Acceso Seguro a Registros Médicos: Cómo el Uso Compartido Seguro de Archivos Ayuda a los Hospitales a Mejorar la Colaboración Externa con EMR
El acceso a los registros médicos es un requisito previo para brindar atención al paciente de manera rápida y efectiva. Y últimamente se ha convertido en un gran desafío para las organizaciones de TI en el sector salud, que luchan por proporcionar un uso compartido seguro de archivos a médicos, enfermeras y otros interesados en el cuidado de la salud, mientras aseguran el cumplimiento de la Ley HIPAA.
El tema del acceso a los registros médicos inevitablemente se enfrenta a la adopción de registros médicos electrónicos (EMR). Sigue leyendo para aprender más sobre este importante tema y cómo las organizaciones de salud abordan el acceso a los registros médicos mientras apoyan el cumplimiento de la Ley HIPAA.
¿Qué es la Seguridad de la Información Médica Electrónica?
La seguridad de la información médica electrónica (EMIS) es una rama de la seguridad de la información que se ocupa de proteger la privacidad, integridad y disponibilidad de la información de salud del paciente que se almacena, recopila y mantiene electrónicamente. Implica la aplicación de una amplia gama de medidas de seguridad, como autenticación, control de acceso, cifrado y respaldo de datos, para proteger la información de salud protegida (PHI) contra el acceso, uso o manipulación no autorizados. La seguridad de la información médica electrónica también incluye medidas de seguridad física, como la eliminación adecuada de datos sensibles y la limitación del acceso a los sistemas donde se almacena la información de salud.
EMIS es una parte importante de la estrategia general de ciberseguridad en el sector salud, ya que la información médica se digitaliza cada vez más, y los proveedores médicos deben proteger sus datos de ciberataques, como el ransomware y las filtraciones de datos. Una estrategia EMIS incluye identificar y responder a las brechas en la seguridad del sistema, auditar regularmente los sistemas para detectar cualquier debilidad de seguridad y asegurar el cumplimiento de la Ley HIPAA. EMIS también implica desarrollar procedimientos y políticas para proteger la información de salud del paciente, como el cifrado de datos y el control de acceso, así como capacitar al personal en las mejores prácticas de ciberseguridad.
Desafíos de Acceso a Registros Médicos y EMR
La industria de la salud en Estados Unidos está experimentando una transición de décadas de registros de pacientes en papel a registros médicos electrónicos (EMR). Los EMR, también conocidos como registros de salud electrónicos (EHR), cumplen un objetivo importante de la Ley HIPAA, a saber, hacer que los registros de los pacientes sean más portátiles y fáciles de compartir entre pacientes, pagadores y proveedores.
Los hospitales tienen tres motivaciones principales para adoptar EMR:
- Mejora de los resultados del paciente: los EMR facilitan que los médicos y otros cuidadores tengan una visión actualizada del estado y el historial médico de un paciente.
- Aumento de la eficiencia: al reemplazar los registros en papel con registros electrónicos que se pueden buscar y compartir instantáneamente, los EMR prometen hacer que los proveedores de atención médica sean más eficientes, ahorrando tiempo y dinero en última instancia.
- Incentivos regulatorios: a través de los programas de incentivos de EHR de Medicare y Medicaid, los proveedores de atención médica obtienen pagos por la adopción y el uso significativo de los sistemas EHR.
Los beneficios son claros, pero la transición ha sido lenta. Tan recientemente como en 2012, el 63% de los médicos en EE. UU. todavía usaban máquinas de fax para compartir Información de Salud Protegida (PHI) con otros médicos, proveedores y pagadores. Y el volumen de faxes ha aumentado desde entonces, alcanzando un máximo histórico en la industria de la salud de EE. UU. en 2015.
A pesar de la promesa de los EMR, incorporarlos en los flujos de trabajo del personal médico ha sido problemático. Una encuesta reciente de KPMG encontró que la mayoría de los médicos están insatisfechos con las implementaciones actuales de EMR. Irónicamente, los médicos encuentran que trabajar con EMR consume tiempo y es limitante porque no siempre se integran bien con otros sistemas.
¿Qué está protegido bajo el intercambio de documentos conforme a HIPAA?
El intercambio de documentos conforme a HIPAA generalmente se refiere al intercambio seguro de información de salud protegida (PHI) entre proveedores, pacientes y otras entidades que están sujetas a las regulaciones de HIPAA. Esta información puede incluir registros médicos, recetas, resultados de laboratorio e información de facturación. Este intercambio está sujeto a controles estrictos y salvaguardas técnicas para asegurar que la información se mantenga segura y confidencial.
Otros Desafíos: Datos No Estructurados e Interoperabilidad
Parte del problema involucra la gestión de datos. El acceso a los registros médicos a menudo resulta ser parcial. Si bien los EMR han mejorado indudablemente el mantenimiento de registros para datos estructurados, a menudo no logran proporcionar a los médicos y otros miembros del personal médico una forma rápida, fácil y segura de acceder, gestionar y compartir datos no estructurados de los pacientes.
En el sector salud, los datos no estructurados incluyen imágenes médicas (radiografías, ecografías, etc.), fotografías, notas de los médicos, videos y datos de muchos sensores o dispositivos portátiles. IBM estima que el 80% de los datos en el sector salud no están estructurados. Por el contrario, los datos estructurados son, a efectos de simplificación, números y palabras que se pueden recopilar y clasificar fácilmente: nombres de pacientes, números de seguridad social, información de seguros, etc.
Hasta que las soluciones EMR se vuelvan más eficientes y efectivas con los datos no estructurados, los proveedores necesitan una forma rápida, fácil de usar y conveniente de compartir tanto datos estructurados como no estructurados con el personal interno, pero también con proveedores externos, grupos de médicos y clínicas ambulatorias. Actualmente, los sistemas EMR luchan por integrarse con otros sistemas de TI dentro de un hospital y muchos tienen dificultades para interoperar con los sistemas EMR de otros proveedores de atención médica.
Hasta que los proveedores de soluciones EMR y, en menor medida, los profesionales de TI en el sector salud resuelvan estos problemas de interoperabilidad y reflejen los flujos de trabajo necesarios para una atención al paciente segura y eficiente, los proveedores de atención médica necesitarán complementar sus sistemas EMR con soluciones de intercambio de archivos que:
- apoyen la comunicación rápida y segura entre departamentos y entre el proveedor y las organizaciones asociadas externas
- se integren con los flujos de trabajo clínicos existentes
- aseguren tanto los datos estructurados como no estructurados para proteger la privacidad del paciente
- ayuden a establecer un uso significativo
El Papel de HITECH en el Acceso Seguro a Registros Médicos
La Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Economía y la Salud Clínica (HITECH) es una ley que fue aprobada en 2009 en los Estados Unidos para promover la adopción y el uso significativo de la tecnología de la información en salud. HITECH amplía las Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA, proporciona más aplicación y sanciones por violaciones, e incentiva la adopción de registros de salud electrónicos (EHR). También proporciona incentivos a las organizaciones de salud que adoptan tecnología EHR certificada y demuestran un uso significativo. Bajo la Ley HITECH, se han creado varios programas que han hecho que los registros médicos sean más accesibles para pacientes y proveedores.
La Regla de Seguridad de HITECH, por ejemplo, requiere que la información de salud protegida se mantenga de manera que asegure su seguridad y privacidad, lo que facilita a los proveedores compartir y recuperar registros médicos. Otras disposiciones de la Ley HITECH también apoyan el intercambio electrónico de información de salud, incluso a través de registros de salud electrónicos y redes de información de salud. Esto facilita y acelera el acceso y recuperación de registros médicos por parte de los proveedores.
¿Qué Sucede Cuando Hay una Brecha en los Registros Médicos?
Cuando hay una brecha que involucra registros médicos, la organización responsable está obligada a notificar a los pacientes afectados, según la Regla de Notificación de HIPAA. Todas las entidades cubiertas por HIPAA deben notificar a los individuos afectados de cualquier brecha de seguridad que involucre su información de salud protegida (PHI) dentro de los 60 días posteriores a la brecha. El aviso incluye información sobre lo que sucedió y lo que el individuo afectado puede hacer para proteger su información. La notificación debe proporcionarse en un lenguaje claro y ser fácilmente legible. Debe incluir información de contacto de la entidad cubierta, una descripción de la brecha, una descripción de la PHI afectada, pasos que el individuo afectado puede tomar para proteger su información y un aviso de su derecho a presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS).
Después de una brecha, la organización responsable debe tomar medidas para prevenir más brechas. Dependiendo de la naturaleza de la brecha, la organización puede tener que informar el incidente a la agencia gubernamental relevante o a las fuerzas del orden. La organización también puede enfrentar responsabilidad legal, sanciones financieras o estar obligada a pagar por servicios de monitoreo de crédito para los pacientes afectados. La organización responsable también estará obligada a evaluar la fuente de la brecha y trabajar para fortalecer los sistemas y procedimientos para minimizar el riesgo de incidentes similares en el futuro.
Cómo el Uso Compartido Seguro de Archivos Ayuda a los Hospitales a Compartir Registros Médicos en Cumplimiento con HIPAA
Las soluciones de uso compartido seguro de archivos, como la plataforma de uso compartido seguro de archivos y gobernanza de Kiteworks, permiten a hospitales, sistemas de salud y otras organizaciones compartir externamente datos estructurados y no estructurados con los más altos niveles de seguridad y control. Apoyadas por integraciones con sistemas EMR, así como con sistemas de gestión de contenido empresarial y almacenamiento en la nube, una solución de uso compartido seguro de archivos empodera a los proveedores de atención médica para extender sus aplicaciones, contenido y flujos de trabajo existentes, sin costosas migraciones de contenido o interrupciones en los procesos. Las soluciones de uso compartido seguro de archivos también proporcionan acceso rápido, fácil y seguro a los registros médicos para usuarios autorizados desde cualquier dispositivo o ubicación.
Al implementar el uso compartido seguro de archivos en los flujos de trabajo de atención médica, las organizaciones de salud y sus miembros del personal mejoran el acceso a los registros médicos y preservan la PHI, lo cual es crítico para proteger la privacidad del paciente, demostrar el cumplimiento de la Ley HIPAA y la adopción de EMR.
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