Intercambio de Archivos Empresariales con Máxima Seguridad y Cumplimiento

¿Necesitas una nueva solución de sincronización e intercambio de archivos empresariales para reemplazar tu antiguo FTP? Analizamos los pros y los contras de algunas soluciones actuales, las características principales y cómo elegir la mejor para ti.

¿Qué es el intercambio de archivos empresariales? El intercambio de archivos empresariales es una plataforma, software o proveedor que permite a tu empresa enviar datos sin problemas a través de la red a compañeros de trabajo o clientes. Facilita la colaboración, la integración sencilla y el control de los datos enviados.

¿Qué es el intercambio seguro de archivos?

El intercambio de archivos empresariales con máxima seguridad y cumplimiento, o simplemente, intercambio seguro de archivos, se refiere al proceso de compartir archivos de manera que se garantice la privacidad y seguridad de los datos. Esto se puede lograr a través de varios métodos como cifrado, protección con contraseña, controles de acceso y protocolos de transferencia segura de archivos. El intercambio seguro de archivos es esencial para empresas y organizaciones que manejan contenido sensible, ya que ayuda a proteger la información personal identificable y la información de salud protegida (PII/PHI), la propiedad intelectual y otra información sensible del acceso no autorizado.

Algunos métodos comunes de intercambio seguro de archivos incluyen correo electrónico seguro, colaboración segura, salas de datos virtuales y intercambio de archivos cifrados peer-to-peer. Estos métodos suelen utilizar algoritmos de cifrado avanzados y mecanismos de autenticación para proteger los datos mientras se comparten y almacenan. En general, el intercambio seguro de archivos es un componente crítico de la seguridad de la información y es crucial para proteger contenido sensible de amenazas cibernéticas.

¿Cuál es la diferencia entre el intercambio de archivos tradicional y el empresarial?

El intercambio de archivos parece una tarea relativamente simple y, en algunos aspectos, lo es. Algunas de las características más básicas de la tecnología de internet temprana involucraban la capacidad de transferir archivos entre usuarios. Con la llegada de plataformas en la nube como Dropbox y Google Drive, la sincronización e intercambio de archivos se volvió mucho más fácil.

Sin embargo, estas herramientas generalmente no abordan las necesidades de seguridad o cumplimiento de los clientes empresariales. Fue entonces cuando los desarrolladores comenzaron a construir soluciones empresariales para la sincronización, intercambio y gestión de archivos, llamadas intercambio de archivos empresariales (EFS), o a veces sincronización e intercambio de archivos empresariales (EFSS).

Hay riesgos que tu empresa asumirá al optar por el intercambio de archivos tradicional en lugar de soluciones EFSS, incluidos violaciones de datos, ineficiencias y el incumplimiento de cualquier regulación relevante requerida por tu industria.

¿Cuáles son algunas de las características clave del software de intercambio de archivos empresariales?

¿Qué pone el “empresarial” en el intercambio de archivos empresariales? Características críticas para el almacenamiento, la eficiencia y los informes. Algunas de las características básicas incluidas en muchas soluciones de intercambio de archivos empresariales incluyen:

• Soporte adicional para archivos grandes o extensiones de archivo únicas. Muchas soluciones de sincronización e intercambio de archivos empresariales admitirán directamente transferencias grandes y tipos de archivos que no son comunes fuera de aplicaciones o industrias específicas.
• Herramientas SaaS integradas para manejar la creación y edición de archivos. La mayoría de las plataformas ofrecen herramientas o integraciones para la gestión y creación de documentos, creación de hojas de cálculo y transmisión de video o audio.
• Controles de seguridad avanzados para cifrado y prevención de pérdida de datos. La seguridad es crítica para el éxito de cualquier negocio impulsado por datos. Una plataforma de sincronización, almacenamiento e intercambio de archivos debe tener características clave de seguridad como cifrado, escaneo de archivos y protección de datos.
• Herramientas de automatización para programar transferencias y copias de seguridad. Programar copias de seguridad, auditorías y transferencias ayudará a tu empresa a escalar. Cuando no tienes que monitorear manualmente tus datos, estás en una mejor posición para enfocarte en tu negocio y no en la gestión de datos.
• Herramientas de informes robustas para rastrear el uso y el cumplimiento. Muchas industrias requerirán que mantengas registros detallados del acceso y la seguridad de los archivos, y muchas plataformas de intercambio de archivos empresariales admitirán informes granulares para este efecto. Además, puedes usar informes para obtener una visión de cómo tu empresa utiliza los datos y cómo mejorar aspectos como la productividad.
• Visibilidad completa de los datos y el acceso. Una solución empresarial sólida debe darte una visión completa de tus transferencias y almacenamiento en general. Esto incluye no solo la ubicación de los datos, sino cómo se transmiten y quién los está accediendo.

Ten en cuenta que no todas las soluciones de intercambio de archivos empresariales ofrecen todas estas características en un solo paquete.

¿Cuáles son los beneficios del intercambio de archivos empresariales?

El intercambio de archivos empresariales ofrece una gran cantidad de beneficios para empresas de todos los tamaños. Primero, simplifica la colaboración entre equipos y departamentos, facilitando que los empleados accedan, compartan y editen archivos en tiempo real. Como resultado, minimiza el tiempo perdido en el envío manual de archivos por correo electrónico u otros métodos tradicionales. Segundo, mejora la seguridad de los datos al garantizar que todos los archivos se almacenen en una ubicación centralizada accesible solo por personal autorizado. Esto minimiza el riesgo de violaciones de datos y pérdida accidental de datos.

El intercambio de archivos empresariales también mejora la productividad general de las empresas al agilizar los flujos de trabajo y eliminar redundancias. También mejora la transparencia y la responsabilidad al proporcionar registros de auditoría detallados que muestran quién accedió y realizó cambios en un archivo en particular. Finalmente, reduce el costo de la infraestructura de TI al eliminar la necesidad de que las empresas almacenen y mantengan archivos físicos en servidores locales. Esto no solo ahorra dinero, sino que también libera recursos valiosos que pueden canalizarse hacia áreas más críticas del negocio.

¿El intercambio de archivos empresariales admite almacenamiento en la nube y acceso móvil?

Absolutamente. Una de las ventajas clave de una solución EFS es la capacidad de usar la nube para conectar a los empleados con archivos críticos mientras se mantienen los controles de seguridad. Si bien puedes usar tecnología local para gestionar una solución de intercambio de archivos empresariales, la verdadera fortaleza del software moderno de intercambio de archivos empresariales es la disponibilidad en la nube.

Tu organización puede implementar una solución de intercambio de archivos empresariales en almacenamiento en la nube privada o híbrida. Tus empleados crearían, accederían y manipularían archivos en ese entorno en la nube desde dispositivos autorizados.

Eso está muy bien para computadoras tradicionales como estaciones de trabajo de escritorio o portátiles. Donde las soluciones de intercambio de archivos empresariales en la nube también brillan es en la capacidad de integrar dispositivos móviles a través de aplicaciones específicas. Al igual que las aplicaciones de grado de consumidor para plataformas de almacenamiento en la nube más generales, estas aplicaciones permiten a tu equipo acceder y gestionar archivos en tabletas y teléfonos dondequiera que estén.

Sin embargo, a diferencia de estas aplicaciones de consumidor, las aplicaciones de sincronización e intercambio de archivos empresariales ayudarán a tu organización a mantener la seguridad interna y, si es necesario, el cumplimiento de seguridad. Muchos servicios de intercambio de archivos empresariales vendrán con controles de archivos integrados para garantizar que los archivos en dispositivos remotos permanezcan seguros y que los empleados no los compartan fuera de tu organización.

Kiteworks Secure File Sharing para máxima seguridad y cumplimiento

La Red de Contenido Privado de Kiteworks ofrece a las organizaciones una plataforma flexible y escalable para intercambio seguro de archivos. Si bien hay varias soluciones de intercambio de archivos empresariales en el mercado, Kiteworks está en una posición única para apoyar a las empresas en industrias altamente reguladas con sus requisitos de seguridad y cumplimiento. Aquí hay un resumen de solo algunas de las capacidades de seguridad y cumplimiento de Kiteworks:

• Un dispositivo virtual reforzado que minimiza tu superficie de ataque y vulnerabilidades del sistema
• Flexibilidad de implementación segura que incluye en las instalaciones, alojado, privado, híbrido y nube privada virtual FedRAMP
• Puerta de enlace de protección de correo electrónico que te permite cifrar correos electrónicos y gestionar tus claves de cifrado, manejar diferentes estándares de cifrado utilizados por tus socios, enviar y recibir correos electrónicos cifrados en un entorno Microsoft RMS, y más
• Integración con tu prevención de pérdida de datos (DLP), protección avanzada contra amenazas (ATP), gestión de información y eventos de seguridad (SIEM), Protocolo Ligero de Acceso a Directorios/Active Directory (LDAP/AD), inicio de sesión único (SSO) y otras tecnologías en tu infraestructura de seguridad, proporcionando un único punto de integración para la protección de contenido sensible
• Panel de control del CISO que te permite ver cada archivo que entra y sale de tu organización, incluyendo quién envía qué a quién
• Integración con aplicaciones empresariales como Salesforce (SFDC), Microsoft Office 365, Google Workspace, Microsoft OneDrive, y otras para intercambio seguro y conforme de archivos dentro de los sistemas que tus empleados usan todo el día, todos los días
• Soporta la Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), las Regulaciones Internacionales de Tráfico de Armas (ITAR), la Organización Internacional de Normalización (ISO) 27001, el Marco de Ciberseguridad del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST CSF), y otras regulaciones y estándares de privacidad de datos

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