¿Qué es la Regla Mínima Necesaria de la Ley HIPAA?
La regla de mínimo necesario de HIPAA es una parte importante del cumplimiento de HIPAA y puede ayudar a prevenir que las entidades cubiertas accedan a más información de salud protegida (PHI) de la necesaria.
¿Qué es la regla de mínimo necesario?
La regla de mínimo necesario es parte de la Regla de Privacidad de HIPAA. Esta regla requiere que las entidades cubiertas hagan esfuerzos razonables para acceder solo a la cantidad mínima de información de salud protegida necesaria para cumplir su objetivo.
¿Qué es HIPAA?
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) regula cómo los hospitales, consultorios médicos, compañías de seguros y sus socios comerciales manejan y protegen la información del paciente, específicamente, aquella que se denomina información de salud protegida (PHI).
Estas reglas abarcan cualquier lugar donde la PHI entre en contacto con usuarios, médicos y pacientes.
HIPAA es gestionada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos y se divide en secciones separadas, conocidas como reglas que gobiernan aspectos específicos de las regulaciones:
La Regla de Privacidad
La Regla de Privacidad es la primera regla de HIPAA y, en muchos sentidos, la base de cualquier regla que venga después. Define las organizaciones que están gobernadas por HIPAA:
- Entidades Cubiertas (CE): Hospitales, consultorios médicos, compañías de seguros u otras organizaciones que proporcionan directamente servicios relacionados con la salud.
- Asociados Comerciales (BA): Cualquier proveedor de servicios o vendedor de terceros que trabaje con una CE en una capacidad que interactúe con PHI. Esto puede incluir servicios financieros, servicios de almacenamiento de datos, correo electrónico o servicios en la nube.
Además, la Regla de Privacidad dicta las responsabilidades de las CEs y BAs. Específicamente, estas organizaciones deben hacer todos los esfuerzos razonables para proteger la privacidad de la PHI contra la divulgación no autorizada a terceros fuera de la relación paciente/organización. Bajo ninguna circunstancia las CEs o BAs deben permitir divulgaciones no autorizadas de PHI, información personal identificable (PII) o información financiera relacionada con servicios de salud.
Hay algunas excepciones delineadas por la Regla de Privacidad. Estas incluyen situaciones como investigación, requisitos legales, servicio público o emergencias que proporcionan contextos donde la divulgación no autorizada puede justificarse.
Penalidades de la Regla de Privacidad de HIPAA
Las organizaciones de salud y los asociados comerciales arriesgan consecuencias legales, financieras y de reputación significativas si violan la Regla de Seguridad de HIPAA. Aquí hay un breve resumen de esas consecuencias:
Legal: Las organizaciones de salud y los asociados comerciales que violen la Regla de Privacidad de HIPAA pueden enfrentar multas y penalidades sustanciales por parte de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS). Estas penalidades pueden variar desde $100 por violación hasta un máximo de $50,000 por violación e incluir enjuiciamiento penal y encarcelamiento en casos que involucren la divulgación intencional de información de salud privada.
Financiera: Las violaciones de la Regla de Privacidad de HIPAA también pueden tener implicaciones de costo significativas para las organizaciones de salud y los asociados comerciales. Además de las multas de la OCR del HHS, los costos de implementar medidas correctivas que aseguren el cumplimiento de HIPAA pueden ser prohibitivos. Además, las organizaciones de salud y los asociados comerciales pueden enfrentar acciones legales de pacientes cuya información de salud fue divulgada incorrectamente, exponiéndolos a daños monetarios potencialmente significativos.
Reputacional: Las violaciones de HIPAA también tienen implicaciones potencialmente devastadoras para la reputación de una organización. Cualquier violación de la Regla de Privacidad de HIPAA puede llevar a prensa negativa y empañar la reputación de una organización o asociado comercial a los ojos del público y otros interesados. Una reputación tan empañada puede llevar a una reducción en los negocios, pérdida de clientes y menos asociaciones con otras organizaciones de salud.
Para evitar penalidades y asegurar el cumplimiento de HIPAA, las organizaciones de salud y los asociados comerciales deben implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para proteger la información de salud privada. Estas salvaguardas deben adaptarse al tamaño, alcance y recursos de la organización e incluir el nombramiento de un Oficial de Privacidad para supervisar los esfuerzos de cumplimiento, capacitar al personal sobre las regulaciones de HIPAA e implementar políticas y procedimientos que cumplan con la Regla de Privacidad de HIPAA. Las organizaciones también deben realizar evaluaciones de riesgos regulares para identificar amenazas y vulnerabilidades potenciales, y desarrollar planes de acción para abordar cualquier problema identificado. Finalmente, las organizaciones también deben monitorear sus esfuerzos de cumplimiento para asegurarse de que se mantengan actualizados.
La Regla de Seguridad
Para facilitar las protecciones de la PHI como se define en la Regla de Privacidad, HIPAA establece requisitos de seguridad en la Regla de Seguridad. Esta regla desglosa los requisitos en tres categorías:
- Controles Técnicos: Las organizaciones deben implementar la tecnología y los sistemas necesarios para proteger la PHI. Esto incluye el uso de cifrado de HIPAA, sistemas adecuados de gestión de identidades y accesos, sistemas de seguridad perimetral, protección de hardware y dispositivos, y otros controles.
- Controles Físicos: Las administraciones deben restringir el acceso a los sistemas informáticos que contienen PHI. Esto significa implementar salvaguardas y monitoreo para servidores físicos y estaciones de trabajo, registros de visitantes, protecciones para registros físicos y salvaguardas físicas para laptops y estaciones de trabajo.
- Controles Administrativos: Las organizaciones deben tener políticas documentadas de HIPAA y privacidad. Estas políticas deben incluir programas de capacitación y operaciones para actividades regulares como la incorporación y terminación de empleados.
La implementación técnica específica de estas reglas se deja deliberadamente vaga para que la regla pueda evolucionar con nuevas amenazas y tecnologías. Los controles técnicos que son suficientes para los requisitos de cumplimiento de HIPAA con esta regla están definidos en la Publicación Especial 800-66 del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología: “Una Guía de Recursos Introductoria para Implementar la Regla de Seguridad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud.”
Penalidades de la Regla de Seguridad de HIPAA
Las organizaciones de salud y los asociados comerciales arriesgan consecuencias legales, financieras y de reputación significativas si violan la Regla de Seguridad de HIPAA. Aquí hay un breve resumen de esas consecuencias:
Legal: Las organizaciones de salud y los asociados comerciales que violen la Regla de Seguridad de HIPAA pueden estar sujetos a penalidades civiles y penales. Las penalidades civiles pueden variar desde $100 hasta $50,000 por violación, con una penalidad anual máxima de $1.5 millones. Las penalidades penales pueden variar desde una multa de $50,000 y un año de prisión hasta una multa de $250,000 y 10 años de prisión.
Financiera: Las violaciones de HIPAA pueden ser costosas para las organizaciones de salud y los asociados comerciales. Además de las multas y penalidades impuestas por el gobierno, las organizaciones pueden incurrir en costos adicionales para resolver la violación, como contratar un abogado, implementar nuevas medidas de seguridad y proporcionar servicios gratuitos de monitoreo de crédito a las personas afectadas.
Reputacional: Las violaciones de HIPAA pueden dañar la reputación de una organización, llevando a una pérdida de clientes, una reducción en los ingresos y una disminución general de la confianza pública. Las organizaciones que violen la Regla de Seguridad de HIPAA también pueden estar sujetas a atención mediática negativa, lo que puede dañar aún más su reputación.
Las organizaciones de salud y los asociados comerciales pueden tomar los siguientes pasos para evitar violaciones de la Regla de Seguridad de HIPAA:
- Desarrollar políticas y procedimientos integrales de HIPAA y asegurarse de que se revisen y actualicen regularmente según sea necesario
- Capacitar a todos los miembros del personal sobre las regulaciones de HIPAA y las medidas de cumplimiento
- Implementar salvaguardas técnicas como cifrado, autenticación y control de acceso para proteger la PHI electrónica
- Establecer un plan de respuesta a incidentes de seguridad
- Revisar los contratos de terceros para asegurarse de que los proveedores cumplan con la Regla de Seguridad de HIPAA
- Realizar evaluaciones regulares de riesgos de seguridad
- Monitorear la actividad del sistema y los registros de auditoría para detectar accesos o usos no autorizados de PHI
- Crear una cultura de cumplimiento dentro de la organización
La Regla de Notificación de Brechas
En incidentes donde ha ocurrido una brecha de HIPAA, una CE o BA debe seguir un conjunto de procedimientos de notificación y divulgación para notificar a los pacientes afectados y al público en general.
En casos donde un hacker irrumpe en un sistema de salud, o cualquier incidente donde la PHI podría estar comprometida, las CEs y BAs deben emprender algunos pasos básicos:
- Divulgación: La organización debe hacer esfuerzos razonables para notificar a los pacientes afectados utilizando su información de contacto existente. Si un número significativo de pacientes no puede ser contactado directamente, entonces la organización debe tomar medidas más públicas para proporcionar notificación, incluyendo actualizaciones en un sitio web público y una línea telefónica gratuita.
- Notificación Pública: Si la brecha afecta a un gran número de personas, entonces la organización debe divulgar públicamente la brecha a los medios de comunicación en las jurisdicciones afectadas.
- Notificación al Gobierno: La organización también debe notificar a la Oficina del Secretario del HHS.
La Regla Omnibus
La Regla Omnibus es una adición a las regulaciones de HIPAA aprobada en 2013 para modernizar algunos de sus aspectos frente a nuevas tecnologías y amenazas. Algunos de los cambios importantes introducidos en la Regla Omnibus incluyen:
- Un requisito de que, si un paciente lo solicita, una organización no debe divulgar PHI al plan de salud del paciente a menos que la ley lo requiera.
- Las organizaciones nunca pueden usar PHI para fines de marketing.
- Los BAs, que anteriormente enfrentaban una responsabilidad limitada por violaciones de HIPAA, ahora enfrentan un escrutinio completo por el cumplimiento de HIPAA (o la falta del mismo). Esto significa que, si violan HIPAA en servicio de una CE, son completamente responsables.
¿Qué es la Regla de Mínimo Necesario?
A diferencia de las otras reglas enumeradas aquí, la regla de mínimo necesario no es una parte independiente de HIPAA, sino más bien una sección más pequeña bajo la Regla de Privacidad que define cómo las CEs y BAs pueden usar la PHI.
El estándar de la regla de mínimo necesario establece que las entidades cubiertas y los asociados comerciales deben hacer esfuerzos para limitar el uso y la divulgación de PHI al “mínimo necesario” necesario para lograr los propósitos previstos.
Al igual que otros aspectos de HIPAA, el significado de “razonable” se deja flexible y, en algunos aspectos, se deja al juicio de la organización gobernada (con la justificación adecuada). Esto significa, en general, que si una empresa puede justificar su procesamiento de información mínima necesaria y luego se encuentra divulgando PHI, sus posibles penalidades serán mucho menos severas que si simplemente se negaran a hacer cualquier intento de cumplir con las reglas.
Hay algunas excepciones a esta regla:
- Un proveedor puede proporcionar información más allá de sus necesidades de procesamiento para los propósitos de proporcionar tratamiento
- Si el procesamiento o divulgación cae bajo alguna excepción de divulgación en la regla de privacidad
- Cualquier divulgación hecha legalmente al Secretario del HHS
- Divulgaciones que son requeridas por la ley
Para mantener la adherencia a la regla de mínimo necesario, las empresas deben tener políticas bien documentadas sobre sus necesidades de datos y cómo, exactamente, usarán la PHI. Además, deben tener controles de acceso basados en roles claramente definidos para limitar quién puede acceder a la PHI y para qué propósitos. Estos protocolos de seguridad deben documentarse en la estrategia de gestión de riesgos cibernéticos de una organización.
Además de lo anterior, las organizaciones necesitan trabajar con los empleados para implementar programas de capacitación, integrar registros y auditorías, y aclarar las sanciones contra la empresa y los empleados por cualquier incumplimiento.
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El núcleo de cumplir con los requisitos para el procesamiento de PHI mínimo necesario es proteger la PHI de la divulgación no autorizada, limitar el acceso para que solo las personas que realmente necesiten los datos puedan usarlos, y documentar y registrar toda la actividad alrededor de esos datos para asegurar que la PHI no se esté filtrando a pesar de los controles de seguridad de HIPAA.
Para cumplir con estos requisitos, tu organización no puede depender de sistemas manuales. En su lugar, debes implementar las plataformas adecuadas que puedan almacenar y transmitir de manera segura la PHI mientras automatizan el registro de auditorías, los controles de seguridad y los análisis de cumplimiento.
Las Redes de Contenido Privado habilitadas por Kiteworks incluyen las siguientes características:
- Seguridad y cumplimiento: Kiteworks utiliza cifrado AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2+ para datos en tránsito. El dispositivo virtual reforzado de la plataforma, controles granulares, autenticación, otras integraciones de pila de seguridad, y el registro y reporte de auditoría integral permiten a las organizaciones demostrar fácilmente y rápidamente el cumplimiento con los estándares de seguridad.
La plataforma Kiteworks tiene informes de cumplimiento listos para usar para regulaciones y estándares de la industria y el gobierno, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), SOC 2, y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR.)
Además, Kiteworks presume certificación y cumplimiento con varios estándares que incluyen, pero no se limitan a, FedRAMP, FIPS (Estándares Federales de Procesamiento de Información), y FISMA (Ley de Gestión de Seguridad de la Información Federal). Kiteworks también facilita el cumplimiento con CMMC 2.0 (Certificación del Modelo de Madurez de Ciberseguridad) y es evaluado a nivel de controles PROTECTED por IRAP (Programa de Evaluadores Registrados de Infosec).
- Registro de auditoría: Con los registros de auditoría inmutables de la plataforma Kiteworks, las organizaciones pueden confiar en que los ataques se detectan más pronto y mantienen la cadena de evidencia correcta para realizar análisis forenses. Dado que el sistema fusiona y estandariza las entradas de todos los componentes, el syslog unificado y las alertas de Kiteworks ahorran tiempo crucial a los equipos del centro de operaciones de seguridad mientras ayudan a los equipos de cumplimiento a prepararse para auditorías.
- Integración con SIEM: Kiteworks admite la integración con soluciones principales de gestión de información y eventos de seguridad, incluyendo IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix, LogRhythm, y otros. También tiene el Splunk Forwarder e incluye una App de Splunk.
- Visibilidad y gestión: El Panel de Control del CISO en Kiteworks ofrece a las organizaciones una visión general de su información: dónde está, quién la está accediendo, cómo se está utilizando, y si los datos que se envían, comparten o transfieren cumplen con las regulaciones y estándares. El Panel de Control del CISO permite a los líderes empresariales tomar decisiones informadas mientras proporciona una vista detallada del cumplimiento.
- Entorno de nube de tenencia única: Las transferencias de archivos, el almacenamiento de archivos y el acceso de usuarios ocurren en una instancia dedicada de Kiteworks, implementada en las instalaciones, en los recursos de Infraestructura como Servicio de una organización, o alojada como una instancia privada de tenencia única por Kiteworks en la nube por el servidor de Kiteworks Cloud. Esto significa que no hay tiempo de ejecución compartido, bases de datos o repositorios compartidos, recursos compartidos, o potencial para brechas o ataques entre nubes.
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