Kiteworks auf Kiteworks: Wie Kiteworks Mitarbeiter täglich das Kiteworks réseaux de contenu privé nutzen
Es gibt ein altes Sprichwort: “Vertraue nie einem dünnen Koch”. Warum nicht? Wahrscheinlich sind seine Kochkünste nicht sehr gut. Ähnlich verhält es sich, wenn ein Unternehmen sein eigenes Produkt nicht nutzt, insbesondere ein Produkt, das sensible Informationen schützt. Wahrscheinlich ist das Produkt dann nicht sehr gut.
Nun, wir verkaufen Kiteworks nicht nur an Kunden zum Schutz sensibler Inhalte für Datenschutz und zur Regelkonformität. Wir nutzen es tatsächlich auch selbst! In diesem Sinne habe ich einige unserer Kolleginnen und Kollegen in den Abteilungen Recht, Kundensupport, Finanzen, Vertrieb und Auftragsabwicklung interviewt, um herauszufinden, wie sie Kiteworks in ihrem täglichen Arbeitsablauf verwenden. Es war sehr überraschend zu entdecken, in welchem Umfang Kiteworks genutzt wird. Und obwohl ihre Arbeitsabläufe variieren, waren Sicherheit, Sichtbarkeit, Compliance und Effizienz die gemeinsamen Treiber hinter ihrer Entscheidung, Kiteworks zu nutzen.
Hier ist ein Überblick darüber, wie diese Abteilungen Kiteworks verwenden.
Kiteworks für Unternehmensjuristen: Dem Unternehmensrecht die Werkzeuge geben, um sicherer, effektiver und intelligenter zu arbeiten
Wenn ein Kunde die Sicherheitskonformität von Kiteworks mit SOC 2, dem Information Security Registered Assessors Program (IRAP), FedRAMP und anderen Compliance-Regelungen überprüfen möchte, nutzt Mehreen Mir, unsere Vertragsmanagerin, Kiteworks sicheres Datei-Sharing und sichere gemeinsame Ordner. Sie erstellt einen Ordner in Kiteworks, lädt die angeforderten Dokumente hoch, gewährt den Kundenkollaborateuren Zugriff auf die Dokumente und benachrichtigt dann die Kunden, dass die Dokumente zur Ansicht und zum Herunterladen bereit stehen. Mehreen bevorzugt es, für diesen Anwendungsfall sichere gemeinsame Ordner zu verwenden, damit sie überwachen kann, wer auf die Dokumente zugreift und wann sie heruntergeladen werden.
Mehreen nutzt auch Kiteworks sicheres E-Mail, um mit Kunden, Lieferanten und anderen vertrauenswürdigen Partnern an Verträgen zu arbeiten. Dies spielt eine wichtige Rolle in der Third-Party-Risk-Management-Strategie des Unternehmens. Sie vertraut nur Kiteworks Secure Email, nicht der traditionellen E-Mail, um diese sensiblen Dokumente zu teilen, weil sie Kundendaten, spezielle Bedingungen, geistiges Eigentum von Kiteworks und andere sensible Informationen enthalten. Mit Kiteworks werden Dokumente während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und können nur durch Multi-Faktor-Authentifizierung abgerufen werden, was sicherstellt, dass nur der beabsichtigte Empfänger die E-Mail und sensible Anhänge lesen kann.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Rechtsabteilung von Kiteworks Kiteworks nutzt, lesen Sie die Fallstudie.
Kiteworks für Unternehmensfinanzen: Mit sicherem Austausch vertraulicher Finanzinformationen die Lichter anlassen
Unsere Finanzabteilung ist ein intensiver Nutzer von Kiteworks. Das Team für Forderungen versendet Rechnungen über das Kiteworks Secure Outlook-Plugin, um unsere Bankinformationen zu schützen. Kiteworks betreibt fünf Geschäftseinheiten und eine konsolidierte Holdinggesellschaft, was sechs Büchern und sechs Steuererklärungen entspricht. Unser Finanzleiter lädt Finanzdokumente in die sicheren freigegebenen Ordner von Kiteworks hoch und gewährt dem zuständigen Steuerberater Zugang zum entsprechenden Ordner, um auf diese Dokumente zugreifen zu können. Die Steuerberater bearbeiten die Steuererklärungen, laden sie wieder in die gleichen Ordner hoch und informieren unseren Finanzleiter.
Aber das ist nur einer von mehreren Anwendungsfällen in unserer Finanzabteilung. Beispielsweise verwendet der Lohn- und Gehaltsverwalter von Kiteworks ebenfalls das sichere Dateifreigabesystem von Kiteworks, um personenbezogene Identifikationsinformationen (PII) mit einem weltweiten Netzwerk von Gehaltsanbietern zu teilen. Die Forderungsmanagerin von Kiteworks sendet Rechnungen an globale Kunden unter Verwendung des sicheren Outlook-Plugins von Kiteworks, um die Bankinformationen von Kiteworks zu schützen, die in der Rechnung enthalten sind. Sie kann sogar sehen, wer die Rechnung wann heruntergeladen hat, um sicherzustellen, dass die Zahlungen rechtzeitig erfolgen. Schließlich postet der Manager für Finanzplanung und Analyse (FP&A) von Kiteworks alle zwei Wochen Budget- und Cashflow-Prognosen in einen sicheren Ordner, den unser CEO vor ihren Meetings abruft und überprüft.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Finanzabteilung von Kiteworks’ Kiteworks nutzt, lesen Sie die Fallstudie.
Kiteworks pour les ventes : Démontrer la valeur de Kiteworks, une opportunité de vente à la fois
Notre organisation mondiale des ventes, qui comprend des vice-présidents régionaux et des directeurs généraux, des représentants des ventes, des ingénieurs commerciaux et des responsables de chaînes, utilise Kiteworks pour partager toutes les informations spécifiques aux clients : accords de non-divulgation (AND) signés, présentations de vente, devis, contrats et plus encore. En utilisant Kiteworks pour toutes les communications avec les clients et les partenaires, l’équipe des ventes non seulement démontre la valeur de Kiteworks, mais elle protège également notre propre propriété intellectuelle. Plus précisément, nous devons protéger les informations sensibles que nous partageons avec les clients, y compris les certifications de sécurité, les tarifs, les demandes de propositions, notre numéro d’identification fiscale, les questionnaires d’évaluation de la sécurité, et plus encore. Utiliser Kiteworks pour les communications avec les clients est également une excellente façon pour les clients de voir à quel point la plateforme est facile à utiliser.
Pour en savoir plus sur la façon dont le département des ventes de Kiteworks utilise Kiteworks, lesen Sie die Fallstudie.
Kiteworks für Erfüllung und Verlängerungen: Revolutionierung von Bestellungen und Verlängerungen für maximale Effizienz und Sicherheit
Unser Abwicklungsteam, unter der Leitung von Marissa Kandarian, Director of Worldwide Orders and Renewals, nutzt eine Integration mit unserem CPQ-System und dem Lizenzserver, um Softwarelizenzen und Rechnungen zu generieren und zu versenden. Dies geschieht innerhalb von Minuten nach der Bearbeitung einer Bestellung über Kiteworks Secure Email. Seit der Einführung von Kiteworks hat sich die Zeit zur Bearbeitung und Versendung von Lizenzen und Rechnungen von 20 Minuten auf weniger als fünf Minuten reduziert. Marissa bemerkt, dass sogar unsere Kunden von der schnellen Abwicklung begeistert sind.
Verlängerungen werden auf die gleiche Weise bearbeitet und ausgeliefert wie neue Bestellungen. Verlängerungen müssen gesichert werden, da jede E-Mail eine Rechnung mit Überweisungsinstruktionen enthält, die unsere Bankkontonummer einschließen. Die Read Receipt-Funktion von Kiteworks ist beim Verlängern eine unschätzbare Funktion. Marissa und ihr Team können sehen, wer spezifisch eine Rechnung heruntergeladen hat, auch wenn die Rechnung an einen E-Mail-Alias wie accountspayable@customer.com gesendet wird. Dies hilft dem Team sicherzustellen, dass die Kunden ihre Zahlungen rechtzeitig leisten.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Kiteworks-Abteilung Fulfillment Kiteworks nutzt, lesen Sie die Fallstudie.
Kiteworks für den Kundensupport: Stärkung der Kundensupportorganisation zum Schutz vertraulicher Kundenprotokollinhalte
Frank Balonis, CISO von Kiteworks und Senior Vice President of Operations, leitet 25 globale Support-Ingenieure, die technischen Support für die weltweite Kundenbasis von Kiteworks leisten. Das Kiteworks Salesforce-Plugin ermöglicht es Kunden, Systeminformationen und Konfigurationseinstellungen zur Analyse und Fehlerbehebung über Salesforce hochzuladen. Diese werden jedoch in Kiteworks gespeichert und sind durch Kiteworks geschützt. Der Support-Ingenieur von Kiteworks beschränkt die Zugriffsrechte auf den Systemadministrator und jeden anderen am Fall beteiligten Support-Ingenieur von Kiteworks.
Support-Ingenieure nutzen auch Kiteworks Secure Email, um Kunden Debugging-Anweisungen, Software-Patches und Offline-Updates zu senden, die 5 GB überschreiten können. Wir bieten einen besseren Kundenservice und erhöhen die Installationsraten, wenn wir Updates direkt an die Kunden senden, anstatt sie zu bitten, zu Kiteworks zu kommen und diese Updates herunterzuladen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie die Kundensupportorganisation von Kiteworks Kiteworks nutzt, lesen Sie die Fallstudie.
Die Kraft des Kiteworks-Netzwerks für privaten Inhalt für Zero-Trust-Datenschutz und Compliance
Die Kiteworks-Plattform, wie Sie sehen können, ist für unser Geschäft von zentraler Bedeutung. Das mit Kiteworks ausgestattete réseau de contenu privé verbessert die Risiko- und Inhaltsverwaltung erheblich durch den Schutz nicht nur unserer informations personnelles identifiables und des geistigen Eigentums (IP), sondern auch der privaten Daten unserer Kunden. Indem wir Kiteworks verwenden, demonstrieren wir auch die regulatorische Compliance in allen unseren sensiblen Inhaltssuche. Wenn Sie oder Ihre Organisation sensible Inhalte versenden, teilen, empfangen oder speichern, sollten Sie diese mit Kiteworks verwalten und schützen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Kiteworks sein réseau de contenu privé für den Austausch sensibler Informationen mit vertrauenswürdigen Partnern wie Beratern, Lieferanten, Dienstleistern und Kunden nutzt, besuchen Sie Kiteworks im Einsatz.