Uso Compartido Seguro de Archivos para Cumplimiento con la FCA

Compartir archivos de manera segura no es solo una conveniencia, sino una necesidad absoluta. Esto es especialmente cierto para industrias reguladas como los sectores de salud y financiero. En el Reino Unido, las empresas de servicios financieros deben cumplir con estrictas regulaciones de cumplimiento establecidas por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA). Este artículo del blog profundiza en el intercambio seguro de archivos para el cumplimiento de la FCA, cubriendo aspectos importantes como los riesgos inherentes, las características del software de soluciones conformes y las mejores soluciones disponibles.

¿Qué es el cumplimiento de la FCA?

La Autoridad de Conducta Financiera (FCA) es una organización encargada de regular las empresas financieras con sede en el Reino Unido y mantener la integridad de los mercados financieros en el Reino Unido. Su papel incluye proteger a los consumidores, mantener la estabilidad de la industria y promover una competencia saludable entre los proveedores de servicios financieros. El cumplimiento de la FCA es crucial. Las organizaciones conformes operan con transparencia y equidad, y fomentan la confianza entre los consumidores. También toman medidas efectivas para minimizar el riesgo de violaciones de datos y acceso no autorizado a datos, lo cual es requerido por la FCA. Esto incluye cifrar datos sensibles, usar métodos de uso compartido seguro de archivos, mantener registros de auditoría detallados y más. El cumplimiento de la FCA también es innegociable. El incumplimiento puede llevar a multas y sanciones considerables, pérdida de licencia, daño reputacional y posibles acciones legales.

Riesgos del intercambio de archivos para instituciones financieras

Las instituciones financieras manejan una gran cantidad de información sensible, como información personal identificable (PII), información de cuentas de clientes, contratos y transacciones con tarjetas de crédito, diariamente. El intercambio de archivos es una parte esencial de sus operaciones, y aunque permite una mayor eficiencia, también plantea riesgos significativos. Algunas de las principales amenazas relacionadas con el intercambio de archivos en instituciones financieras incluyen:

1. Violaciones de datos: Empleados no autorizados, destinatarios no intencionados y ciberdelincuentes pueden acceder a datos críticos, lo que lleva a violaciones que pueden resultar en pérdidas financieras sustanciales y daño a la reputación de la institución.

2. Violaciones de cumplimiento: Las instituciones financieras están sujetas a una variedad de regulaciones sobre el manejo de datos sensibles. Las prácticas inadecuadas de intercambio de archivos pueden llevar al incumplimiento de estas regulaciones, resultando en sanciones y multas.

3. Malware y virus: El intercambio de archivos puede exponer la red de la institución a malware y virus, que pueden causar daños extensos a la infraestructura de TI de la institución y comprometer datos sensibles.

4. Filtración de información confidencial: Sin las protecciones adecuadas, el intercambio de archivos puede llevar a la filtración de información confidencial tanto interna como externamente. Esto puede ser perjudicial para las operaciones comerciales de la institución y también puede llevar a repercusiones legales.

5. Hackers: El intercambio de archivos abre otra vía para que los hackers infiltren la red de una organización. Una vez dentro, pueden robar información sensible, interrumpir operaciones o causar una miríada de otras complicaciones.

6. Información duplicada: El intercambio de archivos también puede revelar múltiples copias del mismo archivo. Esto puede llevar a inconsistencias en los datos, confusión y posibles errores.

7. Pérdida de datos: También existe el riesgo de perder información crucial si los archivos compartidos no están debidamente asegurados y respaldados. En algunos casos, la pérdida de datos puede ser irrecuperable, afectando las operaciones de la institución financiera y las relaciones con los clientes.

Para minimizar estos riesgos, las instituciones financieras necesitan tener medidas de seguridad robustas y hacer cumplir protocolos estrictos para el intercambio de archivos. Esto podría incluir el uso de plataformas de intercambio seguro de archivos, la implementación de controles de acceso, el respaldo regular de datos y la capacitación del personal en prácticas adecuadas de intercambio de archivos.

Consecuencias del incumplimiento de la FCA

Las directrices de la FCA requieren el manejo y el intercambio seguro de contenido sensible en instituciones financieras. El incumplimiento puede resultar en consecuencias severas. La FCA tiene la autoridad para penalizar a las instituciones que no protegen la información del cliente, con sanciones que potencialmente pueden alcanzar millones. Las sanciones también pueden poner a prueba la confianza y lealtad de los clientes, lo que puede dañar la reputación de la institución. Además, el incumplimiento puede resultar en consecuencias legales, incluidas demandas de individuos u organizaciones afectadas por la violación de datos. Estos riesgos de incumplimiento destacan la necesidad de que las instituciones financieras utilicen plataformas de intercambio de archivos y transferencia automatizada de archivos que cumplan con estrictos requisitos de cumplimiento para asegurar y proteger los datos sensibles de los clientes.

Intercambio seguro de archivos y cumplimiento de la FCA

La seguridad de los datos sensibles como los registros de clientes es primordial para las instituciones financieras. La FCA exige que las empresas financieras tomen medidas adecuadas para proteger estos datos. Al asegurar que los archivos se compartan de manera segura, ya sea dentro de la organización o externamente, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de violaciones de datos y mantenerse en conformidad con las regulaciones de la FCA.

Elementos clave del intercambio seguro de archivos

El software de intercambio seguro de archivos ofrece una gran cantidad de características que ayudan a las empresas financieras a demostrar el cumplimiento de la FCA. Ejemplos incluyen cifrado de extremo a extremo, controles de acceso, monitoreo de actividad, autenticación multifactor, integraciones de prevención de pérdida de datos y soporte para leyes de cumplimiento normativo como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), Cyber Essentials Plus y la Ley de Protección de Datos de 2018. Cada característica trabaja para asegurar la protección del contenido sensible, mejorando la seguridad y fomentando un sentido de confianza entre clientes y empresas. Veamos más de cerca algunas de estas características de intercambio seguro de archivos.

El cifrado de extremo a extremo asegura que los archivos en tránsito estén protegidos contra la interceptación

En términos prácticos, el cifrado significa que el contenido compartido se convierte en un código, volviéndolo ilegible si es interceptado durante el tránsito. El cifrado de extremo a extremo permite la confidencialidad e integridad del contenido compartido, cifrándolo desde el momento en que sale del dispositivo del remitente hasta que llega al servidor de correo electrónico del destinatario previsto. En consecuencia, esta colosal reducción en el riesgo de que los datos sean interceptados y robados es integral para mantener la confianza en las operaciones de intercambio seguro de archivos.

Los controles de acceso permiten al propietario del archivo dictar quién puede ver qué archivos

Los controles de acceso son los guardianes de la seguridad de los archivos. Proporcionan a los propietarios de archivos el poder de decidir quién puede ver, editar o descargar archivos que contienen contenido sensible, estableciendo un límite claro de autoridad. Al limitar el grupo de personas que pueden interactuar con los archivos, la amenaza de acceso no autorizado y fuga de datos se reduce significativamente. Esto, a su vez, protege la integridad del contenido y salvaguarda los derechos de privacidad de las partes asociadas.

El monitoreo de actividad y auditoría permite a las organizaciones ver quién está accediendo al contenido y qué se está haciendo con él

La capacidad de rastrear la actividad de los archivos, como quién accedió o modificó un archivo y cuándo, o quién compartió un archivo con quién y cuándo, proporciona un nivel de supervisión muy necesario en el intercambio seguro de archivos. Esto ayuda a las organizaciones a detectar actividades sospechosas y posibles amenazas de seguridad, permitiendo que se tomen acciones rápidas y efectivas. La transparencia y visibilidad proporcionadas por el monitoreo de actividad y auditoría son fundamentales para mantener la seguridad, prevenir violaciones y demostrar el cumplimiento de las regulaciones y estándares de privacidad de datos.

La autenticación multifactor agrega una capa adicional de seguridad

La autenticación multifactor sirve como una capa adicional de seguridad, fortaleciendo los controles de acceso ya existentes. Requiere que los usuarios proporcionen dos o más formas de identificación antes de acceder a los archivos. Esto podría incluir algo que saben (una contraseña), algo que tienen (un dispositivo móvil) o algo que son (una huella digital). Al hacer más difícil el acceso a la información confidencial, se reduce significativamente la probabilidad de entrada no autorizada.

La prevención de pérdida de datos (DLP) mantiene el contenido sensible a salvo de la distribución

Las herramientas o integraciones de prevención de pérdida de datos son una parte esencial de un sistema de intercambio seguro de archivos, monitoreando y bloqueando meticulosamente cualquier flujo de datos potencialmente peligroso. Estas herramientas tienen como objetivo prevenir que los datos sensibles sean filtrados o robados, proporcionando una solución proactiva para asegurar los datos contra amenazas internas y externas. La belleza de las herramientas DLP es su capacidad para identificar, clasificar y asegurar datos según su nivel de sensibilidad. Esto no solo protege el contenido privado, sino que reduce significativamente el riesgo de incumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos.

Cumplimiento normativo

Por último, el soporte de cumplimiento normativo es una característica que no debe pasarse por alto en una solución de intercambio seguro de archivos. Estas características aseguran que las empresas financieras permanezcan en cumplimiento con organismos y regulaciones como la Autoridad de Conducta Financiera, la Directiva NIS 2, el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) y el Marco de Privacidad de Datos de la UE-EE. UU., entre otros. Con características como mantener un registro de auditoría detallado y generar informes de cumplimiento integrales, las empresas pueden demostrar fácilmente su adherencia a los mandatos regulatorios. No solo esta característica asegura que todas las acciones de datos sean rastreadas y registradas, sino que también ayuda a las empresas a identificar y rectificar rápidamente cualquier problema potencial de cumplimiento. Esto alivia el riesgo de multas y sanciones considerables por incumplimiento, al tiempo que aumenta la confianza del cliente en las prácticas de manejo de datos de la empresa.

La tabla a continuación proporciona un resumen de los factores a considerar al elegir una solución de intercambio seguro de archivos conforme a la FCA:

Principales soluciones de intercambio seguro de archivos para el cumplimiento de la FCA

Implementar soluciones de intercambio seguro de archivos es un requisito previo para las empresas que buscan cumplir con la FCA. Estas soluciones ofrecen una fusión de tecnología avanzada, seguridad robusta y características prácticas para asegurar que se cumplan las regulaciones legales, al tiempo que facilitan el intercambio de archivos fácil y seguro. Examinemos algunas de las opciones disponibles.

1. Datto Workplace

Datto Workplace es una opción destacada para las empresas que buscan lograr el cumplimiento de la FCA debido a sus capacidades de sincronización y compartición de archivos de nivel empresarial. Esta solución enfatiza la seguridad, proporcionando características robustas diseñadas para proteger datos sensibles. Estas características incluyen cifrado, recuperación ante desastres y autenticación multifactor, entre otras. Sin embargo, Datto Workplace puede ser una opción más costosa en comparación con otras, y algunos usuarios informan una curva de aprendizaje más pronunciada para comprender sus diversas funcionalidades.

2. Citrix ShareFile

Citrix ShareFile ofrece características integrales como borrado remoto, bloqueo de dispositivos y restricciones en aplicaciones de terceros. Estas características proporcionan a las organizaciones control sobre los archivos incluso cuando los dispositivos se pierden o son robados. Además, las amplias capacidades de auditoría de ShareFile cumplen con los requisitos de la FCA al ofrecer información sobre el uso y las alteraciones de archivos. No obstante, la interfaz de Citrix ShareFile puede ser un poco compleja para los nuevos usuarios, y las características premium pueden tener un costo más alto.

3. Box

Box es una opción popular para las empresas de servicios financieros, con numerosas características de seguridad y amplias capacidades de integración. Sus niveles de acceso seguro, historial de versiones y seguimiento de actividad proporcionan una supervisión integral de la gestión de archivos. Además, la compatibilidad de Box con múltiples aplicaciones de terceros mejora su flexibilidad operativa. Sin embargo, las velocidades de carga lentas y los fallos ocasionales del sistema son algunas de las pocas limitaciones reportadas por algunos usuarios.

4. Kiteworks

El intercambio seguro de archivos de Kiteworks ofrece una solución integrada para gestionar y compartir archivos de manera segura a través de los almacenes de contenido existentes. Proporciona características robustas como auditoría en tiempo real, informes y capacidades de búsqueda mejoradas que facilitan el proceso de localizar datos específicos. La plataforma también se integra perfectamente con otros sistemas de gestión de contenido empresarial, agentes de correo electrónico y dispositivos de almacenamiento, lo que la hace altamente versátil. Con Kiteworks, las organizaciones pueden gestionar y compartir fácilmente sus archivos, colaborar con colegas en tiempo real y acceder a archivos en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Además, la plataforma es altamente escalable y personalizable, lo que permite a las empresas adaptar la solución a sus necesidades específicas, sin comprometer la seguridad de sus datos.

5. Onehub

El servicio de almacenamiento y compartición segura en la nube de Onehub ofrece control granular sobre los permisos de archivos y el acceso de usuarios. Esto da a las empresas el poder de dictar quién tiene acceso a qué archivos y cuándo, una característica esencial para mantener el cumplimiento con los estándares de la FCA. Onehub también proporciona monitoreo de actividad en tiempo real y alertas, asegurando una respuesta inmediata a cualquier amenaza de seguridad potencial. Sin embargo, esta plataforma puede no ser tan fácil de usar, especialmente para aquellos que no están familiarizados con los sistemas basados en la nube, y los tiempos de respuesta del soporte al cliente han sido reportados como un posible problema.

Intercambio seguro de archivos de Kiteworks para el cumplimiento de la FCA

Kiteworks permite el intercambio seguro de archivos conforme a la FCA a través de su Red de Contenido Privado. Al consolidar canales de comunicación como correo electrónico, compartición de archivos, transferencia de archivos, formularios web e incluso APIs, Kiteworks permite a las organizaciones financieras ver, rastrear, controlar y asegurar toda la actividad de archivos. Las características avanzadas de seguridad incluyen controles de acceso granulares, autenticación multifactor, cifrado automatizado de extremo a extremo e integración perfecta con DLP, protección avanzada contra amenazas (ATP), desarmado y reconstrucción de contenido (CDR) y soluciones de gestión de información y eventos de seguridad (SIEM).

Las características de seguridad adicionales incluyen opciones de implementación segura flexibles, incluyendo en las instalaciones, privadas, híbridas y una nube privada virtual autorizada por FedRAMP. Un dispositivo virtual reforzado reduce drásticamente la superficie de ataque para todos los canales de comunicación de terceros. También crea un sistema de correo electrónico cerrado, fortalecido por visibilidad de actividad de archivos e integraciones de CDR y ATP integraciones, para eliminar virtualmente el riesgo de un ataque de phishing ya que los usuarios de Kiteworks invitan y controlan de quién quieren recibir correos electrónicos.

Para obtener más información sobre el intercambio seguro de archivos de Kiteworks para el cumplimiento de la FCA, programa una demostración personalizada hoy.