Registros de Auditoría HIPAA: ¿Cuáles son los Requisitos para el Cumplimiento?

Los requisitos de registros de auditoría de HIPAA no son difíciles de seguir, y pueden ayudar a fortalecer la postura de seguridad general de tu empresa.

¿Qué son los registros de auditoría de HIPAA? Los registros de auditoría de HIPAA son registros de quién accedió a la red, a qué hora, qué acciones realizaron y qué documentos o datos visualizaron para crear un registro de actividades. Los registros de auditoría son un requisito para el cumplimiento de HIPAA.

¿Cuál es el propósito de un registro de auditoría?

Los sistemas de TI procesan miles de eventos individuales cada día: eventos de incidentes de seguridad, eventos de acceso de usuarios, eventos de ajuste de configuración, y así sucesivamente. Comprender estos eventos, registrados como registros de auditoría, es crítico para los administradores y expertos en seguridad porque muestran cuándo y cómo suceden las cosas y si algo salió mal. Son un componente crítico de la administración de riesgos de seguridad.

Para mantener registros de estos eventos de manera útil, un sistema seguro mantiene registros de auditoría que proporcionan un registro de evidencia que puede ser utilizado para informes de cumplimiento y análisis forense en casos de una violación de HIPAA.

¿Cuáles son los requisitos de los registros de auditoría de HIPAA?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es una pieza crítica de legislación que busca proteger la privacidad y seguridad de la información de salud protegida de los pacientes (PHI). Para mantener el cumplimiento con HIPAA, las organizaciones de salud y sus socios comerciales deben adherirse a requisitos específicos, incluyendo la implementación de registros de auditoría. Estos registros de auditoría sirven como un mecanismo para monitorear y registrar actividades de PHI electrónica (ePHI) y ayudar a detectar accesos no autorizados o posibles violaciones de
seguridad.

Los requisitos de registro de auditoría de HIPAA mandatan que las organizaciones de salud y sus socios mantengan registros completos de todas las actividades relacionadas con ePHI. Esto incluye rastrear accesos, modificaciones, eliminaciones y movimientos de datos. Los registros de auditoría deben capturar suficiente información para identificar al individuo o entidad responsable de la acción, la fecha y hora de la actividad, y los datos específicos afectados. La información debe almacenarse de manera segura y ser a prueba de manipulaciones, asegurando su integridad y disponibilidad para revisión en caso de incidentes de seguridad o investigaciones. Además, las organizaciones de salud deben revisar y analizar periódicamente los datos de los registros de auditoría para identificar y abordar posibles riesgos para la seguridad y privacidad de ePHI. Al mantener un sistema adecuado de registro de auditoría y evaluar rutinariamente sus datos, las organizaciones pueden cumplir con los requisitos de cumplimiento de HIPAA y mejorar su postura general de ciberseguridad, protegiendo la información sensible de los pacientes de posibles amenazas.

Usos de los registros de auditoría

Los usos típicos de los registros de auditoría incluyen los siguientes:

• Registros de auditoría para cumplimiento: La mayoría de las regulaciones de seguridad (incluyendo HIPAA) requieren registros de auditoría. Estos registros sirven el doble propósito de asegurar que una organización pueda investigar violaciones de datos y proporcionar evidencia de cumplimiento durante auditorías.
• Registros de auditoría para análisis forense: Una vez que ocurre una violación de datos, una organización debe trabajar rápidamente para minimizar el problema y entenderlo para remediar problemas de seguridad. Este proceso es imposible en infraestructuras de TI grandes sin registros de auditoría confiables.
• Registros de auditoría para recuperación ante desastres: Si ocurre un problema no relacionado con la seguridad, que resulta en pérdida de datos o interoperabilidad del sistema, las empresas deben moverse rápidamente para volver a poner todo en funcionamiento. Los esfuerzos de recuperación automatizados y manuales dependerán de los registros de auditoría para asegurar que entendieron y resolvieron el problema y evitarlo en el futuro.

Características de los registros de auditoría

Un sistema adecuado de registros de auditoría para la infraestructura empresarial moderna típicamente incluye al menos algunas, si no todas, de las siguientes características:

• Automatización: Los registros deben registrarse en un sistema automáticamente al ocurrir un evento. Esto puede incluir intentos de iniciar sesión en un sistema, monitorear el acceso a recursos específicos y rastrear cambios en archivos, carpetas y bases de datos. Además, los administradores deberían poder agilizar las auditorías del sistema en flujos de trabajo rápidos con poco o ningún esfuerzo adicional.
• Inmutabilidad: Un registro de auditoría no vale mucho si no es confiable, y los hackeos o la corrupción de datos relacionados con los registros de auditoría pueden hacer que una cadena de evidencia sea inútil. Un sistema natural de registros de auditoría debe incluir alguna forma de garantizar que un registro sea preciso, intacto y confiable.
• Información robusta: Los registros de auditoría pueden rastrear casi cualquier pieza de información que desees, pero alguna información es más valiosa que otra. Un sistema completo de registros de auditoría debería almacenar información clave sobre cualquier evento, incluyendo marcas de tiempo, descripciones de eventos, sistemas afectados y cualquier error o advertencia.

Es importante notar que los registros de auditoría de ciberseguridad y TI no son necesariamente lo mismo que los registros de auditoría financiera, aunque a menudo se superponen.

Leyes de HIPAA y registros de auditoría

Las regulaciones de HIPAA definen requisitos específicos de seguridad de HIPAA para toda la información de salud protegida electrónica (PHI) y los sistemas que la contienen, así como el mantenimiento de registros de actividad del sistema.

Las Reglas de Privacidad y Seguridad designan que todos los proveedores de atención médica y compañías de seguros (Entidades Cubiertas) y sus socios comerciales (Asociados de Negocios) deben mantener controles físicos, técnicos y administrativos sobre la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del paciente. Esto incluye mantener registros de auditoría críticos sobre el acceso y procesamiento de esos datos.

Según las regulaciones de HIPAA, un sistema conforme incluirá los siguientes tipos de registros de auditoría:

• Registros de auditoría de aplicaciones: Los registros de auditoría deben monitorear la actividad del usuario para personas que usan cualquier aplicación, incluyendo aplicaciones de estaciones de trabajo y en la nube. Estos registros monitorearán cómo se abren y cierran archivos, se crean, editan y eliminan.
• Registros de auditoría a nivel de sistema: Los registros de auditoría del sistema registrarán eventos a nivel del sistema, incluyendo apagados o reinicios del sistema, autenticación y autorización de usuarios, y acceso a recursos por usuarios específicos.
• Registros de auditoría de usuarios: Estos registros de auditoría pueden parecer similares a los registros a nivel de sistema, pero se enfocan más específicamente en la actividad del usuario, incluyendo el acceso a PHI y cualquier comando del sistema ejecutado por ese usuario.

Requisitos de los registros de auditoría de HIPAA

Siguiendo estos requisitos, una CE o BA debe rastrear los siguientes eventos a través de registros de auditoría:

• Intentos de inicio de sesión de usuario, exitosos o no
• Cambios en bases de datos que almacenan PHI
• Agregar, eliminar o cambiar permisos y roles para usuarios en el sistema
• Acceso a archivos, bases de datos o directorios por usuarios
• Registros de firewall que rastrean intentos de conexión dentro y fuera del perímetro de seguridad del sistema
• Registros de software anti-malware
• Acceso a registros en papel

Además, debido a que las regulaciones de HIPAA son tan extendidas y prioritarias, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) publicó la Publicación Especial 800-66, un documento que describe cómo las organizaciones pueden cumplir con los requisitos de seguridad de HIPAA. Esta publicación incluye pautas sobre cómo las organizaciones pueden pensar en implementar registros de auditoría, incluyendo preguntas que guían a las organizaciones a implementar registros de auditoría.

Estas preguntas incluyen las siguientes:

• ¿Dónde está ePHI dentro de los sistemas de TI, y dónde es vulnerable?
• ¿Qué actividades, aplicaciones o procesos hacen que ePHI sea vulnerable, incluyendo ubicaciones donde está disponible para acceso por partes interesadas internas o externas?
• ¿Qué actividades dentro y fuera de un sistema de TI deben ser monitoreadas para interacción específica o potencial con ePHI?
• ¿Cómo se revisarán los registros? ¿Por quién, en qué horario y a través de qué mecanismos?
• ¿Cómo funcionará el reporte, quién manejará los reportes y cómo se procesarán?
• ¿Cómo operarán las actividades sospechosas, violaciones confirmadas e investigaciones de seguridad, y cómo utilizarán los registros existentes?
• ¿Cómo pueden los administradores del sistema proteger la integridad de estos registros dentro de los estándares de HIPAA?

Un resumen completo de las sugerencias de registros de auditoría de HIPAA se puede encontrar en NIST SP 800-66.

Se hace evidente después de revisar tales preguntas que los registros de auditoría cubren varias prácticas, medios y procesos. Por ejemplo, un empleado que toma prestada una tableta podría completar una hoja de registro en papel y acceder al dispositivo, ambos de los cuales proporcionan un registro de adquisición (uno un registro en papel relativamente preciso con fecha y hora y el otro un evento digital de usuario).

Elementos comunes en los registros de auditoría de HIPAA

Para comprender e implementar efectivamente los registros de auditoría de HIPAA, es crucial familiarizarnos con los elementos comunes que componen estos registros. La tabla presentada a continuación describe los componentes clave que típicamente se encuentran en los registros de auditoría de HIPAA. Con una mejor comprensión de estos elementos, las organizaciones de salud y sus socios comerciales pueden obtener valiosos conocimientos sobre las acciones de los usuarios, el acceso a recursos y la seguridad general de PHI. Esta tabla sirve como una guía de referencia, arrojando luz sobre los detalles esenciales que deben incluirse dentro de los registros de auditoría para asegurar el cumplimiento con las regulaciones de HIPAA.

Al emplear estos elementos en sus prácticas de registro de auditoría, las organizaciones pueden fortalecer sus esfuerzos de cumplimiento de HIPAA y reforzar la seguridad de la información sensible de los pacientes.

Requisitos de los registros de auditoría de HIPAA para proveedores de servicios en la nube

Existen requisitos específicos bajo HIPAA que se aplican a los proveedores de servicios en la nube y el uso de registros de auditoría, que, una vez más, son un componente esencial del cumplimiento de HIPAA.

Al utilizar una solución en la nube para almacenar o compartir PHI, las entidades cubiertas y sus socios comerciales deben asegurarse de que el proveedor de servicios en la nube haya implementado medidas apropiadas de acuerdo con HIPAA. Aquí hay algunas consideraciones clave para los proveedores de servicios en la nube con respecto a los registros de auditoría:

1. Controles de Acceso: El proveedor de servicios en la nube debe mantener registros de auditoría para rastrear y monitorear el acceso a la información de salud protegida electrónica (ePHI). Esto incluye registrar actividades de usuario como inicios de sesión, cierres de sesión y cualquier modificación realizada a ePHI.
2. Marcas de Tiempo: Los registros de auditoría deben incluir marcas de tiempo precisas que indiquen cuándo ocurrieron los eventos. Estas marcas de tiempo ayudan a establecer una pista de auditoría y permiten la reconstrucción de eventos si es necesario.
3. Identificación del Usuario: Los registros de auditoría deben capturar información de identificación única del usuario, permitiendo la asociación de acciones específicas con usuarios individuales. Esto ayuda a rastrear cualquier acceso o actividad no autorizada.
4. Integridad: Los registros de auditoría deben estar protegidos contra alteraciones o eliminaciones no autorizadas. Deben ser a prueba de manipulaciones, asegurando que cualquier modificación o intento de manipulación de los registros sea detectable.
5. Retención y Disponibilidad: HIPAA requiere la retención de registros de auditoría por un período especificado (al menos seis años). Los proveedores de servicios en la nube deben asegurarse de que los registros de auditoría estén almacenados de manera segura y disponibles para revisión cuando sea necesario.
6. Revisión y Análisis: Las entidades cubiertas y los socios comerciales deben revisar y analizar regularmente los registros de auditoría para identificar cualquier posible incidente de seguridad o violación. Esto ayuda a detectar y responder a accesos o actividades no autorizadas de manera oportuna.

Es importante notar que los detalles específicos de implementación y requisitos pueden variar dependiendo del proveedor de servicios en la nube y los servicios que se estén utilizando. Las entidades cubiertas y los socios comerciales deben establecer acuerdos apropiados y realizar la debida diligencia para asegurarse de que su proveedor de servicios en la nube elegido cumpla con todas las regulaciones de HIPAA con respecto a los registros de auditoría y la seguridad general de los datos.

Requisitos de retención de registros de HIPAA

Existe cierto debate sobre si los registros de auditoría caen bajo la regla de seis años para la retención de documentos bajo HIPAA. Por un lado, los registros de auditoría en sistemas de TI que manejan PHI parecen ser un claro candidato para la retención de registros de auditoría. Por otro lado, los registros de auditoría no siempre contienen o revelan PHI. Requerir retención obligatoria podría exponer involuntariamente secretos comerciales o causar una carga indebida a las organizaciones.

Las reglas de HIPAA y el Departamento de Salud y Servicios Humanos no especifican al 100% qué información debe registrarse y, por lo tanto, qué debe mantenerse durante seis años. La respuesta corta que muchos expertos dan es que si se proporciona un análisis de riesgos y justificaciones claras de por qué algunos registros se retienen y otros no, HHS puede hacer un fallo de apoyo para los requisitos de cumplimiento.

No obstante, es una buena práctica retener los registros y protegerlos de accesos no autorizados, y estar disponibles para revisión por el oficial de privacidad designado de la entidad o el personal de seguridad. El período de retención comienza en la fecha en que se crea el registro y continúa preferiblemente durante seis años, incluso si la entidad cubierta cierra o es adquirida por otra entidad. El cumplimiento con los requisitos de retención es crucial para evitar posibles violaciones de HIPAA, así como para mantener la privacidad y seguridad de la PHI de los pacientes.

Consecuencias del incumplimiento de los requisitos de registros de auditoría de HIPAA

El incumplimiento de los requisitos de registros de auditoría de HIPAA puede resultar en las siguientes consecuencias:

1. Multas y Sanciones: El incumplimiento de los requisitos de registros de auditoría de HIPAA puede llevar a multas y sanciones impuestas por la Oficina de Derechos Civiles (OCR), que hace cumplir las regulaciones de HIPAA. Las multas pueden variar desde $100 hasta $50,000 por violación, dependiendo de la gravedad y la intencionalidad del incumplimiento. En algunos casos, las organizaciones pueden enfrentar múltiples violaciones, lo que lleva a sanciones financieras sustanciales.
2. Responsabilidad Legal: El incumplimiento puede exponer a las organizaciones a responsabilidad legal, incluyendo posibles demandas de individuos o entidades afectadas. Si los datos de los pacientes son comprometidos o mal utilizados debido a controles inadecuados de registros de auditoría, las organizaciones pueden ser responsables de cualquier daño resultante o violaciones de privacidad. Las acciones legales pueden resultar en daños financieros significativos y daño reputacional.
3. Pérdida de Confianza y Reputación: No cumplir con los requisitos de registros de auditoría de HIPAA puede dañar la reputación de una organización y erosionar la confianza entre pacientes, socios y partes interesadas. Las violaciones de la privacidad y seguridad de los pacientes pueden llevar a publicidad negativa, pérdida de clientes y una posición disminuida dentro de la industria de la salud.
4. Mayor Escrutinio y Auditorías: El incumplimiento puede desencadenar un mayor escrutinio por parte de organismos reguladores, como OCR. Las organizaciones pueden enfrentar auditorías, investigaciones o revisiones de cumplimiento, lo que puede consumir tiempo significativo, recursos y causar interrupciones en las operaciones normales. Estas auditorías pueden evaluar el cumplimiento general de una organización con las regulaciones de HIPAA, incluyendo los requisitos de registros de auditoría.
5. Planes de Acción Correctiva: En casos de incumplimiento, OCR puede requerir que las organizaciones desarrollen e implementen planes de acción correctiva para abordar deficiencias y prevenir futuras violaciones. Estos planes a menudo implican implementar medidas de seguridad adicionales, mejorar políticas y procedimientos, realizar capacitación del personal y demostrar esfuerzos continuos de cumplimiento.
6. Exclusión de Programas Federales: El incumplimiento de los requisitos de registros de auditoría de HIPAA puede resultar en la exclusión de participar en programas de atención médica federales, como Medicare y Medicaid. Ser excluido de estos programas puede tener consecuencias financieras severas para los proveedores de atención médica y organizaciones.

Es importante que las entidades cubiertas y los socios comerciales comprendan y cumplan con los requisitos de registros de auditoría de HIPAA para proteger la privacidad y seguridad de los pacientes y evitar estas posibles consecuencias. Las organizaciones deben establecer sistemas robustos de registros de auditoría, revisar y analizar regularmente los registros, y mantener documentación para demostrar el cumplimiento con las regulaciones de HIPAA.

Desafíos comunes en la recopilación y gestión de registros de auditoría de HIPAA

Un desafío importante presentado por los registros de auditoría de HIPAA es el gran volumen de datos que necesitan ser capturados y almacenados. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más tecnologías que generan, procesan y almacenan PHI, incluyendo la computación en la nube y el Internet de las Cosas (IoT), la cantidad de datos generados puede volverse rápidamente abrumadora.

Otro desafío es asegurar que los registros de auditoría sean completos y precisos. Cualquier brecha o error en los datos puede comprometer la efectividad del sistema de registro y dificultar la identificación de incidentes de seguridad u otros problemas. Además, puede ser un desafío asegurar que los registros sean accesibles y seguros, mientras también se cumple con los requisitos regulatorios y las leyes de protección de datos. Finalmente, desarrollar una estrategia efectiva para analizar e interpretar los registros de auditoría puede ser una tarea compleja, requiriendo habilidades y herramientas especializadas para extraer conocimientos significativos de los datos.

¿Qué es una lista de verificación de auditoría interna de HIPAA?

Una lista de verificación de auditoría interna de HIPAA es una herramienta que las CE y BA utilizan para verificar que cumplen con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA). Proporciona una manera sistemática para que estas empresas revisen y actualicen sus políticas y procedimientos de HIPAA. Típicamente incluye secciones que cubren la capacitación de los miembros del equipo, sistemas informáticos, almacenamiento de datos y seguridad física.

Las CE y BA se benefician de usar una lista de verificación de auditoría interna de HIPAA al detectar errores y vulnerabilidades que comprometen la seguridad y privacidad de la información de salud protegida (PHI). Esto les ayuda a evitar el incumplimiento accidental de las regulaciones de HIPAA, lo que podría llevar a sanciones financieras, demandas y daño a la reputación de la empresa.

¿Cómo ayuda Kiteworks con el cumplimiento de registros de auditoría de HIPAA?

Usar una plataforma centralizada para manejar documentos y archivos puede apoyar el cumplimiento de HIPAA al reunir las herramientas necesarias para mantener ese cumplimiento, incluyendo un registro de auditoría integral.

La plataforma Kiteworks reúne varias características clave para el cumplimiento de HIPAA:

• Seguridad y Cumplimiento: Kiteworks utiliza cifrado AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2+ para datos en tránsito. Su dispositivo virtual reforzado, controles granulares, autenticación, otras integraciones de pila de seguridad, y registro y reporte de auditoría integral permiten a las organizaciones demostrar fácilmente y rápidamente el cumplimiento con los estándares de seguridad. Tiene informes de cumplimiento listos para usar para regulaciones y estándares de la industria y el gobierno, como HIPAA, el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), SOC 2, y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Además, Kiteworks presume de certificación y cumplimiento con varios estándares que incluyen, pero no se limitan a, el Programa de Gestión de Riesgos y Autorización Federal (FedRAMP), Estándares Federales de Procesamiento de Información (FIPS), la Ley Federal de Gestión de Seguridad de la Información (FISMA), Certificación de Modelo de Madurez de Ciberseguridad (CMMC), y el Programa de Evaluadores Registrados de Seguridad de la Información (IRAP).

• Registro de Auditoría: Con los registros de auditoría inmutables de la plataforma Kiteworks, las organizaciones pueden confiar en que los ataques se detectan más pronto y mantienen la cadena correcta de evidencia para realizar análisis forense. Dado que el sistema fusiona y estandariza entradas de todos los componentes, su Syslog unificado y alertas ahorran tiempo crucial a los equipos del centro de operaciones de seguridad y ayudan a los equipos de cumplimiento a prepararse para auditorías.
• Integración con SIEM: Kiteworks admite la integración con soluciones SIEM principales, incluyendo IBM QRadar, ArcSight, FireEye Helix, LogRhythm, y otros. También tiene el Splunk Forwarder e incluye una App de Splunk.
• Visibilidad y Gestión: El Tablero CISO en Kiteworks ofrece a las organizaciones una visión general de su información: dónde está, quién la está accediendo, cómo se está utilizando, y si los envíos, comparticiones y transferencias de datos cumplen con regulaciones y estándares. El Tablero CISO permite a los líderes empresariales tomar decisiones informadas mientras proporciona una vista detallada del cumplimiento.
• Entorno en la Nube de Tenencia Única: Las transferencias de archivos, el almacenamiento de archivos y el acceso de usuarios ocurren en una instancia dedicada de Kiteworks, implementada en las instalaciones, en los recursos de Infraestructura como Servicio (IaaS) de una organización, o alojada como una instancia privada de tenencia única por Kiteworks en la nube por el servidor de Kiteworks Cloud. Esto significa que no hay tiempo de ejecución compartido, bases de datos o repositorios compartidos, recursos compartidos, o potencial de violaciones o ataques entre nubes.

Para aprender más sobre cómo Kiteworks permite registros de auditoría HTML personalizados, programa una demostración personalizada de Kiteworks hoy.