Correo Electrónico Cumplimiento GDPR—Lo Que Necesitas Saber

El GDPR requiere que los correos electrónicos de marketing obtengan consentimiento. ¿Cómo lo haces? Cubriremos cómo obtener el consentimiento y cómo mantener tus correos electrónicos en cumplimiento con el GDPR.

¿Son los correos electrónicos compatibles con el GDPR? La respuesta suele ser no. Los correos electrónicos, por su naturaleza, contienen información personal que los somete al cumplimiento del GDPR. Para ser compatibles, los destinatarios de los correos electrónicos deben dar su consentimiento y los correos deben estar cifrados.

¿Qué es el GDPR y cómo se relaciona con el correo electrónico?

El marco del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es un estándar de cumplimiento de seguridad para la Unión Europea destinado a proteger a los consumidores y sus datos. Más específicamente, el GDPR fue creado para ayudar a los consumidores a tomar el control de sus datos y cómo son contactados a través de canales de marketing digital como el correo electrónico.

Dicho esto, el GDPR impacta en cómo las empresas envían correos electrónicos a sus clientes con fines de marketing:

1. Cualquier empresa que recoja, almacene o utilice datos de clientes debe proteger esos datos. Por lo tanto, si utilizas el correo electrónico para recopilar datos de los clientes, o si almacenas datos recopilados a través del correo electrónico, entonces necesitas protegerlos (típicamente con un algoritmo de cifrado).
2. Las empresas que recopilan datos solo pueden retenerlos “no más tiempo del necesario para los fines para los cuales se procesan los datos personales.” Es decir, las empresas no pueden conservar los datos de los clientes indefinidamente: solo deben retener los datos mientras se utilicen para fines comerciales razonablemente bien definidos.
3. El Artículo 17 del GDPR describe el “derecho al olvido,” que simplemente dicta que el consumidor tiene el derecho de exigir y controlar la eliminación de sus datos del sistema de una empresa. Según el GDPR, esto es vinculante y no negociable.
4. Solo hay 6 condiciones legales bajo las cuales una empresa puede usar los datos de un consumidor: consentimiento, ejecución de un contrato, interés legítimo, un interés vital, un interés público o un requisito legal.

El consentimiento es una parte increíblemente importante del GDPR y el correo electrónico. Específicamente, el GDPR define varios aspectos del consentimiento para el uso de datos del consumidor, incluyendo:

• El consumidor ha dado un consentimiento libre e inequívoco para el uso de esos datos
• Las solicitudes de consentimiento deben estar claramente definidas y marcadas, y deben verse diferentes a otras correspondencias como facturas
• El consumidor puede retirar su consentimiento en cualquier momento
• Los niños menores de 13 años no pueden dar su consentimiento sin el permiso de sus padres

Dicho esto, el GDPR no bloquea el marketing por correo electrónico, simplemente proporciona más protecciones sobre cómo las empresas pueden comercializar a individuos utilizando sus datos personales.

¿Qué significa el GDPR para los mercadólogos?

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) se aplica no solo a las empresas que operan dentro de la UE, sino a cualquier organización que recopile o procese los datos personales de los ciudadanos de la UE. Como tal, tiene un impacto de gran alcance en las organizaciones de marketing.

Las organizaciones de marketing ahora deben ser transparentes sobre cómo se recopilan y utilizan los datos personales, proporcionar a los clientes la capacidad de revisar, actualizar o eliminar sus datos, y cumplir con las regulaciones de seguridad y privacidad. Las organizaciones también están sujetas a reglas más estrictas en torno a la recopilación de información sensible (como datos de salud, religiosos y políticos). Si una empresa no cumple con el GDPR, puede enfrentar multas considerables y otras repercusiones.

Las organizaciones de marketing también deben desarrollar e implementar una infraestructura de gobernanza de datos diseñada para garantizar que los datos se compartan de manera responsable y segura. Esto incluye establecer procesos para asegurar la precisión de los datos y limitar el acceso solo a quienes lo necesiten. Además, las organizaciones de marketing deben tener un proceso eficiente para responder a las solicitudes de datos de los clientes, ya que los clientes tienen el derecho de solicitar que sus datos sean eliminados o corregidos.

Los residentes de la UE se benefician de varias maneras cuando las organizaciones de marketing cumplen con el GDPR. Más notablemente, los clientes pueden confiar en que sus datos están seguros y no se utilizan para fines no autorizados o maliciosos. Además, los clientes también pueden estar seguros de que sus datos no se venden ni se comparten con terceros sin su consentimiento expreso. Finalmente, los clientes tienen más control sobre cómo se utilizan sus datos y tienen el derecho de solicitar la eliminación o corrección de sus datos en cualquier momento.

Cómo mantener el consentimiento por correo electrónico en cumplimiento con el GDPR

El consentimiento juega un papel crítico en el cumplimiento del GDPR. Todas las organizaciones deben obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de que se puedan recopilar o procesar datos. Esto incluye correos electrónicos, información de contacto y cualquier otro dato asociado con un usuario individual. Sin un consentimiento válido, las organizaciones corren el riesgo de enfrentar multas considerables y otras sanciones. Es importante mantener los datos de los usuarios seguros y asegurarse de que los usuarios estén al tanto de qué datos se están recopilando y cómo se utilizarán.

Aquí hay algunas recomendaciones para que las organizaciones consideren en sus esfuerzos por mantener el consentimiento por correo electrónico en cumplimiento con el GDPR:

1. Asegúrate de que los usuarios hayan consentido recibir correos electrónicos: Las organizaciones deben establecer un proceso para que los usuarios proporcionen un consentimiento explícito para todos los correos electrónicos. Este consentimiento debe ser claro y transparente, y debe detallar qué datos se están recopilando y cómo se utilizarán.
2. Facilita la opción de darse de baja: Las organizaciones también deben facilitar a los usuarios la opción de darse de baja de los correos electrónicos. Debe haber una opción de cancelación de suscripción en cada correo electrónico que indique claramente cómo los usuarios pueden darse de baja y qué sucederá cuando lo hagan.
3. Respeta las solicitudes de datos de los usuarios: Las empresas deben honrar las solicitudes de los usuarios para ver, eliminar o transferir los datos que han almacenado. Esto incluye correos electrónicos, información de contacto y cualquier otro dato asociado con un usuario individual.
4. Usa servidores de correo electrónico seguros: Las organizaciones también deben usar servidores de correo electrónico seguros para garantizar que los datos de los usuarios estén protegidos y no sean accesibles para partes no autorizadas.
5. Obtén un consentimiento válido: Las organizaciones deben asegurarse de obtener un consentimiento válido de los usuarios antes de enviar correos electrónicos. Esto debe incluir la confirmación de que el usuario está al tanto de qué datos se recopilarán y cómo se utilizarán.
6. Monitorea la actividad del correo electrónico: Las organizaciones deben monitorear la actividad del correo electrónico para asegurarse de que los usuarios no reciban correos electrónicos sin su consentimiento. Esto ayudará a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento con los requisitos del GDPR.

¿Cómo se relaciona el GDPR con CAN-SPAM?

La Ley para el Control del Asalto de Pornografía No Solicitada y Marketing (CAN-SPAM) es una ley en los Estados Unidos que regula el marketing por correo electrónico y las protecciones al consumidor. Si bien hay similitudes entre las leyes, también hay diferencias significativas, incluyendo:

1. Optar por participar o no participar. CAN-SPAM es una ley de “opt-out”, lo que significa que una empresa puede enviarte correos electrónicos no solicitados siempre que proporcionen una forma para que el consumidor opte por no recibir más (generalmente a través de un enlace o formulario). El GDPR, por otro lado, requiere no solo consentimiento sino formularios o documentación claramente definidos de ese consentimiento (o un “opt-in”) antes de enviar correos electrónicos.
2. Plazos para optar por no participar. Bajo CAN-SPAM, las empresas tienen 10 días para eliminar a los usuarios de una lista de correo una vez que esos usuarios optan por no participar. Por el contrario, las empresas bajo el GDPR deben eliminar al usuario de una lista de correo de manera inmediata.
3. El derecho al olvido. El derecho al olvido es parte del GDPR. No existe un derecho al olvido bajo la ley de EE. UU., lo que significa que la mayoría de las empresas no tienen la obligación legal de eliminar los datos de los usuarios a petición.

Algunas leyes de EE. UU. son un poco menos estrictas que el GDPR (excepto la Ley de Privacidad del Consumidor de California, o CCPA, que está más o menos a la par con el GDPR), y como tal, los mercadólogos por correo electrónico en la UE tienen más obligaciones para proteger los datos de los usuarios y atender las solicitudes de los consumidores que desean mantener sus datos fuera de tus sistemas. Sin embargo, las empresas estadounidenses que hacen negocios en la UE deben cumplir con el GDPR, lo que significa cumplir con estos requisitos o enfrentar las mismas sanciones.

¿Cómo puedo hacer que mis correos electrónicos cumplan con el GDPR?

Para los propósitos de este artículo, podemos desglosar el impacto en el correo electrónico y el cumplimiento entre cómo se manejan los datos y cómo puedes realmente llegar a tus clientes.

El factor obvio para hacer que tu correo electrónico cumpla con el GDPR es el consentimiento. Debes tener un método claro para obtener el consentimiento, y debes tener un registro de que el consentimiento fue dado libremente. Lo que eso significa es que cualquier estrategia o sistema de correo electrónico utilizado para marketing que quiera permanecer en cumplimiento debe tener un rastro de auditoría claro e ininterrumpido desde el momento en que el usuario da su consentimiento hasta el momento en que le envías un correo electrónico.

Esto también es cierto para cualquier solicitud de eliminación de datos. Para el GDPR, tu empresa debe responder de inmediato a cualquier solicitud de eliminación. Si no lo haces, podrías enfrentar multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de tus ingresos anuales mundiales, lo que sea mayor.

En términos de protección de datos, debes emplear cifrado siempre que los datos de los usuarios se transfieran o almacenen con fines comerciales. Esto significa que para que tus correos electrónicos cumplan, debes:

• Cifrar cualquier correo electrónico que contenga información personal (lo que podría significar que cualquier correo electrónico enviado debe estar cifrado), o
• Utilizar un sistema de mensajería que aproveche servidores seguros y enlaces para mantener la información privada fuera de los correos electrónicos públicos.

Ten en cuenta que el último enfoque no elimina la necesidad de cifrado, pero sí reduce la superficie para la cual es necesario el cifrado (un servidor o entorno en la nube en lugar de cada correo electrónico individual). Esto también significa que el receptor no tendrá que usar el mismo método de cifrado que tú si solo lo estás dirigiendo a un servidor seguro con controles de autenticación adecuados.

La plataforma Kiteworks y el cumplimiento del GDPR para correos electrónicos

Mantener el cumplimiento con el GDPR es fácil y confiable con la plataforma Kiteworks. Nuestra plataforma proporciona la auditoría y seguridad críticas que necesitas para proteger los datos de los consumidores y registrar información importante sobre el consentimiento:

1. Correo electrónico y almacenamiento cifrados: Con la plataforma Kiteworks, puedes configurar mensajería de correo electrónico local y cifrada para los usuarios y luego enviarles enlaces a través de correo electrónico público. De esta manera, puedes evitar el cifrado de correo electrónico costoso e ineficiente mientras proporcionas un soporte de seguridad de alto nivel para los datos de los usuarios a través del cifrado del servidor y controles de gestión de acceso de usuarios.
2. Rastros de auditoría ininterrumpidos: Cuando un usuario da su consentimiento, tu sistema Kiteworks creará un rastro de auditoría claro e ininterrumpido desde el punto de consentimiento hasta la fecha actual. De esta manera, puedes documentar cuándo y dónde se dio el consentimiento para la correspondencia por correo electrónico. Además, este rastro de auditoría también puede proporcionar evidencia para fines de seguridad, incluyendo quién está accediendo a los datos de los usuarios en tu sistema.
3. Paneles de control unificados: Desde un panel de control centralizado, puedes monitorear y responder a diferentes problemas de seguridad y registro, incluyendo elementos como cuando un consumidor solicita una eliminación de datos o revoca el consentimiento.
4. Herramientas y software integrados: Kiteworks utiliza herramientas integradas de Microsoft O365 que se conectan directamente a tus estaciones de trabajo de escritorio. Con la plataforma Kiteworks y Office, puedes crear formularios de consentimiento claros y compatibles para gestionar correos electrónicos y protecciones de los consumidores.

Para aprender cómo Kiteworks asegura correos electrónicos compatibles con el GDPR, programa una demostración personalizada de Kiteworks hoy.