Regulierungskonformität mit virtuellen Datenräumen navigieren: Ein Schritt-für-Schritt-Ansatz

Unternehmen setzen zunehmend auf virtuelle Datenräume (VDRs) für die sichere Speicherung und den Austausch sensibler Informationen. Angesichts der zunehmenden Kontrolle im Bereich Datenschutz und Datensicherheit ist es jedoch entscheidend, dass diese VDRs die regulatorische Compliance effektiv steuern.

Obwohl dies einschüchternd wirken mag, ist es keine unüberwindbare Aufgabe und bringt in der Tat mehrere Vorteile mit sich. Die Compliance mit Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem California Consumer Privacy Act (CCPA) gewährleistet nicht nur, dass Unternehmen gesetzeskonform arbeiten, sondern fördert auch das Vertrauen unter den Interessengruppen, reduziert das Risiko rechtlicher Konsequenzen und verbessert den Ruf des Unternehmens. Es ermöglicht den Unternehmen zudem, ihre wertvollsten Vermögenswerte vor möglichen Verstößen und Missbrauch zu schützen.

In diesem Blogbeitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der regulatorischen Compliance mit Ihrem virtuellen Datenraum. Wir werden die Bedeutung des Aufbaus des richtigen Compliance-Rahmens beleuchten, die Schlüsselschritte zur Erreichung und Aufrechterhaltung der Compliance erörtern und die Rolle der VDRs bei der Vereinfachung und Effizienzsteigerung dieses Prozesses untersuchen. Ob Sie Unternehmer, Compliance- oder Datenschutzbeauftragter sind,DPO), oder ein IT-Profi, bietet Ihnen dieser Leitfaden das nötige Wissen und die notwendigen Tools, um sicherzustellen, dass Ihr VDR nicht nur sicher ist, sondern auch vollständig konform mit Datenschutzbestimmungen.

Virtueller Datenraum: Ein kurzer Überblick

Ein Virtueller Datenraum (VDR) kann als eine hochsichere Online-Plattform verstanden werden, die als Repositorium für die Speicherung und Verteilung crucialer Dokumente dient. Diese Technologie wird in der Regel während des komplexen Due-Diligence-Prozesses eingesetzt, der vor bedeutenden Geschäftsabschlüssen wie Fusionen und Übernahmen (M&A), Kreditsyndizierungen und hochwertigen Private-Equity- und Venture-Capital-Transaktionen stattfindet.

Im Kontext der heutigen rasant fortschreitenden digitalen Landschaft entscheiden sich Unternehmen zunehmend für VDRs anstelle von traditionellen physischen Datenräumen. Der Wechsel zu dieser Form der Datenspeicherung kann auf die Vielzahl von Vorteilen zurückgeführt werden, die sie bietet. Einer der Hauptvorteile von VDRs ist die Effizienz in Bezug auf Zeit und Kosten. Für Unternehmen kann die einfache und schnelle Online-Zugänglichkeit von Dokumenten die für Transaktionen aufgewendete Zeit erheblich reduzieren.

Darüber hinaus bieten VDRs eine verbesserte Sichtbarkeit. Dies stellt sicher, dass alle autorisierten Teilnehmer Zugang zu den gleichen Informationen haben, was den Verhandlungsprozess erleichtern und die Möglichkeit von Missverständnissen oder Streitigkeiten minimieren kann.

Zu guter Letzt ist die verbesserte Sicherheit, die VDRs bieten, ein kritischer Aspekt. Fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung stellen sicher, dass sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, was VDRs zu einer verlässlichen Wahl für Unternehmen macht, die mit wertvollen Daten arbeiten.

Warum Unternehmen Virtuelle Datenräume schätzen

VDRs sind ein robustes Tool, das von Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen, wie Technologie, Finanzwesen und Rechtsdienstleistungen, zunehmend genutzt wird, um sensible Unternehmensdaten sicher zu speichern und zu teilen. Im Gegensatz zu traditionellen physischen Datenräumen sind VDRs Online-Repositories, auf die von autorisierten Nutzern remote zugegriffen werden kann, wodurch der Bedarf an physischem Dokumentenaustausch entfällt und sie zu einem ausgezeichneten Tool in unserer technologisch fortgeschrittenen und zunehmend digitalen Welt werden.

Diese Datenräume sind speziell darauf ausgelegt, absoluten Schutz für die sensiblen Daten zu gewährleisten, die sie speichern. Sie arbeiten mit luftdichten Sicherheitsmaßnahmen, die sowohl interne als auch externe Bedrohungen abwehren. Nur autorisierten Nutzern wird der Zugriff auf die darin aufbewahrte Information gewährt, wodurch das Risiko von unberechtigtem Zugriff und Datenverletzungen erheblich reduziert wird. Diese Kontrolle darüber, wer Zugang zu welchen Informationen hat und wann, bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, die den VDRs einen Mehrwert verleiht.

Darüber hinaus bieten VDRs Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen, ein Gefühl der Sicherheit. Zu wissen, dass ihre wertvollen Daten sicher sind und nur von autorisiertem Personal eingesehen werden können, ermöglicht es diesen Unternehmen, sich auf ihre hauptsächlichen operativen und strategischen Ziele zu konzentrieren, ohne die Sorge vor möglichen Datenlecks oder -verletzungen. Dieses Gefühl der Sicherheit ist entscheidend, insbesondere in Branchen, in denen der Austausch von vertraulichen Informationen Routine ist, wie bei Fusionen und Übernahmen, rechtlichen Verfahren oder Finanztransaktionen.

Des Weiteren sind VDRs nicht nur sicher, sondern auch ein effizientes Tool für die Datenspeicherung und -verwaltung. Sie beseitigen die geographischen Barrieren, die mit physischen Datenräumen verbunden sind, und ermöglichen es autorisiertem Personal, von überall auf der Welt auf die notwendigen Informationen zuzugreifen. Dies erhöht die Geschwindigkeit und Effizienz der Geschäftsabläufe und kann direkt zum Erfolg und zur Skalierbarkeit eines Unternehmens beitragen.

Schließlich dienen VDRs (Virtual Data Rooms) mit ihren überlegenen Datenschutzmerkmalen und ihrer Effizienz als hervorragendes Werkzeug für Unternehmen in verschiedenen Branchen. Da sich die Geschäftsabläufe in verschiedenen Industrien immer mehr digitalisieren, wird die Nutzung und Bedeutung von VDRs wahrscheinlich zunehmen und sich als zwingende Lösung für Unternehmen erweisen, die wertvolle Unternehmensinformationen sicher speichern und teilen möchten.

Virtuelle Datenräume und Compliance

Obwohl VDRs zahlreiche Vorteile bieten, müssen sie im Einklang mit den bestehenden Datenschutzbestimmungen verwaltet werden. Internationale Gesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU und das California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA stellen spezifische Anforderungen dar, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden sollte. Es ist für Unternehmen unerlässlich, sicherzustellen, dass ihre VDRs diesen Vorschriften entsprechen, um hohe Strafen und Schäden für ihren Ruf zu vermeiden.

Die folgende Liste gibt nur einige Beispiele für Datenschutzbestimmungen, die virtuelle Datenräume in ihren Datenschutzanforderungen einschließen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Europa
• Data Protection Act 2018 – Vereinigtes Königreich
• California Consumer Privacy Act (CCPA) – Vereinigte Staaten
• Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) – Kanada
• Personal Data Protection Act (PDPA) – Singapur
• Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht bei Krankenversicherungen (HIPAA) – Vereinigte Staaten
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – Deutschland
• Gesetz zum Schutz persönlicher Informationen (APPI) – Japan
• Privacy Act 1988 – Australien
• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Brasilien
• IT-Gesetz, 2000 und die Datenschutzbestimmungen, 2011 – Indien

Nichteinhaltung dieser und anderer Datenschutzbestimmungen birgt erhebliche Risiken, sowohl finanzieller als auch rufschädigender Natur. Insbesondere kann ein Unternehmen, das sich nicht an die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hält, mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen € oder 4% seines weltweiten Jahresumsatzes belegt werden, wobei der höhere Betrag zur Anwendung kommt. Dieser potenzielle finanzielle Schlag kann für Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, verheerend sein.

Nicht nur finanzielle Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung. Es kann auch zu einem erheblichen Vertrauensverlust bei verschiedenen Interessengruppen kommen: Aktionäre, Kunden und die breite Öffentlichkeit. Aktionäre könnten das Vertrauen in die Fähigkeit des Unternehmens verlieren, seine Rentabilität zu schützen, während Kunden möglicherweise weniger bereit sind, Geschäfte mit einer Organisation zu machen, die Regeln und Vorschriften nicht respektiert.

Was die allgemeine Öffentlichkeit betrifft, so ist sie zunehmend besorgt und aufmerksam, wie ihre persönlichen Informationen gehandhabt werden. Datenschutz und Sicherheit sind brisante Themen im digitalen Zeitalter, und jeder Hinweis darauf, dass ein Unternehmen diese Fragen nicht ernst nimmt, kann zu erheblichen Rufschäden führen.

Sicherstellung Regulierungskonformität in Ihrem VDR geht nicht nur darum, rechtliche Probleme zu vermeiden; sie ist auch eine kritische Geschäftsanforderung. Ein VDR, der nicht den Vorschriften entspricht, kann tiefgreifende, weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen haben, die seine Rentabilität und sein Ansehen in den Augen der wichtigsten Stakeholder beeinflussen. Es geht also nicht nur darum, rechtliche Anforderungen zu erfüllen, sondern die Zukunft des Unternehmens zu sichern.

Schritte zur Sicherstellung der Konformität Ihres Virtuellen Datenraums

Die Erreichung der Regulierungskonformität Ihres VDR ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Hier sind einige Schritte, die Sie und Ihre Organisation unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihr VDR vollständig den Datenschutzvorschriften entspricht.

VDR-Konformität Schritt #1: Verstehen Sie die Vorschriften

Das Verstehen der Vorschriften, die den Datenschutz regeln, ist der erste Schritt zur Sicherstellung der Regulierungskonformität Ihres VDR. Diese Gesetze können komplex sein und von einem Rechtsraum zum anderen stark variieren. Daher ist es unerlässlich, ein ganzheitliches Verständnis der für Ihre Geschäftsabläufe relevanten Vorschriften zu erlangen. Achten Sie auch darauf, Änderungen der Gesetze zu verfolgen, da diese sich schnell angesichts der sich rasch verändernden digitalen Landschaft entwickeln.

VDR-Konformität Schritt #2: Durchführen einer Datenprüfung

Sobald Sie ein vollständiges Verständnis der relevanten Datenschutzvorschriften haben, ist der nächste Schritt die Durchführbung einer gründlichen Datenprüfung. Dies bedeutet, dass alle Daten, die Ihr Unternehmen speichert und verarbeitet, identifiziert und klassifiziert werden müssen. In diesem Schritt müssen Sie die Art der Daten (z.B., personenbezogene Daten, sensible Daten), ihre Quelle und den Zweck ihrer Erhebung und Verarbeitung bestimmen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Vorschriften auf Ihre Daten anwendbar sind und welche Maßnahmen Sie zur Sicherstellung der Konformität implementieren müssen.

VDR-Konformität Schritt #3: Implementieren geeigneter Sicherheitsmaßnahmen

Der Schutz der Daten in Ihrem VDR vor unbefugtem Zugriff ist eine zentrale Anforderung von Datenschutzgesetzen. Daher ist die Implementierung starker Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Dies kann Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) beinhalten und sicherstellen, dass Ihr VDR-Anbieter den internationalen Sicherheitsstandards entspricht. Denken Sie daran, dass es nicht nur darum geht, die Daten zu schützen, sondern auch den Regulierungsbehörden nachzuweisen, dass Sie alle erforderlichen Schritte zu deren Schutz unternommen haben.

VDR-Compliance Schritt #4: Entwicklung einer Datenverarbeitungsrichtlinie

Die Erstellung einer gründlichen Datenverarbeitungsrichtlinie kann dazu beitragen, dass Ihr Personal die Bedeutung des Datenschutzes versteht und weiß, wie Daten im Einklang mit den erforderlichen Vorschriften zu handhaben sind. Die Richtlinie sollte Aspekte wie Datenzugriff, -verarbeitung, -speicherung und -entsorgung abdecken. Zusätzlich sollte sie festlegen, was im Falle eines Datenverstoßes zu tun ist. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter ausreichend auf dieser Richtlinie geschult sind.

VDR-Compliance Schritt #5: Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Compliance-Verfahren

Angesichts der dynamischen Natur von Datenschutzgesetzen und digitaler Technologie ist es unerlässlich, Ihre Compliance-Verfahren regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Dies stellt nicht nur sicher, dass Sie den aktuellen Regeln entsprechen, sondern bereitet Sie auch auf zukünftige gesetzliche Änderungen vor. Der Überprüfungsprozess sollte alle Aspekte Ihrer VDR-Operationen abdecken, von der Klassifizierung der Daten bis zur Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen. Setzen Sie bei Bedarf Updates umgehend um, um die Compliance aufrechtzuerhalten.

VDR-Compliance Schritt #6: Vorbereitung auf mögliche Datenverstöße

Trotz Ihrer besten Bemühungen können Datenverstöße immer noch auftreten. Es ist unerlässlich, auf eine solche Eventualität vorbereitet zu sein. Datenschutzvorschriften verlangen in der Regel von Unternehmen, einen Plan für die Reaktion auf Datenverstöße zu haben, einschließlich der Benachrichtigung betroffener Parteien innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Ihre Datenverarbeitungsrichtlinie sollte diesen Prozess klar darlegen, und Ihr Team sollte darauf geschult sein, welche Schritte im Falle eines Verstoßes zu unternehmen sind.

Den Compliance-Prozess mit einem VDR-Anbieter navigieren

Bei der Auswahl eines VDR-Anbieters sollte Compliance oberste Priorität haben. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Anbieter über die Datenschutzvorschriften informiert ist, an die Sie sich halten müssen, und dass er die Einhaltung dieser Regeln nachweisen kann. Dies kann die Bewertung der Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters, seiner Datenverarbeitungsrichtlinien und seiner Erfolgsbilanz im Umgang mit Datenverstößen beinhalten.

Worauf Sie bei einem VDR-Anbieter achten sollten

Bei der Bewertung potenzieller VDR-Anbieter sollten Sie mehrere Schlüsselaspekte berücksichtigen.

Zunächst sollte der Anbieter robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Benutzerauthentifizierung und Zugangskontrollen sowie sichere Datenübertragungsmethoden haben. Sie sollten auch regelmäßige Sicherheitsaudits und Aktualisierungen durchführen, um die fortlaufende Compliance sicherzustellen.

Zweitens sollten die Datenverarbeitungsrichtlinien des Anbieters mit Ihren regulatorischen Anforderungen übereinstimmen. Sie sollten klare Verfahren für die Verwaltung und Entsorgung von Daten, den Umgang mit Datenverstößen und die Beantwortung von Datenanfragen von Einzelpersonen und Behörden haben.

Drittens ist es wichtig, den Ruf und die Erfahrung des Anbieters bei der Bewältigung von Datenschutz-Themen zu überprüfen. Die Anforderung von Referenzen bei anderen Kunden, insbesondere solche in Ihrer Branche oder Rechtsordnung, kann in dieser Hinsicht nützlich sein.

Arbeiten mit einem VDR-Anbieter zur Sicherstellung der Compliance

Nachdem Sie eine VDR-Lösung bereitgestellt haben, die den spezifischen Datenschutzvorschriften Ihres Unternehmens entspricht, ist es unerlässlich, eine transparente und offene Kommunikationslinie mit dem Anbieter der Lösung zu etablieren. Dieser Schritt ist integraler Bestandteil der Aufrechterhaltung der regulatorischen Compliance, ein entscheidender Aspekt für jedes Unternehmen, das Kundendaten verarbeitet.

Ihr ausgewählter Anbieter sollte Sie nicht nur bei der Einrichtung Ihrer Compliance-Verfahren unterstützen, sondern Sie auch durch das komplexes Terrain des Datenmanagements in seinen verschiedenen Formen führen. Dies umfasst alles von der Klassifizierung der Daten, der Bestimmung ihrer Art und des Sensibilität-Levels, bis hin zur Implementierung strenger und angemessener Sicherheitsmaßnahmen. Diese Maßnahmen sollten die Daten vor unbefugtem Zugriff und Verletzungen schützen, wodurch jede potenzielle Bedrohung für die Datensicherheit beseitigt wird.

Darüber hinaus sollte der Dienstleister Sie bei der Formulierung und Durchsetzung robuster Datenhandhabungsrichtlinien unterstützen. Diese Richtlinien sollten festlegen, wie Daten gesammelt, gespeichert, abgerufen, genutzt und entsorgt werden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen vollständig im Einklang mit allen relevanten Datenschutzgesetzen steht.

Ihr ausgewählter Anbieter sollte Sie auch regelmäßig über alle Änderungen der Datenschutzvorschriften auf dem Laufenden halten. Gesetzliche Änderungen können häufig auftreten und es ist von entscheidender Bedeutung, auf dem neuesten Stand dieser Änderungen zu bleiben, um eine lückenlose Compliance aufrechtzuerhalten. Ihr Anbieter sollte Sie über alle notwendigen Änderungen Ihrer aktuellen Compliance-Strategie im Lichte dieser gesetzlichen Änderungen beraten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets innerhalb der gesetzlichen Grenzen operiert.

Darüber hinaus sollte Ihr Anbieter ausgerüstet sein und bereit sein, Ihnen im unglücklichen Fall eines Datenverstoßes zu helfen. Dies beinhaltet die Beratung über die notwendigen Benachrichtigungen, die an die Regulierungsbehörden, die betroffenen Personen und andere relevante Parteien gemacht werden müssen. Darüber hinaus sollte Ihr Anbieter Sie durch den Wiederherstellungsprozess führen und proaktive Schritte vorschlagen, um die Auswirkungen des Verstoßes zu mildern, verlorene Daten wiederherzustellen und ähnliche Vorfälle in der Zukunft zu verhindern.

Kiteworks unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen mit einem sicheren virtuellen Datenraum

Die Einhaltung von Regulierungsvorschriften in der Welt der virtuellen Datenräume kann ein komplexer Prozess sein, ist aber für Unternehmen heute absolut unerlässlich. Es ist nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern dient auch dem Schutz der sensiblen Daten, die für Ihre Operationen und Ihren Ruf von entscheidender Bedeutung sind. Das Verständnis der relevanten Datenschutzbestimmungen, die regelmäßige Durchführung von Datenprüfungen, die Implementierung starker Sicherheitsmaßnahmen und die Entwicklung einer umfassenden Datenmanagementrichtlinie sind alle entscheidende Schritte zur Sicherstellung der Compliance. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen Ihrer Verfahren sowie die Vorbereitung auf mögliche Datenverletzungen werden auch dazu beitragen, Ihre VDR-Operationen konform zu halten. Schließlich kann die enge Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen VDR-Anbieter den Compliance-Prozess erleichtern und sicherstellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand der Regelungen sind. Durch diese Maßnahmen können Sie virtuelle Datenräume mit Vertrauen zur Unterstützung Ihrer Geschäftstätigkeit nutzen, während Sie strenge Datenschutzstandards einhalten.

Das KiteworksPrivate Content Network, eine FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Dateiaustausch und Managed-File-Transfer, vereint E-Mail, Filesharing, Webformulare, SFTP und Managed File Transfer. Damit können Organisationen jede Datei kontrollieren, schützen und verfolgen, die die Organisation betritt und verlässt.

Mit den virtuellen Datenräumen von Kiteworks verfügen Organisationen über einen sicheren Online-Bereich, in dem sensible Daten gespeichert und geteilt werden können. Es ist ausgelegt auf sicheres Filesharing von sensiblen Daten und ermöglicht sicheren Kundenzugang zu persönlichen Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Die Fähigkeiten von Kiteworks virtuellen Datenräumen ermöglichen es Organisationen, sensiblen Inhalt zu senden, zu teilen und zu empfangen, während strenge granulare Zugangskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen für Dateien und Ordner durchgesetzt werden. So haben nur autorisierte Personen mit einem “Need-to-Know” Zugang. Dateien werden über sicheres E-Mail, vollständig verschlüsselt, direkt zu und von den Deal Room-Ordnern gesendet. Autorisierte Benutzer erhalten automatische Benachrichtigungen über Downloads, Uploads, neue Versionen und Kommentare. Funktionen wie mobile und webbasierte Schnittstellen und Plugins für Outlook, Office und G Suite gewährleisten, dass Deal-Partner Dateien von jedem Standort und den meisten großen Unternehmensanwendungen hoch- und herunterladen können. Volltextsuche und einfaches Drag-and-Drop oder Bulk-Upload jeglicher Dateitypen oder -größen machen das Auffinden und Teilen von Inhalten unglaublich einfach und effizient.

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Zusätzliche Ressourcen

• Blog-Beitrag Verwendung von virtuellen Datenräumen für sicheres Filesharing
• Blog-Beitrag Sicheres Filesharing für Fusionen und Übernahmen
• Blog-Beitrag 8 Arten von Daten, die Sie definitiv verschlüsseln müssen
• Blog-Beitrag 9 Best Practices für sicheres Filesharing in Beratungsfirmen
• Zusammenfassung Optimieren Sie die Governance, Compliance und den Schutz von Inhalten beim Filesharing