Sicheres Filesharing für staatliche und locale Behörden

Der Schutz sensibler Informationen hat höchste Priorität für staatliche und lokale Behörden. Mit dem Anstieg von Cyber-Bedrohungen und der wachsenden Notwendigkeit für Zusammenarbeit und Effizienz, ist die Investition in sichere Filesharing-Lösungen für diese Behörden unerlässlich geworden. Das US-amerikanische Heimatschutzministerium (DHS) hat im September 2022 speziell für staatliche, lokale und territoriale (SLT) Regierungen im ganzen Land das State and Local Cybersecurity Grant Program (SLCGP) eingerichtet, um ihre Cybersicherheitslage zu bewerten und zu verbessern. Es ist wichtig, dass SLT-Behörden einen Teil dieser Gelder in sicheres Filesharing investieren, um vertrauliche Inhaltskommunikation in ihren Systemen zu schützen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Wichtigkeit, vertrauliche Inhalte für staatliche und lokale Behörden zu schützen und untersucht wichtige Überlegungen für die Implementierung von sicheren Filesharing-Lösungen.

Überblick über das State and Local Cybersecurity Grant Program (SLCGP)

Das SLCGP ist eine Initiative des Department of Homeland Security, die darauf abzielt, die Cybersicherheitslage von staatlichen und lokalen Behörden zu verbessern. Qualifizierte Behörden erhalten Fördermittel, um ihre Fähigkeiten im Bereich der Cybersicherheit zu verbessern, einschließlich des Schutzes sensibler Daten vor potenziellen Cyber-Bedrohungen.

Wie viel Förderung ist unter dem SLCGP verfügbar?

Für das Haushaltsjahr (FY) 2022 hat der Kongress 200 Millionen Dollar für das SLCGP bereitgestellt, das beinhaltet 185 Millionen Dollar für das Programm, 6 Millionen Dollar für das Tribal Cybersecurity Grant Program und 8,5 Millionen Dollar für DHS zur Verwaltung des Zuschusses. Für das FY 2023 hat der Kongress 400 Millionen Dollar bereitgestellt, und der Bewerbungsprozess begann im späten Frühjahr 2023. Die Zuweisungsformel im Bipartisan Infrastructure Law enthält eine Basisfinanzierung für jeden Staat und jedes Territorium. Zusätzliche Mittel für Staaten, den District of Columbia und Puerto Rico basieren auf einer Kombination aus Gesamtbevölkerung und ländlicher Bevölkerung. Die einzigen berechtigten Antragsteller sind staatliche Verwaltungsbehörden für Staaten und Territorien. Darüber hinaus können zwei oder mehr berechtigte Einheiten gemeinsam als eine multinentale Gruppe um Unterstützung bitten.

Was müssen Organisationen in ihren Cybersicherheitsplan für SLCGP-Fördermittel einschließen?

Um sicherzustellen, dass der Cybersicherheitsplan einer Behörde die Anforderungen für SLCGP-Fördermittel erfüllt, verlangt das Department of Homeland Security, dass ein Cybersicherheitsplan die folgenden Prinzipien berücksichtigt:

Diese Prinzipien sollten an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen einer Organisation angepasst werden. Regelmäßige Aktualisierungen des Cybersicherheitsplans sind notwendig, um sich an sich verändernde Bedrohungen und Technologien anzupassen. Eine gute Lösung für sicheres Filesharing kann die meisten dieser Prinzipien erfüllen.

Vorteile der Implementierung von sicherem Filesharing für Regierungsbehörden

Staatliche und lokale Behörden verarbeiten eine Vielzahl an sensiblen Informationen, darunter personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI), geistiges Eigentum, Informationen zur Strafjustiz und mehr. Der Schutz dieser Informationen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Privatsphäre und Sicherheit von Bürgern und Regierungsmitarbeitern sowie für den Schutz von Staatseigentum, insbesondere kritischer Infrastrukturen. Die Investition in sichere Filesharing-Lösungen bringt den SLT-Behörden folgende Vorteile:

Sicheres Filesharing stellt sicher, dass E-Mail- und Dateiinhalte gesichert sind

Regierungsbehörden sind attraktive Ziele für Cyberkriminelle aufgrund der großen Menge sensibler Informationen, die sie verarbeiten. Die steigende Komplexität von Cyber-Bedrohungen, wie zum Beispiel Ransomware-Angriffe und Phishing-Betrug, stellt ein erhebliches Risiko für die Vertraulichkeit und Integrität von Regierungsinhalten dar. Sichere Filesharing-Lösungen helfen, diese Risiken zu mindern.

Unbefugter Zugriff auf sensible Inhalte kann zu Datenverlusten führen, die einen Schaden am Ansehen, finanzielle Verluste und möglicherweise rechtliche Folgen nach sich ziehen. Sichere Filesharing-Lösungen bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um die unerlaubte Nutzung sensibler Daten zu verhindern.

Sicheres Filesharing verbessert die Zusammenarbeit und Effizienz

Eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Behörden sind entscheidend für das reibungslose Funktionieren von staatlichen und örtlichen Regierungen. Allerdings stehen Behörden ständig vor der Herausforderung, Sicherheit mit Produktivität in Einklang zu bringen. Strenge Sicherheitsmaßnahmen sind zwar unerlässlich, können aber bei übermäßiger Belastung die Zusammenarbeit behindern und Prozesse verlangsamen. Lösungen für sicheres Filesharing begegnen dieser Herausforderung durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionen, die es den Behörden ermöglichen, die Produktivität aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Datensicherheit zu gewährleisten.

Die meisten Lösungen für sicheres Filesharing bieten Funktionen, die den Behörden helfen, ihre rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Zum Beispiel erleichtern sichere Filesharing-Lösungen die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten, sodass Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten können, um die Produktivität der Behörde zu steigern. Benutzer können Änderungen vornehmen, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen. Lösungen für sicheres Filesharing ermöglichen es auch Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen und Behörden, Dateien und Informationen einfach auszutauschen. Dies rationalisiert die Kommunikation und beseitigt die Notwendigkeit des manuellen Austauschs von Dokumenten, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.

Sicheres Filesharing hilft Organisationen, die Anforderungen an die regulative Compliance zu erfüllen

Regierungsbehörden sind verpflichtet, Daten- und Datenschutzgesetze einzuhalten, wie zum Beispiel die Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), staatliche Datenschutzbestimmungen wie das California Consumer Privacy Act (CCPA) und der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Eine Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu schweren Strafen führen. Sichere Filesharing-Lösungen bieten die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um diese Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die Einhaltung dieser Anforderungen ist notwendig, um sensible Daten zu schützen und das öffentliche Vertrauen zu erhalten.

Hauptmerkmale von sicheren Filesharing-Lösungen

Sichere Filesharing-Lösungen bieten eine Reihe von Schlüsselfunktionen. Zusammen helfen sie, sensible Inhalte zu schützen und die sichere Übertragung und Speicherung von Dateien zu gewährleisten. Sie sollten auch Organisationen und SLT-Agenturen die Überwachung und Verfolgung der Benutzeraktivität aus Sicherheits- und Compliance-Gründen ermöglichen. Diese Merkmale umfassen:

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt personenbezogene Daten während der gesamten E-Mail-Versendung

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt bleiben und somit für nicht berechtigte Personen unlesbar sind. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet, dass Daten auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt werden und nur vom beabsichtigten Empfänger entschlüsselt werden können. Die Daten bleiben während des Transports und in Ruhe verschlüsselt, was sicherstellt, dass sie, selbst wenn sie abgefangen werden, nicht von unberechtigten Personen abgerufen oder verstanden werden können. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und schützt sensible Inhalte vor potenziellen Cyberangriffen.

Benutzerauthentifizierung und Zugriffskontrollen sorgen für einen begrenzten Zugang zu sensiblen Inhalten

Starken Benutzerauthentifizierungsmechanismen, wie Passwörtern, Biometrie oderMehrfaktor-Authentifizierung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Inhalten haben. Granulare Zugriffssteuerungen hingegen limitieren die Datenexposition weiter, indem sie den Behörden erlauben, festzulegen, wer auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen kann, normalerweise basierend auf ihren Rollen oder Verantwortlichkeiten. Granulare Zugriffssteuerungen helfen dabei, die Datenexposition auf diejenigen zu beschränken, die sie tatsächlich benötigen, wodurch das Risiko von unbefugtem Zugriff oder versehentlichem Datenverlust reduziert wird. Durch die Bereitstellung unterschiedlicher Zugangsebenen basierend auf Benutzerrollen oder Berechtigungen können die Behörden sicherstellen, dass sensible Inhalte nur für autorisierte Personen zugänglich sind.

Sichere Dateiübertragungsprotokolle sind konform mit Datenschutzbestimmungen

Es gibt mehrere sichere Dateiübertragungsprotokolle, wie FTP über SSL/TLS (FTPS), SSH File Transfer Protocol (SFTP) und Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS). Jedes Protokoll hat seine eigenen Stärken und Schwächen, und die Behörden sollten dasjenige auswählen, das am besten ihren Bedürfnissen entspricht. Bei der Auswahl eines sicheren Dateiübertragungsprotokolls sollten Organisationen Faktoren wie das erforderliche Sicherheitsniveau, die Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur, die Benutzerfreundlichkeit und ob es die in DSGVO, HIPAA, CCPA und anderen aufgeführten Compliance-Anforderungen erfüllt, berücksichtigen.

Audit-Protokollierung und Aktivitätsüberwachung identifizieren potenzielle Sicherheitsverletzungen

Audit-Protokolle erstellen eine Aufzeichnung von Dateizugriffen, Änderungen und Übertragungen und ermöglichen es den Behörden, legitime Dateiaktivitäten zu verfolgen und aufzuzeichnen und jegliche verdächtige oder unbefugte Dateiaktivitäten zu untersuchen. Die Überwachung der Benutzeraktivitäten hilft dabei, potenzielle Sicherheitsverletzungen zu identifizieren und die Compliance mit den Governance- und Branchenstandards zu gewährleisten.

Faktoren bei der Implementierung einer sicheren Filesharing-Lösung

Bei der Auswahl einer sicheren Filesharing-Lösung sollten staatliche und lokale Behörden verschiedene Faktoren berücksichtigen, einschließlich Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz. Diesen sollten eine Bewertung der Bedürfnisse der Behörde, ihrer spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen und ihrer bestehenden Infrastruktur vorausgehen. Einige dieser Faktoren sind:

Bewertung der Filesharing-Anforderungen der Organisation

Vor der Implementierung einer sicheren Filesharing-Lösung sollten staatliche und lokale Behörden ihre spezifischen geschäftlichen, sicherheitstechnischen und Compliance-Anforderungen bewerten. Dies beinhaltet die Identifizierung der Arten von sensiblen Inhalten, mit denen sie umgehen und die geteilt werden sollen, das Verständnis ihrer Speicheranforderungen und die Bewertung eventuell vorhandener Infrastruktureinschränkungen, die den Implementierungsprozess beeinflussen könnten.

Identifikation sensibler Datentypen und ihrer Speicheranforderungen

Behörden sollten die verschiedenen Arten von sensiblen Inhalten identifizieren, mit denen sie umgehen, wie beispielsweise personenbezogene Daten, geschützte Gesundheitsinformationen, Verträge, E-Mail-Kommunikation, kriminalpolizeiliche Informationen und mehr. Jeder Inhaltstyp kann spezifische Speicheranforderungen haben, wie zum Beispiel Verschlüsselung oder eingeschränkter Zugriff. Das Verständnis dieser Speicheranforderungen ist essentiell für die Implementierung einer effektiven sicheren Filesharing-Lösung.

Bewertung bestehender Infrastruktureinschränkungen

Staatliche und lokale Behörden sollten ihre bestehende IT-Infrastruktur bewerten und feststellen, ob Einschränkungen vorliegen, die die Implementierung einer sicheren Filesharing-Lösung beeinflussen könnten. Diese Bewertung beinhaltet die Berücksichtigung von Faktoren wie Netzwerkkapazität, Speicherfähigkeiten und Kompatibilität mit bestehenden Softwareanwendungen oder Systemen. Durch die Identifizierung möglicher Einschränkungen können die Behörden notwendige Upgrades oder Anpassungen planen, um einen reibungslosen Implementierungsprozess zu gewährleisten.

Balancieren von Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz

Während Sicherheit von größter Bedeutung ist, müssen Behörden auch die Benutzerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit der Lösung berücksichtigen. Die Lösung sollte benutzerfreundlich und intuitiv sein, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Plattform leicht übernehmen und navigieren können. Sie sollte auch kosteneffizient sein, einen Mehrwert für die Investition der Behörde bieten und sich an budgetäre Überlegungen anpassen.

Mitarbeiter in den besten Praktiken des sicheren Dateiaustauschs schulen

Die Implementierung einer sicheren Dateiaustauschlösung erfordert die Mitwirkung und Zusammenarbeit der Behördenmitarbeiter. Um eine erfolgreiche (breite) Einführung zu gewährleisten, sollten Behörden ihre Mitarbeiter in den besten Praktiken des sicheren Dateiaustauschs und der Bedeutung der Datensicherheit schulen. Dies kann durch Schulungsprogramme, Workshops und Informationsmaterialien erreicht werden. Schulungsprogramme sollten Themen wie Passwortmanagement, Erkennung von Phishing-Versuchen und das Verständnis der Bedeutung einer starken Authentifizierung abdecken.

Adoption durch benutzerfreundliche Schnittstellen fördern

Um die Adoption zu fördern, sollten Behörden benutzerfreundliche Schnittstellen bereitstellen, die die Navigation in der sicheren Dateiaustauschlösung erleichtern. Alles andere wird die Mitarbeiter ermutigen, auf konsumentenorientierte, nicht genehmigte “Schatten-IT”-Lösungen zurückzugreifen. Mitarbeiter sollten Dateien problemlos hochladen, herunterladen und teilen können, ohne auf Komplikationen zu stoßen. Benutzerschulungsprogramme sollten den Mitarbeitern die Funktionen der Lösung nahe bringen und eine fortlaufende Unterstützung bieten, um eventuelle Fragen oder Bedenken zu klären.

Kiteworks sicheres Filesharing schützt Inhalte von Behörden auf Bundes- und Landesebene

KiteworksPrivate Content Network bietet staatlichen und lokalen Behörden eine sichere Filesharing-Lösung, die den sicheren Austausch sensibler Inhalte und Dateien zwischen Benutzern und Bürgern, Partneragenturen und Organisationen sowie Systemen ermöglicht und dabei die Compliance, Datenverwaltung und Informationssicherheit gewährleistet. Mit Kiteworks nutzen staatliche und lokale Behörden eine virtuelle gehärtete Appliance um sicher auf sensible Inhalte zuzugreifen, diese zu senden und zu empfangen, sowohl intern als auch extern. Kiteworks bietet eine Vielzahl von sicheren Bereitstellungsoptionen zur Auswahl, einschließlich On-Premises, Private Cloud, Hybrid Cloud, gehostete und FedRAMP virtuelle private Cloud.

Die Kiteworks-Plattform bietet außerdem umfassende Audit-Logs für alle Dateiaktivitäten, sodass Administratoren nachverfolgen können, wer welche Datei an wen, wann und wie sendet. Kiteworks ermöglicht auch granulare Zugriffsberechtigungen auf sensible Inhalte, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer Zugang zu vertraulichen Informationen haben. Dies hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern und gewährleistet die Datenverwaltung, sowie die Einhaltung von Richtlinien für die Datenverwaltung und Branchenbestimmungen.

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