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Sicheres Dateien teilen per E-Mail: Ein umfassender Leitfaden

von Robert Dougherty updated April 11, 2023 Sicheres Filesharing

Lesezeit: 7 Minuten

E-Mail ist zu einem unschätzbaren Werkzeug für eine Vielzahl von Organisationen und ihren Mitarbeitern geworden, um Dateien einfach und schnell zu teilen. Dies ist besonders wichtig für Organisationen mit entfernten Mitarbeitern, die oft Informationen senden und empfangen müssen, um produktiv zu bleiben und Projekte auf Kurs zu halten. Oft enthält die geteilte Information, ob im E-Mail-Text oder als Dateianhang, sensible Informationen. Ohne die Möglichkeit, Dateien sicher zu teilen, riskieren Organisationen, diese Informationen unautorisierten Benutzern wie böswilligen Akteuren preiszugeben.

Um das Risiko eines Cyberangriffs oder eines Datenlecks zu mindern, das sensible Inhalte in E-Mails und Dateianhängen preisgibt, können Organisationen mehrere Schlüsseltechnologien und bewährte Praktiken einsetzen. Der Schutz von E-Mails und den darin enthaltenen Dateianhängen schützt nicht nur personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI), geistiges Eigentum und andere sensible Informationen, sondern ermöglicht es Organisationen auch, die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und -standards nachzuweisen.

In diesem Beitrag werden wir die Bedeutung des sicheren Dateiaustauschs per E-Mail und die damit verbundenen potenziellen Risiken diskutieren. Wir werden auch die wichtigsten Konzepte und Techniken für den sicheren Dateiaustausch per E-Mail vorstellen und untersuchen, wie sie zur Minderung potenzieller Risiken eingesetzt werden können. Schließlich werden wir bewährte Praktiken für Organisationen und Einzelpersonen bereitstellen, um die Sicherheit der sensiblen Inhalte zu gewährleisten, die sie in E-Mails und Dateianhängen teilen.

Risiken des Dateiaustauschs per E-Mail

Der Dateiaustausch per E-Mail ist zu einer bevorzugten Methode geworden, um Dateien schnell und einfach auszutauschen. Allerdings überschätzen Organisationen oft die Fähigkeit ihres E-Mail-Servers, Dateien sicher zu teilen. Und wie bei den meisten Methoden des Informationsaustauschs gibt es auch beim E-Mail-Dateiaustausch inhärente Risiken, die oft übersehen werden. Häufige Sicherheitsrisiken beim E-Mail-Dateiaustausch sind:

Unverschlüsselte Dateien

Das größte Sicherheitsrisiko beim E-Mail-Dateiaustausch ist das Versenden von unverschlüsselten Dateien. Wenn Dateien per E-Mail verschickt werden, werden sie in der Regel im Klartextformat verschickt, was bedeutet, dass jeder, der in der Lage ist, den E-Mail-Verkehr abzufangen, wie während einer Man-in-the-Middle-Angriff oder Phishing-Angriff, hat Zugang zu den unverschlüsselten Informationen.

Viren und Malware

Jeder E-Mail-Anhang kann potenziell schädlichen Code enthalten, wie Viren, Würmer und Spyware. Ein Malware-Angriff erfolgt, wenn ein Benutzer einen infizierten E-Mail-Anhang öffnet. Der Computer des Opfers wird infiziert und der schädliche Code verbreitet sich im Netzwerk der Organisation.

Spoofing

Spoofing ist ein weiteres häufiges Sicherheitsrisiko im Zusammenhang mit dem Teilen von E-Mail-Dateien. Hacker können leicht Nachrichten erstellen, die so aussehen, als ob sie von legitimen Quellen stammen und diese Nachrichten verwenden, um Benutzer dazu zu bringen, schädliche Anhänge herunterzuladen.

Phishing

Phishing ist eine Art von Betrug, der darin besteht, E-Mails zu versenden, die so aussehen, als ob sie von legitimen Quellen stammen, um sensible Informationen wie Benutzernamen, Passwörter und Kreditkartennummern zu erhalten.

Fehlzustellung

Schließlich ist das Teilen von E-Mail-Dateien auch anfällig für Fehlzustellungen, was zu einem Datenleck führt. Dies geschieht typischerweise, wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine E-Mail an den falschen Empfänger sendet. Auch wenn der falsche Empfänger die E-Mail und den Dateianhang zurücksendet, ist technisch gesehen immer noch ein Datenverstoß und ein Compliance-Verstoß aufgetreten.

Vorsichtsmaßnahmen zum Schutz sensibler Inhalte, die per E-Mail geteilt werden

Aufgrund des hohen Risikos von Sicherheitsverletzungen ist es von größter Bedeutung, dass Benutzer die richtigen Vorsichtsmaßnahmen treffen, um ihre sensiblen Inhalte zu schützen. Der erste Schritt besteht darin sicherzustellen, dass alle Dateien, die per E-Mail geteilt werden, verschlüsselt sind. E-Mail-Verschlüsselung stellt sicher, dass selbst wenn die Dateien abgefangen werden, sie ohne den Verschlüsselungsschlüssel nicht gelesen werden können. Darüber hinaus gewährleistet End-to-End-Verschlüsselung stellt sicher, dass E-Mails und Dateianhänge während der gesamten E-Mail-Reise verschlüsselt bleiben.

Benutzer sollten sicherstellen, dass jegliches Teilen von E-Mail-Dateien über einen sicheren E-Mail-Service erfolgt. Sichere E-Mail-Dienste bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen, wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugriffskontrollmaßnahmen.

Schließlich sollten Benutzer immer auf Phishing-E-Mails achten und keine E-Mail-Anhänge von unbekannten Quellen öffnen. Phishing-E-Mails sind ein häufiges Sicherheitsrisiko im Zusammenhang mit dem Teilen von E-Mail-Dateien und Benutzer sollten die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen treffen, um sich davor zu schützen.

Beste Praktiken für sicheres Datei-Teilen per E-Mail

Wenn es um das sichere Teilen von Dateien per E-Mail geht, gibt es einige Best Practices, die Organisationen und ihre Mitarbeiter berücksichtigen sollten. Dazu gehören:

Software und Systeme auf dem neuesten Stand halten

Wenn Software und Systeme nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden, sind sie anfällig für Angriffe. Cyberkriminelle können bekannte Schwachstellen in veralteten Systemen ausnutzen, um Zugang zu einem Unternehmensnetzwerk und Daten zu erhalten. Um dies zu verhindern, müssen Organisationen sicherstellen, dass alle Software und Systeme regelmäßig mit der neuesten Version aktualisiert werden, die Sicherheitspatches und andere Korrekturen enthält.

Starke, einzigartige Passwörter verwenden

Für sicheres Datei-Teilen per E-Mail ist die Verwendung starker, einzigartiger Passwörter unerlässlich. Organisationen sollten Richtlinien für das Passwortmanagement festlegen und durchsetzen, wie zum Beispiel die Anforderung an Mitarbeiter, komplexe Passwörter zu verwenden, die eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen enthalten. Passwörter sollten auch regelmäßig geändert und nicht mit anderen geteilt werden.

Antivirus- und Malware-Schutz installieren

Organisationen müssen Antivirus- und Malware-Schutzsoftware installieren und warten, um sich gegen bösartige Akteure zu schützen. Diese Software sollte regelmäßig aktualisiert werden, damit sie die neuesten Bedrohungen erkennen und abwehren kann. Mitarbeiter sollten auch über Best Practices für die Identifizierung und Vermeidung von Phishing-E-Mails und anderen schädlichen Angriffen informiert werden.

Multifaktor-Authentifizierung verwenden

Mehrfaktorauthentifizierung fügt dem Authentifizierungsprozess eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem sie von den Benutzern verlangt, zwei oder mehr Beweise vorzulegen, die beweisen, dass sie sind, wer sie behaupten zu sein. Dies könnte eine Kombination aus etwas, das sie wissen (wie zum Beispiel ein Passwort), etwas, das sie haben (wie zum Beispiel ein Telefon oder einen Sicherheitstoken), und etwas, das sie sind (wie zum Beispiel einen Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) beinhalten.

Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen für Benutzer durchführen

Die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern ist ein wichtiger Bestandteil der Aufrechterhaltung sicherer Dateifreigabepraktiken. Organisationen sollten den Mitarbeitern Ressourcen zur Verfügung stellen, wie zum Beispiel Videos und andere Schulungsmaterialien, über die sichere Freigabe von Dateien per E-Mail. Die Schulung sollte auch Themen wie die Identifizierung verdächtiger E-Mails oder Nachrichten und den Schutz vor Phishing-Angriffen abdecken. Organisationen können den Mitarbeitern auch Kurse zur Sensibilisierung für Sicherheitsfragen oder andere Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten. Diese Schulungen sollten jedes Jahr durchgeführt werden und die Teilnahme/den Abschluss sollte verpflichtend sein.

E-Mail-Verschlüsselung: Ein unverzichtbares Werkzeug zum Schutz von E-Mails

E-Mail-Verschlüsselung ist eine Methode zur Sicherung des Inhalts von E-Mails, die über das Internet gesendet werden. Dies geschieht durch die Verwendung von Verschlüsselungsalgorithmen zur Codierung der Nachricht, so dass nur der Absender und der beabsichtigte Empfänger die Nachricht decodieren und lesen können. Es gibt mehrere verschiedene Methoden der E-Mail-Verschlüsselung, die zum Schutz des Inhalts von E-Mails verwendet werden können, und das Verständnis der verschiedenen verfügbaren Methoden ist der Schlüssel zur Auswahl der besten für Ihre Bedürfnisse.

S/MIME-Verschlüsselung

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) ist die am weitesten verbreitete Methode zur E-Mail-Verschlüsselung. Sie basiert auf der X.509-Public-Key-Infrastruktur und ist in der Regel in Webmail-Clients wie Outlook und Gmail integriert. Sie funktioniert, indem sie den Inhalt einer E-Mail mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt. Der Absender signiert dann die Nachricht mit seinem eigenen privaten Schlüssel, so dass der Empfänger sicher sein kann, dass die Nachricht nicht manipuliert wurde.

PGP-Verschlüsselung

PGP (Pretty Good Privacy) ist eine weitere beliebte Verschlüsselungsmethode. Im Gegensatz zu S/MIME verwendet PGP keine öffentliche Schlüsselinfrastruktur. Stattdessen verschlüsselt PGP die Nachricht mit einem symmetrischen Schlüssel, der von einem Verschlüsselungsalgorithmus erzeugt wird. Dieser symmetrische Schlüssel wird dann mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders verschlüsselt und an den Empfänger gesendet, der dann seinen privaten Schlüssel verwendet, um den symmetrischen Schlüssel und dann die Nachricht zu entschlüsseln.

Was ist der Unterschied zwischen S/MIME und PGP Verschlüsselung?

Sowohl S/MIME als auch PGP sind effektive Verschlüsselungsmethoden, haben jedoch einige wesentliche Unterschiede. S/MIME ist in der Regel die einfachere Option zur Einrichtung, da es weniger Schritte erfordert und oft in Webmail-Clients integriert ist. Es ist auch in der Regel sicherer, da es eine öffentliche Schlüsselinfrastruktur verwendet und die Nachricht mit dem privaten Schlüssel des Absenders signiert ist. Auf der anderen Seite erfordert PGP keine spezielle Software zur Verwendung und ist vielseitiger, da es zur Verschlüsselung jeder Art von Datei verwendet werden kann, nicht nur von E-Mail-Nachrichten.

TLS Verschlüsselung

TLS (Transport Layer Security) ist ein Protokoll, das zur Sicherung der Kommunikation über das Internet, einschließlich E-Mail, verwendet wird. Es funktioniert, indem die Daten vor der Übertragung verschlüsselt werden, so dass nur der Absender und der Empfänger sie entschlüsseln können. TLS unterscheidet sich von S/MIME und PGP, da es keine spezifischen Verschlüsselungsalgorithmen verwendet, sondern sich auf die Sicherheitseinstellungen des Clients verlässt, um zu bestimmen, wie die Daten verschlüsselt werden. TLS wird manchmal in Kombination mit anderen Verschlüsselungsmethoden für zusätzliche Sicherheit verwendet.

Regulierungskonformität und sicheres Datei-Teilen per E-Mail

Es ist für Organisationen unerlässlich, die Regulierungskonformität zu berücksichtigen, wenn sie E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen umsetzen. Viele Vorschriften, wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), das California Consumer Privacy Act (CCPA) und die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO), verlangen von Organisationen den Einsatz von Verschlüsselungstechnologie und anderen E-Mail-Sicherheitsfunktionen, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung zu demonstrieren. Ein Nichtbefolgen dieser Vorschriften kann zu erheblichen Strafen führen, einschließlich Geldbußen und rechtlichen Schritten. Daher ist es für Organisationen von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass ihre E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen mit den regulatorischen Anforderungen übereinstimmen, um potenzielle Risiken und Konsequenzen zu vermeiden.

Email-Verschlüsselungs-Gateway mit der Kiteworks-Plattform

Das Kiteworks E-Mail-Schutz-Gateway (EPG) ist Teil des Kiteworks Private Content Network. Mit Kiteworks EPG können Organisationen leicht die E-Mail-Verschlüsselung automatisieren, sodass sie für Benutzer unsichtbar ist und dennoch bidirektionale E-Mail-Privatsphäre bietet. Neuerdings unterstützt Kiteworks EPG die Verschlüsselungsstandards S/MIME, TLS und OpenPGP in den bestehenden E-Mail-Clients der Benutzer, mit End-to-End- und Gateway-Verschlüsselungsoptionen. Kiteworks bietet auch eine unternehmensweite Verschlüsselung, nämlich AES-256-Verschlüsselung für Inhalte im Ruhezustand und TLS 1.2-Verschlüsselung für Inhalte in Bewegung, über ein Microsoft Outlook-Plugin, eine Web-App, mobile Apps und verschiedene Unternehmensanwendungs-Plugins.

Mit Kiteworks können Organisationen ein privates Inhaltsnetzwerk (PCN) über alle ihre sensiblen Kommunikationskanäle, einschließlich E-Mail, bereitstellen. Das durch Kiteworks ermöglichte PCN ermöglicht es Organisationen:

Zu vereinheitlichen sichere Inhaltskommunikationstechnologien wie sicheres Datei-Sharing, SFTP, Managed File Transfer (MFT) und sichere Formulare für eine einfache Nutzung und standardisierte Inhalts-Audit-Trails. Dies beinhaltet das native Erweitern von Standard-E-Mail-Clients, um ein nahtloses Benutzererlebnis zu fördern und jede E-Mail, die sensible Inhalte enthält und über diese Clients gesendet wird, zu schützen.
Verfolgen Sie Inhalte, Metadaten, Benutzeraktivitäten und Systemereignisse, um die Effektivität zu steigern, über den Zugriff Dritter zu berichten und die Anforderungen an die regulatorische Compliance-Berichterstattung problemlos zu erfüllen.
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Inhalte und funktionale Regeln, die auf Risikoprofile und Benutzerrollen abgestimmt sind. Nutzen Sie die zentralisierte Verwaltung, um E-Mails neben Webformularen, Managed File Transfer (MFT) und sicherem Dateiaustausch für ein umfassendes Verwaltungserlebnis abzudecken.
Sichern Sie Inhalte durch Verschlüsselung von Inhalten im Ruhezustand und in Bewegung, um gegen unbeabsichtigte Preisgabe sensibler Informationen an böswillige Akteure zu schützen.

Das Versenden sensibler Dateien per E-Mail birgt erhebliche Risiken für das Unternehmen. Verschlüsselung, insbesondere umfassende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im Kiteworks Email Protection Gateway, trägt wesentlich zur Risikominderung bei.

Vereinbaren Sie eine individuelle Demo, um zu sehen, wie Kiteworks Ihrer Organisation helfen kann, sensible Inhalte zu schützen, die per E-Mail gesendet und empfangen werden.

Zusätzliche Ressourcen