Uso Compartido Seguro de Archivos para el Sector Salud

La industria de la salud se ha vuelto cada vez más dependiente de la tecnología digital para compartir información de salud protegida con pacientes y compañías de seguros y entre médicos y redes. Esto ha llevado a la necesidad de soluciones de intercambio seguro de archivos que protejan los registros de los pacientes, las reclamaciones de seguros, las exploraciones de resonancia magnética y otra información sensible del acceso no autorizado o el robo. En este artículo del blog, exploraremos la importancia del intercambio seguro de archivos en el sector de la salud, los riesgos asociados con el intercambio inseguro de archivos y las mejores prácticas para implementar soluciones de intercambio seguro de archivos que cumplan con las regulaciones de la industria, a saber, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Economía y la Salud Clínica (HITECH).

Importancia del Intercambio Seguro de Archivos en el Sector de la Salud

A medida que los proveedores de salud avanzan hacia los registros de salud electrónicos (EHR), los registros médicos electrónicos (EMR) y otros sistemas digitales, la necesidad de intercambio seguro de archivos se vuelve crítica. Sin las protecciones adecuadas, la PHI sensible puede verse comprometida, lo que lleva al robo de identidad, fraude de seguros, pérdidas financieras, litigios y daño reputacional.

El intercambio Seguro de archivos no solo protege los datos de los pacientes, sino que también permite a los proveedores de salud compartir información de manera más eficiente y efectiva. Con una solución de intercambio seguro de archivos, los clínicos pueden colaborar en diferentes entornos de atención médica, reducir el riesgo de errores, mejorar los resultados de los pacientes y aumentar la productividad general.

Riesgos Asociados con el Intercambio Inseguro de Archivos en el Sector de la Salud

El intercambio inseguro de archivos se refiere a la práctica de transferir o compartir archivos a través de canales o plataformas no seguros que son susceptibles al acceso no autorizado o a ciberataques. El intercambio inseguro de archivos expone información sensible a ciberdelincuentes, hackers y otros usuarios no autorizados, quienes a su vez pueden usar esta información para actividades maliciosas como el robo de identidad, el fraude financiero o el daño reputacional. Algunos de los riesgos asociados con el intercambio inseguro de archivos en el sector de la salud incluyen:

• Acceso no autorizado a PHI: Cuando la PHI se comparte a través de canales inseguros, se vuelve vulnerable a la interceptación por parte de terceros no autorizados. Ataques de intermediario, ataques de relleno de credenciales y secuestro de sesión pueden llevar al robo de identidad, fraude de seguros u otros tipos de daño financiero.
• Malware y virus: Compartir archivos a través de canales no seguros también puede exponer a los proveedores de salud a malware y ataques de ransomware, que pueden infectar sus sistemas y comprometer los datos de los pacientes.
• Pobre mantenimiento de registros: Cuando los archivos se comparten sin los controles adecuados, puede ser difícil rastrear quién los ha accedido y cuándo. Esto puede llevar a un pobre mantenimiento de registros y una falta de responsabilidad.
• Violaciones de datos: En caso de una violación de datos en el sector de la salud, los datos de los pacientes pueden perderse o ser robados, resultando en una pérdida de confianza, consecuencias legales y financieras, y daño a la reputación.

Limitaciones de los Métodos Tradicionales de Intercambio de Archivos en el Sector de la Salud

Los métodos tradicionales de intercambio de archivos, como el correo electrónico y el fax, ya no son adecuados para las necesidades de la industria de la salud. Estos métodos a menudo no están cifrados y son inseguros, dejando la PHI vulnerable a la interceptación, el robo o la pérdida. También carecen de las características necesarias para la colaboración y el intercambio eficiente, haciéndolos ineficaces y propensos a errores.

Tipos de Intercambio Seguro de Archivos para el Sector de la Salud

El intercambio Seguro de archivos es importante para las empresas en todas las industrias, pero es especialmente crítico para la industria de la salud debido a la sensibilidad de la PHI y las onerosas regulaciones de privacidad que se han promulgado, en respuesta, para proteger la PHI. Existen diferentes tipos de sistemas de intercambio seguro de archivos disponibles, cada uno con sus propios beneficios y desventajas. Incluyen:

Sistemas de Intercambio de Archivos Basados en la Nube para el Sector de la Salud

En los últimos años, los proveedores de salud han recurrido cada vez más a soluciones de intercambio de archivos basadas en la nube, que ofrecen mayor seguridad, flexibilidad y escalabilidad. Las soluciones basadas en la nube utilizan mecanismos avanzados de cifrado y autenticación de usuarios para proteger la PHI, y proporcionan controles de acceso y registros de auditoría para rastrear y monitorear el comportamiento del usuario.

Los sistemas se alojan en centros de datos seguros, donde están protegidos por múltiples capas de medidas de seguridad, incluyendo cifrado, firewalls y controles de acceso. Las soluciones basadas en la nube ofrecen fácil implementación, escalabilidad y rentabilidad, haciéndolas atractivas para proveedores de salud de todos los tamaños.

Soluciones de Intercambio de Archivos en las Instalaciones para el Sector de la Salud

Las Soluciones de intercambio de archivos en las instalaciones se instalan en servidores locales, donde pueden ser personalizadas y gestionadas más de cerca. Las soluciones en las instalaciones ofrecen mayor control y privacidad, pero requieren personal de TI dedicado y pueden ser más costosas de implementar y mantener. Las soluciones en las instalaciones ofrecen mayor control y personalización, pero pueden ser más costosas y requieren personal de TI dedicado para mantenerlas.

Sistemas de Intercambio de Archivos Híbridos para el Sector de la Salud

Los sistemas híbridos combinan los beneficios de las soluciones basadas en la nube y en las instalaciones. Los sistemas híbridos pueden ser personalizados para cumplir con requisitos específicos de seguridad y cumplimiento mientras ofrecen la flexibilidad y escalabilidad de las soluciones basadas en la nube.

Dado los riesgos asociados con los métodos tradicionales de intercambio de archivos, los proveedores de salud y sus socios comerciales deben adoptar soluciones de intercambio seguro de archivos que cumplan con HIPAA, HITECH y otras regulaciones de la industria relevantes y mejores prácticas. No hacerlo puede resultar en consecuencias legales y financieras, así como daño a la reputación y la confianza del paciente.

Mejores Prácticas para el Intercambio Seguro de Archivos en el Sector de la Salud

Con los riesgos de que las organizaciones de salud y sus socios comerciales compartan PHI de manera insegura ya establecidos, echemos un vistazo a algunas de las mejores prácticas de intercambio seguro de archivos que estas organizaciones pueden adoptar para proteger la PHI y la privacidad del paciente.

Cifrado para Proteger la PHI en Tránsito y en Reposo

El cifrado es un componente crítico del intercambio seguro de archivos para el sector de la salud, ya que asegura que los datos estén protegidos del acceso no autorizado. Los proveedores de salud y sus socios comerciales deben utilizar técnicas avanzadas de cifrado, como AES-256, para asegurar que la PHI se mantenga confidencial siempre que se comparta, almacene o acceda.

Control de Acceso para la Protección de la PHI

Los mecanismos de control de acceso, como el control de acceso basado en roles (RBAC) o el control de acceso basado en atributos (ABAC), deben implementarse para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a datos sensibles. El control de acceso debe revisarse y actualizarse regularmente para reflejar cambios en el personal y los roles laborales.

Registros de Auditoría para Rastrear la PHI que Entra y Sale de la Organización

Los registros de auditoría son importantes para rastrear y monitorear el comportamiento del usuario en los sistemas de intercambio seguro de archivos. Los proveedores de salud y sus socios comerciales deben implementar registros de auditoría que registren la actividad del usuario, incluyendo el acceso a archivos, descargas, cargas, compartición y modificación. Los registros de auditoría deben ser revisados regularmente por auditores internos y profesionales de GRC para detectar y responder a cualquier actividad sospechosa que pueda llevar a una filtración de datos.

Autenticación Multifactor

La autenticación multifactor es un mecanismo de seguridad que requiere que los usuarios proporcionen múltiples formas de autenticación antes de acceder a datos sensibles. Los proveedores de salud deben implementar mecanismos de autenticación multifactor, como la autenticación de dos factores o la autenticación biométrica, para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la PHI.

Copias de Seguridad de Datos

Las copias de Seguridad de datos regulares son importantes para minimizar el impacto de la pérdida o el robo de datos. Los proveedores de salud deben implementar copias de seguridad de datos regulares en ubicaciones seguras fuera del sitio para asegurar que los datos puedan ser restaurados rápidamente en caso de una violación de seguridad o falla del sistema.

Intercambio Seguro de Archivos para Cumplir con HIPAA y Otras Regulaciones de Seguridad de Datos

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es una ley federal que fue promulgada en 1996 para establecer estándares nacionales para la protección de la PHI. Los requisitos de cumplimiento de HIPAA incluyen la implementación de salvaguardias administrativas, físicas y técnicas para proteger la PHI del acceso, uso y divulgación no autorizados.

Mejores Prácticas para Lograr el Cumplimiento de HIPAA a Través del Intercambio Seguro de Archivos

Para lograr el cumplimiento de HIPAA, los proveedores de salud y sus socios comerciales deben implementar políticas y procedimientos que reflejen las mejores prácticas para proteger la PHI. Esto incluye implementar soluciones de intercambio seguro de archivos, proporcionar capacitación y educación regular para el personal, y realizar evaluaciones de riesgos y auditorías regulares.

Otras Regulaciones de Seguridad de Datos a Considerar

Además de HIPAA y HITECH, los proveedores de salud y sus socios comerciales deben cumplir frecuentemente con otras regulaciones de seguridad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Los proveedores de salud deben consultar con expertos legales y regulatorios para asegurar que están en cumplimiento con todas las regulaciones relevantes.

Factores a Considerar al Elegir una Solución de Intercambio Seguro de Archivos para el Sector de la Salud

Al elegir una solución de intercambio seguro de archivos para proteger la PHI y la privacidad del paciente, los proveedores de salud deben considerar una serie de factores, incluyendo:

• Características de seguridad: La solución debe utilizar mecanismos avanzados de cifrado y autenticación de usuarios para proteger la PHI. Además, la solución debe integrarse con otras soluciones de seguridad como prevención de pérdida de datos (DLP), prevención avanzada de amenazas (ATP), desarmado y reconstrucción de contenido (CDR), y otros. Por último, la solución debe implementarse en un entorno seguro, como en las instalaciones, en una nube privada, o nube privada virtual FedRAMP para la máxima protección de la PHI.
• Cumplimiento con regulaciones: La solución debe cumplir con todas las regulaciones relevantes, como HIPAA, HITECH y GDPR.
• Facilidad de uso: La solución debe ser fácil de administrar, fácil de usar (incluso para usuarios no técnicos), e integrarse con los flujos de trabajo existentes para evitar interrupciones en el negocio y promover o mantener la eficiencia.
• Personalización: La solución debe ser personalizable para cumplir con requisitos específicos de seguridad y cumplimiento, así como flujos de trabajo y casos de uso.
• Escalabilidad: La solución debe poder escalar para satisfacer las necesidades de los proveedores de salud de todos los tamaños.

Comparación de las Principales Soluciones de Intercambio Seguro de Archivos para Proveedores de Salud

Existen muchas Soluciones de intercambio seguro de archivos para el sector de la salud para proveedores de salud y sus socios comerciales. Algunas de las principales soluciones incluyen:

Box

Box es una solución de intercambio de archivos basada en la nube que ofrece mecanismos avanzados de cifrado y autenticación de usuarios, así como cumplimiento con HIPAA y otras regulaciones. Box también es personalizable y escalable, lo que la convierte en una opción popular para proveedores de salud de todos los tamaños.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile es una solución de intercambio de archivos híbrida que ofrece mecanismos avanzados de cifrado y autenticación de usuarios, así como cumplimiento con HIPAA y otras regulaciones. ShareFile también es personalizable y escalable, lo que la convierte en una buena opción para proveedores de salud que necesitan una solución que pueda adaptarse a sus necesidades específicas.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive es una solución de intercambio de archivos basada en la nube que está integrada con los productos de Microsoft Office. OneDrive ofrece mecanismos avanzados de cifrado y autenticación de usuarios, así como cumplimiento con HIPAA y otras regulaciones. OneDrive también es personalizable y escalable, lo que la convierte en una buena opción para proveedores de salud que utilizan productos de Microsoft Office.

Kiteworks Secure File Sharing para el Sector de la Salud

La solución de intercambio seguro de archivos de Kiteworks para el sector de la salud permite a los profesionales médicos, personal, pacientes y socios compartir y colaborar de manera segura en PHI a través de múltiples dispositivos, plataformas y usuarios. Controles de acceso granulares, cifrado avanzado, seguimiento de archivos e informes de cumplimiento de HIPAA con un solo clic permiten a las organizaciones controlar, proteger y monitorear la PHI, así como demostrarlo a los auditores.

Implementación del Intercambio Seguro de Archivos en el Sector de la Salud

Antes de comprar e implementar una solución de intercambio seguro de archivos, los proveedores de salud deben tomar los siguientes pasos:

• Realizar una evaluación de riesgos de PHI: Los proveedores de salud deben realizar una evaluación de riesgos para identificar vulnerabilidades y amenazas potenciales a la PHI.
• Desarrollar políticas y procedimientos para proteger la PHI: Los proveedores de salud deben desarrollar e implementar políticas y procedimientos que reflejen las mejores prácticas para la seguridad de los datos.
• Capacitar al personal sobre cómo proteger la PHI: Los proveedores de salud deben proporcionar capacitación y educación regular para el personal para asegurar que estén al tanto de los riesgos asociados con el intercambio inseguro de archivos y comprendan cómo usar correctamente la solución de intercambio seguro de archivos.

Requisitos Técnicos y Consideraciones para Seleccionar una Solución de Intercambio Seguro de Archivos para el Sector de la Salud

Al implementar una solución de intercambio seguro de archivos, los proveedores de salud deben considerar los siguientes requisitos técnicos y consideraciones:

• ¿La solución de intercambio seguro de archivos para el sector de la salud se integra con los sistemas existentes? La solución debe integrarse sin problemas con sistemas existentes como gestión de contenido empresarial (ECM), gestión de relaciones con clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP) y sus respectivos flujos de trabajo.
• ¿La solución de intercambio seguro de archivos para el sector de la salud gestiona adecuadamente a los usuarios para proteger la PHI? La solución debe proporcionar características de gestión de usuarios, como control de acceso basado en roles y mecanismos de autenticación de usuarios.
• ¿La solución de intercambio seguro de archivos para el sector de la salud clasifica y etiqueta adecuadamente la PHI? Los proveedores de salud deben clasificar y etiquetar los datos para asegurar que estén adecuadamente protegidos y solo sean accesibles por usuarios autorizados. Adoptar un estándar como el Marco de Ciberseguridad del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST CSF) para identificar, proteger y recuperar la PHI y otra información sensible es un gran comienzo.

Capacitación y Soporte para Usuarios Finales de la Solución de Intercambio Seguro de Archivos para el Sector de la Salud

Los proveedores de salud deben proporcionar capacitación y soporte regular para los usuarios finales para asegurar que comprendan cómo usar correctamente y de manera segura la solución de intercambio seguro de archivos. Esto incluye capacitación sobre clasificación y etiquetado de datos, mecanismos de autenticación de usuarios, controles de acceso y registros de auditoría. Los proveedores también deben ofrecer soporte continuo para ayudar a los usuarios a resolver cualquier problema que puedan encontrar.

Intercambio Seguro de Archivos para el Sector de la Salud y Mantenimiento del Cumplimiento de HIPAA

Mantener el cumplimiento con las regulaciones y minimizar los riesgos son cruciales para la industria de la salud. Los proveedores de salud y sus socios comerciales necesitan implementar una serie de estrategias para asegurar la seguridad de la PHI, la privacidad del paciente y el cumplimiento de HIPAA.

Estrategias para Mantener el Cumplimiento de HIPAA

Los proveedores de salud que deben demostrar el cumplimiento de HIPAA deben implementar las siguientes estrategias:

• Realizar evaluaciones de riesgos y auditorías de PHI regularmente: Los proveedores de salud y sus socios comerciales deben realizar evaluaciones de riesgos y auditorías regularmente para identificar vulnerabilidades y amenazas potenciales a la PHI.
• Crear, adoptar y hacer cumplir políticas y procedimientos: Los proveedores deben tener políticas y procedimientos en su lugar que reflejen las mejores prácticas para la seguridad de la PHI y el cumplimiento de HIPAA.
• Proporcionar capacitación y educación periódica en ciberseguridad para proteger la PHI: Los proveedores deben proporcionar capacitación y educación regular para el personal para asegurar que comprendan los riesgos asociados con el intercambio inseguro de archivos y cómo usar correctamente una solución de intercambio seguro de archivos para proteger la PHI y demostrar el cumplimiento de HIPAA.

Minimizar los Riesgos de Filtración de Datos con el Intercambio Seguro de Archivos

Para minimizar los riesgos asociados con el intercambio de PHI, los proveedores de salud y sus socios comerciales deben implementar las siguientes medidas:

• Limitar el acceso a la PHI: Los proveedores deben limitar el acceso del personal a la PHI. Solo los médicos tratantes, enfermeras y personal asociado con un paciente específico deben tener acceso a los registros de ese paciente.
• Realizar auditorías y revisiones regulares del intercambio seguro de archivos: Los proveedores de salud y sus socios comerciales deben revisar y auditar regularmente su solución de intercambio seguro de archivos y los procesos de intercambio de archivos para detectar y responder a cualquier actividad sospechosa.
• Establecer medidas de respaldo y recuperación de PHI: Los proveedores deben implementar medidas integrales de respaldo y recuperación para minimizar el impacto de la pérdida o el robo de PHI.
• Revisar y Evaluar Regularmente las Medidas de Seguridad: Los proveedores de salud deben revisar y evaluar regularmente sus medidas de seguridad para asegurar que sigan siendo efectivas y estén actualizadas. Esto incluye realizar evaluaciones de riesgos y auditorías regularmente, revisar los controles de acceso y los mecanismos de autenticación de usuarios, y actualizar políticas y procedimientos según sea necesario.

Kiteworks Secure File Sharing para el Sector de la Salud: Tu Mejor Opción para Proteger la PHI y Demostrar el Cumplimiento de HIPAA

La Red de Contenido Privado de Kiteworks ofrece una gama de características y capacidades de intercambio seguro de archivos que priorizan la seguridad, el control y la gestión para la protección de la PHI y el cumplimiento de HIPAA. Las capacidades incluyen cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor, controles de acceso granulares y monitoreo de actividad de archivos. Kiteworks está diseñado para la máxima seguridad y protección, con un dispositivo virtual reforzado, opciones de implementación seguras como en las instalaciones, nube privada y FedRAMP, integraciones con la infraestructura de seguridad de tu organización como prevención de pérdida de datos (DLP), prevención avanzada de amenazas (ATP), desarmado y reconstrucción de contenido (CDR), Protocolo Ligero de Acceso a Directorios y Active Directory (LDAP/AD), gestión de información y eventos de seguridad (SIEM), y otros. Estas capacidades aseguran que el contenido que los profesionales de la salud comparten con pacientes y socios se mantenga seguro en todo momento, incluso cuando se accede de forma remota o desde dispositivos móviles.

Kiteworks también permite a los administradores establecer permisos de acceso, fechas de expiración de archivos, y rastrear y auditar la actividad del usuario. Este nivel de control asegura que la PHI y otro contenido sensible solo sea accesible por usuarios autorizados y no esté disponible más allá de la fecha de expiración establecida. Además, la plataforma permite a los usuarios revocar el acceso a archivos o carpetas en cualquier momento. Finalmente, los registros de auditoría integrales aseguran que toda la actividad de intercambio de archivos sea rastreada y registrada para cumplimiento y eDiscovery.

Para obtener más información sobre cómo Kiteworks ayuda a las organizaciones de salud a proteger la PHI sensible y demostrar el cumplimiento de HIPAA, programa una demostración personalizada hoy mismo.