Umfassender Leitfaden zur Compliance

70% der Länder—137—weltweit haben nun Datenschutzgesetze eingeführt.² Gartner prognostiziert, dass 75% der Weltbevölkerung bis Ende 2024 von Datenschutzgesetzen abgedeckt sein werden.³

1. Verständnis der sich entwickelnden regulatorischen Landschaft

Das globale regulatorische Umfeld für Datenschutz und Cybersicherheit ist in den letzten Jahren zunehmend komplexer geworden. Unternehmen müssen sich in einem Netz von Vorschriften zurechtfinden, die je nach Region und Branche variieren und spezifische Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten, zur Gewährleistung von Transparenz und zur Sicherung sensibler Informationen haben.

Gesetzliche Datenschutzvorschriften wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), der California Consumer Privacy Act (CCPA) und Brasiliens Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) haben neue Standards dafür gesetzt, wie Unternehmen personenbezogene Informationen sammeln, verarbeiten und schützen. Diese Vorschriften betonen die Zustimmung der Nutzer, die Datentransparenz und die individuellen Rechte auf Zugang und Löschung personenbezogener Informationen.

Branchenspezifische Vorschriften fügen eine weitere Komplexitätsebene hinzu. Im Gesundheitswesen setzt der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) Standards zum Schutz von Patientendaten. Finanzinstitute müssen die Anforderungen des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) erfüllen. Telekommunikationsanbieter stehen vor Vorschriften von Institutionen wie der Federal Communications Commission (FCC) in den USA und dem Europäischen Kodex für elektronische Kommunikation (EECC) in der EU.

Aufkommende Vorschriften prägen die Compliance-Landschaft weiter. Der EU AI Act zielt darauf ab, die ethische Nutzung von künstlicher Intelligenz zu regeln, wobei der Schwerpunkt auf der Minimierung von Risiken für die Privatsphäre und der Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzstandards bei KI-gesteuerten Prozessen liegt. Für US-Verteidigungsauftragnehmer legt das Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC 2.0) neue Cybersicherheitsstandards fest, um kontrollierte, nicht klassifizierte Informationen innerhalb der Verteidigungsindustrie zu schützen. Schließlich verlangt NIS 2 von EU-basierten Organisationen die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen für ihre Netzwerke und Informationssysteme, um die Cybersicherheitsanforderungen zu erhöhen und gegen IKT-Risiken zu schützen, mit strengen Strafen bei Nichteinhaltung.

Weniger als die Hälfte der Organisationen (48%) gibt an, dass 75% oder mehr ihrer unstrukturierten Daten getaggt oder klassifiziert sind.⁴

2. Aufbau eines Dateninventars und Klassifizierungssystems

Ein umfassendes Dateninventar und Klassifizierungssystem ist entscheidend für Unternehmen, um den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen. Dieser Prozess umfasst die Identifizierung, Kategorisierung und Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus.

Der erste Schritt besteht darin, ein gründliches Dateninventar durchzuführen, um zu verstehen, welche Informationen das Unternehmen sammelt, speichert und verarbeitet. Dazu gehört die Identifizierung von Datenquellen aus Kundeninteraktionen, internen Systemen und Anwendungen von Drittanbietern. Unternehmen sollten automatisierte Datenerkennungstools verwenden, um alle Datensammelpunkte in verschiedenen Abteilungen und Systemen zu kartieren.

Sobald das Dateninventar abgeschlossen ist, müssen Unternehmen Daten basierend auf Sensibilität, Geschäftswert und anwendbaren Vorschriften klassifizieren. Die Entwicklung von Klassifizierungskategorien wie „Vertraulich“, „Sensibel“ und „Öffentlich“, die mit regulatorischen Anforderungen und dem Risikomanagementrahmen des Unternehmens übereinstimmen, ist unerlässlich. Der Einsatz automatisierter Klassifizierungstools, die maschinelles Lernen oder regelbasierte Algorithmen verwenden, um sensible Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu taggen und zu verfolgen, stellt sicher, dass sensible Daten insbesondere in risikoreichen Umgebungen wie Cloud-Speichern oder Drittanbietersystemen konsequent überwacht werden.

Um das Risiko von Datenschutzverletzungen und regulatorischer Nichteinhaltung zu verringern, sollten Unternehmen Praktiken zur Datenminimierung und -aufbewahrung übernehmen. Dies beinhaltet das Sammeln nur der Daten, die für den Geschäftsbetrieb und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind, das Vermeiden der Speicherung übermäßiger oder redundanter Daten und das Begrenzen der Erfassung sensibler Informationen, wann immer möglich.

Der RBAC-Markt wird voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 12,4% von 2023 bis 2030 wachsen.⁵

3. Implementierung von Datenschutz- und Privatsphäremechanismen

Um die Einhaltung von Datenschutzvorschriften sicherzustellen und Cyberrisiken zu mindern, müssen Unternehmen eine Kombination aus fortschrittlichen Datenschutztechnologien und robusten Sicherheitsstrategien implementieren.

Verschlüsselung ist ein Eckpfeiler des Datenschutzes und stellt sicher, dass sensible Informationen während der Speicherung und Übertragung sicher bleiben. Unternehmen sollten alle sensiblen Daten verschlüsseln, unabhängig davon, ob sie auf lokalen Servern, in Cloud-Umgebungen gespeichert oder zwischen Systemen übertragen werden. Fortgeschrittene Verschlüsselungsstandards (AES-256) werden für Daten im ruhenden Zustand empfohlen, während TLS/SSL-Protokolle für Daten während der Übertragung verwendet werden sollten, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Privacy-Enhancing Technologies (PETs) wie Anonymisierung und Tokenisierung sollten eingesetzt werden, um das Risiko der Re-Identifizierung von Personen in großen Datensätzen zu minimieren und gleichzeitig die Datenverwendbarkeit für Analysen zu erhalten. Diese Techniken entfernen personenbezogene Daten (PII) aus Datensätzen oder ersetzen sensible Daten durch nicht sensible Platzhalter.

Die Kontrolle des Zugriffs auf sensible Daten ist entscheidend, um Cyberrisiken zu minimieren. Die Implementierung einer zero trust-Architektur stärkt den Datenschutz, indem davon ausgegangen wird, dass keine Entität, weder innerhalb noch außerhalb des Netzwerks, automatisch vertraut wird. Dieser Ansatz erfordert eine strikte Identitätsüberprüfung für jeden Benutzer oder jedes Gerät, das versucht, auf Unternehmensressourcen zuzugreifen, sowie eine kontinuierliche Authentifizierung und Autorisierung basierend auf granularen Sicherheitsrichtlinien.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) sollte durchgesetzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Systeme nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre Rolle erforderlich sind. Dies begrenzt die Exposition gegenüber sensiblen Daten, reduziert Insider-Bedrohungen und das Potenzial für Datenschutzverletzungen. Darüber hinaus sollten Unternehmen Tools einsetzen, die das Benutzerverhalten und die Netzwerkaktivität in Echtzeit überwachen, um verdächtiges Verhalten, potenzielle Verstöße oder unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen und darauf zu reagieren.

Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-Diensten und Remote-Arbeit hat die Sicherung von Daten in diesen Umgebungen oberste Priorität. Unternehmen sollten starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Sicherheitsmanagement-Tools verwenden, um Daten in Cloud-Umgebungen zu schützen. Regelmäßige Audits der Cloud-Sicherheitseinstellungen sind notwendig, um die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften sicherzustellen. Für die Remote-Arbeit sollten sichere Richtlinien implementiert werden, einschließlich der Verwendung von virtuellen privaten Netzwerken (VPNs), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Endpunktverschlüsselung, um sensible Daten zu schützen, die von entfernten Standorten aus abgerufen werden.

Zwei Drittel der Organisationen geben zu, dass sie sensible Inhalte mit mehr als 1.000 Drittparteien austauschen; 33% tauschen Inhalte mit über 5.000 Drittparteien aus.⁶

4. Risikomanagement bei Drittparteien

Drittanbieter sind zu einer bedeutenden Quelle für Cybersicherheitslücken geworden, insbesondere im Kontext von Lieferkettenangriffen. Die Verwaltung dieser Risiken ist entscheidend, um sensible Daten zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Unternehmen sollten eine gründliche Due-Diligence-Prüfung potenzieller Anbieter durchführen, um deren Cybersicherheitspraktiken, Datenschutzmaßnahmen und die Einhaltung relevanter Vorschriften zu bewerten. Dazu gehört die Überprüfung ihrer Richtlinien zur Datensicherheit und zum Datenschutz. Die Überprüfung, ob Anbieter anerkannte Sicherheitsstandards und Zertifizierungen wie SOC 2 (Service Organization Control 2) und ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) einhalten, zeigt ein Engagement für die Aufrechterhaltung robuster Sicherheitskontrollen.

Regelmäßige Sicherheitsaudits und Risikobewertungen von Drittanbietern sind notwendig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin die Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Diese Bewertungen sollten alle neuen Risiken identifizieren, die seit der ersten Anbieteraufnahme aufgetreten sein könnten. Verträge mit Drittanbietern sollten Klauseln enthalten, die spezifische Sicherheitskontrollen, Datenschutzverantwortlichkeiten und Anforderungen zur Benachrichtigung bei Verstößen vorschreiben. Diese Vereinbarungen sollten die Verpflichtungen des Anbieters zum Schutz von Daten und zur Meldung von Vorfällen festlegen.

Die kontinuierliche Überwachung der Anbietersicherheit ist unerlässlich. Unternehmen sollten automatisierte Tools verwenden, um Änderungen in der Sicherheitsleistung ihrer Anbieter zu verfolgen und sie auf potenzielle Schwachstellen oder Verstöße aufmerksam zu machen, bevor diese eskalieren.

62% der Organisationen fehlt das Sicherheitsbewusstseinstraining, das erforderlich ist, um erhebliche Vorteile zu erzielen.⁷

5. Vorfallreaktion und Einhaltung der Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen

Ein robuster Vorfallreaktionsplan ist entscheidend, um die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen zu mindern und die Einhaltung der Meldepflichten bei Verstößen sicherzustellen. Unternehmen sollten einen detaillierten Vorfallreaktionsplan entwickeln, der Verfahren zur Erkennung, Reaktion und Eindämmung von Datenschutzverletzungen umfasst. Der Plan sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Mitarbeiter im gesamten Unternehmen definieren, um schnelle und koordinierte Reaktionen auf Sicherheitsvorfälle zu gewährleisten.

Es ist wichtig, juristische, IT- und PR-Teams in die Entwicklung des Reaktionsplans einzubeziehen. Juristische Berater sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, die IT-Abteilung kümmert sich um die technischen Aspekte der Reaktion auf Verstöße, und die PR-Abteilung verwaltet die Kommunikation mit Stakeholdern und der Öffentlichkeit.

Jede Vorschrift hat spezifische Fristen für die Meldung von Datenschutzverletzungen. Nach der DSGVO müssen Unternehmen die Aufsichtsbehörden innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung eines Verstoßes benachrichtigen. CCPA und HIPAA haben ebenfalls strenge Meldepflichten, mit unterschiedlichen Fristen basierend auf der Schwere und dem Umfang des Verstoßes. Der Vorfallreaktionsplan sollte Verfahren zur Meldung von Verstößen an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen gemäß den gesetzlichen Anforderungen enthalten. Eine rechtzeitige und transparente Kommunikation ist entscheidend, um rechtliche Risiken und Reputationsschäden zu minimieren.

Um die Wirksamkeit des Vorfallreaktionsplans sicherzustellen, sollten Unternehmen regelmäßig Tabletop-Übungen und Simulationen von Datenschutzverletzungen durchführen. Diese Simulationen ermöglichen es den Teams, Reaktionsszenarien zu üben und den Plan basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen zu verfeinern.

6. Datenaufbewahrung, -löschung und -dokumentation

Effektive Datenaufbewahrungs- und Löschrichtlinien sind entscheidend, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und die Risiken im Zusammenhang mit der Speicherung unnötiger Daten zu minimieren. Unternehmen sollten klare Datenaufbewahrungspläne basierend auf gesetzlichen Anforderungen und geschäftlichen Bedürfnissen festlegen. Daten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie gesammelt wurden, und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, wie dem „Speicherbegrenzungs“-Prinzip der DSGVO, erforderlich ist.

Aufbewahrungsrichtlinien sollten mit branchenspezifischen Vorschriften wie HIPAA im Gesundheitswesen oder PCI DSS im Finanzdienstleistungssektor abgestimmt sein, um sicherzustellen, dass Daten sicher für die erforderliche Dauer und nicht länger gespeichert werden. Automatisierte Tools sollten verwendet werden, um Daten sicher zu löschen, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese Tools helfen sicherzustellen, dass Daten rechtzeitig und konsistent gelöscht werden, wodurch das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf veraltete Informationen verringert wird.

Die Führung detaillierter Aufzeichnungen über Datenlöschaktivitäten ist entscheidend als Nachweis der Compliance. Im Falle eines Audits oder einer behördlichen Untersuchung können diese Aufzeichnungen zeigen, dass das Unternehmen die Datenaufbewahrungs- und Löschrichtlinien eingehalten hat.

7. Förderung einer Kultur des Sicherheits- und Datenschutzbewusstseins

Eine starke Sicherheits- und Datenschutzbewusstseinskultur ist entscheidend, um sensible Daten zu schützen und die Compliance aufrechtzuerhalten. Unternehmen sollten regelmäßige Schulungen zu Cybersicherheit und Datenschutz für alle Mitarbeiter einführen, insbesondere für diejenigen, die mit sensiblen Daten umgehen. Dies stellt sicher, dass das Personal über aufkommende Bedrohungen informiert ist, versteht, wie Daten sicher gehandhabt werden, und Phishing-Angriffe und andere häufige Risiken erkennen kann.

Schulungsprogramme sollten auf die jeweiligen Aufgabenbereiche zugeschnitten sein. Beispielsweise sollte das IT-Personal in fortgeschrittenen Cybersicherheitsmaßnahmen geschult werden, während sich Marketing- und Rechtsteams auf die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und Best Practices im Umgang mit Daten konzentrieren sollten. Verteidigungsauftragnehmer sollten auch Schulungen zur CMMC 2.0-Compliance einbeziehen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Anforderungen für den Umgang mit kontrollierten, nicht klassifizierten Informationen (CUI) verstehen.

Unternehmensweite Kampagnen sollten gestartet werden, um das Bewusstsein für die Bedeutung des Datenschutzes zu schärfen, insbesondere in Sektoren, die von Vorschriften wie DSGVO, CCPA und CMMC 2.0 betroffen sind. Interaktive Workshops, spielerische Lernmodule und Phishing-Simulationen können dazu beitragen, die Mitarbeiter zu engagieren und Best Practices in Cybersicherheit und Datenschutz zu verstärken.

80% der Datenexperten geben an, dass KI die Herausforderungen der Datensicherheit erhöht.⁸

8. Aufbau von Cyber-Resilienz

Cyber-Resilienz bedeutet, sicherzustellen, dass ein Unternehmen während und nach einem Cyberangriff effektiv weiterarbeiten kann. Unternehmen sollten robuste Business Continuity Plans (BCPs) und Disaster Recovery (DR) Strategien entwickeln, die klare Schritte zur Aufrechterhaltung des Betriebs während Störungen und zur Wiederherstellung von Daten nach einem Angriff enthalten. Diese Pläne sollten Backup- und Wiederherstellungsprotokolle sowie Rollen und Verantwortlichkeiten für Schlüsselpersonal umfassen.

Cyber-Resilienz sollte in die Unternehmensstrategie integriert werden, indem Cybersicherheitsbemühungen mit den Geschäftszielen abgestimmt werden. Für Verteidigungsauftragnehmer bedeutet dies, die Einhaltung der CMMC 2.0-Anforderungen zum Schutz kontrollierter, nicht klassifizierter Informationen (CUI) während und nach einem Cybervorfall sicherzustellen.

Regelmäßige Tests der Cyberabwehr sind entscheidend. Unternehmen sollten Penetrationstests und Schwachstellenbewertungen durchführen, um Schwachstellen in ihren Systemen zu identifizieren. Diese Tests simulieren reale Angriffe und helfen, die Abwehr zu stärken. Katastrophenwiederherstellungspläne sollten durch regelmäßige Übungen getestet werden, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse wie erwartet funktionieren. Diese Übungen helfen, Reaktionsstrategien zu verfeinern und die Reaktionszeiten zu verbessern.

Nur 4% der DIB-Auftragnehmer und Subunternehmer geben an, dass sie auf die CMMC 2.0-Anforderungen vorbereitet sind.⁹

9. Kontinuierliche Verbesserung: Governance, Audits und Berichterstattung

Governance, regelmäßige Audits und transparente Berichterstattung sind entscheidend, um langfristige Compliance aufrechtzuerhalten und die Sicherheitslage im Laufe der Zeit zu verbessern. Unternehmen sollten wichtige Compliance-Leiter ernennen, wie einen Datenschutzbeauftragten (DPO) oder Chief Information Security Officer (CISO), die für die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Cybersicherheitsstandards im Unternehmen verantwortlich sind. In Verteidigungssektoren sollten CMMC 2.0-Compliance-Leiter die Einhaltung der DoD-Vorschriften sicherstellen.

Die Etablierung eines regelmäßigen Zeitplans für interne Audits hilft, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicherzustellen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Für KI-bezogene Prozesse sollten Unternehmen sicherstellen, dass Systeme den aufkommenden Vorschriften wie dem EU AI Act entsprechen, indem sie KI-Anwendungen, die mit sensiblen Daten umgehen, auditieren.

Die Vorbereitung auf externe Audits umfasst die Zusammenstellung von Dokumentationen, die Nachweise der Compliance, Vorfallreaktionsprotokolle und Aufzeichnungen über Datenverarbeitungsaktivitäten enthalten. Dies stellt sicher, dass Unternehmen die Einhaltung gegenüber Regulierungsbehörden und externen Prüfern nachweisen können. Für KI-gesteuerte Systeme müssen Unternehmen die Einhaltung von KI-Governance-Vorschriften nachweisen, um Strafen zu vermeiden.

Compliance-Programme sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Vorschriften und aufkommenden Bedrohungen Rechnung zu tragen. Für Verteidigungsauftragnehmer ist eine kontinuierliche Verfeinerung der Programme zur Anpassung an die CMMC 2.0-Anforderungen notwendig. KI-Technologien, die vom Unternehmen verwendet werden, sollten regelmäßigen Überprüfungen unterzogen werden, um die Einhaltung globaler KI-Governance-Vorschriften sicherzustellen.

37% der Organisationen sind nur einigermaßen zuversichtlich—und weitere 13% sagten, sie seien entweder nicht so zuversichtlich oder überhaupt nicht zuversichtlich—wenn es darum geht, ihre Fähigkeit zu sicherzustellen, dass Datenschutz gewährleistet ist und Compliance mit neuen Datenschutzgesetzen und -vorschriften erreicht wird.¹⁰

10. Fahrplan und Checkliste für Compliance

Um den sich entwickelnden Vorschriften voraus zu sein und sensible Daten zu schützen, müssen Unternehmen einen strukturierten Ansatz zur Compliance verfolgen. Dies beinhaltet die Identifizierung anwendbarer Vorschriften basierend auf Branche, Region und Datenverarbeitungsaktivitäten, einschließlich CMMC 2.0 für Verteidigungsauftragnehmer und KI-Vorschriften wie dem EU AI Act. Eine regulatorische Lückenanalyse sollte durchgeführt werden, um die aktuellen Praktiken mit den Anforderungen der relevanten Gesetze zu vergleichen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

Unternehmen sollten datenschutzfreundliche Technologien implementieren, eine zero trust-Architektur übernehmen und sicherstellen, dass sie einen gut dokumentierten Vorfallreaktionsplan haben, der Verfahren zur Erkennung, Meldung und Wiederherstellung von Verstößen beschreibt. Die regelmäßige Bewertung von Drittanbietern hinsichtlich ihrer Einhaltung von Sicherheitsstandards wie SOC 2, ISO 27001 und CMMC 2.0 für verteidigungsbezogene Lieferketten ist entscheidend. Verträge mit Anbietern sollten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen enthalten, und ihre Cybersicherheitspraktiken sollten kontinuierlich mit automatisierten Tools überwacht werden.