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Wahren Sie die Integrität von iManage DMS durch sicheres Teilen externer Dateien

von Robert Dougherty updated November 8, 2023 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 8 Minuten

Das iManage Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine führende Software, die weltweit von Rechtsprofis genutzt wird, um vertrauliche juristische Dokumente und andere sensible Informationen zu verwalten. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie eine robuste, sichere und bequeme digitale Umgebung für die Speicherung, den Zugriff und den Austausch von juristischen Dokumenten bietet. iManage bewahrt die Integrität einer Datei, indem sichergestellt wird, dass die im System gespeicherten Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Korruption geschützt sind. Wenn Rechtsprofis die in iManage gespeicherten sensiblen Dateien extern mit Kunden, Gerichten und anderen vertrauenswürdigen Parteien teilen müssen, müssen sie dies auf sichere Weise und in Übereinstimmung mit Datenschutzvorschriften und -standards tun, um die Dateiintegrität zu wahren und die Privatsphäre ihrer Klienten zu schützen. Als Ergebnis wird sicherer externer Dateiaustausch zur Notwendigkeit. Dieser Beitrag untersucht, wie Rechtsprofis, die iManage DMS nutzen, die Vertraulichkeit ihrer Klienten schützen können, wenn sie sensible Inhalte extern teilen.

Table of Contents

Was ist sicherer externer Dateiaustausch?

Sicherer externer Dateiaustausch bezieht sich auf die Praxis, Dateien mit Empfängern außerhalb der Organisation zu teilen und dabei die Datensicherheit, Integrität und Authentizität zu wahren. Dies schließt die Verwendung vonVerschlüsselung zum Schutz sensibler Daten während der Übertragung und im Ruhezustand sowie die Implementierung robuster Zugriffskontrollmaßnahmen. Sicheres externes Filesharing stellt sicher, dass sensible juristische Inhalte wie Depositionen, Verträge, Informationen zu Kundenkonten, digitale Bilder von Beweisen und anderes privilegiertes Material vertraulich bleibt und vor unbefugtem Zugriff oder Lecks geschützt ist. Unsicheres Filesharing birgt erhebliche Risiken, wie Datenverstöße, Beschädigung von Dateien und Offenlegung sensibler Kundeninformationen, die schwerwiegende Folgen haben könnten, wie Verlust des Vertrauens der Kunden, rechtliche Konsequenzen und Schaden für den Ruf der Kanzlei.

Die Rolle des sicheren externen Filesharings bei der Aufrechterhaltung der Integrität des iManage DMS

Sicheres externes Filesharing spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Integrität des Dokumentenmanagementsystems von iManage. Als Plattform, die von Rechtsprofis zur Speicherung und Verwaltung von äußerst sensiblen Inhalten genutzt wird, ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass über iManage geteilte Inhalte sicher, nachvollziehbar und kontrolliert sind. Eine sichere Filesharing-Lösung kann dies durch Bereitstellung einer zusätzlichen Schutzschicht verbessern, die vor unvorhergesehenen Sicherheitsverstößen schützt, Risiken mildert und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen gewährleistet.

Verbesserung der Inhaltsicherheit

Die Sicherheit von sensiblen Inhalten in einem DMS zu gewährleisten, ist von größter Bedeutung. Juristische Fachleute haben oft mit vertraulichen und privilegierten Informationen zu tun, die höchste Sicherheit erfordern. Eine sichere Filesharing-Lösung verbessert die Datensicherheit durch die Implementierung robuster Verschlüsselungsalgorithmen und mehrstufiger Authentifizierung, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen und diese teilen können. Sie bietet auch Echtzeitüberwachungsfunktionen, die es Administratoren ermöglichen, verdächtige Aktivitäten rechtzeitig zu erkennen und so unbefugten Zugriff oder Datenverletzungen zu verhindern. Sicherheitsprotokolle bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie Sichtbarkeit in Benutzeraktivitäten und Dokumentzugriffshistorie bieten.

Verbesserte Vertraulichkeit für Kunden

Die Vertraulichkeit der Kunden ist ein wesentlicher Aspekt der juristischen Praxis. Jedes System, das Kundeninformationen verarbeitet, muss daher deren Privatsphäre garantieren. Eine sichere Filesharing-Lösung verbessert die Vertraulichkeit, indem sie den Zugriff auf sensible Dokumente auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen kontrolliert. Darüber hinaus bieten fortschrittliche Lösungen Funktionen zur digitalen Rechteverwaltung (DRM), wie Wasserzeichen und “nur-Ansicht”-Berechtigungen, die das unbefugte Kopieren oder Drucken von sensiblen Dokumenten verhindern können. Die Möglichkeit, alle Aktivitäten in Bezug auf ein Dokument zu verfolgen und zu protokollieren, einschließlich wer darauf zugegriffen hat, wann und welche Änderungen vorgenommen wurden, trägt weiterhin zur Gewährleistung der Kundenvertraulichkeit bei.

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleisten

Der Rechtssektor unterliegt strengen Vorschriften, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).DSGVO), das Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) und das Datenschutzgesetz 2018 (DPA), unter vielen anderen, verlangen von Unternehmen, die Kundeninformationen sorgfältig zu schützen und Transparenz über deren Nutzung zu gewährleisten. Daher sollte eine sichere Filesharing-Lösung die Einhaltung aller geltenden Vorschriften und Normen ermöglichen, indem sie Funktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Prüfprotokolle und Daten-Aufbewahrungspolitiken bietet. Sie sollte auch in der Lage sein, umfassende Berichte für regulatorische Audits zu erstellen.

Leistung des iManage DMS aufrechterhalten

Während die Sicherheit von entscheidender Bedeutung ist, sollte sie die Leistung des iManage DMS-Systems nicht beeinträchtigen. Eine effiziente sichere Filesharing-Lösung sollte nahtlos in das bestehende DMS integrieren und dessen Leistung verbessern anstatt sie zu beeinträchtigen. Sie sollte den schnellen Austausch von Dateien unterstützen und das Teilen großer Dateien ermöglichen, ohne eine übermäßige Belastung für das System darzustellen. Darüber hinaus sollte sie minimale Ausfallzeiten, falls überhaupt, aufweisen, um den ununterbrochenen Zugriff auf wichtige rechtliche Dokumente zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte die Lösung kompatibel und skalierbar sein, um mit den Bedürfnissen und technologischen Fortschritten des Unternehmens zu wachsen und so eine stetige und effiziente Systemleistung auf lange Sicht zu gewährleisten. Letztendlich garantiert eine gut abgerundete sichere Filesharing-Lösung nicht nur die Datensicherheit, sondern auch die betriebliche Effizienz und ermöglicht so einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf in juristischen Praxen.

Die richtige sichere Filesharing-Lösung finden: Kritische Funktionen

Eine ideale sichere Filesharing-Lösung geht nicht nur um die Übermittlung von Daten, sondern auch darum, Rechtsprofis mit den notwendigen Werkzeugen auszustatten, um vertrauliche Informationen zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern. Die Lösung muss robuste Sicherheitsmaßnahmen, granulare Kontrolle, umfassende Berichterstattung und nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie iManage DMS bieten.

Begrenzte Benutzerzugriffskontrollen Reduzieren die Exposition gegenüber Sensiblen Dateien

Die Möglichkeit, strenge Zugriffskontrollmaßnahmen durchzusetzen, ist entscheidend, insbesondere in einer rechtlichen Umgebung, in der vertrauliche Informationen die Norm sind. Die Lösung sollte die administrative Kontrolle darüber bieten, wer auf welchen Inhalt zugreifen kann und unter welchen Umständen. Dies kann in Form von rollenbasierten Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und granularen Dateiberechtigungen erfolgen, die unbefugten Zugriff und Austausch verhindern. Flexibilität ist ebenfalls entscheidend, um die einfache Hinzufügung, Modifikation oder Entfernung von Benutzerzugriffen zu ermöglichen, während sich Unternehmens- oder Fallanforderungen weiterentwickeln.

Dateiaustausch Berichterstattung und Prüfung für Vollständige Sichtbarkeit in Dateiaktivitäten

Neben robuster Zugriffskontrolle sollte eine ideale Lösung umfassende Prüfungs- und Berichtsfunktionen bieten. Dies bedeutet, genau verfolgen zu können, wer auf welche Dateien zugegriffen hat, wann sie darauf zugegriffen haben und was sie mit ihnen gemacht haben (z.B. Herunterladen, Bearbeiten, Hochladen einer neuen Version, Austauschen, mit wem teilen, etc.). Bei einem Sicherheitsvorfall ermöglichen detaillierte Audit-Protokolle eine schnelle Diagnose, Eindämmung und Behebung. Ebenso ermöglicht detaillierte Berichterstattung Administratoren, die Aktivitäten des Dateiaustauschs in Echtzeit zu überwachen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und Branchenvorschriften zu bestätigen.

Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung Verbessert die Sicherheit

Eine weitere wichtige Funktion ist die robuste Verschlüsselung, sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung. Daten sollten, egal wann und wo sie gespeichert sind, im Ruhezustand verschlüsselt und erneut bei der Übertragung, d.h. beim Teilen oder Zugriff, verschlüsselt werden. Diese umfassende Verschlüsselung gewährleistet die Datensicherheit, selbst wenn das Speichermedium oder der Übertragungskanal kompromittiert ist. Die Lösung sollte fortgeschrittene Verschlüsselungsstandards, wie AES-256-Bit-Verschlüsselung, und sichere Protokolle wie SSL/TLS für Daten während der Übertragung verwenden.

Enterprise-Filesharing-Analytik revolutioniert die Bedrohungserkennung

Eine ideale sichere Filesharing-Lösung sollte auch über Enterprise-Level-Analytik-Funktionen verfügen. Diese Analysen bieten Einblicke in das Benutzerverhalten, Dateizugriffsmuster und potenzielle Risiken. Sie sollte visuelle Dashboards für eine einfache Verständlichkeit bereitstellen und die proaktive Bedrohungserkennung durch maschinelles Lernen ermöglichen. Mit fortgeschrittener Analytik können Rechtsanwälte über verdächtiges Verhalten informiert werden, bevor eine mögliche Verletzung auftritt.

Integration mit iManage DMS für umfassenden Schutz von juristischen Inhalten

Abschließend sollte die Lösung nahtlos mit bestehenden Dokumenten-Management-Systemen wie iManage integriert werden. Diese Integration ermöglicht es juristischen Fachleuten, Dateien direkt aus iManage sicher zu teilen, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen, was Ineffizienzen schafft. Die Lösung sollte automatisch die Berechtigungen und Sicherheitskontrollen übernehmen, die innerhalb von iManage festgelegt wurden, um mögliche Inkonsistenzen zu vermeiden.

Vorteile der Implementierung von sicheren Filesharing-Lösungen in iManage DMS

Mit dem zunehmenden Einsatz von digitalen Plattformen wie iManage zum Verwalten, Teilen und Speichern von kritischen Inhalten ist es wichtig, dass notwendige Schritte unternommen werden, um diese Dateien vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Die Vorteile der Implementierung einer sicheren Filesharing-Lösung in iManage DMS umfassen:

Erweiterte Sicherheits- und Tracking-Funktionen	Mit einer sicheren Filesharing-Lösung erlangen Administratoren mehr Kontrolle darüber, wer auf juristische Inhalte zugreifen kann, was die Gesamtsicherheit des DMS erhöht. Zusätzliche Tracking-Funktionen liefern nützliche Einblicke in Benutzeraktivitäten und ermöglichen eine effektive Überwachung und Kontrolle.
Gewährleistete Vertraulichkeit sensibler juristischer Inhalte	Eine sichere Filesharing-Lösung schützt sensible juristische Informationen vor unberechtigtem Zugriff oder Datenverletzungen und gibt somit den Mandanten Ruhe und bewahrt die Integrität der Kanzlei.
Konformität mit Datenschutzverordnungen	Eine sichere Filesharing-Lösung stellt die Compliance mit Datenschutzverordnungen wie DSGVO und HIPAA sicher, indem robuste Datensicherheitsmaßnahmen implementiert und Prüfprotokolle gepflegt werden.
Verbesserte Leistung des iManage DMS	Durch die Verbesserung von Sicherheits- und Zugangskontrollen hilft eine sichere Filesharing-Lösung dabei, die Leistungsfähigkeit des iManage DMS zu erhalten und zu verbessern. Dies führt zu einem effizienten und zuverlässigen System, das die Produktivität unterstützt.
Versionskontrolle	Eine sichere Filesharing-Lösung bietet Funktionen zur Versionskontrolle, die Kanzleien ermöglichen, Änderungen an einem Dokument nachzuverfolgen und dabei die Zusammenarbeit zu fördern, ohne die Dokumentenintegrität zu beeinträchtigen.
Echtzeit-Zusammenarbeit	Eine sichere Filesharing-Lösung unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht es juristischen Teams, effizient und produktiv an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Dies stellt sicher, dass alle Änderungen sofort für alle Teammitglieder sichtbar sind und fördert eine kollaborative Arbeitsumgebung.
Katastrophenwiederherstellung	Eine sichere Filesharing-Lösung bietet oft Funktionen zur Katastrophenwiederherstellung und garantiert, dass alle Daten gesichert und im Falle eines Systemausfalls abgerufen werden können, was das Unternehmen vor möglichem Datenverlust schützt.

Die richtige sichere externe Filesharing-Lösung für iManage DMS auswählen

Die Wahl der richtigen sicheren externen Filesharing-Lösung für iManage DMS ist entscheidend für Anwaltskanzleien, die den Datenschutz und einen reibungslosen Arbeitsablauf gewährleisten wollen. Dieser Prozess beinhaltet eine sorgfältige Auswahl, Bewertung, Implementierung und Nachbewertungen, die alle die geschäftlichen, kosten-, sicherheits- und compliance-bezogenen Anforderungen einer Organisation berücksichtigen.

Überlegungen bei der Auswahl einer sicheren Filesharing-Lösung

Bei der Auswahl einer sicheren Filesharing-Lösung, die mit iManage DMS integriert ist, sollten Faktoren wie Sicherheitsmerkmale, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeiten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden. Die richtige Lösung sollte den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Kanzlei entsprechen.

Bewertung verschiedener sicherer Filesharing-Lösungen auf dem Markt

Eine gründliche Marktforschung und Bewertung verschiedener sicherer Filesharing-Lösungen ist unerlässlich, um die für Ihre Kanzlei am besten geeignete Lösung zu identifizieren. Betrachten Sie die Durchführung eines einmonatigen Tests, um die Wirksamkeit und Kompatibilität der Lösung mit dem iManage DMS zu testen.

Implementierung der ausgewählten sicheren Filesharing-Lösung

Nach Auswahl einer geeigneten Lösung, implementieren Sie diese in Ihrem iManage DMS. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer eine reibungslose Integration und eine angemessene Schulung erhalten, um sie mit den Funktionalitäten vertraut zu machen.

Nachimplementierungsbewertung

Nach der Implementierung der sicheren Filesharing-Lösung sollte eine Nachimplementierungsüberprüfung durchgeführt werden. Dies beinhaltet die Bewertung der Wirksamkeit der Lösung bei der Verbesserung der Sicherheit und der Aufrechterhaltung der Integrität der in iManage DMS gespeicherten Dateien. Überprüfen Sie regelmäßig ihre Leistung, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen Ihrer Firma gerecht wird und den Datenschutzbestimmungen entspricht.

Sicheres Teilen von iManage Dokumenten in Übereinstimmung mit Datenschutzbestimmungen mit Kiteworks

Das Private Content Network von Kiteworks ermöglicht sicheren und konformen externen Dateiaustausch von iManage-Dokumenten. Kiteworks integriert sich nahtlos in iManage, und bietet Anwaltskanzleien und Unternehmensrechtsabteilungen vollständige Kontrolle über die Dateien, auf die Benutzer zugreifen und die extern geteilt werden. Mit iManage und Kiteworks schützen Benutzer sensible Mandantendokumente, während sie die organisatorische Agilität und individuelle Produktivität steigern.

Zu den robusten Sicherheitsfunktionen von Kiteworks gehören einevirtuelle gehärtete Appliance, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Bereitstellungsoptionen und Integrationen in Ihre bestehende Sicherheitsinfrastruktur wie Security Information and Event Management (SIEM), Datenverlustprävention (DLP), erweiterte Gefahrenabwehr (ATP) und “Content Disarm and Reconstruction” (CDR), unter anderem. Diese und andere Sicherheitsfunktionen ermöglichen es Organisationen, eine anfällige Angriffsfläche zu verkleinern, nämlich die vielen Kommunikationskanäle, die Organisationen zur externen Weitergabe sensibler Inhalte nutzen. Tatsächlich hat ein kürzlicher Bericht von Kiteworks festgestellt, dass 50% der befragten Organisationen auf mehr als sechs Kommunikationstools angewiesen sind, um sensible Inhalte zu senden und zu teilen.

Mit Kiteworks können Rechtsprofis die Risiken eines Datenverstoßes mindern, während sie die Compliance mit derDatenschutzvorschriften wie die DSGVO, HIPAA, PCI DSS und Standards wie das Cybersecurity Framework des National Institute of Standards and Technology (NIST CSF) und die ISO 27000 Standards der Internationalen Organisation für Normung (ISO 27001). Kiteworks ermöglicht auch eine Echtzeit-Verfolgung, mit detaillierten Audit-Protokollen von Dateiaktivitäten und Nutzerinteraktionen, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

Das nutzerzentrierte Design von Kiteworks stellt sicher, dass diese erweiterten Funktionen nicht auf Kosten der Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit gehen. Es behält die Vertrautheit der nativen iManage-Schnittstellen bei, so dass die Benutzer in der ihnen gewohnten Umgebung arbeiten können. Kiteworks bietet einen Weg für sichere Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg und ist somit nicht nur ein Werkzeug, sondern ein Katalysator für sicheres Geschäftswachstum und Effizienz.

Fordern Sie eine Demo an, um mehr darüber zu erfahren, wie Rechtsanwälte die sicheren Filesharing-Funktionen von Kiteworks nutzen können, einschließlich der Kiteworks-iManage-Integration, um vertrauliche Informationen mit Klienten zu teilen und private E-Mail-Gespräche abzusichern.

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