Mejores Servicios de Uso Compartido de Archivos Cumplidores de la Ley HIPAA y Consideraciones

¿Cuál es la mejor solución de intercambio de archivos que cumple con HIPAA? Elegir mal marca la diferencia entre proteger la información de salud protegida (PHI) o enfrentar costosas filtraciones.

¿Qué es HIPAA?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es una ley federal que garantiza la privacidad y seguridad de la información de salud protegida (PHI). Esto incluye dar a los pacientes más control sobre su información de salud personal y establecer límites sobre cómo y cuándo se comparte esa información. También incluye salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para asegurar la privacidad y seguridad de la PHI.

Las organizaciones de salud y sus socios comerciales deben demostrar cumplimiento con HIPAA para asegurar que están tomando las medidas necesarias para mantener segura la información de los pacientes. Cumplir con HIPAA ayuda a garantizar que la información de los pacientes esté protegida contra el acceso no autorizado o el uso indebido, y también ayuda a construir confianza entre las organizaciones de salud y sus pacientes.

El cumplimiento con HIPAA protege a los pacientes y su privacidad estableciendo pautas estrictas sobre cómo y cuándo se puede compartir la información del paciente. También ayuda a prevenir el acceso no autorizado a la información del paciente estableciendo salvaguardas técnicas y físicas para las organizaciones de salud. HIPAA también da a los pacientes más control sobre su información permitiéndoles solicitar copias de sus registros y dándoles el derecho de que su información sea enmendada o corregida si es necesario. Finalmente, HIPAA también establece sanciones para las organizaciones que no cumplen con la ley.

¿Cómo afecta HIPAA al intercambio de archivos?

Cualquier solución de intercambio de archivos que involucre PHI debe cumplir con las tres reglas generales de HIPAA:

1. La Regla de Privacidad, que define la PHI y las responsabilidades que tienen los proveedores, aseguradoras y negocios asociados en su almacenamiento y transmisión. En resumen, deben proteger la privacidad del paciente fuera de situaciones específicas.
2. La Regla de Seguridad, que describe las medidas de seguridad que las instituciones de salud deben utilizar para proteger los datos en tránsito y en reposo.
3. La Regla de Notificación de Brechas, que describe las responsabilidades de estos proveedores en casos donde sus sistemas son vulnerados y la PHI es comprometida.

Las Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA protege la privacidad de toda la información de salud identificable individualmente, como los datos sensibles de los pacientes. Requiere, entre otras cosas, que los proveedores de salud, planes de salud y otras entidades que manejan PHI (información de salud protegida) la protejan adecuadamente del acceso, uso y divulgación no autorizados.

La Regla de Seguridad de HIPAA establece estándares nacionales para la seguridad de la PHI electrónica. Requiere que las organizaciones utilicen salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para la protección de la PHI. También requiere que las organizaciones implementen un programa de gestión de riesgos para identificar y abordar posibles riesgos para la seguridad de la PHI.

En cuanto al intercambio de archivos, las Reglas de HIPAA requieren que las organizaciones tomen medidas razonables para asegurar que cualquier PHI que se comparta o transfiera se haga de manera segura. Estas medidas pueden incluir la implementación de controles de acceso como autenticación y cifrado, así como el uso de protocolos o productos de transferencia segura de archivos. Las organizaciones también deben monitorear y auditar regularmente sus actividades de intercambio de archivos para asegurar que la PHI no esté siendo accedida o utilizada inapropiadamente.

La Regla de Seguridad es increíblemente importante para las soluciones de intercambio de archivos porque define tres salvaguardas críticas que cualquier solución debe implementar:

1. Salvaguardas administrativas: Estas salvaguardas incluyen tener políticas adecuadas de gobernanza de datos y gestión de riesgos, liderazgo efectivo y toma de decisiones con respecto a la implementación de seguridad, y programas de capacitación y educación continua relevantes para apoyar la higiene cibernética de los empleados.
2. Salvaguardas físicas: Las salvaguardas físicas incluyen proteger la ubicación física de los datos, como estaciones de trabajo y servidores, con medidas como cerraduras, cámaras, biometría y otras.
3. Salvaguardas técnicas: Estas salvaguardas incluyen medidas de protección como software anti-malware, cifrado, contraseñas y firewalls.

Los proveedores de salud deben cumplir con todos estos requisitos para manejar la PHI de acuerdo con HIPAA. Eso significa que desde la oficina administrativa hasta los centros de datos y las plataformas de software, deben proteger los datos de los pacientes.

Protección de Datos para Organizaciones de Salud y Cumplimiento con HIPAA

Las organizaciones de salud pueden proteger los datos y cumplir con HIPAA al compartir archivos tomando medidas para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Las organizaciones deben requerir cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuarios y protocolos seguros al transferir archivos. También deben requerir medidas de control de acceso físico y digital para asegurar que los datos solo sean accesibles para el personal autorizado. Además, las organizaciones deben requerir evaluaciones de seguridad regulares y copias de seguridad de datos para asegurar que los datos estén disponibles en caso de pérdida o destrucción. Los datos también deben ser auditados y monitoreados para asegurar el cumplimiento con HIPAA.

¿Quién necesita usar el intercambio de archivos que cumple con HIPAA?

HIPAA define todas las partes relevantes en el sector salud que deben cumplir con las regulaciones:

1. Entidades Cubiertas (CEs), que son los proveedores de salud primarios como hospitales, clínicas, consultorios médicos, aseguradoras y cualquier otro directamente vinculado al cuidado del paciente.
2. Asociados Comerciales (BAs), que desempeñan roles de apoyo (seguros, fabricación de equipos, soporte de TI) para las Entidades Cubiertas.

Cualquier proveedor que trabaje con una CE es, por definición, un Asociado Comercial. Inevitablemente manejarán PHI para transferencia o almacenamiento y, por lo tanto, deben tener software que cumpla con HIPAA. Esto significa que si un proveedor de intercambio de archivos quiere que su solución cumpla, o trabajar con un proveedor que cumpla, deben:

1. Tener un Acuerdo de Asociado Comercial con su CE asociada,
2. Implementar salvaguardas físicas, administrativas y técnicas para los datos de los pacientes, y
3. Seguir regulaciones adicionales sobre riesgos, informes y notificaciones según lo definido por HIPAA.

¿Qué debo buscar en los proveedores de intercambio de archivos que cumplen con HIPAA?

Hay algunos atributos fundamentales que cualquier organización que maneje PHI debe considerar al evaluar un proveedor de soluciones de intercambio de archivos:

1. ¿El proveedor tiene un BAA? Muchos proveedores de soluciones tendrán un BAA estándar que las organizaciones de salud pueden usar o modificar para su acuerdo de trabajo. No tener un BAA puede indicar que el proveedor no está lo suficientemente maduro para manejar PHI o que no cumple con HIPAA.
2. ¿El proveedor tiene capacidades empresariales? Compartir PHI no se trata solo de transferir archivos. Se trata de tener análisis, gestión y gobernanza en su lugar para apoyar operaciones complejas en un entorno altamente regulado. Esto es doblemente importante para los proveedores de salud que ya tienen que lidiar con problemas de seguridad estrictos.
3. ¿Dónde reside su experiencia? Una solución adecuada de intercambio de archivos proporcionará seguridad, visibilidad de datos, cumplimiento y protección. La salud no es una industria donde una CE o un BA puedan permitirse recortar esquinas.

Estos tres aspectos son generales pero importantes. Las violaciones de HIPAA pueden comenzar en $100 por incidente pero aumentar hasta $50,000 por violación, con el potencial de millones en sanciones por año dependiendo de la brecha o violación de cumplimiento.

¿Es G Suite un servicio de intercambio de archivos que cumple con HIPAA?

Dado que Google Drive es popular entre muchas personas, podrías preguntarte: ¿G Suite cumple con HIPAA? No, G Suite no es un servicio de intercambio de archivos que cumple con HIPAA. Google no ha tomado las medidas necesarias para asegurar que G Suite cumpla con los Estándares de Seguridad, Privacidad y Técnicos descritos en la Regla de Cumplimiento de HIPAA.

Google Drive, por sí solo, no cumple con HIPAA. Una organización debe firmar un acuerdo de asociado comercial con Google junto con implementar controles, autenticación, contraseñas y otras salvaguardas necesarias si quieren usar Google Drive para manejar PHI.

¿Es OneDrive un servicio de intercambio de archivos que cumple con HIPAA?

No, OneDrive no es un servicio de intercambio de archivos que cumple con HIPAA. Para cumplir con HIPAA, los servicios deben adherirse a regulaciones de seguridad estrictas, que incluyen el cifrado de datos, registros de auditoría y control de acceso. Microsoft no ha declarado que OneDrive cumpla con estos requisitos, y por lo tanto no debe usarse para el almacenamiento de ningún dato protegido por HIPAA.

Manteniendo tu almacenamiento en la nube conforme a HIPAA

Para asegurar que el almacenamiento en la nube cumpla con HIPAA, las entidades deben primero asegurar que el proveedor de la nube con el que están trabajando cumpla con HIPAA. Esto significa confirmar que el proveedor tiene las salvaguardas técnicas adecuadas para proteger los datos. Por ejemplo, los clientes deben asegurarse de que tienen protocolos de cifrado seguros y controles de acceso en su lugar para proteger los datos del acceso no autorizado.

Al compartir archivos, las entidades deben asegurarse de que los datos estén cifrados tanto en tránsito como en reposo. Además, los usuarios deben estar al tanto de cualquier ley aplicable que pueda afectar sus datos, como el RGPD.

Las entidades también deben asegurar que el proveedor de la nube sea auditado regularmente para el cumplimiento de seguridad para mantener el cumplimiento con HIPAA. Por último, las entidades deben tener una política clara que describa lo que está permitido y prohibido cuando se trata de compartir archivos y datos en la nube.

Navegando el cumplimiento con HIPAA en 2023

Para seguir cumpliendo con las regulaciones de HIPAA, las entidades deben asegurar que toda la información de salud protegida (PHI) esté almacenada y manejada de manera segura. Además, cualquier PHI debe estar cifrada tanto en tránsito como en reposo, así como ser monitoreada regularmente para detectar cualquier acceso no autorizado. Las entidades también deben asegurarse de que toda la PHI sea accedida solo por personal autorizado, que se mantengan registros de acceso y que cualquier derecho de acceso sea revocado al terminar el empleo de un empleado.

Además, las entidades deben tener un proceso de evaluación de riesgos en su lugar que se actualice regularmente, y también deben proporcionar capacitación y educación continua a los empleados sobre el cumplimiento con HIPAA. Por último, las entidades deben estar preparadas para responder en caso de una brecha de datos y tener un plan de respuesta a incidentes bien pensado. Al tomar estos pasos, las entidades pueden navegar efectivamente el cumplimiento con HIPAA en 2023.

La Plataforma Kiteworks: La Solución de Intercambio de Archivos que Cumple con HIPAA se Enfoca en la Nube Privada y el Registro de Auditoría

Cuando trabajas con la plataforma Kiteworks, obtienes el poder de una solución empresarial segura que también destaca el cumplimiento con HIPAA y la seguridad.

Kiteworks se especializa en tres áreas:

1. Seguridad: Todas las herramientas de Kiteworks, desde el correo electrónico hasta la transferencia y almacenamiento de archivos, están aseguradas con cifrado que cumple con HIPAA, integraciones con tu infraestructura de seguridad existente como ATP, DLP y SIEM y otras medidas de seguridad. Debido a que implementa una nube privada independiente para cada cliente, no hay mezcla de datos y metadatos con otros clientes dentro de tu aplicación dedicada de la plataforma Kiteworks. Para el estándar de oro en seguridad, las organizaciones de EE. UU. pueden considerar la oferta alojada de FedRAMP, con un tercero designado realizando una auditoría detallada anual de más de 300 controles de seguridad, una prueba de penetración anual desde internet e intranet corporativa, y monitoreo continuo de cualquier cambio de configuración o incidentes. Tienes propiedad de tus claves de cifrado y puedes integrarte con un módulo de seguridad de hardware (HSM) para protección de claves a prueba de manipulaciones.
2. Cumplimiento: Nuestras instalaciones y operaciones cumplen con todas las salvaguardas de seguridad de HIPAA para PHI, incluyendo servidores de datos y estaciones de trabajo asegurados, y protocolos administrativos. Cuando transfieres datos a través de Kiteworks, tus datos están seguros y cumplen de extremo a extremo. Esto incluye permisos y controles granulares basados en roles, con configuraciones predeterminadas de menor privilegio, así como integración DLP con bloqueo automático de archivos no conformes.
3. Visibilidad: La visibilidad de datos, análisis e informes son necesarios para el cumplimiento y cruciales para la resiliencia y eficiencia empresarial exitosa. La plataforma Kiteworks te brinda la información que necesitas para proteger y gobernar la PHI. Esto incluye un registro de auditoría integral, unificado e inmutable para demostrar el cumplimiento a los auditores, y para la investigación forense si ocurre una filtración. También puedes obtener un informe de cumplimiento con un solo clic que cubre tus controles y resalta riesgos potenciales, con una exportación adecuada para auditores.

La plataforma Kiteworks también incluye características adicionales que cumplen con HIPAA, como correo electrónico seguro y SFTP, transferencia de archivos administrada de nivel empresarial, y acceso y controles de datos consolidados en una sola plataforma. Además, es la única solución con implementación 100% en las instalaciones para tenencia única en la nube, lo que significa una mejor seguridad fuera de los servicios en la nube compartidos.

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