Transferencia de Archivos Administrada para Cumplimiento de FERPA
En el interminable camino hacia una mayor eficiencia, rentabilidad y competitividad, las instituciones de educación superior, como colegios y universidades, están adoptando cada vez más soluciones tecnológicas que procesan, almacenan, comparten y transfieren registros estudiantiles. Estas instituciones están produciendo y gestionando grandes cantidades de datos de estudiantes. Estos registros no solo incluyen calificaciones y expedientes académicos, sino que también contienen información confidencial que puede clasificarse como información personal identificable e información de salud protegida (PII/PHI).
Compartir estos datos con terceros de confianza es una práctica habitual para las instituciones de educación superior, lo que hace imperativo adherirse estrictamente a la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), que exige la protección y transferencia segura de estos registros.
En este artículo, exploraremos los requisitos únicos involucrados en la protección de los registros estudiantiles cuando se intercambian con terceros de confianza en el contexto de FERPA, y exploraremos las mejores prácticas en el uso de la transferencia de archivos administrada (MFT) para asegurar los registros estudiantiles, proteger la privacidad de los estudiantes y garantizar el cumplimiento de los requisitos de FERPA.
¿Todavía debatiendo entre FTP y transferencia de archivos administrada? Aquí tienes seis razones por las que la transferencia de archivos administrada es mejor que FTP.
Entendiendo los Registros Estudiantiles
Los registros estudiantiles, en esencia, son una documentación integral del recorrido de un estudiante a lo largo de su carrera académica. Estos registros comúnmente contienen información personal básica como nombre, dirección y número de seguro social, pero también historial académico, asistencia, registros disciplinarios, detalles de ayuda financiera, registros de salud y mucho más. Este tesoro de información es frecuentemente objetivo de ciberdelincuentes que hackean los sistemas que procesan, almacenan, comparten y transfieren estos registros. Los hackers luego retienen los datos para pedir rescate o los venden en la dark web para ser utilizados en robo de identidad.
Transferir estos registros de manera segura es una actividad regular para las instituciones de educación superior. Estos son solo algunos casos de uso que involucran la transferencia de registros estudiantiles a terceros de confianza:
- Organismos de acreditación educativa: las instituciones de educación superior a menudo comparten sus registros estudiantiles con estas organizaciones de acreditación para revisar y verificar los estándares académicos y la calidad de la institución, lo que incluye observar tasas de éxito estudiantil, tasas de graduación, progreso académico, etc.
- Otras instituciones: cuando un estudiante se transfiere a otra universidad o colegio, la institución original envía los registros académicos del estudiante a la nueva institución. Esto ayuda a la nueva institución a evaluar en qué nivel debe colocarse al estudiante y qué créditos académicos pueden transferirse.
- Socios de investigación: las universidades y colegios a menudo participan en investigaciones académicas en colaboración con otras instituciones o empresas privadas. En tales casos, los datos estudiantiles anonimizados pueden compartirse con fines de investigación y análisis.
- Comités de becas: si un estudiante solicita una beca, las universidades pueden compartir los registros académicos del estudiante con el comité de becas. Esto ayuda a los comités a tomar decisiones sobre la elegibilidad y adecuación del estudiante para la beca.
- Proveedores de préstamos estudiantiles: algunas instituciones pueden compartir registros estudiantiles con proveedores de préstamos estudiantiles o entidades gubernamentales que manejan ayuda estudiantil. Esto es para confirmar el estado del estudiante y verificar su elegibilidad para apoyo financiero. Toda la información personal se maneja en cumplimiento normativo con las leyes y regulaciones de privacidad.
Cada caso enfatiza la importancia de asegurar la seguridad y privacidad de estos registros, especialmente debido a la naturaleza sensible de los datos involucrados.
FERPA y la Necesidad de Proteger los Registros Estudiantiles
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), es una ley federal en los Estados Unidos que otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus registros educativos. En su núcleo, la legislación tiene como objetivo proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes.
FERPA proporciona pautas sobre quién puede acceder a estos registros y bajo qué condiciones. Por ejemplo, sin consentimiento explícito, las instituciones educativas no pueden divulgar registros estudiantiles. La única excepción a esta regla es cuando dicha información se comparte con partes que tienen un interés educativo legítimo u otras excepciones de FERPA. Esto significa que garantizar el cumplimiento de FERPA al transferir archivos no es una opción, sino un requisito legal.
Costos de No Cumplir con FERPA
No cumplir con FERPA puede resultar en serias consecuencias para las instituciones educativas. Las sanciones financieras pueden ser severas, incluyendo la pérdida de financiamiento federal. Además, las consecuencias legales para los infractores incluyen demandas de estudiantes o padres, posiblemente llevando a acuerdos costosos. Por último, las instituciones sorprendidas violando FERPA enfrentan daños a su reputación. La pérdida de confianza puede llevar a una disminución en la matrícula, causando más daño financiero.
Transferencia de Archivos Administrada para Cumplimiento FERPA
Las soluciones de Transferencia de Archivos Administrada (MFT) se refieren a un tipo de software utilizado para gestionar la transferencia segura de datos de una computadora a otra a través de una red. MFT ofrece un nivel más alto de control y seguridad que el FTP estándar, lo que lo convierte en una opción viable para garantizar la transferencia segura de registros estudiantiles sensibles.
Aunque las soluciones MFT ofrecen un marco robusto para asegurar la transferencia de datos, las instituciones de educación superior deben adherirse a ciertas mejores prácticas para aprovechar al máximo estas soluciones en el contexto del cumplimiento FERPA. Discutiremos algunas de estas prácticas a continuación.
Mejores Prácticas para Usar MFT para Cumplimiento FERPA
Implementar un sistema de transferencia de archivos administrada para asegurar la transferencia segura de registros estudiantiles no se limita a la mera instalación del software. Las instituciones de educación superior deben adoptar mejores prácticas para aprovechar al máximo las soluciones MFT y asegurar un cumplimiento óptimo de FERPA. Aquí están algunas de las mejores prácticas:
1. Priorizar el cifrado: Uno de los elementos clave para asegurar la transferencia segura de datos es el cifrado. Al usar soluciones MFT, asegúrate de que el software ofrezca un cifrado robusto, de extremo a extremo para proteger los datos durante el tránsito y en reposo. Esto previene el acceso no autorizado durante la transmisión de archivos, ofreciendo la máxima protección para los registros estudiantiles.
Lee más sobre mejores prácticas de cifrado.
2. Usar protocolos seguros: Protocolos seguros como SFTP, FTPS o HTTPS deben usarse al transferir registros estudiantiles. Estos protocolos ofrecen características de seguridad superiores en comparación con el FTP estándar, cumpliendo mejor con las regulaciones FERPA. Estos protocolos ayudan en la transferencia segura de datos, ofreciendo cifrado, autenticación y verificaciones de integridad. La transmisión segura y el control de acceso reducen significativamente el acceso no autorizado a los registros estudiantiles.
3. Implementar control de acceso basado en roles (RBAC): RBAC permite a las instituciones definir quién puede acceder y manipular datos específicos. Esto minimiza el riesgo de uso no autorizado de datos o violaciones, fortaleciendo así el cumplimiento FERPA. RBAC asigna permisos basados en roles en lugar de individuos, asegurando que solo el personal autorizado acceda a los datos.
4. Automatizar las transferencias de archivos: Las transferencias de archivos manuales aumentan el riesgo de error humano, lo que lleva a posibles violaciones de datos. Las soluciones MFT a menudo vienen con capacidades de transferencia de archivos automatizadas, minimizando este riesgo. Las transferencias de archivos automatizadas tienen un beneficio adicional en que mejoran la eficiencia y productividad de los empleados. Los empleados pueden programar una transferencia de archivos y pasar a otros proyectos.
5. Auditar y monitorear regularmente las transferencias de datos MFT: Las auditorías regulares y el monitoreo en tiempo real pueden ayudar a las instituciones a detectar posibles violaciones de datos o problemas de cumplimiento desde el principio. La mayoría de las soluciones MFT ofrecen herramientas de auditoría e informes para facilitar este proceso. La función de auditoría e informes que se encuentra en muchas soluciones de transferencia de archivos administrada facilita el monitoreo fácil del acceso a los datos, apoyando la identificación rápida de posibles violaciones de FERPA.
Kiteworks Ayuda a las Instituciones de Educación Superior a Proteger la Privacidad de los Estudiantes con Transferencia de Archivos Administrada Segura
La tarea de transferir registros estudiantiles de manera segura es una responsabilidad crítica para todas las instituciones de educación superior. La naturaleza sensible de estos registros hace que su protección sea vital. Con este fin, FERPA proporciona la estructura legal para asegurar que los datos estudiantiles se manejen con la máxima privacidad y seguridad.
Las soluciones de Transferencia de Archivos Administrada ofrecen una forma efectiva de lograr el cumplimiento FERPA. Al adoptar las mejores prácticas mencionadas anteriormente, las instituciones pueden asegurar que sus sistemas MFT estén optimizados para la máxima seguridad durante las transferencias de archivos, protegiendo así los datos valiosos y sensibles que contienen. Sin embargo, estas prácticas no son una implementación única, sino un esfuerzo continuo para mantener el más alto nivel de seguridad de datos en la educación superior.
La Red de Contenido Privado de Kiteworks, una plataforma de compartición y transferencia de archivos segura validada por FIPS 140-2, consolida correo electrónico, compartición de archivos, formularios web, SFTP y transferencia de archivos administrada, para que las organizaciones controlen, protejan y rastrean cada archivo a medida que entra y sale de la organización.
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La transferencia de archivos administrada segura de Kiteworks admite flujos flexibles para transferir archivos entre varios tipos de fuentes de datos y destinos a través de una variedad de protocolos. Además, la solución proporciona una gama de funciones de autoría y gestión, incluyendo una Consola Web de Operaciones, autoría de flujos de arrastrar y soltar, operadores personalizados declarativos y la capacidad de ejecutarse según el horario, evento, detección de archivos o manualmente.
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