Cómo las Estrategias de Cumplimiento Fragmentadas Ponen en Riesgo a las Empresas Europeas
La fragmentación socava el cumplimiento en toda Europa
Las regulaciones europeas establecen estándares más altos, pero la mayoría de las organizaciones todavía intentan cumplirlos con herramientas obsoletas y fragmentadas.
Desde el RGPD hasta NIS-2 y DORA, la carga de cumplimiento para las empresas europeas está aumentando. Los equipos legales, de TI y de seguridad deben rastrear cómo se mueven los datos confidenciales, quién accede a ellos y si están protegidos, a través de sistemas internos, entornos en la nube y socios externos.
Sin embargo, la realidad en muchas organizaciones es diferente. Los datos confidenciales están dispersos en múltiples plataformas: herramientas de intercambio de archivos, puertas de enlace de correo electrónico, almacenamiento en la nube, suites de colaboración, sistemas MFT heredados y servicios de terceros no gestionados. A menudo, estos sistemas se ensamblan con soluciones manuales y integraciones temporales, si es que están integrados.
El resultado es una creciente brecha de transparencia, y la mayoría de las empresas no pueden responder preguntas básicas de cumplimiento como:
- ¿Dónde exactamente están almacenados o procesados nuestros datos confidenciales?
- ¿Quién ha accedido a ellos y cuándo?
- ¿Fueron cifrados? ¿Se registró el acceso?
- ¿Podemos demostrar esto a un auditor?
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Cuando cada canal de comunicación opera de manera aislada, el riesgo no es solo la ineficiencia, es el incumplimiento. Lo que muchos equipos ven como una limitación técnica es, en realidad, una amenaza estructural para la seguridad de las auditorías, la resiliencia y la confianza.
Los verdaderos costos de la fragmentación: Un colapso de cumplimiento en cámara lenta
La mayoría de las empresas utilizan demasiadas herramientas, y eso les cuesta el cumplimiento
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan un mosaico de herramientas, seis, diez, a veces incluso más, solo para gestionar el intercambio de archivos, la comunicación segura, las transferencias de datos y los controles de acceso. Esta fragmentación no solo es ineficiente. Es peligrosa. No hay un registro de auditoría central. No hay una aplicación de políticas consistente. Y no hay una forma confiable de ver en tiempo real lo que está sucediendo, especialmente cuando están involucradas terceras partes.
¿El resultado? Brechas de seguridad, flujos de trabajo de cumplimiento inconsistentes y costos crecientes. Todo en un momento en que los reguladores europeos están haciendo preguntas más incisivas y esperando respuestas más claras.
Plataformas separadas, responsabilidades separadas
Según la investigación de la industria, la organización promedio utiliza más de 6 plataformas diferentes para gestionar datos confidenciales. Cada herramienta tiene sus propias configuraciones, sus propios controles de acceso y sus propios formatos de registro, si es que existe registro.
- No hay una única fuente de verdad
- Inconsistencias en las políticas a través de los canales de comunicación
- Puntos ciegos en cifrado, autenticación y control de acceso
- Intercambios de terceros no supervisados
- Informes retrasados o incompletos sobre violaciones de datos
Incluso con las mejores intenciones, los equipos de cumplimiento se quedan persiguiendo fragmentos, copiando registros entre sistemas, comparando hojas de cálculo y confiando en capturas de pantalla para demostrar que se han cumplido las políticas.
Las brechas de cumplimiento no permanecen ocultas por mucho tiempo
Esto no es solo un riesgo teórico. Los datos hablan por sí mismos:
- El 35,5 % de las violaciones de datos en 2024 fueron causadas por acceso de terceros
- El 46,75 % de los ataques de ransomware explotaron herramientas de TI comunes, especialmente plataformas de transferencia de archivos no gestionadas
- El costo promedio de una violación aumentó el año pasado a 4,88 millones de dólares
- Y el 61 % de las organizaciones citaron la falta de transparencia en las interacciones con terceros como el principal impulsor de riesgos
Los costos no son solo de naturaleza financiera. Los daños a la reputación, los riesgos legales y las sanciones regulatorias resultan todos de una causa: control y supervisión inadecuados sobre los datos confidenciales.
Por qué las estrategias de cumplimiento tradicionales ya no funcionan
El cumplimiento manual nunca fue pensado para este nivel de complejidad
El entorno regulatorio en Europa ha evolucionado, pero muchas organizaciones todavía gestionan el cumplimiento como si fuera 2015.
- Revisión manual del acceso de usuarios a través de plataformas separadas
- Exportación de registros de diferentes sistemas para auditorías
- Creación de informes sobre violaciones de datos a posteriori, a partir de datos fragmentados
- Confiar en que cada equipo o departamento aplica las mismas políticas, incluso cuando se utilizan diferentes herramientas
Estos flujos de trabajo son lentos, reactivos y propensos a errores. Y simplemente no escalan cuando regulaciones como NIS-2, DORA y RGPD exigen reacciones en tiempo real, supervisión demostrable y gobernanza coordinada de terceros.
Lo que NIS-2 y DORA esperan, y por qué la fragmentación fracasa
Las estrategias de cumplimiento fragmentadas inevitablemente crean brechas en la aplicación. Incluso cuando existen políticas de seguridad, a menudo son:
- Configuradas de manera diferente a través de plataformas
- Aplicadas de manera inconsistente por diferentes equipos
- Imposibles de supervisar desde un lugar central
¿El resultado? Una falsa sensación de control y un número creciente de excepciones de seguridad, brechas de acceso y flujos de datos no controlados.
Desde una perspectiva regulatoria, esto es insostenible. Bajo DORA, las instituciones financieras deben informar incidentes de manera rápida y precisa y demostrar transparencia completa sobre los riesgos de las TIC. Bajo NIS-2, las instalaciones esenciales e importantes deben demostrar que los controles están presentes y son efectivos, incluso para sistemas de terceros y proveedores externos. Esto no es algo que se pueda improvisar en el último minuto.
La TI en la sombra empeora la situación
Cuando las herramientas aprobadas son demasiado lentas, engorrosas o limitadas, los empleados buscan alternativas. Así es como los datos confidenciales fluyen a través de los siguientes canales:
- Servicios en la nube no aprobados
- Cuentas de correo electrónico personales
- Aplicaciones de intercambio de archivos orientadas al consumidor
No porque los usuarios quieran romper las reglas, sino porque las herramientas que se les proporcionan no apoyan su forma real de trabajar. ¿El resultado? Los datos salen de la empresa sin dejar rastro. Y cuando llega una auditoría o una investigación de violación de datos, no hay forma de demostrar qué sucedió, o si sucedió en absoluto.
El caso de una plataforma unificada para el intercambio seguro de datos en Europa
Del mosaico a la plataforma: Repensar la arquitectura de cumplimiento
Una plataforma de cumplimiento unificada no solo simplifica las operaciones, transforma cómo las organizaciones gestionan sus datos más sensibles. En lugar de malabarear con herramientas separadas para cifrado de correo electrónico, intercambio de archivos, registro de auditoría, formularios web seguros y colaboración con terceros, una plataforma unificada reúne todo bajo un mismo techo: un conjunto de políticas, una fuente de verdad, un lugar para aplicar, rastrear y demostrar el cumplimiento.
Este enfoque es especialmente crucial en el contexto regulatorio europeo, donde la gobernanza de datos debe ser continua, segura para auditorías y demostrable, no solo internamente, sino a través de ecosistemas externos de proveedores, clientes y socios.
Cómo debería ser la gobernanza de datos unificada en Europa
Una arquitectura de cumplimiento moderna requiere más que un perímetro seguro. Exige una gobernanza de datos segura que esté integrada en cada intercambio de datos. Esto incluye:
- Cifrado de extremo a extremo: Protección de datos durante la transmisión y en reposo, a través de todos los canales
- Controles de acceso granulares: Basados en roles de usuario, sensibilidad de datos y contexto
- Registros de auditoría inmutables: Que capturan cada acceso, cambio y transferencia
- Principios de Zero Trust: Aplicados a nivel de datos, no solo en la red
- Aplicación unificada de políticas: A través de correo electrónico, intercambio de archivos, APIs y formularios
Esto no es solo un ideal de TI. Es lo que marcos como RGPD, NIS-2 y DORA ahora exigen implícita o explícitamente.
Y aquí es donde fallan las herramientas fragmentadas.
Para organizaciones con estrictos requisitos de soberanía de datos, una arquitectura de acceso soberano asegura que los datos confidenciales nunca abandonen jurisdicciones controladas.
Porque la gobernanza es tan fuerte como su eslabón más débil.
Cómo Kiteworks resuelve el rompecabezas del cumplimiento con una plataforma unificada
Cumplir con los requisitos de los marcos de cumplimiento europeos requiere más que mejoras aisladas. Requiere un cambio estructural, del pensamiento basado en herramientas a la gobernanza basada en plataformas.
Kiteworks aborda esta necesidad con su Red de Contenido Privado (PDN): una plataforma que consolida el intercambio de contenido confidencial en un entorno seguro y gestionado. En lugar de depender de herramientas separadas e informes manuales, tú y tu equipo utilizan una sola plataforma para aplicar, supervisar y demostrar políticas de cumplimiento, a través de correo electrónico, transferencias seguras de archivos, APIs, formularios web y más.
¿Qué hace esto relevante para el cumplimiento?
- Políticas y controles consistentes a través de todos los canales de comunicación
- Control de acceso basado en roles y atributos con aplicación del menor privilegio
- Cifrado automático de extremo a extremo, tanto entrante como saliente
- Registros de auditoría inmutables para trazabilidad completa y respuesta a incidentes
- Transparencia en los flujos de datos de terceros para cumplir con los requisitos de NIS-2 y DORA
- Zero Trust a nivel de datos: Sin suposiciones, sin atajos, cada acceso es verificado, cada acción registrada
En resumen, Kiteworks no solo protege sistemas, regula cómo se mueven los datos, quién interactúa con ellos y si cada paso es trazable y demostrablemente conforme.
Conclusión: Herramientas fragmentadas, responsabilidad fragmentada
El entorno regulatorio en Europa se está volviendo cada vez más exigente. NIS-2, DORA y RGPD no solo preguntan si tus datos están cifrados, preguntan si puedes demostrarlo. A través de cada canal. En tiempo real. Incluyendo a terceros.
Este nivel de cumplimiento no es compatible con la proliferación de herramientas.
Cuando los datos confidenciales fluyen a través de sistemas separados, la transparencia se desvanece. El control se debilita. Las auditorías se convierten en un juego de adivinanzas. Y la responsabilidad se distribuye entre departamentos, plataformas y proveedores.
Una plataforma unificada cambia eso.
Reemplaza la fragmentación con claridad. Consolida políticas, controles e informes en un entorno gestionado, y hace que el cumplimiento sea medible, seguro para auditorías y sostenible.
En el panorama actual, la gobernanza de datos unificada en Europa no es solo una mejora técnica. Es una necesidad estratégica.
Próximo paso: Intercambio de datos conforme y seguro en acción
Si estás luchando con requisitos de cumplimiento superpuestos y una transparencia limitada sobre cómo se mueven los datos confidenciales en tu empresa, no estás solo. Permítenos mostrarte cómo una plataforma unificada puede simplificar la gobernanza y fortalecer tu posición de cumplimiento, sin complejidad adicional. Solicita una demostración y descubre cómo Kiteworks ayuda a organizaciones como la tuya a simplificar auditorías y eliminar puntos ciegos de cumplimiento.
Preguntas Frecuentes
El uso de múltiples herramientas separadas para gestionar datos confidenciales crea brechas de transparencia, aplicación inconsistente de políticas y registros de auditoría fragmentados. Esto dificulta demostrar el cumplimiento, responder a incidentes y cumplir con los requisitos regulatorios bajo marcos como RGPD, NIS-2 y DORA.
Las regulaciones europeas exigen trazabilidad, seguridad de auditoría y control unificado sobre cómo se intercambian los datos confidenciales, tanto internamente como con terceros. Los sistemas fragmentados conducen a silos de políticas, informes manuales y puntos ciegos de cumplimiento que los reguladores rechazan cada vez más.
La proliferación de herramientas a menudo conduce a registros de auditoría incompletos o inconsistentes, lo que dificulta rastrear actividades de usuario o demostrar controles de cifrado y acceso. Esto retrasa la respuesta a incidentes y aumenta el riesgo de sanciones regulatorias por informes o documentación inadecuados.
Aunque cada regulación tiene un alcance diferente, todas exigen un control unificado sobre los datos confidenciales: cifrado, control de acceso, registro, informes de violaciones de datos y supervisión de flujos de datos de terceros. Ninguno de estos requisitos puede cumplirse de manera confiable con herramientas fragmentadas.
Una plataforma unificada reúne todos los intercambios de datos sensibles bajo un marco de gobernanza. Esto permite la aplicación consistente de políticas, cifrado de extremo a extremo, monitoreo en tiempo real y registro listo para auditorías, lo que facilita el cumplimiento de RGPD, NIS-2 y DORA.
La Red de Contenido Privado de Kiteworks es una plataforma unificada que consolida correo electrónico, intercambio de archivos, formularios, APIs y colaboración con terceros en un entorno seguro. Ofrece cifrado de extremo a extremo, control de acceso granular y registros de auditoría inmutables, y ayuda a las organizaciones a cumplir con los estándares de cumplimiento europeos con total transparencia y control.
Recursos adicionales
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