Opciones Más Seguras de Intercambio de Archivos para Empresas y Cumplimiento

¿Buscas las opciones más seguras para el intercambio de archivos? Aquí están las opciones, qué buscar, cómo comparar opciones y cuál es la mejor para tu empresa.

¿Qué es el intercambio seguro de archivos? El intercambio seguro de archivos es el envío o recepción privada de datos o archivos de empleados internos y clientes externos. Este tipo de transmisión protegerá la información de ser compartida con usuarios no autorizados o hackers y garantizará la confidencialidad.

Por Qué el Intercambio Seguro de Archivos Es Esencial para las Empresas

El intercambio seguro de archivos es esencial para las empresas por las siguientes razones:

1. Protección de Información Sensible: Las empresas manejan una cantidad significativa de contenido sensible y confidencial, incluyendo registros financieros, datos de clientes, propiedad intelectual, información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI), e información de empleados. El intercambio seguro de archivos asegura que esta información permanezca protegida contra el acceso no autorizado, el robo y las amenazas cibernéticas.
2. Cumplimiento con las Regulaciones: Muchas industrias y regiones tienen regulaciones de privacidad de datos que requieren que las organizaciones protejan y aseguren el almacenamiento y la transmisión de contenido sensible. No cumplir con estas regulaciones puede resultar en multas considerables y responsabilidades legales. El intercambio seguro de archivos ayuda a las organizaciones a cumplir con estos requisitos y evitar sanciones.
3. Colaboración: En el entorno digital actual, la colaboración es crucial para el éxito empresarial. El intercambio seguro de archivos permite a los empleados, socios y clientes acceder e intercambiar archivos e información sin comprometer la seguridad. Esto promueve un mejor trabajo en equipo, productividad y crecimiento empresarial.
4. Reputación y Confianza: Las violaciones de datos y los ciberataques pueden dañar gravemente la reputación de una organización y la confianza con los clientes y socios. Las soluciones de intercambio seguro de archivos ayudan a las empresas a mantener una fuerte reputación al proporcionar tranquilidad a las partes interesadas de que su contenido está siendo protegido.
5. Ahorro de Costos: Una violación de datos o un ciberataque puede resultar en pérdidas financieras significativas para una organización debido a honorarios legales, acuerdos, interrupción del negocio, remediación y pérdida de reputación. Las soluciones de intercambio seguro de archivos pueden ayudar a prevenir estos incidentes, ahorrando dinero a la organización a largo plazo.

En general, el intercambio seguro de archivos es esencial para que las empresas protejan su contenido sensible, cumplan con las regulaciones, promuevan la colaboración, mantengan una fuerte reputación y ahorren costos. Implementar una solución robusta y segura de intercambio de archivos debe ser una prioridad principal para cualquier organización que maneje información sensible.

¿Cuáles Son los Diferentes Tipos de Intercambio de Archivos?

Mientras que el intercambio y almacenamiento de archivos tienen definiciones claras, también funcionan a través de varios métodos que son más o menos seguros (lo que puede afectar cómo impactan el cumplimiento en las organizaciones empresariales):

• Intercambio por Email y USB: No hace falta decirlo, pero muchas empresas todavía dependen de herramientas de la edad de piedra como el correo electrónico y los medios removibles para compartir archivos. Esto funciona a pequeña escala, pero definitivamente no es una mejor práctica para las empresas impulsadas por datos. Esto es especialmente cierto para las empresas que manejan datos PII o PHI que requieren controles de seguridad específicos.
• Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP): Este protocolo es casi tan antiguo como el propio internet, y soporta transmisiones rápidas de archivos entre dos computadoras. Cualquier computadora puede enviar y recibir archivos a través de FTP siempre que tengan acceso entre sí a través de una conexión en red. Aunque es un método de transmisión común, no es seguro. No incluye cifrado de extremo a extremo y transmite datos de forma clara por Internet. Alternativamente, los usuarios que necesitan seguridad real para las transferencias de archivos utilizan FTP con SSL (FTPS) o SSH FTP (SFTP), dependiendo de sus necesidades.
• Almacenamiento e intercambio en la nube: Tanto los consumidores como las empresas utilizan soluciones de almacenamiento en la nube para mantener los archivos seguros y apoyar la colaboración y el acceso. Estas plataformas generalmente tienen capacidades de intercambio de archivos integradas que incluyen intercambio seguro y controles de autorización.
• Intercambio Peer-to-Peer (P2P): El intercambio de archivos P2P ganó popularidad en los años 90 y 2000 con redes como LimeWire, Napster y Kazaa. Muchas de estas fueron construidas con al menos la apariencia de intercambio legítimo, pero rápidamente evolucionaron (o fueron construidas con el propósito) para compartir material con derechos de autor como música y películas. Esta categoría también incluye BitTorrent, un protocolo de intercambio descentralizado y rápido utilizado para la distribución de contenido.
• Transferencia de Archivos Administrada (MFT): MFT es una derivación de la transferencia segura de archivos. Mientras que la transferencia segura mantiene la seguridad para las transferencias de archivos a través de redes públicas, MFT agrega visibilidad adicional de datos, seguridad, automatización y características de cumplimiento para apoyar las necesidades de transferencia empresarial.

¿Cuáles Son los Riesgos Involucrados en el Intercambio de Archivos?

Aunque compartir un archivo simple como un documento parece inofensivo, compartir archivos a través de una empresa o una red más grande como Internet conlleva un conjunto de riesgos y desafíos que las empresas tendrán que considerar.

1. Seguridad. Uno de los mayores riesgos de compartir archivos en línea es la seguridad. Los hackers pueden interceptar transmisiones, escuchar conexiones de intercambio o infiltrarse en servidores de archivos utilizados para compartir en una organización. Este es un problema importante para cualquier organización, pero especialmente para aquellas que trabajan en industrias reguladas como la salud, las finanzas o la contratación gubernamental. Si no se utiliza una solución segura de intercambio y almacenamiento de archivos, corres el riesgo de introducir malware y otros programas maliciosos en tu red. Como mínimo, dejarás a tu organización expuesta a archivos potencialmente peligrosos que no puedes rastrear o seguir.
2. Cumplimiento. La mayoría de las regulaciones de seguridad requieren alguna forma de cifrado para el intercambio y almacenamiento de archivos. Las más complejas, como HIPAA, también requerirán alguna capacidad para rastrear la gestión de archivos y seguir a los usuarios en el sistema, al menos en la medida en que estén utilizando esos archivos. Por el contrario, si no tienes un sistema seguro en su lugar, tu negocio estará fuera de cumplimiento. Operar fuera de cumplimiento puede, y generalmente incluirá, severas penalidades incluyendo fuertes multas y pérdida de la capacidad de hacer negocios dentro de esa industria. Si tu negocio trabaja en una industria regulada, tener herramientas de intercambio seguro será una necesidad.
3. Falta de Transparencia de Datos. Dado que muchas soluciones seguras de sincronización e intercambio de archivos incluyen características como autenticación de usuarios y otros controles de seguridad, también puedes obtener una vista de cómo los usuarios están interactuando con los archivos en un sistema. Con un sistema seguro, puedes confiar en que los usuarios son legítimos y que el acceso está controlado, lo que significa que puedes proporcionar transparencia en todo el sistema.

¿Cuáles Son Algunos Riesgos de Seguridad en el Intercambio de Archivos que Enfrentan las Organizaciones de Manufactura?

El intercambio de archivos es una práctica común en muchas organizaciones de manufactura. Es una herramienta empresarial importante que permite a los fabricantes compartir y colaborar de manera segura en archivos de diseño. Sin embargo, hay algunos riesgos de seguridad asociados con el intercambio de archivos que deben tenerse en cuenta.

Primero, el acceso no autorizado a los archivos es un riesgo serio. Si un archivo no está protegido adecuadamente, puede ser fácilmente accedido por cualquiera que tenga las credenciales correctas de intercambio de archivos. Los sistemas de intercambio de archivos deben configurarse para requerir una contraseña u otra forma de autenticación de dos factores para asegurar que solo el personal autorizado tenga acceso a los archivos. Además, es importante utilizar herramientas de intercambio de archivos que cifren los datos en tránsito, para asegurar que los archivos no sean fácilmente accedidos o manipulados.

Segundo, el malware y los virus pueden propagarse a través del intercambio de archivos. Sin las medidas de seguridad adecuadas, puede ser fácil que software malicioso se descargue e instale sin saberlo en las computadoras de la empresa. Para protegerse contra esto, se debe ejecutar software antivirus en todas las computadoras y cualquier archivo compartido debe ser escaneado en busca de virus antes de ser abierto.

Tercero, la fuga de datos inadvertida puede ser un problema. La fuga de datos puede ocurrir cuando un archivo sensible se comparte con la persona o grupo equivocado, o si el archivo no está protegido adecuadamente. Es importante educar a los empleados sobre la importancia de proteger archivos sensibles y asegurar que todos los archivos compartidos estén debidamente asegurados.

Finalmente, es importante estar consciente de las amenazas internas. Los empleados que tienen acceso a los sistemas de intercambio de archivos pueden sentirse tentados a hacer un uso indebido de sus privilegios y compartir archivos sensibles con competidores u otros actores maliciosos. Es importante crear políticas que limiten el acceso de los empleados a los archivos, así como monitorear la actividad de los empleados relacionada con el intercambio de archivos para identificar cualquier amenaza potencial.

En general, con las medidas de seguridad adecuadas en su lugar, el intercambio de archivos puede ser una poderosa herramienta empresarial. Sin embargo, es importante que los fabricantes sean conscientes de los riesgos de seguridad asociados con el intercambio de archivos y tomen medidas para protegerse contra ellos.

Qué Buscar en un Servicio de Intercambio de Archivos

No todas las plataformas de intercambio son iguales. Hay varias características que cubren el uso, el acceso y la seguridad, que cualquier empresa debería considerar antes de decidir si usarlas o no.

Características a buscar:

1. Controles de acceso, incluyendo permisos avanzados de usuario y gestión de usuarios a nivel del sistema.
2. Controles de automatización, incluyendo automatización de flujos de trabajo, comunicación y registro. La automatización también puede trabajar de la mano con la seguridad, la integración y los controles de acceso.
3. Controles de seguridad, incluyendo cifrado avanzado de extremo a extremo que cumpla o exceda cualquier estándar requerido en tu industria. También considera cualquier solución de intercambio que se integre con herramientas más grandes de automatización de seguridad y gestión de riesgos.
4. Cumplimiento. Diferentes industrias requieren diferentes marcos de cumplimiento. Busca un servicio de intercambio que pueda demostrar en un marco de cumplimiento dado como HIPAA o FedRAMP.
5. Características robustas de autenticación, incluyendo autenticación multifactorial y/o biométrica.
6. Tamaños de archivo ilimitados para soportar archivos grandes (10 MB o más) y tipos de archivo únicos como .mp4, .wav, .mov, .psd y .flac.
7. Integración con múltiples dispositivos, incluyendo dispositivos móviles donde los usuarios puedan acceder a archivos en movimiento sin sacrificar la seguridad.

Cifrado para Sistemas de Intercambio de Archivos

El cifrado es una herramienta poderosa para el intercambio seguro de archivos. Ayuda a proteger los datos al codificar el contenido de un archivo para que solo pueda ser leído por alguien con la clave de cifrado. Esto significa que si tu archivo es interceptado en tránsito, los datos contenidos en él serán ilegibles. Otro beneficio del cifrado es que puede ayudar a asegurar que solo las partes autorizadas tengan acceso a los datos. Esto ayuda a prevenir que individuos no autorizados accedan a información sensible contenida en un archivo. Además, cifrar archivos ayuda a asegurar que los datos no sean alterados de ninguna manera durante la transmisión, lo que puede ayudar a prevenir que actores maliciosos manipulen o corrompan los datos. En resumen, el cifrado proporciona una capa adicional de seguridad para los sistemas de intercambio de archivos y debería ser considerado seriamente.

Las consecuencias de no usar cifrado para el intercambio de archivos pueden ser severas. Sin cifrado, los archivos son vulnerables a la interceptación y el acceso no autorizado. Esto significa que la información sensible contenida en el archivo podría ser accedida o robada por actores maliciosos. Además, si los archivos no están cifrados, cualquier cambio realizado en el archivo durante la transmisión tiene el potencial de corromperlo o dañarlo. No solo esto puede llevar a la pérdida de datos, sino que también podría causar potencialmente daño malicioso a otros sistemas. Finalmente, sin cifrado, las empresas y organizaciones podrían estar en violación de varias regulaciones industriales o gubernamentales, resultando en fuertes multas u otras acciones legales.

Por Qué la Autenticación Multifactorial Es Crucial para el Intercambio Seguro de Archivos

La autenticación multifactorial es crucial para el intercambio seguro de archivos porque añade una capa extra de seguridad al proceso de autenticación. Los métodos tradicionales de autenticación como nombres de usuario y contraseñas pueden ser fácilmente comprometidos por ciberdelincuentes. Sin embargo, la autenticación multifactorial requiere que el usuario proporcione dos o más piezas de evidencia para probar su identidad. Esto puede incluir algo que el usuario sabe (como una contraseña), algo que el usuario tiene (como un teléfono móvil o un token de seguridad), o algo que el usuario es (como una huella dactilar o reconocimiento facial).

Al añadir esta capa extra de seguridad, la autenticación multifactorial hace más difícil para los ciberdelincuentes acceder a contenido sensible, incluso si logran obtener las credenciales de inicio de sesión de un usuario.

En general, la autenticación multifactorial es una medida de seguridad crítica para cualquier organización que quiera asegurar que sus archivos sensibles solo sean accesibles por individuos autorizados. Proporciona una capa adicional de seguridad que hace mucho más difícil para los ciberdelincuentes violar el sistema, y ayuda a proteger contra amenazas como el phishing y los ataques de ingeniería social. Además, puede ayudar a reducir el riesgo de violaciones de datos y otros incidentes de seguridad.

Intercambio Seguro de Archivos vs. Transferencia Segura de Archivos

La transferencia segura de archivos se refiere al acto de transferir archivos de una ubicación o dispositivo a otra ubicación o dispositivo de manera segura que garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los archivos. Esto se hace típicamente a través del uso de protocolos de cifrado y autenticación. La transferencia segura de archivos ocurre mediante transferencia de archivos administrada (MFT) o a través del protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP).

Por otro lado, el intercambio seguro de archivos se refiere al acto de compartir archivos con otros de manera segura sin comprometer la seguridad de los archivos. Esto se hace típicamente a través del uso de plataformas o herramientas de intercambio de archivos en línea seguras que permiten a los usuarios colaborar y compartir archivos de manera segura.

Mientras que tanto la transferencia segura de archivos como el intercambio seguro de archivos implican la transferencia segura de archivos, la principal diferencia radica en el propósito y contexto de la transferencia. La transferencia segura de archivos se utiliza típicamente para enviar archivos en masa, para transferencias únicas o repetidas, como enviar documentos confidenciales a un cliente o colega, mientras que el intercambio seguro de archivos se utiliza para la colaboración continua, como trabajar en un proyecto con un equipo o compartir archivos con clientes o socios.

Asegura el Intercambio Seguro de Archivos con Kiteworks

Tener un intercambio seguro de archivos en su lugar no es negociable para la mayoría de las empresas. Con la explosión de proveedores de servicios en la nube en el espacio empresarial, encontrar una solución no es demasiado difícil. Sin embargo, al seleccionar un proveedor, siempre debes saber que nunca tienes que comprometer la productividad o accesibilidad por seguridad (o viceversa).

Las capacidades de intercambio seguro de archivos de Kiteworks te ofrecen seguridad y facilidad de uso en cuatro prioridades:

1. Seguridad y Cumplimiento: El intercambio seguro de archivos de Kiteworks utiliza cifrado estándar de la industria utilizable en casi cualquier caso de uso. Esto incluye compartir archivos en VDRs o a través de intercambio seguro en la nube y correo electrónico seguro. Estas capacidades también apoyan demandas estrictas de cumplimiento para el acceso y protección de archivos además de características útiles como automatización y análisis.
2. Automatización: La optimización de flujos de trabajo y las notificaciones automáticas son una parte crítica de los flujos de trabajo empresariales, y Kiteworks automatiza tareas comunes como cargas, descargas y comentarios/registro/informes. También incluye mantenimiento de registros como parte de los procesos automáticos de cumplimiento para protocolos regulatorios como FedRAMP.
3. Usabilidad: Kiteworks no interfiere con el trabajo. Los empleados de tu organización pueden fácilmente compartir archivos a través de dispositivos de escritorio o móviles sin tener que sacrificar su capacidad de colaborar. Más importante aún, pueden trabajar fácil y seguramente con clientes y otros equipos externos sin romper el cumplimiento o su flujo de trabajo.
4. Visibilidad: Kiteworks ofrece visibilidad completa de datos en toda una organización, lo cual es imperativo para clientes empresariales impulsados por datos. Además, esa visibilidad está integrada en funciones necesarias de cumplimiento, intercambio e informes.
5. Integración con Aplicaciones Empresariales Críticas: Kiteworks lleva herramientas de seguridad y intercambio de archivos de primer nivel a aplicaciones empresariales líderes y complementos como Microsoft Office, Salesforce, iManage y Google Docs.

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