Sicheres Filesharing für Microsoft Office 365

In einer schnelllebigen digitalen Welt sind Unternehmen stark auf E-Mails und Filesharing angewiesen, um mit Kunden und Teammitgliedern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Mit dem Anstieg von Cyberangriffen und Datenverletzungen ist jedoch sicheres Filesharing für Organisationen zu einer immer kritischeren Frage geworden. In diesem Blogbeitrag werden wir untersuchen, wie Unternehmen Dateien sicher mit Microsoft Office 365 austauschen können.

Microsoft Office 365: Eine Einführung

Microsoft Office 365 ist eine cloud-basierte Produktivitätssuite, die eine breite Palette von Tools und Anwendungen für Unternehmen bietet, einschließlich E-Mail, Dateispeicherung und Zusammenarbeit.

Microsoft Office 365 ist eine beliebte Wahl für Unternehmen, weil es eine umfassende Suite von Produktivitätstools wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook bietet, die in verschiedenen Branchen Standard sind. Unternehmen, die Microsoft Office 365 nutzen, erkennen mehrere Geschäftsvorteile:

1. Erhöhte Produktivität: Office 365 ist cloud-basiert, was es Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus auf ihre Arbeit zuzugreifen. Es erlaubt auch mehreren Benutzern, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, was die Zusammenarbeit und Produktivität erhöht.
2. Zugänglichkeit: Als cloud-basierter Dienst kann Microsoft Office 365 von jedem Gerät aus zugegriffen werden, vorausgesetzt es besteht eine Internetverbindung. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter von zu Hause, unterwegs oder von Kundenstandorten aus arbeiten können, ohne an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden zu sein.
3. Portabilität: Alle Dateien und Dokumente werden in der Cloud gespeichert, was es einfach macht, sie zu teilen und zu bewegen. Benutzer sind nicht an ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Ort gebunden, da ihre Dateien von jedem Gerät aus zugegriffen und bearbeitet werden können.
4. Updates und Upgrades: Office 365 garantiert, dass Unternehmen immer die aktuellsten Versionen der Software nutzen, die automatisch aktualisiert werden, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.
5. Kosteneffektiv: Bei Office 365 fallen keine Anfangskosten an. Stattdessen basiert es auf einem Abonnementmodell, bei dem Unternehmen pro Benutzer und Monat zahlen. Dies ist besonders praktisch für wachsende Unternehmen, da sie ihre Bedürfnisse entsprechend ihrem Wachstum skalieren können.

Sicherheitsrisiken beim Filesharing mit Microsoft Office 365

Obwohl Office 365 viele Vorteile für Unternehmen bietet, birgt es auch Sicherheitsrisiken, insbesondere in Bezug auf das Filesharing. Es gibt inhärente Risiken, die mit dem Austausch von Dateien einhergehen, unabhängig von der verwendeten Anwendung. Microsoft Office 365 stellt jedoch eine einzigartige Herausforderung dar. Beispielsweise verfügt Office 365 zwar über eingebaute Sicherheitsfunktionen, diese sind jedoch möglicherweise nicht umfassend genug, um vor Malware- und Ransomware-Angriffen sowie fortgeschrittenen Bedrohungen zu schützen. Darüber hinaus arbeitet Microsoft nach dem Shared-Responsibility-Modell, was bedeutet, dass sie zwar für die Sicherheit “der” Cloud verantwortlich sind, die Kunden jedoch für die Sicherheit “in” der Cloud; die Benutzer müssen daher ihre Rolle bei der Sicherung ihrer Daten kennen. Darüber hinaus ist der E-Mail-Dienst von Office 365 ein hauptziel für Phishing-Angriffe, bei denen Cyberkriminelle die Benutzer dazu verleiten, ihre Anmeldeinformationen oder andere sensible Informationen preiszugeben.

Lassen Sie uns diese und einige andere gängige Sicherheitsrisiken beim Filesharing in Office 365 näher betrachten:

Mangelnde ausreichende Verschlüsselung

Eines der größten Sicherheitsrisiken beim Filesharing in Office 365 ist der Mangel an ausreichender Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wenn Dateien während des Transports und in Ruhe nicht verschlüsselt sind, können sie von Hackern oder anderen Dritten abgefangen werden, was vertrauliche Inhalte gefährdet.

Unberechtigter Zugriff

Ein weiteres bedeutendes Sicherheitsrisiko im Zusammenhang mit dem Filesharing in Microsoft Office 365 ist die Möglichkeit des unbefugten Zugriffs auf sensible Inhalte. Wenn Mitarbeiter vertrauliche Inhalte in Microsoft Cloud-Speicheranwendungen wie SharePoint Online und One Drive for Business speichern, können diese für jeden mit einer Internetverbindung zugänglich sein, es sei denn, es werden rollenbasierte Berechtigungen angewendet. Jeder unbefugte Zugang, auch durch einen anderen Mitarbeiter, kann zu einer Datenschutzverletzung führen. Dies kann (und geschieht oft) aufgrund menschlicher Fehler vorkommen, wie beispielsweise das versehentliche Gewähren von Zugriff auf die falsche Person oder das Versäumen, den Zugriff zu widerrufen, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Schadsoftware und Phishing-Angriffe

Schadsoftware und Phishing-Angriffe stellen ebenfalls eine erhebliche Bedrohung für das Filesharing in Office 365 dar. Tatsächlich ist Microsoft Office 365 ein Magnet für Phishing-Angriffe. Wenn Benutzer versehentlich Malware herunterladen oder auf einen Phishing-Betrug hereinfallen, können Hacker Zugang zu ihren Konten erhalten und sensible Daten stehlen.

Was Sie bei einer sicheren Filesharing-Lösung beachten sollten

Mit einem besseren Verständnis der Sicherheitslücken in Microsoft Office 365 wollen wir uns die entscheidenden Fähigkeiten und Funktionen ansehen, die erforderlich sind, um Microsoft Office 365 bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien mit sensiblen Informationen sicherer zu machen.

Verschlüsselung

Verschlüsselung ist die Grundlage einer sicheren Filesharing-Lösung. Es handelt sich um einen Prozess, der Klartext in Geheimtext umwandelt, der ohne Schlüssel unlesbar ist. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte starke Verschlüsselungsalgorithmen haben, die schwer zu knacken sind, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind. Achten Sie auf Lösungen, die branchenführende Verschlüsselungsstandards bieten, wie z.B. AES-256 und TLS Protokolle.

Authentifizierung

Authentifizierung stellt sicher, dass die Daten zwischen den autorisierten Parteien ausgetauscht werden. Sie bestätigt die Identität des Senders und des Empfängers und verhindert unberechtigten Zugriff. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte mehrere Authentifizierungsoptionen haben, wie Benutzername und Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und biometrische Authentifizierung.

Zugriffskontrolle

Die Möglichkeit, Zugriffsebenen von Benutzern zu kontrollieren und anzupassen, ist für jedes sichere Dateiaustauschsystem unerlässlich. Zugriffskontrolle stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die Daten zugreifen können. Der Zugriff wird auf Grundlage von Benutzerrollen, Berechtigungen und Privilegien eingeschränkt. Eine sichere Dateiaustauschlösung sollte Zugriffskontrollmechanismen haben, die es Administratoren ermöglichen, den Benutzerzugriff und die Berechtigungen zu verwalten.

Audit-Logs

Audit-Logs bieten eine detaillierte Aufzeichnung der Dateiaustauschaktivität, einschließlich wer auf die Daten zugegriffen hat, wann und von wo. Sie helfen Unternehmen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und unerlaubte Aktivitäten zu erkennen. Eine sichere Dateiaustauschlösung sollte robuste Audit-Log-Mechanismen haben, die es Administratoren ermöglichen, Dateiaustauschaktivitäten nachzuverfolgen für die Erkennung von Anomalien, forensische Untersuchungen und Regulatory Compliance.

Vermeidung von Datenverlust

Datenverlustprävention ist die Fähigkeit, den zufälligen oder absichtlichen Verlust von Daten zu verhindern. Dies beinhaltet das Überwachen und Kontrollieren des Datenflusses, um sicherzustellen, dass keine Daten durchsickern oder gestohlen werden. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte Mechanismen zur Datenverlustprävention haben, die Datenverstöße, Lecks und Diebstähle verhindern.

Regulierungskonformität

Viele Organisationen müssen bestimmte Daten- und Sicherheitsvorschriften einhalten. Stellen Sie sicher, dass die Filesharing-Lösung, die Sie wählen, konform ist mit allen relevanten Vorschriften wie DSGVO, HIPAA oder PCI DSS. Dies wird sicherstellen, dass Ihr Filesharing-System die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz erfüllt.

Firewallschutz

Firewallschutz ist die Fähigkeit, das Netzwerk vor unbefugtem Zugriff und Angriffen zu schützen. Er filtert den ein- und ausgehenden Verkehr und lässt nur autorisierten Verkehr durch. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte Mechanismen zum Firewallschutz haben, die das Netzwerk vor Angriffen und unbefugtem Zugriff schützen.

Sichere Protokolle

Sichere Protokolle stellen sicher, dass die Daten sicher über das Netzwerk geteilt werden. Sie verschlüsseln sensible Inhalte sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, um ihre Integrität zu gewährleisten. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte sichere Protokolle wie FTPS, SFTP, HTTPS und AS2 unterstützen.

Skalierbarkeit

Skalierbarkeit ist die Fähigkeit, große Mengen an Daten und Benutzern zu verwalten, ohne die Leistung und Sicherheit zu beeinträchtigen. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte skalierbar sein, um den wachsenden Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.

Benutzerfreundliche Oberfläche

Eine sichere Filesharing-Lösung sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die es Benutzern ermöglicht, den Dateiaustausch effizient zu verwalten. Sie sollte einfach zu bedienen, intuitiv und anpassbar sein.

Integration

Integration ist die Fähigkeit, sich mit anderen Anwendungen und Systemen zu verbinden. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte Integrationsfähigkeiten haben, die es Unternehmen ermöglichen, sie in ihre bestehenden Systeme wie LDAP/AD, SSO, DLP, ATP, IAM, CDR und viele mehr zu integrieren.

Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit ist die Fähigkeit sicherzustellen, dass die Filesharing-Lösung verfügbar ist und wie erwartet funktioniert. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte zuverlässig sein und eine hohe Verfügbarkeitsrate haben.

Support

Support ist für Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Filesharing-Lösung korrekt funktioniert und um alle auftretenden Probleme zu lösen. Eine sichere Filesharing-Lösung sollte hervorragende Support-Services haben, die schnelle und effektive Lösungen für jedes Problem bieten.

Kiteworks hilft Organisationen dabei, Dateien in Microsoft Office 365 sicher und konform zu teilen

Das Private Content Network von Kiteworks konsolidiert, kontrolliert, schützt und verfolgt Kommunikationskanäle von Drittanbietern wie E-Mail, Dateiaustausch, SFTP, MFT und andere, um das Risiko eines Datenschutzverstoßes oder einer Compliance-Verletzung zu minimieren.

Das Private Content Network von Kiteworks Microsoft Office 365 Plugin ermöglicht es Unternehmen, Dateien, die Mitarbeiter über Teams, OneDrive, Outlook und SharePoint teilen, zu verwalten, zu schützen und zu überwachen. Mit Kiteworks können Mitarbeiter sogar Dateien direkt über Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint teilen. Mit Kiteworks können Microsoft-Administratoren Rollen-basierte Zugangskontrollen für Dateien festlegen und durchsetzen sowie automatische Protokollierungen, die alle Dateiaktivitäten melden – wer was, wann und wie an wen gesendet hat – und die Einhaltung von Vorschriften erleichtern, während gleichzeitig das Risiko von Datenverstößen gemindert wird.

Kiteworks integriert sich auch mit Enterprise Content Management Systemen (ECMs) wie Box und Google Drive, Unternehmensanwendungen wie Salesforce und iManage, und Sicherheitslösungen wie ATP, DLP und CDR für umfassende Kontrolle, Schutz und Nachverfolgung von sensiblen Dateien.

Kiteworks bietet automatisierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, granulare Zugangskontrollen, Mehrfaktorauthentifizierung, Integrationen mit Sicherheitsinfrastrukturen, und mehr. Diese Funktionen, zusammen mit umfassenden Audit-Logs, helfen Organisationen, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Standards wie DSGVO, CMMC, HIPAA, IRAP, ITAR, Cyber Essentials Plus, ISO 27000 Standard, und viele andere nachzuweisen.

Um mehr über die Fähigkeiten des Kiteworks Microsoft Plugins und deren Möglichkeiten zur Kontrolle Ihres sensiblen Inhalts, der in Microsoft Office 365 gespeichert und von dort aus geteilt wird, zu erfahren, planen Sie heute eine individuelle Demo.

Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag Kiteworks vs. OneDrive
• Top 5 Hauptvorteile von Kiteworks gegenüber Microsoft E5
• Top 5 Hauptvorteile von Kiteworks gegenüber Microsoft 365
• Video Was Sie über die Fähigkeiten des Kiteworks Microsoft Plugins wissen müssen
• Blogbeitrag Microsoft ist ein Magnet für Phishing-Angriffe: So können Unternehmen ihren sensiblen E-Mail-Inhalt schützen