Gobernanza de la Información: ¿Por Qué Es Importante?

La gobernanza de la información está cobrando cada vez más importancia para todas las organizaciones. Pero, ¿qué es y por qué es tan importante la gobernanza de la información?

¿Por qué es importante la gobernanza de la información? La gobernanza de la información es importante porque crea responsabilidad y un marco para que las organizaciones implementen políticas, roles y estándares para proteger la información que se procesa, utiliza y almacena.

¿Qué es la Gobernanza de la Información y por qué es importante?

La gobernanza de la información es la gestión de la usabilidad, integridad y seguridad de la información. Gartner define el término como “la especificación de derechos de decisión y marcos de responsabilidad para asegurar un comportamiento apropiado en la valoración, creación, almacenamiento, uso, archivo y eliminación de información.” Esta es una manera exhaustiva de decir que una política y sistema de gobernanza de la información ayuda a tu organización a gestionar los datos para maximizar el cumplimiento, la seguridad y la accesibilidad. Esto difiere del ciclo de vida de los datos en que la gobernanza de la información también cubre las políticas y procedimientos que gobiernan la información en toda una organización.

¿Por qué es tan importante? Hay algunas razones:

• Muchos marcos de cumplimiento, incluyendo PCI DSS, HIPAA y FedRAMP a menudo incluyen requisitos para la gobernanza de la información. Esto se debe a que la gobernanza proporciona una infraestructura administrativa para la documentación y la responsabilidad.
• Las políticas de gobernanza típicamente se conectan con las políticas de ciberseguridad para ayudar a las organizaciones a coordinar los esfuerzos de ciberseguridad. No todos los sistemas o piezas de información en tu negocio tendrán el mismo tipo de requisitos de seguridad, pero muchos de esos datos estarán bajo algún tipo de regulación debido a su sensibilidad (por ejemplo, datos de clientes, información financiera, etc.) y una política de gobernanza de la información puede ayudarte a entender dónde están tus datos, a dónde van y quién los accede.
• La gobernanza de la información le da a tu organización una visión clara de tus datos para que puedas tomar decisiones que alineen la ciberseguridad, el cumplimiento y los objetivos empresariales. Con muchas empresas, incluso las PYMEs, convirtiéndose en operaciones impulsadas por datos que gestionan terabytes de información, la gobernanza proporciona un sistema para gestionar esa complejidad sin sentirse abrumado.

La gobernanza es un aspecto tan importante de las empresas impulsadas por datos que los profesionales son certificados por organizaciones autorizadas. Por ejemplo, la Asociación de Gerentes y Administradores de Registros Internacional (ARMA) es un cuerpo profesional de expertos en gobernanza de la información que certifica a profesionales, ofrece cursos continuos y talleres y patrocina eventos. De igual manera, la Asociación de Oficiales de Gobernanza Certificados (CIGO) es una organización similar para profesionales de la gobernanza a nivel internacional.

¿Cuál es la diferencia entre la Gobernanza de la Información y la Gobernanza de Datos?

La gobernanza de la información es el proceso de gobernar la recolección, almacenamiento, difusión y eliminación de todo tipo de datos. Implica establecer políticas, procesos y procedimientos que definan cómo la organización usará y protegerá sus datos. La gobernanza de la información también incluye auditorías para asegurar que estas políticas y procedimientos se estén siguiendo. La gobernanza de datos, por el contrario, es el proceso de gestionar y supervisar los datos dentro de una organización, incluyendo los procesos, tecnologías y políticas que aseguran que los datos sean precisos, seguros y confiables. Incluye establecer estándares para las prácticas de gestión de datos y hacerlos cumplir en toda la organización.

¿Qué es un Marco de Gobernanza de la Información?

Una estructura de gobernanza de la información proporciona una vista panorámica de cómo tu organización está creando y gestionando activos de información. Este marco es una combinación de medidas que incluyen políticas, procedimientos, capacitación administrativa, tecnología, demandas de cumplimiento, gestión de riesgos y objetivos empresariales que impactan (y son impactados por) cómo se utilizan tus datos.

Hay varios componentes clave de un marco de gobernanza de la información, que incluyen:

1. Cumplimiento: ¿La forma en que almacenas, transmites y accedes a los datos está dentro de las directrices regulatorias? ¿Estás documentando el acceso adecuadamente a través de métodos como las pistas de auditoría? ¿Están los datos debidamente protegidos dondequiera que se almacenen?
2. Seguridad: ¿Qué niveles de cifrado estás utilizando, en qué puntos de uso o almacenamiento? ¿Quién tiene acceso a credenciales importantes de autorización y autenticación? ¿Estás gestionando adecuadamente el riesgo asociado con el acceso a la información en tus sistemas de TI?
3. Administración: ¿Están tus empleados debidamente capacitados para compartir y almacenar información de manera segura? ¿Existen políticas y procedimientos para asegurar un acceso, compartición y almacenamiento consistentes de la información, especialmente si es sensible? ¿Cómo documentas el acceso y la transmisión de información? ¿Cómo respondes a los eventos de seguridad?
4. Objetivos empresariales: ¿La gestión de la información apoya la toma de decisiones por parte de la administración? ¿Están los resultados empresariales alineados con planes y procedimientos impulsados por datos? ¿Es accesible la información en toda tu organización donde se necesita? ¿Existen planes de continuidad y resiliencia en caso de un incidente de seguridad?
5. Demandas legales: ¿Estás almacenando, accediendo y compartiendo datos en alineación con tus obligaciones legales, para acomodar, por ejemplo, protecciones al consumidor, acuerdos contractuales u otros requisitos regulatorios?

Siguiendo estos elementos, un marco ayudará a tu negocio a tomar decisiones informadas respecto a la planificación empresarial y de la fuerza laboral, la gestión de riesgos y los objetivos empresariales a largo plazo. Un marco de información típicamente incluirá:

• Una visión general de las responsabilidades y obligaciones de tu empresa.
• Roles importantes en la organización que se relacionan con la gestión de datos y las operaciones empresariales.
• Principios fundamentales que impulsarán estas operaciones.
• Operaciones y tecnologías que se alinean con tus planes de seguridad, cumplimiento y negocios.
• Operaciones y tecnologías que también se alinean con tus requisitos regulatorios, legales y éticos.

¿Por qué debería tu empresa implementar medidas de Gobernanza de la Información?

Si tu empresa procesa, comparte o recibe datos de manera significativa, entonces debes tener políticas de gobernanza de datos en su lugar. Una gobernanza de datos adecuada te ayuda a entender cómo funcionan tus datos e informa tu toma de decisiones para lograr tus objetivos empresariales. También te permite gestionar aspectos críticos de tu negocio como la seguridad y el cumplimiento.

Principalmente, un marco de gobernanza de la información te ayudará a entender el valor de tus datos. Todos hemos oído hablar de empresas “impulsadas por datos”, pero a medida que el marketing, las operaciones y la logística se centran cada vez más en el uso, depende de las empresas valorar esos datos como un recurso clave y un activo para la empresa. Eso significa que:

1. La empresa sabe dónde están los datos, a dónde van y cómo se utilizan. Esto puede significar poner los datos en manos de las personas adecuadas o hacer que esos datos sean visibles para los principales interesados en la organización.
2. La administración puede entender quién está manejando los datos y asegurar que los empleados tengan una forma fácil pero segura de compartir datos dentro y fuera de la organización sin violar los procedimientos o requisitos de cumplimiento o seguridad.
3. Los Oficiales de Seguridad y Cumplimiento pueden asegurar que las políticas y procedimientos de datos se estén siguiendo mientras aún apoyan el negocio.

Gobernanza de la Información, Privacidad y Seguridad

La privacidad y la seguridad son dos pilares de la gobernanza de la información. La privacidad se ocupa de la protección de los datos personales y de asegurar que se respeten las leyes de privacidad. La seguridad se ocupa de proteger la información de violaciones, accesos no autorizados y otras amenazas. La gobernanza de la información incluye la implementación de herramientas y procesos para asegurar que los datos se manejen de manera responsable y segura. Esto incluye cifrado de datos, sistemas de control de acceso, cortafuegos y escaneos regulares de vulnerabilidades. Se deben implementar manuales de políticas y procedimientos para proporcionar instrucciones sobre prácticas adecuadas de gestión de datos que permitan la privacidad y la seguridad en apoyo de un esfuerzo de gobernanza de la información más amplio y completo. Algunas organizaciones también pueden necesitar cumplir con regulaciones específicas a nivel de industria o país. Por último, las organizaciones deben revisar regularmente sus sistemas de seguridad para asegurar que la información permanezca segura y protegida.

Cómo la gobernanza de la información influye en la privacidad y seguridad de los datos

La gobernanza de la información es un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas que las organizaciones utilizan para gestionar la recolección, almacenamiento y uso de la información. Está diseñada para asegurar que la información se gestione de manera responsable, segura y en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. Al ser conscientes de la privacidad y seguridad de los datos, la gobernanza de la información puede ayudar a las organizaciones a proteger los datos que poseen de accesos no autorizados, asegurar su precisión e integridad y reducir el riesgo de violaciones de datos y otras actividades maliciosas. La gobernanza de la información también ayuda a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones bajo las regulaciones relevantes de privacidad y seguridad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Una gobernanza de la información efectiva puede ayudar a las organizaciones a mantener la confianza de sus clientes y otros interesados al demostrar su compromiso con la protección de los datos que poseen y asegurar que se manejen de manera segura y responsable.

La Plataforma Kiteworks y la Gobernanza de la Información

La plataforma Kiteworks permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos de gobernanza de la información mientras cumplen con sus obligaciones de seguridad y cumplimiento. Esto se debe a que la plataforma Kiteworks enfatiza la seguridad, el cumplimiento y la accesibilidad a través de una serie de características:

1. Una vista panorámica de los datos: Con el Panel de Control del CISO, puedes seguir la pista de tu información dondequiera que esté almacenada y con quienquiera que se comparta. Las organizaciones pueden gobernar y proteger mejor sus datos cuando pueden verlos entrar, atravesar y salir de la red.
2. Transferencias de archivos por lotes programadas: toma el control del flujo de información que entra o sale de tu organización con transferencias programadas que ocurren cuando lo desees, ya sea fuera de horario o durante eventos o desencadenantes específicos, con transferencia segura de archivos administrada.
3. Seguridad y cumplimiento: Coordina estrategias de cumplimiento e infraestructura de seguridad desde una sola ubicación, incluyendo transferencias de archivos SFTP y correo electrónico seguro, con un sistema que puede mantener tus datos tan seguros y confidenciales como lo exijan tu negocio o los reguladores.

Para aprender cómo Kiteworks puede apoyar tus necesidades de gobernanza de la información, programa una demo personalizada de Kiteworks hoy.