Correo Electrónico para Abogados: Mantén las Comunicaciones con Clientes Confidenciales
Como abogado, eres responsable de mantener todas las comunicaciones por correo electrónico con tus clientes confidenciales, lo cual es imposible sin una fuerte seguridad en el correo electrónico.
Los abogados deben ser cuidadosos con lo que envían a sus clientes y socios a través del correo electrónico. Su correo electrónico debe estar cifrado y en cumplimiento con las regulaciones de privacidad de datos aplicables.
¿Pueden los Abogados Usar Gmail?
No, los abogados no deberían usar Gmail. Las características básicas de seguridad de una cuenta de Gmail no podrán proteger todos los datos privados de tus clientes de posibles violaciones o hackeos.
¿Por Qué Deberían los Abogados Usar Correo Electrónico Seguro?
La Asociación Americana de Abogados (ABA) establece reglas específicas para la conducta profesional relevante para los abogados. Según la Regla 1.6 de las Reglas Modelo de Conducta Profesional, también conocida como la Relación Cliente-Abogado, un abogado “no debe revelar información relacionada con la representación del cliente a menos que el cliente dé su consentimiento”.
Aunque hay excepciones a esta regla, un abogado debe tomar todas las medidas relevantes y razonables para proteger la información de sus clientes, incluida la información personal identificable (PII) proporcionada por, o al, cliente. Esta obligación se extiende a todas las formas de comunicación, incluido el correo electrónico.
Sin embargo, la mayoría de las plataformas de correo electrónico no cifran, o no cifran adecuadamente, los cuerpos de los correos electrónicos o los archivos adjuntos compartidos con terceros. Gmail, por ejemplo, utiliza cifrado TLS, pero esto solo ayuda cuando el proveedor del cliente utiliza el mismo tipo de cifrado. Dado que la mayoría de los proveedores de correo electrónico no ofrecen cifrado o al menos el mismo estándar de cifrado, es imposible saber con certeza si un mensaje o sus archivos adjuntos llegan de manera segura.
Los bufetes de abogados que invierten en seguridad y cumplimiento del correo electrónico protegen a sus clientes tanto profesional como éticamente. Esto se debe a que:
- El correo electrónico seguro para abogados asegura que todas las comunicaciones se mantengan confidenciales: Con un enfoque integral de seguridad de correo electrónico, puedes proteger la correspondencia con el cliente, PII, PHI y otra información sensible. Esto es especialmente relevante si trabajas con clientes en servicios de salud o financieros donde debes cumplir con demandas regulatorias específicas de la industria más allá de la ABA. El correo electrónico y el intercambio de archivos para bufetes de abogados siempre deben mantener la confidencialidad.
- El correo electrónico seguro previene filtraciones de datos: Una filtración, ya sea por un ataque de phishing o un empleado enviando un correo electrónico al John Smith equivocado, puede comprometer información de salud, información de pago y cualquier otro dato que, a su vez, ponga en peligro a tu cliente o la reputación de tu firma. El correo electrónico seguro ayuda a prevenir filtraciones fácilmente evitables de mensajes no cifrados.
- El correo electrónico seguro ayuda a demostrar cumplimiento: Una solución segura configurada para el cumplimiento normativo como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) o GLBA puede asegurar que tu negocio pueda operar en industrias críticas como la salud y las finanzas.
Los abogados que no siguen protocolos básicos de protección para proteger el privilegio cliente-abogado arriesgan sanciones o la inhabilitación por parte de la ABA.
¿Cuáles Son las Amenazas Comunes a la Seguridad del Correo Electrónico?
El correo electrónico sigue siendo una de las principales formas de comunicación empresarial en el mundo. Es barato, ubicuo y está construido sobre tecnología robusta y abierta que es fácil de implementar y escalar. Además, es flexible. El correo electrónico también es uno de los mayores vehículos para amenazas y ataques de seguridad. Algunas de las amenazas comunes que existen en la seguridad del correo electrónico incluyen:
- Phishing: Correos electrónicos fraudulentos que parecen legítimos para engañar a los usuarios a hacer clic en enlaces o proporcionar información personal
- Malware: Software malicioso que puede propagarse a través de archivos adjuntos de correo electrónico, que puede infectar el dispositivo del usuario y potencialmente robar información sensible
- Suplantación de identidad: Hacerse pasar por un remitente legítimo para obtener acceso a datos sensibles, a menudo realizado a través de la suplantación de nombres de dominio
- Spam: Correos electrónicos no solicitados que pueden ser una molestia, llenar bandejas de entrada y potencialmente contener enlaces o archivos adjuntos dañinos
- Ataques de intermediario: Interceptar correos electrónicos entre el remitente y el destinatario para acceder y manipular información sensible
- Ataques de denegación de servicio: Inundar los sistemas de correo electrónico con tráfico excesivo, lo que puede impedir que los usuarios accedan a sus cuentas de correo electrónico
- Bombardeo de correos electrónicos: Enviar una gran cantidad de correos electrónicos a un usuario u organización, saturando su bandeja de entrada y potencialmente impidiendo que reciban otros correos importantes
- Suplantación de correo electrónico: Falsificar la dirección de correo del remitente para que parezca que el correo proviene de una fuente diferente, a menudo utilizado en ataques de phishing
- Intercepción de correos electrónicos: Acceso no autorizado a correos electrónicos en tránsito, permitiendo a un atacante leer información sensible o manipular los mensajes
- Escucha de correos electrónicos: Interceptar correos electrónicos que se envían entre dos partes, permitiendo a un atacante recopilar información sensible
Es importante ser vigilante y cauteloso cuando se trata de la seguridad del correo electrónico, especialmente frente a estas amenazas comunes. Los usuarios pueden protegerse usando contraseñas fuertes, evitando correos electrónicos o enlaces sospechosos, y manteniendo su software de correo electrónico actualizado.
¿Cómo Envío Correos Electrónicos Legales Seguros?
Afortunadamente, hay varias maneras de compartir correos electrónicos con clientes:
- Cifrado: El cifrado puede caer en dos categorías principales. Por ejemplo, todo correo electrónico es vulnerable tanto cuando está “en reposo” (almacenado en un servidor) como “en tránsito” (viajando a su destino). El cifrado debe proteger esos datos en ambas etapas para considerarse seguro.
- Utiliza un portal en línea seguro con mensajería interna: Alternativamente, puedes alojar tu propio servicio de mensajería donde tienes un servidor que asegura tu información y controla (y monitorea) el acceso del cliente. Aunque esta opción es mucho más fácil de gestionar que el cifrado, también requiere que el usuario gestione su cuenta, inicie sesión y revise sus mensajes.
- Usa enlaces de correo electrónico seguros y un servidor dedicado: Con este arreglo, creas una cuenta en un servidor en la nube cifrado, almacenas tus datos confidenciales allí e invitas a tus clientes a recuperar sus mensajes usando un enlace dedicado en lugar de adjuntar datos sensibles. Tu cliente solo necesitará un nombre de usuario y una contraseña para acceder a esos mensajes.
Esta opción no solo es la más segura, sino también la más práctica para compartir datos confidenciales con clientes. Te permite proteger mensajes y archivos adjuntos privilegiados mientras monitoreas el acceso a ellos sin impedir la productividad porque los clientes usan su plataforma de correo electrónico preferida, como Microsoft Office 365 o Outlook.
¿Por Qué Es Importante el Cifrado de Correo Electrónico para los Abogados?
El cifrado de correo electrónico es importante para los abogados por varias razones, incluyendo:
- Confidencialidad: Los abogados manejan información sensible y confidencial regularmente, como comunicaciones con clientes y documentos legales. El cifrado de correo electrónico asegura que esta información esté protegida contra el acceso no autorizado, manteniéndola confidencial.
- Cumplimiento: Muchas regulaciones de cumplimiento requieren que los abogados protejan la información del cliente y mantengan la confidencialidad abogado-cliente. El cifrado de correo electrónico asegura que los abogados cumplan con estas regulaciones.
- Responsabilidad profesional: Los abogados tienen la responsabilidad profesional de proteger la información de sus clientes contra el acceso no autorizado. Al usar cifrado de correo electrónico, los abogados demuestran su compromiso con esta responsabilidad.
- Reputación: Los bufetes de abogados que priorizan el cifrado de correo electrónico demuestran un compromiso con la privacidad y la confidencialidad, lo que puede mejorar su reputación y generar confianza con los clientes.
- Ciberseguridad: El cifrado de correo electrónico ayuda a proteger contra ciberataques, como estafas de phishing, que pueden comprometer información sensible. Al cifrar correos electrónicos, los abogados pueden reducir el riesgo de estos ataques y proteger los datos de sus clientes.
Protegiendo las Comunicaciones Legales con la Plataforma Kiteworks
Si necesitas asegurar la confidencialidad en tus comunicaciones por correo electrónico con clientes, entonces deberías utilizar un sistema adecuado de gestión de correo electrónico y archivos que pueda centralizar la protección.
La Red de Contenido Privado de Kiteworks proporciona a los bufetes de abogados una plataforma dedicada en las instalaciones, privada, híbrida o implementada con FedRAMP para correo electrónico seguro, intercambio de archivos, transferencia de archivos, transferencia de archivos administrada, formularios web y protocolos de interfaz de programación de aplicaciones (API). La plataforma Kiteworks está construida desde cero con la seguridad en mente, incluyendo cifrado de correo electrónico. La plataforma asegura la privacidad de los datos y demuestra cumplimiento con rigurosas regulaciones de privacidad de datos con características y capacidades como:
- Enlaces de correo electrónico seguros: Nuestra plataforma te permite enviar enlaces de correo electrónico seguros a través de correo electrónico de propósito general que dirigen a los usuarios a un servidor cifrado. Los destinatarios deben autenticarse antes de poder recuperar la información en el servidor. Cuando los abogados envían un enlace en lugar de un archivo, no solo elimina el riesgo de enviar información confidencial al destinatario equivocado, sino que también elimina las limitaciones de tamaño de archivo.
- Servidores en la nube conformes: La plataforma Kiteworks ofrece opciones de implementación flexibles, incluyendo servidores en la nube privada, híbrida o FedRAMP. Como resultado, tus datos no comparten espacio en el disco duro con otros usuarios. Además, podemos configurar nuestros servidores y servicios en torno a las principales regulaciones de cumplimiento nacionales e internacionales en salud, gobierno y defensa, finanzas y más.
- Informes y registros de auditoría: Un registro de auditoría se vuelve críticamente importante en caso de una violación o proceso de eDiscovery. La plataforma Kiteworks proporciona un registro de auditoría inmutable para diagnósticos y cumplimiento. Nuestra plataforma también incluye un Tablero CISO para ayudar a tu personal de TI a rastrear el acceso y uso de datos.
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