con la Regla de Privacidad de HIPAA. Esto incluye la custodia de registros médicos de pacientes, registros de salud de empleados, información de facturación y otra información de atención médica. PHI debe estar protegida contra el acceso no autorizado.

Al decidir un método para almacenar PHI, es importante considerar tanto las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos, como el costo de implementar y mantener la tecnología necesaria. Las organizaciones deben implementar medidas de seguridad que protejan contra el acceso, uso o divulgación intencional o no intencional de PHI. Dependiendo del tipo de datos que se estén almacenando y los riesgos potenciales que puedan representar, las organizaciones deben considerar el cifrado y otras medidas de seguridad, como cortafuegos, medidas de control de acceso y otros métodos de autenticación, para prevenir el acceso no autorizado.

Las organizaciones también deben identificar dónde debe almacenarse PHI y cómo debe protegerse. PHI debe almacenarse en sistemas que hayan sido probados para el cumplimiento de HIPAA y que sean monitoreados constantemente para actualizaciones de seguridad. Las organizaciones también deben tener un procedimiento bien definido para la copia de seguridad de datos, la retención de datos y la destrucción de datos.

Las organizaciones deben evaluar minuciosamente las soluciones de almacenamiento de archivos disponibles para asegurarse de que satisfacen las necesidades específicas de la organización. Elegir una solución adecuada es un paso importante para garantizar la seguridad de PHI y el cumplimiento de la organización con las regulaciones de HIPAA.

Mantén tu almacenamiento en la nube y copia de seguridad en cumplimiento con HIPAA

Si estás manejando datos médicos sensibles, es crucial asegurarte de que tu almacenamiento en la nube cumpla con las regulaciones de HIPAA. No hacerlo puede llevar a consecuencias graves, incluidas sanciones y multas considerables, litigios y daños a la reputación. Por lo tanto, es fundamental trabajar con un proveedor de almacenamiento en la nube (CSP) que ofrezca soluciones compatibles con HIPAA. Esto significa que el proveedor utiliza medidas de seguridad específicas para proteger PHI y otros contenidos sensibles, como cifrado, controles de acceso y registros de auditoría. Además, el proveedor debe firmar un Acuerdo de Asociado de Negocios (BAA) contigo, que detalla sus responsabilidades en cuanto a la protección de datos en el contexto del cumplimiento de HIPAA. Al elegir una solución de almacenamiento en la nube compatible con HIPAA, puedes asegurarte de que tus datos estén seguros y tu negocio cumpla con todas las regulaciones relevantes.

Adoptar una solución de copia de seguridad en la nube que cumpla con los requisitos de HIPAA para la retención y copia de seguridad de datos no solo ayuda a los proveedores de atención médica a demostrar el cumplimiento de HIPAA, sino que también mejora su postura de seguridad de datos y tranquilidad.

¿Cuáles son los requisitos de retención de datos de HIPAA para las Entidades Cubiertas?

Bajo las regulaciones de HIPAA, las CEs y los BAs deben retener los registros médicos por un período de no menos de seis años desde la fecha de creación o la última fecha efectiva, lo que sea más tarde.

Este estándar regulatorio solo se aplica a documentos específicos, incluidos:

1. El registro escrito o electrónico que designa a la organización como CE o BA.
2. Toda la documentación de procedimientos de seguridad y privacidad que demuestran el cumplimiento de HIPAA.
3. Documentación de evaluación requerida por HIPAA.
4. Acuerdos de uso de datos y otros formularios requeridos por el cumplimiento de HIPAA.
5. Autorizaciones firmadas proporcionadas por los pacientes que permiten a las CEs o BAs divulgar PHI o documentación de esfuerzos para recibir esas autorizaciones.
6. Aviso de Prácticas de Privacidad.
7. Registros médicos y de facturación de los pacientes.
8. Documentación de los oficiales de cumplimiento de HIPAA y cualquier otra persona en la organización responsable de mantener el cumplimiento. Esto incluye nombres, títulos e información de contacto.
9. Contabilidad de cualquier divulgación de cualquier PHI.

Nota que los estados individuales tienen sus propias leyes de retención que prevalecen sobre HIPAA.

Estos requisitos de retención de datos son los mismos tanto para las Entidades Cubiertas como para los Asociados de Negocios. Los estándares de seguridad para el almacenamiento de datos bajo HIPAA siguen siendo los mismos para el almacenamiento de datos a largo plazo, así que consulta con tu proveedor o personal de TI para determinar tu cumplimiento de HIPAA.

Aunque la copia de seguridad en línea no es requerida bajo HIPAA, HITECH la fomenta.

¿Existe una diferencia entre un Plan de Copia de Seguridad de Datos de HIPAA y un Plan de Recuperación ante Desastres?

Sí. Un Plan de Copia de Seguridad de Datos de HIPAA se centra en respaldar PHI para almacenamiento y acceso a largo plazo. Este plan describe cómo se respaldan los datos, el medio utilizado para el almacenamiento y dónde se almacenarán las copias de seguridad. El plan también debe incluir información sobre cuándo se realizarán las copias de seguridad, quién verificará las copias de seguridad y cómo restaurar los datos en caso de una falla del sistema o pérdida de datos.

Un Plan de Recuperación ante Desastres, por otro lado, es un plan para responder y recuperarse de un evento de emergencia o desastre. Este plan describe los pasos a seguir para restaurar las operaciones normales, incluyendo cómo volver a funcionar después de un corte de energía, falla de equipo, desastre natural u otro evento. Este plan también incluirá información de contacto de emergencia, procedimientos para la recuperación de datos y los pasos a seguir para asegurar la continuidad del negocio.

¿Qué debo considerar al desarrollar un Plan de Copia de Seguridad de Datos de HIPAA?

Cuando se trata de crear una estrategia de copia de seguridad de datos compatible con HIPAA, se deben tener en cuenta varios factores. Primero, es esencial determinar el tipo de datos que necesitan ser respaldados, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos. Segundo, debes realizar un análisis de los riesgos de seguridad involucrados en el almacenamiento de los datos para identificar posibles vulnerabilidades. Tercero, la estrategia de copia de seguridad debe incorporar medidas específicas como cifrado y controles de acceso para minimizar el riesgo de brechas de datos de PHI. También es crucial establecer un plan de recuperación ante desastres para asegurar que los datos puedan ser fácilmente restaurados en caso de una brecha de datos, ciberataque o desastre natural o provocado por el hombre. Además, debes probar y actualizar regularmente la estrategia de copia de seguridad para asegurarte de que siga siendo relevante, efectiva y cumpla con las regulaciones de HIPAA.

Métodos de eliminación de registros de PHI compatibles con HIPAA que cumplen con HIPAA

Los requisitos de protección de datos no terminan cuando las CEs y los BAs eliminan los registros médicos.

Esto se debe a que:

• Los dispositivos de almacenamiento de datos eliminados pueden ser recuperados, divulgando así PHI ilegalmente.
• Los medios de almacenamiento de datos mal borrados o eliminados aún pueden retener PHI que puede ser accedida ilegalmente.

HIPAA describe métodos específicos para la eliminación de registros médicos que cumplen con las regulaciones de retención de datos de HIPAA:

1. Cualquier registro en papel debe ser quemado, triturado, desgarrado o pulverizado para que cualquier PHI quede ilegible.
2. Las botellas de prescripción que contienen etiquetas con PHI deben ser destruidas adecuadamente, generalmente a través de un BA de terceros que pueda destruir objetos físicos.
3. Los medios electrónicos deben ser limpiados o borrados usando software especial que elimine los datos. Los medios electrónicos también pueden ser destruidos físicamente mediante pulverización o quedar ilegibles mediante desmagnetización.

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La Red de Contenido Privado de Kiteworks protege PHI del acceso no autorizado para cumplir efectivamente con los requisitos de Retención y Copia de Seguridad de Datos de HIPAA. Las características clave, incluyendo visibilidad completa de toda la actividad de archivos, respaldadas por un registro de auditoría detallado, aseguran que se mantenga un registro de cada acción, facilitando la responsabilidad y el cumplimiento.

Con Kiteworks, las organizaciones tienen la flexibilidad de personalizar los períodos de retención para diferentes tipos de datos sensibles, como PHI, alineándolos con los requisitos específicos exigidos por HIPAA. Esta capacidad permite una retención de datos eficiente y personalizada, permitiendo a las organizaciones adherirse a HIPAA y otras regulaciones y estándares de cumplimiento. Kiteworks proporciona cifrado automatizado de extremo a extremo para asegurar que PHI permanezca protegida durante toda su trayectoria de correo electrónico, incluso a través de cortafuegos de remitente y destinatario, reforzando la seguridad de los datos.

Kiteworks también ofrece mecanismos de control de acceso granulares, permitiendo a los administradores definir permisos de usuario y restringir el acceso a PHI basado en roles y responsabilidades. Esto ayuda a asegurar que solo el personal autorizado pueda ver, abrir, editar o compartir contenido sensible. Además, Kiteworks ofrece capacidades de informes robustas, incluyendo un informe de cumplimiento de HIPAA con un solo clic, permitiendo a las entidades cubiertas y sus asociados de negocios demostrar que tienen salvaguardias administrativas, físicas y técnicas adecuadas en cumplimiento con HIPAA.

Kiteworks se integra con muchas de las soluciones en tu infraestructura de seguridad, como prevención de pérdida de datos (DLP), protección avanzada contra amenazas (ATP), gestión de información y eventos de seguridad (SIEM), y desarmado y reconstrucción de contenido (CDR), para prevenir filtraciones de datos de PHI y ciberataques. Además, las características de gestión de derechos digitales (DRM) como marcas de agua, cifrado de archivos y controles de acceso basados en permisos protegen PHI y otros datos sensibles del acceso no autorizado o uso indebido.

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