[Almacenamiento en la Nube Cumple con HIPAA] Almacenamiento Seguro y Privado

¿Cuál es el mejor proveedor de almacenamiento en la nube compatible con HIPAA? Exploraremos las mejores opciones y características para ayudarte a elegir el mejor.

¿Qué es HIPAA y cómo impacta el almacenamiento en la nube?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) establece los requisitos que los proveedores de atención médica y las empresas asociadas deben cumplir para proteger y asegurar los datos de los pacientes. En el núcleo de HIPAA hay tres secciones conocidas como las “reglas” de HIPAA:

1. La Regla de Privacidad define qué es la información de salud protegida (PHI) y las responsabilidades que tienen los proveedores y las empresas al manejar esos datos.
2. La Regla de Seguridad especifica cómo los proveedores y otras empresas de atención médica que manejan PHI deben asegurar sus sistemas para proteger esos datos.
3. La Regla de Notificación de Brechas describe cómo los proveedores deben responder a las filtraciones de datos en términos de notificar a los pacientes afectados y al público.

La Regla de Privacidad de HIPAA define dos partes principales que están bajo los requisitos de cumplimiento:

• Entidades Cubiertas (CEs), o entidades de atención médica primaria como clínicas, hospitales, compañías de seguros, etc.
• Asociados de Negocios (BAs), o empresas que manejan PHI como parte de un contrato con una Entidad Cubierta para proporcionar servicios específicos (gestión de finanzas y nómina, proporcionar correo electrónico seguro, etc.).

Las reglas alrededor de los BAs son estrictas, y uno de los elementos necesarios que debe estar en su lugar para cualquier BA es un Acuerdo de Asociado de Negocios (BAA) que describe las responsabilidades y la responsabilidad del BA bajo la ley HIPAA, es decir, que son responsables de cualquier filtración. Los BAA son necesarios para el cumplimiento, pero no son la totalidad de las responsabilidades de un BA bajo HIPAA.

Un proveedor de nube que trabaja con CEs es, por definición, un BA y debe firmar un acuerdo, demostrar cumplimiento con HIPAA, y asumir la responsabilidad de cualquier filtración o problemas de incumplimiento.

¿Qué es la copia de seguridad en la nube compatible con HIPAA?

La copia de seguridad en la nube compatible con HIPAA es un servicio de software que proporciona copias de seguridad seguras de la información de salud protegida (PHI) para organizaciones de atención médica de acuerdo con las Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA. Este servicio generalmente incluye cifrado de datos, almacenamiento y transmisión seguros, recuperación ante desastres, monitoreo y mantenimiento regular del sistema de respaldo.

Las copias de seguridad en la nube compatibles con HIPAA son esenciales para garantizar que los datos vitales de los pacientes no se pierdan o comprometan en caso de fallos del sistema u otras emergencias. Aquí hay solo algunos de los beneficios de implementar una solución de copia de seguridad en la nube compatible con HIPAA:

1. Mejor Seguridad: Los servicios de copia de seguridad en la nube compatibles con HIPAA están diseñados para garantizar la seguridad y privacidad de los datos de PHI. El proveedor del servicio debe implementar una variedad de salvaguardas técnicas, administrativas y físicas para proteger la integridad y seguridad de la PHI almacenada en sus sistemas. Estas salvaguardas aseguran que cualquier dato almacenado en la nube esté cifrado, lo que lo hace ilegible incluso en caso de acceso no autorizado.
2. Aumento de la Eficiencia: Al utilizar un servicio de copia de seguridad en la nube compatible con HIPAA, la organización de atención médica puede gestionar mejor sus datos y mejorar la eficiencia operativa. Los servicios de copia de seguridad en la nube permiten a las organizaciones acceder a PHI desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de procesos de respaldo manuales, como la instalación de cintas en el sitio y su envío a una instalación de almacenamiento remoto.
3. Reducción de Costos: Al reducir los procesos manuales y el almacenamiento fuera del sitio, los servicios de copia de seguridad en la nube compatibles con HIPAA pueden reducir el costo de gestionar datos y hacer que el almacenamiento de datos sea más rentable. El costo de un entorno de almacenamiento en la nube seguro y compatible es a menudo menor que el precio de servidores físicos dedicados, que requieren costos adicionales de infraestructura y mantenimiento.
4. Mejor Recuperación ante Desastres: Los servicios de copia de seguridad en la nube compatibles con HIPAA ofrecen capacidades mejoradas de recuperación ante desastres. En caso de una filtración de datos u otro desastre, el proveedor de servicios en la nube garantizará que los datos estén respaldados y almacenados en un centro de datos remoto seguro. Esto permite un acceso rápido y fácil a información vital y la continuidad de las operaciones para las organizaciones de atención médica.

Almacenamiento de Datos y Aplicación de Normas Compatible con HIPAA

El cumplimiento de HIPAA requiere que los procedimientos de almacenamiento de datos y aplicación de normas sean seguros y monitoreados. Para garantizar la protección de los datos, las organizaciones deben usar cifrado de datos, autenticación segura y redes seguras para prevenir el acceso no autorizado. Las organizaciones deben evaluar y auditar regularmente sus sistemas para el cumplimiento de los estándares de HIPAA. Estas evaluaciones y auditorías deben incluir medidas de seguridad de datos y técnicas, como cifrar las transmisiones de datos y controlar el acceso a dispositivos que contienen PHI.

Las organizaciones también deben asegurarse de que sus políticas de almacenamiento de datos y aplicación de normas cumplan con todas las leyes aplicables. Los controladores de datos deben tener suficientes recursos y procesos para mantener adecuadamente el cumplimiento de los estándares de HIPAA. Esto incluye mantener registros de actividades, como almacenamiento y transferencia de datos, así como monitorear y aplicar el acceso al sistema y la seguridad para garantizar el cumplimiento. Las organizaciones también deben tener un proceso para revisar y actualizar las políticas de almacenamiento de datos y aplicación de normas de manera regular.

Las organizaciones deben asegurarse de que sus políticas de almacenamiento de datos y aplicación de normas se apliquen adecuadamente. Esto incluye verificar regularmente que los empleados, contratistas y otros agentes sigan las políticas de cumplimiento de HIPAA. Estas verificaciones deben incluir pruebas, auditorías y revisiones de la seguridad de los datos y el cumplimiento de los estándares de HIPAA. Las organizaciones también deben aplicar medidas disciplinarias para aquellos que no cumplan con las políticas de almacenamiento de datos y aplicación de normas de la organización.

¿Se aplican a ti los requisitos de almacenamiento de datos de HIPAA?

Si los requisitos de almacenamiento de datos de HIPAA se aplican a ti depende de la naturaleza de tu negocio y tu uso de datos. Si eres un proveedor de atención médica, un plan de salud o una cámara de compensación de atención médica, entonces los requisitos de almacenamiento de datos de HIPAA se aplican a ti y debes cumplir con todas las reglas aplicables de HIPAA. Si eres un asociado de negocios de una entidad cubierta, entonces también debes cumplir con los requisitos de almacenamiento de datos de HIPAA. Sin embargo, si no eres un proveedor de atención médica, un plan de salud, una cámara de compensación de atención médica o un asociado de negocios de una entidad cubierta, entonces generalmente los requisitos de almacenamiento de datos de HIPAA no se aplicarán a ti.

Requisitos para el Almacenamiento en la Nube Compatible con HIPAA

Un proveedor de nube compatible con HIPAA es, por lo tanto, un proveedor que ofrece almacenamiento en la nube, computación y otras características que cumplen con los requisitos de seguridad. Estos controles de seguridad cubren varias áreas básicas:

1. Salvaguardas físicas: los proveedores compatibles deben demostrar las medidas de seguridad física implementadas para evitar el acceso físico no autorizado a los datos. Esto incluye salvaguardas en estaciones de trabajo y medidas de seguridad como cámaras y cerraduras biométricas en salas de almacenamiento de datos.
2. Salvaguardas técnicas: los proveedores deben proteger los datos en reposo y en tránsito, lo que significa un cifrado adecuado, protección contra malware, transferencias seguras y otros controles.
3. Salvaguardas administrativas: los proveedores de nube deben construir, mantener y documentar planes, capacitación y protocolos relacionados con la seguridad y el cumplimiento.

Cualquier aplicación o solución de almacenamiento que maneje PHI debe seguir las pautas de la Regla de Seguridad para cumplimiento con HIPAA. Los proveedores en relaciones laborales con CEs que no hagan esto serán responsables de cualquier auditoría o evaluación que los encuentre fuera de cumplimiento. Ten en cuenta que la penalización por incumplimiento no solo ocurre cuando se produce una filtración. Si tu organización no cumple con las regulaciones, entonces podría haber multas que van desde $100 hasta $50,000 por incidente y tiempo en prisión dependiendo de la gravedad del problema.

Además, los proveedores de nube que ofrecen almacenamiento para CEs deben tener un BAA vigente con cualquier cliente que incluya su responsabilidad bajo HIPAA, así como cualquier requisito adicional de la CE.

Finalmente, las CEs deben realizar cualquier evaluación de riesgos requerida bajo HIPAA para mantener su cumplimiento, y eso incluye gestionar el riesgo asociado con un proveedor de nube. Esto incluye informar y documentar auditorías y controles de auditoría y mantener registros de hallazgos para proporcionar un contexto de cómo la CE y los BAs gestionan el riesgo de seguridad.

Notificación de Filtración de Almacenamiento de Archivos Compatible con HIPAA

Si se sospecha y/o confirma una filtración de PHI, la Regla de Notificación de Filtración de HIPAA requiere que una entidad cubierta o un asociado de negocios notifique a cada individuo afectado cuya PHI no asegurada estuvo involucrada en la filtración, así como al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS). La notificación debe hacerse sin demora razonable, y no más tarde de 60 días después de que se descubra la filtración.

La notificación debe incluir una descripción del incidente y los tipos de PHI no asegurada que estuvieron involucrados. También debe proporcionar una breve descripción de los pasos tomados para investigar la filtración, minimizar el daño y proteger contra futuros incidentes, así como los pasos que el individuo puede tomar para proteger su información de salud e identidad. Además, la notificación puede incluir recomendaciones sobre los pasos que el individuo afectado puede tomar para protegerse, como aprovechar los servicios de monitoreo de crédito o protección contra el robo de identidad.

La entidad cubierta o el asociado de negocios también debe proporcionar al HHS la misma notificación. El HHS utilizará la información para evaluar la filtración y determinar si se necesita una acción correctiva.

La entidad cubierta o el asociado de negocios debe proporcionar notificaciones de la filtración a los medios si la filtración afecta a 500 o más individuos, y a la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS si la filtración afecta a más de 500 individuos en un estado o jurisdicción.

Penalizaciones por No Lograr el Cumplimiento de la Nube HIPAA

Si una organización no cumple con los requisitos de la nube HIPAA, puede enfrentar penalizaciones que van desde acciones correctivas menores, como alterar las políticas de privacidad y seguridad, hasta multas significativas e incluso tiempo en prisión para los responsables.

La Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. es responsable de hacer cumplir las Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA y puede imponer penalizaciones que pueden ser tan altas como $50,000 por violación, con una penalización máxima de $1.5 millones por año. Los perpetradores individuales de violaciones de HIPAA pueden enfrentar cargos criminales que incluyen hasta 10 años de prisión.

Soluciones Empresariales en la Nube Compatibles con HIPAA para el Sector Salud

El “almacenamiento en la nube” es un término bastante amplio, y puede referirse a algo tan simple como el almacenamiento y respaldo hasta plataformas completas con análisis, aprendizaje automático, transferencia de archivos y herramientas de productividad. A menudo es el caso que las CEs y los BAs necesitan más que solo almacenamiento y respaldo, y como tal, buscarán un proveedor de plataforma que pueda ofrecerles más.

En general, puedes dividir estos servicios en tres paradigmas:

1. Software como Servicio (SaaS): Las plataformas SaaS son lo que pensamos cuando pensamos en aplicaciones habilitadas para la web vinculadas a la computación en la nube. El beneficio de estos servicios es que pueden ofrecer la misma funcionalidad que un software sin requerir que nadie descargue ese software. Microsoft 365 (con aplicaciones en línea y de escritorio) y otras plataformas son buenos ejemplos de esto.
2. Plataforma como Servicio (PaaS): Las plataformas “como servicio” son una evolución natural de SaaS que brinda a los clientes empresariales más control sobre su plataforma. Mientras que las herramientas SaaS a menudo están construidas para una empresa, un sistema PaaS le da a esa empresa más poder para construir sus propias herramientas sobre la nube. Estos generalmente incluyen un SDK y requieren un equipo de TI o una empresa de desarrollo de terceros para apoyarlos.
3. Infraestructura como Servicio (IaaS): El paso final aquí es dar a la empresa el máximo control sobre su plataforma como parte de su infraestructura. Los grandes hospitales, redes de seguros o Redes de Entrega Integrada (IDNs) se benefician de los sistemas IaaS.

Si tu negocio debe cumplir con HIPAA, debe trabajar con proveedores de nube compatibles con HIPAA, y estos servicios están todos bajo los requisitos de HIPAA.

La Diferencia de Kiteworks para el Almacenamiento en la Nube Compatible con HIPAA

La plataforma Kiteworks proporciona características de almacenamiento en la nube y transferencia de archivos que muchos competidores simplemente no ofrecen, y estas características apoyan necesidades críticas de cumplimiento y empresariales para hospitales y otras CEs y BAs. Más importante aún, lo hace con un énfasis en la gestión de datos empresariales, incluyendo características como:

1. Cumplimiento: A diferencia de la competencia, Kiteworks se especializa en ser 100% compatible con HIPAA. Esto incluye características críticas como auditoría y generación de informes con un solo clic, salvaguardas administrativas necesarias para cuentas, atestaciones SOC 2 para salvaguardas físicas de AWS y Azure, y cifrado HIPAA. Además, características como el correo electrónico seguro dependen de la mensajería y enlaces seguros para permitir comunicaciones compatibles con terceros fuera de tu organización.
2. Visibilidad e Inteligencia de Datos: Desde transferencias de datos hasta informes y análisis, Kiteworks ofrece a tu organización una vista panorámica de sus prácticas y uso de datos. La Plataforma Kiteworks es uno de los únicos proveedores de nube que incluye visibilidad completa de datos a través de un Panel de Control CISO que muestra a dónde van tus datos, quién los accede y cualquier registro de auditoría necesario para rastrear eventos de seguridad.
3. Seguridad: La seguridad HIPAA es más que solo cumplimiento; es un aspecto crítico de la seguridad de datos para proteger la ePHI. Kiteworks proporciona estándares de seguridad importantes como cifrado AES-256 para datos en reposo, transferencias de archivos cifradas, correos electrónicos cifrados y más.
4. Integraciones: La plataforma Kiteworks se integra con herramientas de productividad de Microsoft y Google para que el cumplimiento no interfiera con el trabajo real de tu equipo. A diferencia de muchas otras soluciones, la plataforma Kiteworks funciona con las aplicaciones de escritorio de Microsoft sin problemas para un fácil acceso y edición. También funciona bien con otras soluciones en la nube.

Si eres una CE o BA de atención médica que busca una solución sólida para almacenamiento en la nube, acceso seguro a contenido, correo electrónico seguro y análisis de salud compatibles, entonces mira a la plataforma Kiteworks. Ofrecemos controles de acceso a información crítica que mantienen la adherencia a las regulaciones de seguridad HIPAA a través de salvaguardas administrativas, físicas y técnicas sin sacrificar la productividad, flexibilidad o visibilidad de datos para toda tu organización.

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