Kiteworks en Kiteworks: Cómo los Empleados de Kiteworks Usan la Red de Contenido Privado de Kiteworks Todos los Días
Hay un viejo dicho: “nunca confíes en un chef delgado”. ¿Por qué no? Lo más probable es que su cocina no sea muy buena. De manera similar, si una empresa no usa su propio producto, especialmente un producto que protege información confidencial, lo más probable es que el producto tampoco sea muy bueno.
Bueno, no solo vendemos Kiteworks a los clientes para la privacidad de contenido confidencial y el cumplimiento normativo. ¡Nosotros también lo usamos! Con eso en mente, entrevisté a algunos de nuestros colegas en Legal, Soporte al Cliente, Finanzas, Ventas y Cumplimiento para aprender cómo usan Kiteworks en sus flujos de trabajo diarios. Fue muy sorprendente descubrir hasta qué punto se utiliza Kiteworks. Y aunque sus flujos de trabajo varían, la seguridad, la visibilidad, el cumplimiento y la eficiencia fueron los impulsores comunes detrás de su decisión de usar Kiteworks.
Aquí tienes una instantánea de cómo estos departamentos usan Kiteworks.
Kiteworks para Legal Corporativo: Proporcionando a Legal Corporativo las Herramientas para Trabajar de Forma Más Segura, Efectiva e Inteligente
Cuando un cliente solicita revisar el cumplimiento de seguridad de Kiteworks con SOC 2, el Programa de Evaluadores Registrados de Seguridad de la Información (IRAP), FedRAMP y otras regulaciones de cumplimiento, Mehreen Mir, nuestra Gerente de Contratos, aprovecha el Uso Compartido Seguro de Archivos de Kiteworks y las carpetas compartidas seguras. Ella crea una carpeta en Kiteworks, sube los documentos solicitados, otorga permiso a los colaboradores del cliente para acceder a los documentos y luego notifica a los clientes que los documentos están disponibles para ver y descargar. Mehreen prefiere usar carpetas compartidas seguras para este caso de uso para poder monitorear quién accede a los documentos y cuándo los descargan.
Mehreen también utiliza el Correo Electrónico Seguro de Kiteworks para colaborar en contratos con clientes, proveedores y otros socios de confianza. Esto juega un papel importante en la estrategia de administración de riesgos de terceros de la empresa. Ella solo confía en el Correo Electrónico Seguro de Kiteworks, en lugar del correo electrónico tradicional, para compartir estos documentos confidenciales porque contienen datos de clientes, términos y condiciones especiales, propiedad intelectual de Kiteworks y otra información confidencial. Con Kiteworks, los documentos están cifrados en tránsito y en reposo y solo pueden ser accedidos mediante autenticación multifactor, asegurando que solo el destinatario previsto pueda leer el correo electrónico y los archivos adjuntos confidenciales.
Para obtener más información sobre cómo el departamento de Legal Corporativo de Kiteworks utiliza Kiteworks, lee el estudio de caso.
Kiteworks para Finanzas Corporativas: Manteniendo las Luces Encendidas con el Intercambio Seguro de Información Financiera Confidencial
Nuestro departamento de Finanzas es un usuario avanzado de Kiteworks. El equipo de Cuentas por Cobrar envía facturas a través del complemento seguro de Outlook de Kiteworks para proteger nuestra información bancaria. Kiteworks opera cinco entidades comerciales y una empresa holding consolidada que equivale a seis libros y seis declaraciones de impuestos. Nuestro controlador sube documentos financieros a las Carpetas Compartidas Seguras de Kiteworks y da acceso al asesor fiscal correspondiente a la carpeta adecuada para acceder a esos documentos. Los asesores fiscales procesan las declaraciones de impuestos, las suben de nuevo a las mismas carpetas y notifican a nuestro controlador.
Pero este es solo uno de varios casos de uso para nuestro departamento de Finanzas. Por ejemplo, el Administrador de Nómina de Kiteworks utiliza de manera similar el Uso Compartido Seguro de Archivos de Kiteworks para compartir la información personal identificable (PII) de los empleados con una red global de proveedores de nómina. El Gerente de Cuentas por Cobrar de Kiteworks envía facturas a clientes globales utilizando el complemento seguro de Outlook de Kiteworks para proteger la información bancaria de Kiteworks, que se incluye en la factura. Incluso puede ver quién descargó la factura y cuándo para asegurar que los pagos se realicen de manera oportuna. Finalmente, el Gerente de Planificación Financiera y Análisis (FP&A) de Kiteworks publica pronósticos de presupuesto y efectivo quincenales en una carpeta segura a la que nuestro CEO accede y revisa antes de sus reuniones.
Para obtener más información sobre cómo el departamento de Finanzas Corporativas de Kiteworks utiliza Kiteworks, lee el estudio de caso.
Kiteworks para Ventas: Demostrando el Valor de Kiteworks Una Oportunidad de Venta a la Vez
Nuestra organización global de Ventas, que incluye vicepresidentes regionales y gerentes generales, representantes de ventas, ingenieros de ventas y gerentes de canal, utiliza Kiteworks para compartir cualquier información específica del cliente: acuerdos de confidencialidad firmados (NDAs), presentaciones de ventas, cotizaciones, contratos y más. Al usar Kiteworks para todas las comunicaciones con clientes y socios, el equipo de Ventas no solo demuestra el valor de Kiteworks, sino que también protege nuestra propia propiedad intelectual. Específicamente, necesitamos proteger la información confidencial que compartimos con los clientes, incluidas las certificaciones de seguridad, precios, Solicitudes de Propuestas, nuestro número de identificación fiscal, cuestionarios de evaluación de seguridad y más. Usar Kiteworks para las comunicaciones con clientes también es una excelente manera para que los clientes vean lo fácil que es usar la plataforma.
Para obtener más información sobre cómo el departamento de Ventas de Kiteworks utiliza Kiteworks, lee el estudio de caso.
Kiteworks para Cumplimiento y Renovaciones: Revolucionando Pedidos y Renovaciones para Máxima Eficiencia y Seguridad
Nuestro equipo de Cumplimiento, liderado por Marissa Kandarian, Directora de Pedidos y Renovaciones Mundiales, aprovecha una integración con nuestro sistema CPQ y servidor de licencias para generar y enviar licencias de software y facturas. Todo esto ocurre a través del Correo Electrónico Seguro de Kiteworks en minutos después de procesar un pedido. Desde que adoptamos Kiteworks, el tiempo para procesar y enviar licencias y facturas se redujo de 20 minutos a menos de cinco. Marissa señala que incluso nuestros clientes están asombrados por la rápida respuesta.
Las renovaciones se procesan y entregan de la misma manera que los nuevos pedidos. Las renovaciones deben estar aseguradas porque cada correo electrónico contiene una factura con instrucciones de transferencia que incluyen nuestro número de cuenta bancaria. La capacidad de Confirmación de Lectura de Kiteworks es una característica invaluable para las renovaciones. Marissa y su equipo pueden ver quién específicamente ha descargado una factura, incluso cuando la factura se envía a un alias de correo electrónico como accountspayable@customer.com. Esto ayuda al equipo a asegurar que los clientes realicen el pago a tiempo.
Para obtener más información sobre cómo la organización de Cumplimiento de Kiteworks utiliza Kiteworks, lee el estudio de caso.
Kiteworks para Soporte al Cliente: Empoderando a la Organización de Soporte al Cliente para Proteger el Contenido Confidencial de los Registros de los Clientes
Frank Balonis, CISO de Kiteworks y Vicepresidente Senior de Operaciones, gestiona a 25 ingenieros de soporte globales, que brindan soporte técnico a la base de clientes global de Kiteworks. El complemento de Salesforce de Kiteworks permite a los clientes subir información del sistema y configuraciones para análisis y resolución de problemas a través de Salesforce, pero está almacenado y protegido por Kiteworks. El ingeniero de soporte de Kiteworks limita los privilegios de acceso al administrador del sistema y a cualquier otro ingeniero de soporte de Kiteworks involucrado en el caso.
Los ingenieros de soporte también utilizan el Correo Electrónico Seguro de Kiteworks para enviar a los clientes instrucciones de depuración, parches de software y actualizaciones offline, que pueden superar los 5 GB de tamaño. Brindamos un mejor servicio al cliente y aumentamos las tasas de instalación cuando enviamos actualizaciones directamente a los clientes, en lugar de pedirles que vengan a Kiteworks y descarguen estas actualizaciones.
Para obtener más información sobre cómo la organización de Soporte al Cliente de Kiteworks utiliza Kiteworks, lee el estudio de caso.
El Poder de la Red de Contenido Privado de Kiteworks para la Protección de Privacidad de Confianza Cero y Cumplimiento
La plataforma Kiteworks, como puedes ver, es fundamental para nuestro negocio. La Red de Contenido Privado habilitada por Kiteworks mejora significativamente la gestión de riesgos y contenido al proteger no solo nuestra información personal identificable (PII) y propiedad intelectual (IP), sino también los datos privados de nuestros clientes. Al usar Kiteworks, también demostramos cumplimiento normativo en todas nuestras comunicaciones de contenido confidencial. Si tú o tu organización envían, comparten, reciben o guardan contenido confidencial, deberías gobernarlo y protegerlo con Kiteworks.
Para obtener más información sobre cómo Kiteworks utiliza su Red de Contenido Privado para compartir información confidencial con socios de confianza como consultores, proveedores, prestadores de servicios y clientes, visita Kiteworks en Acción.