Sicherer Dateiaustausch für Regierungsbehörden: Gewährleistung der Vertraulichkeit sensibler Informationen

Behörden verarbeiten eine Vielzahl sensibler und vertraulicher Daten, von Informationen zur nationalen Sicherheit und Details kritischer Infrastrukturen bis hin zu Gesundheitsakten und Sozialversicherungsnummern. Um sicherzustellen, dass diese Informationen sicher und geschützt bleiben, ist es für Behörden unerlässlich, robuste Protokolle für sicheren Dateiaustausch zu haben. Angesichts der vielen Cyberbedrohungen durch böswillige Akteure, Hacker, unachtsame Mitarbeiter und andere Risiken ist es für Behörden von größter Bedeutung, dass ihre Protokolle für den Dateiaustausch der Aufgabe gewachsen sind, ihre Daten zu schützen.

Dieser Blogbeitrag diskutiert die Bedeutung des sicheren Dateiaustauschs für Behörden, die Risiken, die mit ungesichertem Dateiaustausch verbunden sind, und wie diese Risiken gemindert werden können.

Was ist sicherer Dateiaustausch?

Sicheres Filesharing ist eine Form des Inhaltsaustauschs, die einen erhöhten Schutz für die vertraulichen E-Mails und Dateien bietet, die geteilt werden, ob zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und externen Kollegen von Drittanbietern. Durch die ImplementierungVerschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung, Datenverlustprävention und andere Sicherheitsfunktionen gewährleisten, dass der Inhalt beim sicheren Dateiaustausch angemessen vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Der sichere Dateiaustausch ist essenziell, um sicherzustellen, dass Regierungsinformationen wie kontrollierte nicht klassifizierte Informationen (CUI) und Bundesvertragsinformationen (FCI) vertraulich bleiben, insbesondere wenn sie zwischen Regierungsbehörden oder zwischen Regierungsbehörden und privaten Unternehmen wie Auftragnehmern und Subunternehmern ausgetauscht werden.

Der sichere Dateiaustausch funktioniert durch den Schutz der Inhalte, die über ein Kommunikationsnetzwerk geteilt und übertragen werden. Dies geschieht durch einen Prozess der Verschlüsselung, welche die Datei mit einem sicheren kryptografischen Schlüssel kodiert. Dieser Schlüssel wird dann verwendet, um die Datei zu dekodieren, wenn sie ihren vorgesehenen Empfänger erreicht. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des sicheren Dateiaustauschs ist die Fähigkeit, zu steuern, wer auf eine Datei zugreifen kann, wenn sie in einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) wie Box, Dropbox, Microsoft OneDrive und SharePoint gespeichert ist. Zugriffskontrollen funktionieren, indem sie nur bestimmten Benutzern (z.B. Mitarbeitern der Finanzabteilung für Steuer- und Gehaltsinhalte) mit den richtigen Berechtigungen (z.B. Hochladen, Herunterladen, Bearbeiten, Nur-Ansicht usw.) den Zugriff auf Dateien oder Ordner erlauben oder durch Authentifizierungsmethoden sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Inhalte zugreifen können.

Vorteile des sicheren Dateiaustauschs

Sicheres Filesharing bietet eine Vielzahl von Funktionen und Vorteilen, die einen sicheren und zuverlässigen Datentransfer zwischen Behörden und ihren vertrauenswürdigen Partnern ermöglichen. Beispielsweise bietet sicheres Filesharing verbesserte Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Darüber hinaus bietet sicheres Filesharing zusätzliche Funktionen wie Datenintegrität, die sicherstellt, dass Daten während der Übertragung nicht verändert werden, und Datenverschlüsselung, die gewährleistet, dass die Daten vertraulich bleiben. Abschließend verbessert sicheres Filesharing die Geschwindigkeit und Effizienz des Datentransfers und bietet eine zusätzliche Kontrollebene für die Datenfreigabe.

Sicheres Filesharing für Behörden

Sicheres Filesharing ist für Behörden von entscheidender Bedeutung, da viele von ihnen sensible Informationen verarbeiten, handhaben, senden und empfangen. Diese Informationen gehören oft entweder der Regierung selbst oder Bürgern, Unternehmen oder anderen Organisationen, die mit der Regierung zusammenarbeiten. Um diese Informationen zu schützen, müssen Behörden sichere Filesharing-Lösungen nutzen, um vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff zu bewahren. Sicheres Filesharing ist auch für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich, insbesondere zum Schutz der Identität und der Datenschutzrechte von Privatpersonen.

Sichere Filesharing-Lösungen können eine Vielzahl von Fähigkeiten und Funktionen umfassen, wie Verschlüsselung, Authentifizierungsverfahren, Zugriffskontrolle und Auditing. Starke Verschlüsselung kann dabei helfen, sensible Informationen vor Abfangen zu schützen, während Authentifizierungsverfahren steuern können, wer Zugang zu der Datei hat, und Audit-Trails können Dateiaktivitäten aufzeichnen. All diese Funktionen bieten mehr Sicherheit, Governance und Compliance als traditionelle Filesharing-Methoden, was sicheres Filesharing zu einer Notwendigkeit für Behörden macht.

Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Filesharing

Angesichts des steigenden Bedarfs staatlicher Stellen, Informationen sicherer auszutauschen, hat sich das Filesharing als eine beliebtere Methode zum Austausch von Dateien etabliert. Es gibt jedoch eine Reihe von Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit Filesharing, die angesprochen werden müssen, um die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen zu gewährleisten.

1. Unbefugter Zugriff beim Filesharing

Das primäre Sicherheitsrisiko beim Filesharing ist der unbefugte Zugriff eines Nutzers auf sensible Informationen. Das ist besonders in Fällen wahr, in denen eine Datei mit einer großen Anzahl von Personen geteilt wird, die möglicherweise nicht alle die Erlaubnis haben, die Datei einzusehen. Um dieses Risiko zu mindern, ist es wichtig, sichere Methoden des Teilens zu verwenden, wie zum Beispiel die Verschlüsselung der Datei, das Setzen starker Passwörter und die Beschränkung des Zugriffs auf die Datei nur auf diejenigen, die ausdrücklich autorisiert sind, sie einzusehen.

2. Datenleck durch Filesharing

Ein weiteres Sicherheitsrisiko im Zusammenhang mit Filesharing ist die Möglichkeit eines Datenlecks, das auftritt, wenn ein Nutzer eine Datei herunterlädt und sie dann mit anderen unbefugten Nutzern teilt. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, geeignete Zugangskontrollen zu verwenden, um zu beschränken, wer eine Datei einsehen und herunterladen kann. Zusätzlich sollten vertrauliche Dateien verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

3. Malware-Infektion beim Filesharing

Durch das Herunterladen einer Datei von einer nicht vertrauenswürdigen Quelle könnten Nutzer einer Malware ausgesetzt sein, die potenziell die Datei und alle Systeme, auf denen sie gespeichert ist, beschädigen könnte. Um dieses Sicherheitsrisiko zu mindern, ist es wichtig, alle Dateien vor dem Herunterladen zu scannen, um sicherzustellen, dass sie sicher sind.

4. Unbefugte Modifikation einer Datei beim Filesharing

Wenn Dateien zwischen mehreren Nutzern geteilt werden, steigt das Risiko, dass ein unbefugter Nutzer den Inhalt der Datei verändern könnte. Um dieses Risiko zu mindern, ist es wichtig, digitale Signierung und Verschlüsselung zu nutzen, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Änderungen vorgenommen werden können.

5. Menschliche Fehler beim Dateiaustausch

Menschliche Fehler stellen ein weiteres Sicherheitsrisiko beim Dateiaustausch dar. Dies könnte beinhalten, dass ein Nutzer versehentlich falsche Informationen bereitstellt oder das Protokoll beim Teilen einer Datei nicht befolgt. Um dieses Risiko zu mindern, ist es wichtig, den Nutzern eine angemessene Schulung zu bieten und strikte Verfahren für den Dateiaustausch zu haben.

Wie unsicherer Dateiaustausch die nationale Sicherheit gefährden kann

Immer wenn vertrauliche Informationen geteilt werden, werden die Risiken unbefugten Zugriffs und versehentlicher Offenlegung sehr real. Wenn beispielsweise ein Regierungsmitarbeiter sensible Informationen mit jemandem außerhalb der Behörde teilt und die Datei nicht verschlüsselt ist, könnte ein unbeabsichtigter Empfänger, vielleicht ein Hacker oder der falsche “John Smith”, Zugang zu den vertraulichen Informationen erhalten. Abhängig von der Sensibilität der Informationen könnte ein Datenleck oder ein Datendiebstahl schwerwiegende Konsequenzen für die nationale Sicherheit oder die öffentliche Sicherheit haben.

Im Jahr 2020 wurden hunderttausende Dateien von Dutzenden Strafverfolgungsbehörden in den Vereinigten Staaten online gestellt, insgesamt eine Sammlung von fast 270 Gigabyte.

Durchgesickerte Daten stammten von über 200 Polizeidienststellen, Fusionszentren und anderen Strafverfolgungstrainings- und Unterstützungsressourcen. Es wird angenommen, dass dieses Datenleck das bisher größte von Strafverfolgungsbehörden ist. Die Informationen in dem Leak umfassen E-Mails, Audiodateien, Textdokumente und sensible Strafverfolgungsdokumente wie Festnahmeberichte und Nachrichtendienstliche Bulletins. Dieser Datenbruch hat viele Fragen zur Sicherheit von Regierungsdatenbanken und zum Umgang mit vertraulichen Informationen aufgeworfen.

Jede Information, die unterhalb von “vertraulich” eingestuft ist, könnte dennoch schädlich sein, einschließlich der Enthüllung von Bürgern personenbezogenen Daten oder geschützten Gesundheitsinformationen (PII/PHI).

Welche rechtlichen und ethischen Implikationen hat unsicheres Filesharing?

Unsicheres Filesharing kann mehrere rechtliche und ethische Implikationen haben. Im Falle von Regierungsbehörden kann das Fehlen sicherer Protokolle zu Verstößen gegen Datenschutzgesetze und zur Offenlegung vertraulicher Informationen führen. Dies könnte kostspielige Klagen und andere rechtliche Folgen nach sich ziehen. Aus ethischer Sicht könnte unsicheres Filesharing auch zu potenziellem Reputationsverlust führen, da es als Mangel an Vertrauen und Respekt gegenüber den vertraulichen Informationen, die die Behörde besitzt, wahrgenommen werden könnte.

Der Datenbruch von 2015, der die vom Office of Personnel Management (OPM) verwalteten Daten betraf, war einer der größten und schädlichsten Cyberangriffe in der Geschichte der USA. Es wird angenommen, dass die Hacker bereits Anfang 2014 Zugang zu den Netzwerken des OPM erlangten, und der Angriff wurde erst 2015 entdeckt. Schätzungen zufolge konnten die Hacker persönliche Informationen von über 22 Millionen aktuellen, ehemaligen und potenziellen Bundesangestellten abrufen, darunter sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern, Sicherheitsüberprüfungsformulare und andere persönliche Unterlagen. Das OPM wurde für seine mangelhaften Sicherheitsmaßnahmen und das Versäumnis, den Angriff früher zu erkennen, stark kritisiert. Dieses Ereignis unterstrich die Notwendigkeit verstärkter Sicherheitsmaßnahmen in Regierungsinstitutionen.

Sicheres Filesharing ist für Regierungsbehörden, die sensible Informationen verarbeiten, unerlässlich. Ohne sichere Filesharing-Lösungen oder -Verfahren kann die Vertraulichkeit und Sicherheit der Informationen gefährdet werden, was rechtliche und ethische Konsequenzen nach sich ziehen kann. Daher kann die Bedeutung eines sicheren Dateiaustauschs nicht genug betont werden, da es der einzige Weg ist, den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten.

Sichere Filesharing-Protokolle

Es gibt eine Vielzahl von Technologien und Funktionen für sicheres Filesharing, die eingesetzt werden können, um die Vertraulichkeit sensibler Inhalte zu gewährleisten. Zum Beispiel, die Advanced Encryption Standard (AES-256) ist ein weit verbreitetes Verschlüsselungsprotokoll, das zur sicheren Übertragung von Daten verwendet werden kann. Andere beliebte Protokolle sind Transport Layer Security (TLS), Secure Shell (SSH) und Secure File Transfer Protocol (SFTP). Jedes dieser Protokolle verfügt über einzigartige Sicherheitsmerkmale und Vorteile, die genutzt werden können, um sicherzustellen, dass Daten angemessen geschützt sind.

Best Practices für sicheres Filesharing

Sicheres Filesharing hilft dabei, sensible Informationen zu schützen, während Informationen frei und effizient zwischen Behörden, Abteilungen und Personal fließen können. Die Befolgung dieser Best Practices kann helfen, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sensibler Regierungsinformationen zu gewährleisten:

1. Datenverschlüsselung beim sicheren Filesharing

Verschlüsselung ist wesentlich, um die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu gewährleisten. Verschlüsselung sollte beim Senden und Empfangen von E-Mails und Dateien verwendet werden, da sie die Daten vor Abfangen oder unbefugtem Zugriff schützt. Tatsächlich sollten Dateien sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden, mit Verschlüsselungsstandards wie TLS 1.2 und AES-256. Für Dateien während der Übertragung stellt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sicher, dass E-Mails und Dateien auf der gesamten Reise zwischen Sender und Empfänger geschützt bleiben.

2. Sichere File-Transfer-Protokolle

Sichere File-Transfer-Protokolle, wie SFTP, sollten zum Schutz von Datentransfers verwendet werden. SFTP verschlüsselt die Daten während der Übertragung und verifiziert die Identität von Sender und Empfänger beim Übertragen von Dateien.

3. Eingeschränkter Benutzerzugriff beim sicheren Filesharing

Zugriff auf Dateien und Daten sollte ausschließlich autorisiertem Personal vorbehalten sein. Zugriffsebenen sollten entsprechend der Rolle des Benutzers zugewiesen werden, und der Zugriff sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Zugriffskontrollen sollten implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Dateien zugreifen und sie einsehen können. Dies kann Multi-Faktor-Authentifizierung und passwortgeschützten Zugang umfassen.

4. Audit-Protokolle beim sicheren Dateiaustausch

Alle Aktivitäten und Zugriffe auf Dateien sollten überwacht und protokolliert werden, damit potenzielle Sicherheitsverletzungen schnell erkannt werden können.

5. Einen Risikomanagementplan mit sicherem Dateiaustausch implementieren

Organisationen sollten einen umfassenden Risikomanagementplan entwickeln, um sicherzustellen, dass die mit dem Dateiaustausch verbundenen Sicherheitsrisiken angemessen adressiert werden. Dieser Plan sollte eine Risikobewertung beinhalten, um potenzielle Risiken zu identifizieren, eine Sicherheitsrichtlinie, die die Verfahren festlegt, die beim Austausch von Dateien befolgt werden müssen, und Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, die implementiert werden müssen, um die Sicherheit der ausgetauschten Informationen zu gewährleisten.

Zusätzlich sollten alle Benutzer eine Sicherheitsschulung erhalten, um sicherzustellen, dass sie die mit dem Dateiaustausch verbundenen Sicherheitsrisiken verstehen und wie sie diese mindern können. Schließlich sollten Organisationen ihre Systeme regelmäßig überwachen, um jeglichen unbefugten Zugriff oder Änderungen an den geteilten Dateien zu erkennen.

Wie man diese Risiken mindert

Der beste Weg, um Sicherheitsrisiken beim Filesharing zu mindern, ist die Verwendung der neuesten Sicherheitstechnologien. Dazu gehört die Nutzung starker Authentifizierungsmethoden wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Verschlüsseln von Dateien vor dem Teilen, das Festlegen von Zugriffskontrollen, um zu beschränken, wer auf die Datei zugreifen kann, und das Scannen aller Dateien auf Malware vor dem Herunterladen. Zusätzlich sollten Organisationen strenge Verfahren für das Teilen von Dateien haben, und alle Nutzer sollten eine angemessene Sicherheitsschulung erhalten, um das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren.

Kiteworks sicheres Filesharing für Regierungsbehörden

Die sichere Filesharing-Funktion von Kiteworks, die in das Kiteworks Private Content Network eingebettet ist, ist eine zuverlässige und vertrauenswürdige Lösung für Regierungsbehörden, die sensible Daten innerhalb und außerhalb ihrer Organisation sicher teilen müssen. Mit Kiteworks haben Regierungsbehörden eine zentrale Anlaufstelle, wo sie ihre Dateien leicht verwalten können, während sie sicherstellen, dass die Daten jederzeit geschützt bleiben. Die Plattform bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die für Regierungsbehörden, die ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen müssen, entscheidend ist. Mit granularen Zugriffskontrollen können Regierungsbehörden sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Dateien haben, und detaillierte Audit-Protokolle, um nachzuvollziehen, wer welche Dateien wann aufgerufen hat.

Ein wesentlicher Vorteil der Kiteworks-Plattform für Behörden ist deren Compliance- und Governance-Funktionen. Die Plattform bietet vollständige Transparenz über alle Daten und stellt sicher, dass Behörden mit branchenspezifischen Vorschriften konform bleiben. Zusätzlich ermöglicht Kiteworks Behörden, fortgeschrittene Inhaltskontrollfunktionen einzurichten, um sicherzustellen, dass sensible Daten jederzeit geschützt sind. Mit der Möglichkeit, Berechtigungen festzulegen, um den Zugriff auf bestimmte Dateien zu beschränken und Ablaufdaten zu setzen, können alle Behörden gewährleisten, dass ihre Daten nur von autorisiertem Personal eingesehen werden.

Das sichere Filesharing von Kiteworks bietet eine sichere Lösung für Behörden, die Daten über mehrere Plattformen hinweg teilen möchten. Mit fortgeschrittenen Compliance- und Governance-Funktionen sowie Fähigkeiten zum Schutz von Inhalten können Behörden sicher sein, dass ihre Daten in einer schnelllebigen Geschäftsumgebung sicher sind.

Behörden, die die sichere Filesharing-Fähigkeit von Kiteworks in Aktion sehen möchten, können noch heute eine individuell angepasste Demo planen.

Zusätzliche Ressourcen

• Blogbeitrag Die besten Anwendungsfälle für sicheres Filesharing in verschiedenen Branchen
• Bericht Governance, Compliance und Schutz von Inhalten beim Filesharing optimieren
• Fallstudie Texas Juvenile Justice Department: Verbesserung der Kommunikation durch einfaches, sicheres Filesharing
• Fallstudie AVL: Risikominderung durch eine einzige, sichere Filesharing-Plattform
• Fallstudie Seyfarth Shaw: Besserer Kundenservice durch sicheres mobiles Filesharing