Intercambio Seguro de Archivos para Microsoft Office 365
En un mundo digital acelerado, las empresas dependen en gran medida del correo electrónico y el intercambio de archivos para comunicarse y colaborar con clientes y miembros del equipo. Sin embargo, con el aumento de los ciberataques y las violaciones de datos, el intercambio seguro de archivos se ha convertido en un tema cada vez más crítico para las organizaciones. En este artículo del blog, exploraremos cómo las empresas pueden compartir archivos de manera segura utilizando Microsoft Office 365.
Microsoft Office 365: Una Introducción
Microsoft Office 365 es un conjunto de productividad basado en la nube que ofrece una amplia gama de herramientas y aplicaciones para empresas, incluyendo correo electrónico, almacenamiento de archivos y colaboración.
Microsoft Office 365 es una opción popular para las empresas porque ofrece un conjunto integral de herramientas de productividad como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, que son estándar en diversas industrias. Las empresas que utilizan Microsoft Office 365 obtienen varios beneficios empresariales:
- Aumento de la Productividad: Office 365 está basado en la nube, lo que permite a los empleados acceder a su trabajo desde cualquier ubicación. También permite que varios usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente, aumentando la colaboración y la productividad.
- Accesibilidad: Como servicio basado en la nube, Microsoft Office 365 se puede acceder desde cualquier dispositivo, siempre que haya conectividad a internet. Esto significa que los empleados pueden trabajar desde casa, en la carretera o desde sitios de clientes sin necesidad de estar en una estación de trabajo designada.
- Portabilidad: Todos los archivos y documentos se almacenan en la nube, lo que facilita compartirlos y moverlos. Los usuarios no están atados a un dispositivo o ubicación específicos, ya que sus archivos se pueden acceder y trabajar desde cualquier dispositivo.
- Actualizaciones y Mejoras: Office 365 garantiza que las empresas siempre utilicen versiones actualizadas del software, que se actualizan automáticamente sin necesidad de intervención manual.
- Rentabilidad: No hay un costo inicial con Office 365. En su lugar, opera en un modelo de suscripción donde las empresas pagan por usuario por mes. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento, ya que pueden escalar sus necesidades según su crecimiento.
Riesgos de Seguridad del Intercambio de Archivos en Microsoft Office 365
Aunque Office 365 ofrece muchos beneficios para las empresas, también presenta riesgos de seguridad, particularmente cuando se trata del intercambio de archivos. Hay riesgos inherentes al compartir archivos, independientemente de la aplicación utilizada. Sin embargo, Microsoft Office 365 tiene un conjunto único de desafíos. Por ejemplo, aunque Office 365 viene con características de seguridad integradas, pueden no ser lo suficientemente completas para proteger contra ataques de malware y ransomware y amenazas avanzadas. Además, Microsoft opera bajo el modelo de responsabilidad compartida, lo que significa que mientras ellos son responsables de la seguridad “de” la nube, los clientes son responsables de la seguridad “en” la nube; por lo tanto, los usuarios deben ser conscientes de su papel en la protección de sus datos. Además, el servicio de correo electrónico de Office 365 es un objetivo principal para los ataques de phishing, donde los ciberdelincuentes engañan a los usuarios para que revelen sus credenciales de inicio de sesión u otra información confidencial.
Veamos más de cerca estos y otros riesgos comunes de seguridad con el intercambio de archivos en Office 365:
Falta de Cifrado Adecuado
Uno de los mayores riesgos de seguridad del intercambio de archivos en Office 365 es la falta de cifrado de extremo a extremo adecuado. Si los archivos no están cifrados durante el tránsito y en reposo, pueden ser interceptados por hackers u otras terceras partes, poniendo en riesgo el contenido sensible.
Acceso No Autorizado
Otro riesgo de seguridad significativo asociado con el intercambio de archivos en Microsoft Office 365 es la posibilidad de acceso no autorizado a contenido sensible. Cuando los empleados almacenan contenido sensible en aplicaciones de almacenamiento en la nube de Microsoft como SharePoint Online y One Drive for Business, pueden ser accesibles para cualquiera con una conexión a internet a menos que se apliquen permisos basados en roles. Cualquier acceso no autorizado, incluso por otro empleado, puede resultar en una violación de datos. Esto puede (y a menudo ocurre) debido a errores humanos, como otorgar accidentalmente acceso a la persona equivocada o no revocar el acceso cuando ya no es necesario.
Ataques de Malware y Phishing
Los ataques de malware y phishing también son una amenaza significativa para el intercambio de archivos en Office 365. De hecho, Microsoft Office 365 es un imán para los ataques de phishing. Si los usuarios descargan accidentalmente malware o caen en una estafa de phishing, los hackers pueden acceder a sus cuentas y robar datos sensibles.
Qué Buscar en una Solución de Intercambio Seguro de Archivos
Con una mejor comprensión de las brechas de seguridad en Microsoft Office 365, consideremos las capacidades y características críticas necesarias para hacer que Microsoft Office 365 sea más seguro al compartir archivos que contienen información sensible.
Cifrado
El cifrado es la base de una solución de intercambio seguro de archivos. Es un proceso que convierte texto plano en texto cifrado, haciéndolo ilegible sin una clave. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener algoritmos de cifrado fuertes que sean difíciles de crackear, asegurando que los datos estén protegidos durante la transmisión. Busca soluciones que ofrezcan cifrado líder en la industria, como AES-256 y protocolos TLS.
Autenticación
La autenticación asegura que los datos se compartan entre las partes autorizadas. Verifica la identidad del remitente y el receptor, previniendo el acceso no autorizado. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener múltiples opciones de autenticación, como nombre de usuario y contraseña, autenticación de dos factores y autenticación biométrica.
Control de Acceso
La capacidad de controlar y personalizar los niveles de acceso de los usuarios es esencial para cualquier sistema de intercambio seguro de archivos. El control de acceso asegura que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos. Restringe el acceso basado en roles de usuario, permisos y privilegios. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener mecanismos de control de acceso que permitan a los administradores gestionar el acceso y los permisos de los usuarios.
Registros de Auditoría
Los registros de auditoría proporcionan un registro detallado de la actividad de intercambio de archivos, incluyendo quién accedió a los datos, cuándo y desde dónde. Ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios y detectar cualquier actividad no autorizada. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener mecanismos robustos de registro de auditoría que permitan a los administradores rastrear la actividad de intercambio de archivos para la detección de anomalías, investigación forense y cumplimiento normativo.
Prevención de Pérdida de Datos
La prevención de pérdida de datos es la capacidad de prevenir la pérdida accidental o intencional de datos. Involucra monitorear y controlar el flujo de datos, asegurando que no se filtren o roben. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener mecanismos de prevención de pérdida de datos que prevengan violaciones de datos, filtraciones y robos.
Cumplimiento Normativo
Muchas organizaciones están obligadas a cumplir con regulaciones específicas de datos y seguridad. Asegúrate de que la solución de intercambio de archivos que elijas cumpla con todas las regulaciones relevantes como GDPR, HIPAA o PCI DSS. Esto garantizará que tu sistema de intercambio de archivos cumpla con los requisitos legales en cuanto a seguridad y privacidad de los datos.
Protección de Firewall
La protección de firewall es la capacidad de proteger la red de accesos no autorizados y ataques. Filtra el tráfico entrante y saliente, permitiendo solo el tráfico autorizado. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener mecanismos de protección de firewall que protejan la red de ataques y accesos no autorizados.
Protocolos Seguros
Los protocolos seguros aseguran que los datos se compartan de manera segura a través de la red. Cifra el contenido sensible tanto en tránsito como en reposo para asegurar su integridad. Una solución de intercambio seguro de archivos debe soportar protocolos seguros como FTPS, SFTP, HTTPS y AS2.
Escalabilidad
La escalabilidad es la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos y usuarios sin comprometer el rendimiento y la seguridad. Una solución de intercambio seguro de archivos debe ser escalable para satisfacer las crecientes demandas de las empresas.
Interfaz Amigable para el Usuario
Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener una interfaz amigable para el usuario que permita a los usuarios gestionar el intercambio de archivos de manera eficiente. Debe ser fácil de usar, intuitiva y personalizable.
Integración
La integración es la capacidad de integrarse con otras aplicaciones y sistemas. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener capacidades de integración que permitan a las empresas integrarla con sus sistemas existentes, como LDAP/AD, SSO, DLP, ATP, IAM, CDR, y muchos más.
Confiabilidad
La confiabilidad es la capacidad de asegurar que la solución de intercambio de archivos esté disponible y funcione como se espera. Una solución de intercambio seguro de archivos debe ser confiable y tener una alta tasa de disponibilidad.
Soporte
El soporte es esencial para que las empresas aseguren que la solución de intercambio de archivos funcione correctamente y para resolver cualquier problema que pueda surgir. Una solución de intercambio seguro de archivos debe tener excelentes servicios de soporte que proporcionen soluciones rápidas y efectivas a cualquier problema.
Kiteworks Ayuda a las Organizaciones a Compartir Archivos en Microsoft Office 365 de Manera Segura y en Cumplimiento
La Red de Contenido Privado de Kiteworks consolida, controla, protege y rastrea los canales de comunicación de terceros como correo electrónico, intercambio de archivos, SFTP, MFT, y otros para minimizar el riesgo de una violación de datos o incumplimiento normativo.
El plugin de Microsoft Office 365 de Kiteworks permite a las empresas gobernar, proteger y monitorear los archivos que los empleados comparten a través de Teams, OneDrive, Outlook y SharePoint. Kiteworks incluso permite a los empleados compartir archivos directamente a través de aplicaciones de Microsoft como Word, Excel y PowerPoint. Con Kiteworks, los administradores de Microsoft pueden establecer y hacer cumplir el control de acceso basado en roles para archivos y el registro automático que informa toda la actividad de archivos—quién envió qué a quién, cuándo y cómo—y facilita el cumplimiento normativo mientras también minimiza el riesgo de violaciones de datos.
Kiteworks también se integra con sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) como Box y Google Drive, aplicaciones empresariales como Salesforce y iManage, y soluciones de seguridad como ATP, DLP y CDR para un control, protección y seguimiento integral de archivos sensibles.
Kiteworks ofrece cifrado automatizado de extremo a extremo, controles de acceso granulares, autenticación multifactor, integraciones de infraestructura de seguridad, y más. Estas características, además de registros de auditoría integrales, ayudan a las organizaciones a demostrar cumplimiento con leyes y estándares de privacidad de datos como GDPR, CMMC, HIPAA, IRAP, ITAR, Cyber Essentials Plus, estándares ISO 27000, y muchos otros.
Para obtener más información sobre la capacidad del Plugin de Microsoft de Kiteworks y cómo puede ayudarte a tomar el control de tu contenido sensible almacenado en, y compartido desde, Microsoft Office 365, programa una demostración personalizada hoy mismo.