Comprende y Logra el Cumplimiento del GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos, o GDPR, fue desarrollado para aportar unificación legal y claridad a la protección de los datos personales de los ciudadanos de la UE. Sin embargo, muchas organizaciones desconocen cómo se define la información personal bajo el GDPR, qué deben hacer para lograr el cumplimiento del GDPR, o si siquiera necesitan cumplir con él.

La definición de ‘datos personales’ del GDPR, sin embargo, es increíblemente amplia. Las direcciones de domicilio, nombres, fechas de nacimiento, fotos e incluso publicaciones en redes sociales se consideran Información Personal Identificable, o PII, según lo definido por el GDPR.

El GDPR también otorga a un ciudadano de la UE el derecho a saber qué PII se está recopilando, por qué se está recopilando y cómo se está utilizando. Y si así lo desean, los ciudadanos de la UE pueden exigir a los controladores de datos que transfieran, entreguen e incluso eliminen su PII.

La Oficina del Comisionado Internacional (ICO) requiere que cualquier empresa que haga negocios con individuos ubicados en la UE demuestre que tiene numerosos controles en su lugar para proteger la privacidad de los ciudadanos de la UE, o enfrentarse a fuertes multas. A menos que estas organizaciones puedan localizar, asegurar y demostrar los controles necesarios de privacidad de datos, no lograrán el cumplimiento del GDPR.

Rellena la Brecha de Cumplimiento del GDPR: Cómo Hacerlo Efectivamente

Navegar por las complejidades del GDPR puede parecer un desafío formidable para las organizaciones. Sin embargo, lograr el cumplimiento es innegociable y forma una piedra angular de confianza y transparencia con los clientes en esta era impulsada por los datos. Las organizaciones pueden cumplir con sus obligaciones bajo el reglamento y proteger la PII cuando entienden los requisitos del GDPR, realizan auditorías de datos exhaustivas, implementan prácticas sólidas de gestión de datos y fomentan una cultura de privacidad, entre otros. Vamos a investigar estos pasos un poco más para descubrir el camino hacia un cumplimiento exitoso del GDPR.

Entender los Requisitos del GDPR

El primer paso para llenar la brecha de cumplimiento del GDPR es comprender a fondo sus requisitos. El GDPR proporciona un marco sólido que exige transparencia, responsabilidad y derechos individuales con respecto a los datos personales. El reglamento es integral, cubriendo áreas como la base legal para el procesamiento de datos, los derechos de los individuos para acceder, corregir y eliminar sus datos, y los procedimientos de notificación de violaciones. Al tener una comprensión profunda de estos requisitos, las organizaciones pueden identificar efectivamente áreas de incumplimiento y planificar medidas correctivas.

Realizar Auditorías de Datos Exhaustivas

Las auditorías de datos son cruciales para entender el tipo, la ubicación y el propósito de los datos personales que posee la organización. La auditoría debe cubrir todos los tipos de datos y ubicaciones de almacenamiento, incluidos los servicios basados en la nube. Este proceso ayuda a identificar brechas en el cumplimiento del GDPR, como datos mantenidos sin una base legal válida o falta de consentimiento del sujeto de los datos. Los resultados de una auditoría de datos exhaustiva deben formar la base para una hoja de ruta de cumplimiento del GDPR.

Implementar Prácticas Sólidas de Gestión de Datos

Después de una auditoría de datos, las organizaciones deben implementar prácticas sólidas de gestión de datos para asegurar el cumplimiento del GDPR. Esto incluye crear un inventario de datos o un mapa de datos, limpieza regular de datos para eliminar datos personales redundantes u obsoletos, y establecer políticas claras para la retención y eliminación de datos. Además, las prácticas de minimización de datos deben asegurar que solo se recopilen y retengan los datos necesarios.

Invertir en Tecnología y Capacitación

La tecnología puede ser un aliado poderoso para lograr el cumplimiento del GDPR. Herramientas como clasificación de datos y software de prevención de pérdida de datos pueden ayudar a automatizar tareas, mejorar la seguridad de los datos y minimizar el error humano. Sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente. Las organizaciones también deben invertir en capacitación regular para asegurar que los empleados entiendan sus responsabilidades bajo el GDPR y cómo manejar los datos personales de manera segura y respetuosa.

Crear una Cultura de Privacidad

Lograr el cumplimiento del GDPR requiere un cambio en la cultura organizacional hacia la priorización de la privacidad. Esto implica hacer de la protección de datos parte de los procesos y la toma de decisiones empresariales cotidianos. Una cultura de conciencia cibernética significa que las consideraciones de privacidad no son una ocurrencia tardía, sino que están integradas en el diseño de productos, servicios y prácticas empresariales, un concepto conocido como “Protección de Datos desde el Diseño y por Defecto”.

Buscar Apoyo de Especialistas

Para muchas organizaciones, el cumplimiento del GDPR puede ser una tarea compleja y desalentadora. En tales casos, la ayuda externa de consultores o asesores legales especializados en protección de datos puede ser invaluable. Pueden proporcionar asesoramiento sobre la interpretación del GDPR, realizar auditorías de datos exhaustivas y ayudar a diseñar una estrategia personalizada de cumplimiento del GDPR.

Siguiendo estos pasos, las organizaciones pueden llenar efectivamente la brecha de cumplimiento del GDPR y mitigar el riesgo de multas y violaciones de datos mientras mejoran la confianza y la confianza entre los clientes y las partes interesadas.

Lista de Verificación de Cumplimiento del GDPR para Controladores de Datos

Los controladores de datos tienen una responsabilidad significativa bajo el GDPR como custodios de la PII. Deben asegurar que todas las actividades de procesamiento de datos se alineen con los estrictos requisitos del GDPR. Aunque el camino hacia el cumplimiento puede ser complejo, tener una lista de verificación puede hacer que el viaje sea manejable y sistemático. Aquí, proporcionamos una lista de verificación detallada de cumplimiento del GDPR para controladores de datos. Esta lista sirve como guía para una gestión sistemática y efectiva de la privacidad y protección de datos.

Echemos un vistazo más de cerca a estos requisitos y cómo deben proceder los controladores de datos.

Nombrar un Responsable de Privacidad de Datos (DPO)

Si tu organización monitorea regularmente a sujetos de datos a gran escala o procesa datos sensibles, nombrar un Responsable de Privacidad de Datos (DPO) es un requisito bajo el GDPR. El DPO debe conocer el GDPR y poder realizar tareas como educar a la empresa sobre el cumplimiento, realizar auditorías y trabajar como punto de contacto entre la empresa y cualquier autoridad de supervisión.

Entender y Documentar Actividades de Procesamiento de Datos

Los controladores de datos deben entender la totalidad de sus actividades de procesamiento de datos. Este entendimiento incluye saber qué datos se están recopilando, por qué se recopilan, cómo se procesan, dónde se almacenan, quién tiene acceso a ellos, y cuándo y cómo se eliminan. Todas estas actividades deben estar bien documentadas para proporcionar un registro transparente del procesamiento de datos.

Obtener Consentimiento Explícito

Uno de los pilares del cumplimiento del GDPR es obtener el consentimiento explícito e informado de los sujetos de datos antes de procesar sus datos. Los controladores deben proporcionar información clara y directa sobre cómo se utilizarán los datos y asegurar que el consentimiento pueda ser retirado tan fácilmente como se dio.

Implementar Protección de Datos desde el Diseño y por Defecto

El GDPR introduce los principios de Protección de Datos desde el Diseño y por Defecto, que requieren que la protección de datos se integre en cada etapa del ciclo de vida del procesamiento de datos. Los controladores de datos deben asegurar que solo se procesen los datos necesarios, el acceso a los datos sea limitado, y los datos se retengan solo durante el tiempo necesario.

Asegurar Datos Personales

Los controladores de datos están obligados a proteger los datos personales de violaciones. Esta protección implica implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas como cifrado, seudonimización, sistemas de TI seguros, y probar y evaluar regularmente su efectividad.

Respetar los Derechos de los Sujetos de Datos

El GDPR otorga a los sujetos de datos derechos específicos, como el derecho a acceder a sus datos, rectificar inexactitudes, borrar datos, restringir el procesamiento y la portabilidad de datos. Los controladores de datos deben establecer procedimientos claros para responder de manera oportuna y efectiva a las solicitudes de los sujetos de datos para ejercer sus derechos.

Prepararse para una Violación de Datos

A pesar de los mejores esfuerzos, las violaciones de datos aún pueden ocurrir. Por lo tanto, los controladores de datos deben tener un plan de respuesta a violaciones de datos bien definido. Esto incluye identificar y limitar el impacto de la violación, notificar a la autoridad de supervisión dentro de las 72 horas, e informar a los sujetos de datos afectados sin demora innecesaria.

Realizar Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (DPIAs)

Realizar una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (DPIA) es necesario para actividades de procesamiento de datos de alto riesgo. Las DPIAs ayudan a los controladores de datos a identificar y minimizar los riesgos de protección de datos, ayudando al cumplimiento del GDPR.

Facilitar el Cumplimiento del GDPR con el Descubrimiento de PII Empresarial

El cumplimiento del GDPR requiere estrategias sólidas para el descubrimiento de PII empresarial. Descubrir, rastrear y gestionar dicha información es crítico, ya que el mal manejo puede resultar en violaciones de cumplimiento y multas significativas, además de dañar la reputación de la organización.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden trabajar como herramientas poderosas para automatizar el descubrimiento de PII. Estas tecnologías pueden examinar rápidamente grandes cantidades de datos con precisión, identificar patrones ocultos y ayudar a clasificar los datos según los principios del GDPR. Al integrar estas tecnologías en los sistemas de gestión de datos, las organizaciones pueden construir un inventario completo de PII, lo cual es crítico para mantener el cumplimiento del GDPR.

Sin embargo, el descubrimiento de PII es solo un componente del cumplimiento del GDPR. Las organizaciones también deben implementar medidas sólidas de protección de datos, asegurando que la PII recopilada se almacene y procese de manera segura. También deben mantener una comunicación clara con los sujetos de datos, informándoles sobre sus derechos de datos, cómo se utilizan y proporcionando mecanismos para la retirada del consentimiento.

Además, las políticas de retención de datos deben evaluarse y actualizarse regularmente, eliminando la PII innecesaria para minimizar la exposición al riesgo.

El cumplimiento no debe ser un evento único, sino un proceso continuo, y automatizar el descubrimiento de PII puede reducir el trabajo manual, mitigar el error humano y contribuir al viaje de cumplimiento del GDPR de una organización. El descubrimiento de PII empresarial representa así una delicada intersección de tecnología, privacidad y cumplimiento normativo.

Búsqueda de GDPR: Navegando el Cumplimiento en la Era de la Privacidad de Datos

El cumplimiento del GDPR, específicamente cuando se trata de prácticas de búsqueda del GDPR, puede ser complejo. A continuación, exploramos el concepto de búsqueda, detallando los procesos y estrategias necesarios para adherirse al GDPR y otros mandatos críticos de privacidad de datos.

Identificar y Gestionar PII con la Búsqueda del GDPR

La búsqueda del GDPR es el proceso de identificar y gestionar la PII dentro del ecosistema de datos de una organización, asegurando la alineación con los estándares del GDPR. Involucra un mapeo de datos preciso, categorización sistemática y manejo cuidadoso de toda la PII. El equilibrio meticuloso entre el acceso a los datos y la protección subraya la importancia de la búsqueda del GDPR.

Obtener Información sobre Toda la PII con Auditorías de Datos

Las auditorías de datos son una parte integral de la búsqueda del GDPR. Proporcionan información sobre el tipo, la ubicación y el propósito de la PII dentro de una organización. Las auditorías pueden resaltar problemas potenciales de cumplimiento al revelar datos que pueden carecer de una base legal para el procesamiento. Las auditorías regulares fomentan un enfoque proactivo hacia la adherencia al GDPR, facilitando la identificación rápida y la remediación de posibles fallas.

Esforzarse por la Minimización de Datos para Lograr una Gestión de Datos Adecuada

Las prácticas efectivas de gestión de datos son centrales para la búsqueda del GDPR. Estas prácticas incluyen la minimización de datos (retener solo los datos necesarios), asegurar la precisión de los datos y el almacenamiento seguro de datos. Las políticas claras de retención de datos, que abarcan los plazos de eliminación de datos, previenen la acumulación innecesaria de PII.

Complementar la Búsqueda del GDPR con Integraciones Tecnológicas

Los avances en tecnología ofrecen herramientas cruciales para la búsqueda del GDPR. Las herramientas de clasificación de datos pueden automatizar la categorización y etiquetado de PII, simplificando su gestión. El software de prevención de pérdida de datos puede mejorar la seguridad de los datos durante el procesamiento y la transmisión. Al utilizar estas herramientas, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia de su búsqueda del GDPR, minimizar el trabajo manual y reducir los riesgos de errores humanos.

Establecer una Cultura de Privacidad Primero

Incorporar una cultura de privacidad primero es fundamental para una búsqueda efectiva del GDPR. Integrar consideraciones de privacidad en todos los aspectos del negocio asegura que cada empleado entienda su papel en el cumplimiento del GDPR. La capacitación regular puede mantener al personal actualizado sobre los requisitos del GDPR, promoviendo decisiones informadas al manejar la PII.

Apoyar la Búsqueda del GDPR con Consultores

Dada la complejidad y el volumen de datos involucrados, la búsqueda del GDPR puede ser desalentadora para muchas organizaciones. En tales casos, la asistencia de consultores especializados en GDPR puede resultar beneficiosa. Estos expertos pueden realizar auditorías de datos exhaustivas, recomendar estrategias eficientes de gestión de datos y guiar la implementación de herramientas tecnológicas adecuadas.

Lograr el Cumplimiento del GDPR con el Apoyo de Kiteworks

Con la Red de Contenido Privado de Kiteworks, las organizaciones y sus Responsables de Privacidad de Datos (DPO) pueden ver dónde reside la PII y otros contenidos sensibles y compartirlos de manera segura más allá de las fronteras de su empresa, mientras mantienen todos los controles requeridos para lograr el cumplimiento del GDPR.

Kiteworks apoya el cumplimiento del GDPR de las siguientes maneras:

• Protección de Datos: Kiteworks proporciona cifrado robusto para datos en reposo y en tránsito, asegurando la protección de los datos personales.
• Control de Acceso: Controles de acceso granulares, con permisos basados en roles, permiten a las organizaciones controlar quién puede acceder a la PII, asegurando que solo el personal autorizado con privilegios de “necesidad de saber” pueda acceder a información sensible. Además, toda la actividad de archivos—es decir, quién envía qué a quién y cuándo—es monitoreada, rastreada y registrada.
• Notificación de Violación de Datos: En caso de una violación de datos, Kiteworks puede proporcionar un registro de auditoría detallado que resalta el acceso a los datos y las actividades de los usuarios, ayudando a las organizaciones a cumplir con el requisito de notificación de 72 horas del GDPR.
• Portabilidad de Datos: Kiteworks apoya el derecho a la portabilidad de datos permitiendo a los usuarios acceder, transferir y descargar de manera segura sus datos personales con uso compartido seguro de archivos o una sala de datos virtual.
• Minimización de Datos: Kiteworks permite a las organizaciones controlar la cantidad y el tipo de datos personales que se recopilan y almacenan, apoyando el principio de minimización de datos del GDPR.

Para obtener más información sobre Kiteworks y cómo puede apoyar los esfuerzos de tu organización para lograr el cumplimiento del GDPR, programa una demostración personalizada hoy.