Uso Compartido Seguro de Archivos para Bufetes de Abogados: Características Imprescindibles

El intercambio de archivos para bufetes de abogados puede ser una actividad arriesgada, especialmente si deseas mantener los documentos e información de tus clientes protegidos de los hackers.

¿Por qué necesitaría una solución de intercambio de archivos para mi bufete de abogados? Necesitas una solución de intercambio de archivos para tu bufete porque el privilegio abogado-cliente es primordial y usar correo electrónico no seguro pone en peligro la confidencialidad del cliente. Para mantener la información privada, los bufetes de abogados deben usar una solución de intercambio de archivos que cifre estos archivos y correos electrónicos.

¿Qué es el Intercambio Seguro de Archivos?

El intercambio de archivos es una de las tareas más fundamentales en la informática. Protocolos como FTP son casi tan antiguos como Internet, y en el lenguaje moderno, podemos ver soluciones de almacenamiento en la nube para consumidores y empresas como Dropbox o Microsoft OneDrive como soluciones de intercambio de archivos también.

El intercambio seguro de archivos, entonces, es el uso de tecnología como el cifrado para asegurar una transferencia de archivos. SFTP incluye cifrado para los datos mientras se almacenan en el servidor (“en reposo”) y cuando se transmiten entre lectores (“en tránsito”).

¿Por qué es Importante el Intercambio Seguro de Archivos para los Bufetes de Abogados?

Según el Informe de Tecnología para Solos y Pequeños Bufetes de la Asociación Americana de Abogados de 2019, menos del 50% de los encuestados usan cifrado para transferencias de archivos o transmisión de correos electrónicos, almacenamiento de datos o prevención de hacking.

Este dato es alarmante cuando consideras la sensibilidad de la mayoría de las comunicaciones abogado-cliente. Una violación de datos que exponga información sensible del cliente podría ser catastrófica. Como resultado, los abogados y bufetes están obligados a mantener el privilegio abogado-cliente, según la ABA. En un artículo de blog y un seminario web asociado, los abogados de la ABA de hecho destacan la importancia de la tecnología de ciberseguridad como el cifrado para proteger los datos. Ven la protección de datos como una obligación ética y parte de su juramento para proteger el privilegio abogado-cliente.

Los requisitos de la ABA incluyen:

• Regla 1.1: Proporcionar una representación competente para un cliente, incluyendo gestionar su privilegio con comunicaciones seguras.
• Regla 1.4: Proteger la comunicación con los clientes respecto a su representación y las decisiones que toman al respecto.
• Regla 1.6: Mantener la confidencialidad de los datos del cliente y las comunicaciones relacionadas con la representación y su caso legal.
• Reglas 5.1, 5.2 y 5.3: Los bufetes de abogados deben demostrar que sus abogados entienden sus obligaciones bajo las regulaciones de la ABA y la ley.

El artículo de la ABA también señala que la forma principal de comunicación e intercambio de archivos utilizada por los bufetes de abogados sigue siendo principalmente el correo electrónico no cifrado, lo que amenaza con socavar la confidencialidad del cliente y violar las preocupaciones éticas de la ABA.

La ABA posteriormente publicó varias Opiniones Formales para articular su posición sobre las transferencias seguras. La Opinión Formal 477, por ejemplo, describe cómo los bufetes de abogados están obligados a proteger los datos del cliente para demostrar competencia, confidencialidad y comunicaciones protegidas. Específicamente, esta opinión vincula el intercambio seguro de archivos y el cifrado con la obligación legal y ética de un abogado hacia sus clientes.

Intercambio de Archivos para Abogados

Los bufetes de abogados obtienen varios beneficios al usar una solución de intercambio seguro de archivos. Estos beneficios incluyen

1. Proteger datos confidenciales: Al usar una solución de intercambio seguro de archivos, los bufetes de abogados pueden asegurar que sus datos permanezcan confidenciales y seguros.
2. Mejorar la comunicación: Las soluciones de intercambio seguro de archivos permiten a los bufetes de abogados comunicarse, colaborar y compartir documentos fácilmente, tanto interna como externamente con clientes, socios y otras terceras partes.
3. Reducir el riesgo de violaciones de datos: Una plataforma de intercambio seguro de archivos puede ayudar a los bufetes de abogados a reducir el riesgo de una violación de datos al proporcionar características de seguridad robustas, como cifrado y controles de acceso.
4. Mejorar la eficiencia: Las soluciones de intercambio seguro de archivos pueden ayudar a mejorar la eficiencia de las tareas colaborativas al proporcionar fácil acceso a documentos y eliminar la necesidad de almacenamiento físico.
5. Ahorro de tiempo y dinero: Al utilizar soluciones de intercambio seguro de archivos, los bufetes de abogados pueden ahorrar tiempo y dinero al simplificar procesos y reducir la necesidad de adquirir hardware y software adicionales.

Ahora que se han establecido los beneficios del intercambio seguro de archivos para bufetes de abogados, consideremos algunas de las estrategias que los bufetes pueden seguir para lograr un intercambio seguro de archivos:

1. Utilizar servicios de intercambio seguro de archivos confiables: Asegúrate de usar un sistema de intercambio seguro de archivos que proporcione cifrado, autenticación y un registro de auditoría de quién accedió a qué y cuándo.
2. Usar servicios de almacenamiento en la nube: Asegúrate de que el sistema de almacenamiento en la nube que elijas cumpla con la ley HIPAA y permita que tus datos permanezcan seguros en la nube.
3. Utilizar redes privadas virtuales: Configurar una red privada virtual, o VPN, proporciona una capa adicional de cifrado y autenticación para archivos sensibles.
4. Usar autenticación robusta: Requiere autenticación de dos factores al acceder a datos sensibles, o manda el uso de certificados digitales.
5. Crear un protocolo de acceso a datos: Establece políticas y procedimientos a nivel de bufete para acceder y compartir información confidencial.
6. Implementar controles de acceso: Establece controles de acceso que limiten quién puede ver o editar la información compartida.
7. Capacitar a los empleados en prácticas de seguridad: Asegúrate de que tus empleados sean conscientes de la importancia de mantener la seguridad de los datos y estén capacitados en los protocolos de seguridad establecidos.
8. Monitorear la actividad de archivos: Mantén un ojo en la actividad de archivos, incluyendo quién está descargando, eliminando y editando archivos compartidos.

¿Cómo Pueden los Bufetes de Abogados Lograr un Intercambio Seguro de Archivos?

La ABA no define ni sugiere un nivel adecuado de cifrado, ni una forma requerida de intercambio de archivos. Por lo tanto, corresponde a los bufetes de abogados usar su mejor juicio al implementar un intercambio seguro de archivos.

Ejemplos de intercambio seguro incluyen:

• Medios físicos: Esto incluye un disco duro, memoria USB o “thumb drive”, DVD o CD ROM. Los medios físicos son subóptimos para intercambiar documentos que se actualizan con frecuencia, como contratos. Los medios físicos también están sujetos a pérdida o robo, especialmente durante el transporte. Sin embargo, los medios físicos sirven efectivamente como respaldo para documentos importantes.
• Correos electrónicos cifrados: El cifrado moderno de correos electrónicos permite al usuario cifrar no solo los correos electrónicos, sino a menudo también sus archivos adjuntos. Pero hay un inconveniente. Los correos electrónicos cifrados funcionan en ambos sentidos, por lo que tanto tú como tus clientes deben usar los mismos métodos de cifrado y descifrado de correos electrónicos para todos los correos. Un abogado o un cliente puede buscar una solución alternativa no cifrada (léase: menos segura) si la tecnología de cifrado del remitente es demasiado engorrosa.
• Servidores seguros con mensajería protegida: Esta opción es mucho más segura, ya que todas las comunicaciones se mantienen en un servidor cifrado. Un servidor cifrado que almacena mensajes y archivos adjuntos es una opción muy segura, sin embargo, requiere que ambas partes usen el sistema exclusivamente, complicando la gestión de archivos y mensajes.
• Enlaces de correo electrónico seguros: Este enfoque combina servidores seguros equipados con correo electrónico para facilitar a tus clientes el acceso a la información. En esta configuración, un abogado envía solo un enlace seguro al cliente. El enlace proporciona acceso a un servidor seguro que almacena el cuerpo del correo electrónico y cualquier archivo adjunto. Los clientes deben autenticarse para acceder al contenido del correo electrónico. Los enlaces de correo electrónico seguros prácticamente eliminan el riesgo de que un usuario no autorizado acceda al correo electrónico de un cliente.

Transferencia Segura de Archivos y Operaciones Comerciales para Bufetes de Abogados

Una solución de transferencia segura de archivos, configurada adecuadamente, puede hacer mucho más que solo cifrar documentos.

Una solución robusta de transferencia de archivos, tal vez una plataforma de intercambio de archivos empresariales o transferencia segura de archivos administrada que utilice SFTP y enlaces de correo electrónico seguros, proporcionará características críticas para la misión que pueden capacitar a los bufetes de abogados para gestionar datos de manera más efectiva, proteger sus intereses y realizar funciones comerciales.

Los registros de auditoría automatizados y los informes que demuestran el acceso a archivos y eventos del sistema son una capacidad crítica para las soluciones de transferencia segura de archivos. Estos registros ayudan a tus operaciones de múltiples maneras, incluyendo:

1. Diagnósticos y cumplimiento: Las pistas de auditoría inmutables son necesarias para demostrar que estás trabajando para mantener la confidencialidad del cliente. Asimismo, las pistas de auditoría pueden ayudarte a comprender mejor la causa de una violación de esa confidencialidad para que puedas minimizar violaciones en el futuro.
2. eDiscovery: Los registros de auditoría inmutables se consideran evidencia admisible en caso de acción legal. Al proporcionar registros de auditoría a un juez u otra autoridad legal, puedes demostrar la legalidad de tus acciones y proteger tu práctica de acusaciones de mala praxis.
3. Optimización: Con el registro y los informes conectados a las transferencias de archivos, puedes ver quién accede a documentos específicos, dónde y cuándo lo hacen, y con quién los comparten. Con el tiempo, esta inteligencia puede ayudarte a maximizar la comunicación y los flujos de trabajo comerciales para mejorar la eficiencia.

Cómo los Bufetes de Abogados Pueden Compartir Archivos Confidenciales de Forma Segura

Los bufetes de abogados pueden compartir archivos confidenciales de forma segura con un sistema equipado con cifrado seguro, autenticación de dos factores, control de acceso cuidadoso, pistas de auditoría y características de prevención de fugas de datos. Además, los bufetes de abogados deben asegurarse de que todos los usuarios conectados al sistema tengan contraseñas fuertes y estén capacitados sobre cómo manejar adecuadamente los datos sensibles. Al usar el intercambio de archivos en línea, los bufetes de abogados deben usar protocolos de transferencia segura de archivos como FTPS, SFTP y HTTPS. El sistema debe ser monitoreado regularmente para detectar cualquier intento de partes no autorizadas de acceder a datos confidenciales.

Bufetes de Abogados y Seguridad en la Nube

Los bufetes de abogados deben ser especialmente vigilantes cuando se trata de seguridad en la nube. Los datos que los bufetes almacenan en la nube pueden incluir documentos legales, información de clientes, registros financieros y otra información confidencial. Para asegurar que los datos permanezcan confidenciales, los bufetes deben tomar las medidas necesarias para proteger sus datos.

El proveedor de la nube, por ejemplo, debe estar certificado por las agencias regulatorias apropiadas. También es importante establecer una política de uso aceptable, que describa los protocolos y reglas para usar el servicio en la nube.

Los bufetes de abogados deben aprovechar los muchos servicios y herramientas de seguridad que ofrecen los proveedores de almacenamiento en la nube. Estos servicios incluyen:

1. Cifrado de datos tanto en tránsito como en reposo
2. Control de acceso y autenticación
3. Autenticación multifactor
4. Firewalls de aplicaciones
5. Registro de eventos y auditoría
6. Aislamiento de red
7. Prevención de pérdida de datos
8. Protección avanzada contra amenazas
9. Respaldo y recuperación ante desastres
10. Gestión de identidades y accesos

Estos servicios y herramientas pueden detectar y prevenir violaciones de datos, así como monitorear y responder a actividades sospechosas. Además, estos servicios y herramientas pueden proporcionar alertas e informes en tiempo real para asegurar que cualquier actividad sospechosa sea abordada rápida y efectivamente.

Trabaja con Clientes con Confidencialidad Usando la Plataforma Kiteworks

Los bufetes de abogados que necesitan una plataforma de TI que pueda soportar el intercambio seguro de documentos, operaciones comerciales y cumplimiento interno o regulatorio pueden recurrir a la Plataforma Kiteworks para todas sus necesidades. Kiteworks incluye:

1. Enlaces de correo electrónico seguros: Nuestra plataforma te permite enviar correos electrónicos seguros a través de correo electrónico de propósito general que dirige a los usuarios a un servidor seguro donde pueden recuperar correos electrónicos y documentos legales. Compartir y almacenar documentos legales confidenciales es simple e intuitivo.
2. Panel de CISO: Los bufetes de abogados pueden beneficiarse al comprender cómo se están utilizando sus datos. Extrae inteligencia accionable de tus clientes y abogados para optimizar tus operaciones y servir mejor a tus clientes.
3. Pistas de auditoría e informes de cumplimiento: Las pistas de auditoría inmutables son críticamente importantes para que los bufetes de abogados demuestren adherencia a la ley y sus responsabilidades hacia los clientes.

Para obtener más información sobre el correo electrónico seguro y el intercambio seguro de archivos para abogados, programa una demostración personalizada de Kiteworks hoy.