Verwendung von virtuellen Datenräumen für sicheres Filesharing

Virtuelle Datenräume (VDRs) haben einen langen Weg von physischen Datenräumen zurückgelegt, aber wie gut ist die Sicherheit in VDRs und wie wissen Organisationen, ob sie einen guten Anbieter haben?

Zunächst, wofür wird ein virtueller Datenraum verwendet? Ein virtueller Datenraum wird verwendet, um Dokumente und Informationen in einem sicheren Repository zu speichern, sodass nur bestimmte Parteien Zugriff auf die Informationen im virtuellen Raum haben. Ein häufiger Einsatzbereich für VDRs sind Verhandlungen über Fusionen und Übernahmen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Die meisten Verbraucher und Unternehmensnutzer sind mit Dateiübertragungen und Enterprise Filesharing vertraut. Es gibt Dutzende von Anbietern, die Cloud-Speicherdienste anbieten, um Dateien über direkte Links oder Links zu freigegebenen Verzeichnissen zu teilen.

Die meisten dieser Anbieter bieten keine hohen Sicherheitsstandards zum Schutz der gespeicherten Daten. Compliance-Vorschriften und strenge Sicherheitsanforderungen begrenzen die Art und Weise, wie Unternehmensorganisationen diese Dienste nutzen. Während das vielleicht nicht wie ein allzu ernstes Problem erscheinen mag, ist die Wahrheit, dass kollaboratives, sicheres Filesharing unglaubliche Vorteile für Geschäftsanwender bietet:

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  1. Es ist einfach: Wenn Sie eine Einladung oder einen Link für einen gemeinsamen Online-Space in der Cloud per E-Mail versenden können, müssen die Empfänger nur auf den Link klicken, um auf die Dateien in diesem Space zuzugreifen. Kein Aufwand, keine Hänger.
  2. Es ist kollaborativ: Die Vorteile der Cloud-Speicherung ermöglichen es den Nutzern, Ressourcen in Echtzeit zuzugreifen. Einige Anbieter bieten Bearbeitungs- und Produktivitätsanwendungen als Teil ihrer Lösungen an. Mindestens jedoch bietet der gemeinsame Cloud-Space einfachen Zugang und Flexibilität zu Daten, bei denen mehrere Nutzer beteiligt sind.
  3. Es ist schnell: Unabhängig von Dateigröße, -typ oder -kompatibilität bietet ein gemeinsamer Cloud-Space den Nutzern eine Möglichkeit, Daten von jedem Gerät, das sie haben, hoch- und herunterzuladen. Das bedeutet, dass sie Dateien überall dort abrufen können, wo sie sie benötigen, auf Geräten, die diese Dateien verwenden können.

In der Vergangenheit war die einzige Alternative zu einem offenen und kollaborativen Raum zum Austausch von Informationen ein sicherer Datenraum, in dem der Zugang zu Informationen genau überwacht und geschützt werden kann. In unserem modernen digitalen Zeitalter ist klar, dass wir das Beste aus beiden Welten benötigen: sicheren digitalen Zugang zu sensiblen und aktuellen Informationen, bei dem die Berechtigungen kontrolliert werden können.

Hier kommen virtuelle Datenräume (VDRs) ins Spiel. Ein VDR dient als digitaler “Raum” oder Platz, an dem private, vertrauliche Daten aufbewahrt werden können und der Zugang genau kontrolliert wird, um Compliance- oder Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Diese Räume werden oft von der Führung während Geschäfts- oder Organisationsgeschäften genutzt, bei denen Privatsphäre unerlässlich ist.

Die Evolution von physischen Datenräumen zu virtuellen Datenräumen

Technologische Fortschritte haben zur Evolution von virtuellen Datenräumen (VDRs) geführt und die Art und Weise revolutioniert, wie Unternehmen ihre sensiblen Informationen verwalten.

Einer der Haupttreiber hinter der Evolution von physischen Datenräumen zu virtuellen Datenräumen war das Bedürfnis nach gesteigerter Effizienz und Produktivität in Geschäftstransaktionen. Physische Datenräume waren in der Regel mit langen Wartezeiten, umfangreichen Papierarbeiten und eingeschränktem Zugang verbunden. Dies führte oft zu Verzögerungen und erhöhten Kosten. Mit VDRs können Dokumente sofort geteilt werden, was es Unternehmen ermöglicht, Transaktionen schneller und effizienter abzuschließen.

Ein weiterer bedeutender Vorteil von virtuellen Datenräumen ist ihre verbesserte Zugänglichkeit. Physische Datenräume befanden sich oft in abgelegenen Gebieten, was den Zugang zu Dokumenten für Einzelpersonen erschwerte. Virtuelle Datenräume hingegen können von überall mit einer Internetverbindung aus aufgerufen werden, was es den Teilnehmern ermöglicht, Dokumente von jedem Ort aus zu überprüfen und zu teilen.

Sicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt, der die Entwicklung von Datenräumen vorantreibt. Physische Datenräume galten oft als sicher, waren aber auch anfällig für Verstöße, Diebstahl und Beschädigung. Virtuelle Datenräume hingegen sind aufgrund von Verschlüsselung, mehrstufiger Authentifizierung und anderen Sicherheitsfunktionen hochsicher. Das bedeutet, dass Unternehmen beruhigt sein können, dass ihre sensiblen Informationen sicher und geschützt sind.

Insgesamt hat die Entwicklung von physischen Datenräumen zu virtuellen Datenräumen das Spiel für Unternehmen aller Größen verändert. VDRs haben Prozesse gestrafft, die Zugänglichkeit verbessert und die Sicherheitsmaßnahmen erhöht, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen macht, die mit sensiblen Informationen umgehen.

Warum einen virtuellen Datenraum nutzen?

Ein virtueller Datenraum (VDR) bietet verbesserte Datensicherheit und Zugangskontrolle im Vergleich zu traditionellen Dokumentenmanagementsystemen. VDRs werden von Organisationen, Unternehmen und Investoren genutzt, um eine sichere Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten zu erleichtern, die Due Diligence, Finanztransaktionen, Fusionen und Übernahmen, Kreditvereinbarungen und andere sensible Informationen betreffen. Sie bieten eine sichere Plattform, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Dokumente zugreifen und diese einsehen können, während sie gleichzeitig eine Plattform zur Zusammenarbeit an Dokumenten ohne Sicherheitsrisiken bieten. Virtuelle Datenräume werden aufgrund ihrer sicheren, effizienten und kosteneffektiven Funktionen immer beliebter.

VDRs bieten mehrere Vorteile gegenüber traditionellen Datenräumen oder Filesharing-Plattformen:

  • Compliance und Sicherheit: Der gesamte Zweck eines VDR besteht darin, einen sicheren und konformen Zugang zu Daten zu bieten. Ein richtig konfigurierter VDR stellt daher sicher, dass Sie – zumindest technologisch gesehen – konform sind. Idealerweise bietet ein VDR eine automatisierte Durchsetzung von Richtlinien für geteilte und gespeicherte Daten.
  • Daten Dritten zugänglich machen: Einer der bedeutenden Vorteile eines VDR besteht darin, dass sie Tools für das Teilen von Dateien mit bestimmten Personen bereitstellen. In sicheren Cloud- und Filesharing-Umgebungen kann es schwierig sein, Dateien selektiv den richtigen Personen zugänglich zu machen, ohne Ihre Organisation auch einer Nichtkonformität und/oder Haftung auszusetzen. Mit einem VDR wird dieses Problem viel einfacher zu bewältigen.
  • Schnelle Reaktionszeiten: Bis ein VDR Teil des Geschäftsprozesses ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass auf der Grundlage der in diesem Raum befindlichen Dateien täglich schnelle und genaue Entscheidungen getroffen werden. Ein VDR stellt daher sicher, dass alle beteiligten Parteien schnell auf Dateien zugreifen, Dateien kommentieren, an Dateiinhalten zusammenarbeiten und für bestimmte Plattformen Signaturen über sichere Dienste wie DocuSign bereitstellen können.
  • Kosteneffektiv: Eine sichere Filesharing-Plattform kostet bereits eine erhebliche Menge Geld. Eine, die VDR-Funktionen bietet, hilft, Geld für Overhead- und Verwaltungskosten zu sparen, da sie einfach einzusetzen, benutzerfreundlich und zuverlässig ist.
  • Audit und Protokollierung: Ein VDR kann ein “Engpass” für Ihren Dateizugriff sein. Sie können alle Dateizugriffs- und Verwaltungsereignisse im Raum für Audit-Zwecke überwachen. Dazu gehören die Bereitstellung unveränderlicher forensischer Beweisketten oder Due-Diligence-Berichte für die Compliance.

 

Virtuelle Datenräume vs. Cloud-Speicher – Was ist der Unterschied?

Virtuelle Datenräume und Cloud-Speicher sind beides Tools zur Speicherung und Freigabe digitaler Informationen, aber es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden. Werfen wir einen genaueren Blick darauf:

  • Sicherheit: Virtuelle Datenräume bieten ein höheres Sicherheitsniveau als Cloud-Speicher. Dies liegt daran, dass virtuelle Datenräume speziell für den sicheren Dateiaustausch konzipiert sind und Funktionen wie mehrstufige Authentifizierung und granulare Zugangskontrollen haben. Cloud-Speicher hingegen ist generell anfälliger für Hacking und Cyberangriffe.
  • Zusammenarbeit: Virtuelle Datenräume eignen sich auch besser für die Zusammenarbeit als Cloud-Speicher. Virtuelle Datenräume ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig auf dieselben Dokumente zuzugreifen und daran zu arbeiten, mit der Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen und Benachrichtigungen zu erhalten. Cloud-Speicher ermöglicht in der Regel nur das grundlegende Teilen von Dateien und bietet keine erweiterten Kollaborationsfunktionen.
  • Regulatory compliance: Virtuelle Datenräume werden oft von Unternehmen in stark regulierten Branchen, wie Finanzen und Gesundheitswesen, verwendet, weil sie Compliance-Funktionen wie Audit-Logs und Dokumenten-Wasserzeichen bieten. Cloud-Speicher bietet diese Funktionen in der Regel nicht, was bedeutet, dass er möglicherweise nicht für Unternehmen geeignet ist, die strenge Vorschriften einhalten müssen.
  • Anpassungsfähigkeit: Virtuelle Datenräume bieten mehr anpassbare Optionen als Cloud-Speicher. Zum Beispiel können Datenräume mit Firmenbranding angepasst werden und zusätzliche Funktionen wie Q&A-Foren und Abstimmungsumfragen enthalten. Cloud-Speicher ist in der Regel eine eher universelle Lösung mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten.
  • Kosten: Virtuelle Datenräume sind in der Regel teurer als Cloud-Speicher, da sie erweiterte Sicherheits-, Kollaborations- und Anpassungsoptionen bieten. Cloud-Speicher hingegen ist in der Regel günstiger und kann für grundlegende Filesharing-Bedürfnisse verwendet werden.

Insgesamt eignen sich virtuelle Datenräume am besten für Unternehmen, die ein hohes Maß an Sicherheit, Zusammenarbeit und regulatorischer Compliance benötigen. Cloud-Speicher ist eine gute Option für grundlegende Filesharing-Bedürfnisse, bietet aber möglicherweise nicht die erweiterten Funktionen, die einige Unternehmen benötigen.

Wie sicher sind virtuelle Datenräume?

Virtuelle Datenräume (VDRs) sind darauf ausgelegt, sichere Online-Speicherung und Freigabe von sensiblen Inhalten zu bieten. Konkret sind VDRs eine effektive Möglichkeit, den Austausch von vertraulichen und sensiblen Informationen zwischen den an einer Geschäftstransaktion oder einem Projekt beteiligten Parteien zu erleichtern. VDRs nutzen modernste Sicherheitsprotokolle, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Datenverstößen zu schützen. Einige der Sicherheitsfunktionen, die virtuelle Datenräume sicher machen, sind: Verschlüsselung, Zugangskontrollen, Audit-Trails, Daten-Backups, Rechenzentren und regulatorische Compliance. Insgesamt sind virtuelle Datenräume sehr sicher und bieten eine sichere und effiziente Möglichkeit, sensible Daten zu verwalten und zu teilen. Es ist jedoch wichtig, einen seriösen VDR-Anbieter zu wählen, der eine nachgewiesene Erfolgsgeschichte in Bezug auf Sicherheit und Compliance vorweisen kann. Es ist auch unerlässlich, dass alle Benutzer die besten Sicherheitspraktiken verstehen und befolgen, um das Risiko von Verstößen zu minimieren.

Die häufigsten Anwendungen für VDRs

  1. Datenspeicherung und -sicherung: Virtuelle Datenräume eignen sich hervorragend für die Sicherung von vertraulichen Daten, da sie eine sichere und zuverlässige Möglichkeit zur Speicherung von Informationen bieten. Mit Funktionen wie Datenverschlüsselung und Authentifizierung kann ein VDR sicherstellen, dass alle wichtigen Daten ordnungsgemäß gespeichert und gesichert sind.
  2. Fusionen und Übernahmen: Aufgrund des sensiblen und vertraulichen Charakters von Fusionen und Übernahmen können virtuelle Datenräume bei der Erleichterung des Prozesses eine entscheidende Rolle spielen, indem sie einen sicheren Weg zur Austausch wichtiger Dokumente und Informationen bieten.
  3. Klinische Studien und regulatorische Compliance: VDRs werden auch häufig in klinischen Studien, Compliance und regulatorischen Berichterstattung verwendet. Unternehmen müssen in der Lage sein, sicheren Zugang zu vertraulichen Dokumenten, wie Patientendaten, für Regulierungsbehörden zu bieten.
  4. Investorenkommunikation: Unternehmen und Organisationen können virtuelle Datenräume nutzen, um Investoren einen sicheren Zugang zu wichtigen Dokumenten und Aufzeichnungen zu bieten. VDRs können dabei helfen, den Prozess des Datenaustauschs, wie Finanzberichte und Aktionärsberichte, mit Investoren zu optimieren.
  5. Rechtliche Angelegenheiten: VDRs können auch für eine Reihe von rechtlichen Prozessen verwendet werden, wie Due Diligence, Überprüfung von Prozessdokumenten und Compliance mit Regierungsvorschriften. Diese Dienste können den rechtlichen Prozess durch Bereitstellung eines sicheren Zugangs zu vertraulichen Dokumenten vereinfachen und optimieren.

Wer sind Anbieter von virtuellen Datenraumservices?

Anbieter von virtuellen Datenraumservices sind Unternehmen, die Datenraumservices anbieten und sichere Online-Räume für den Austausch sensibler Dokumente und Daten zwischen Parteien bereitstellen. Diese Services bieten eine Vielzahl von Funktionen, wie Benutzerverwaltung, Audit-Trails, Datenverschlüsselung und Sicherheitsprotokolle, Dokumentversionierung und -verfolgung und mehr. Häufig genutzt von Finanzinstituten und Rechtsanwaltskanzleien, können diese Dienste für Due Diligence und andere vertrauliche Aktivitäten eingesetzt werden. Kiteworks ist ein solcher Anbieter.

Worauf sollte ich bei einem Anbieter von virtuellen Datenräumen achten?

Wie bei jedem anderen Anbieter kann ein Anbieter von virtuellen Datenräumen verschiedene Vorteile und Kosten mit sich bringen. Nicht alle Anbieter sind gleich, und Sie müssen einige Herausforderungen bei der Auswahl eines Anbieters verstehen.

Einige der entscheidenden Fähigkeiten, die Sie bei der Suche nach einem Anbieter von virtuellen Datenräumen suchen sollten, sind:

  • Sicherheit und Compliance: Das versteht sich vielleicht von selbst, aber wenn Sie spezifische Compliance-Anforderungen für Ihre Branche oder Ihren Markt haben, muss Ihr VDR diese Anforderungen erfüllen. In einigen Fällen sind spezifische Sicherheitsprotokolle für die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand erforderlich, um einen bestimmten VDR einzusetzen (z.B., Cybersecurity Maturity Model Certification [CMMC], FedRAMP, IRAP, etc.).
  • Integration: Wenn der VDR Teil einer umfangreicheren Plattform ist, welche Funktionen arbeiten zwischen der Plattform und dem VDR-Service? Das Verständnis dieser Beziehung kann Ihnen helfen, nicht nur den richtigen VDR, sondern eine ganze Cloud von Filesharing-Diensten auszuwählen. 
  • Audit-Kontrolle: Ihr VDR-Anbieter sollte einen klaren und einfachen Weg haben, Audit-Logs und Berichte zu Zugriffen auf den Raum, Dateizugriffen und Dateiänderungen zu erstellen und anzuzeigen. Die Verfolgung und Kontrolle des Dateizugriffs, die Aufrechterhaltung einer detaillierten Aufzeichnung dieses Zugriffs und dann die Erstellung von Berichten für die Compliance ist entscheidend.
  • Produktivitätsanwendungen: Organisationen müssen verstehen, wie andere Anwendungen wie solche, die für die Vertragsunterzeichnung, Dokumentversionierung und Online-Bearbeitungszugriff verwendet werden, Dateien im VDR teilen und speichern. Diese stellen jeweils Sicherheits- und Compliance-Risiken dar.
  • Chat oder Kommunikation im Raum: Eine solide VDR-Lösung sollte auch eine integrierte Möglichkeit zur Kommunikation bieten, in der Regel über einen Chat oder Kommentarprotokoll.

Wie man virtuelle Datenräume vergleicht und den richtigen auswählt

Wir haben den Wert, den VDRs bieten, und das, was einen VDR im Vergleich zu anderen Lösungen einzigartig macht, festgestellt. Wenn Sie sich entschieden haben, dass ein VDR Ihren Anforderungen an die sichere Inhaltskollaboration entspricht, ziehen Sie diese nächsten Schritte in Betracht, wenn Sie anfangen, sich nach einer VDR-Lösung umzusehen.

  1. Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse: Bestimmen Sie, was Ihre spezifischen Bedürfnisse für einen virtuellen Datenraum sind. Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Projekts, die Anzahl der Benutzer, die Zugang benötigen, und das erforderliche Sicherheitsniveau.
  2. Bewerten Sie die Funktionen: Suchen Sie nach Funktionen wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit, Datenschutz, Zugänglichkeit und Kollaborationstools.
  3. Bewerten Sie die Sicherheit: Sicherheit ist in einem virtuellen Datenraum entscheidend, daher sollten Sie sicherstellen, dass die Plattform, die Sie wählen, hochrangige Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselung hat.
  4. Überprüfen Sie die Preisgestaltung und den Wert: Vergleichen Sie die Preispläne verschiedener Anbieter von virtuellen Datenräumen und bewerten Sie den Wert ihrer Dienstleistungen.
  5. Kundensupport: Suchen Sie nach einem Anbieter, der zeitnahen und effektiven Kundensupport bietet, sei es per Telefon, E-Mail oder Ticketsystem.
  6. Lesen Sie Bewertungen und Ratings: Suchen Sie nach unabhängigen Bewertungen und Ratings von Anbietern von virtuellen Datenräumen von anderen Benutzern, um ihre Erfahrung einzuschätzen.
  7. Überprüfen Sie die Compliance: Überlegen Sie, ob der virtuelle Datenraum den Branchenstandards wie ISO, SOC, DSGVO, HIPAA oder anderen Vorschriften entspricht, die für Ihre spezielle Branche notwendig sein könnten.
  8. Probephase: Nutzen Sie alle kostenlosen Testphasen, die von Anbietern von virtuellen Datenräumen angeboten werden, um das System zu testen und sicherzustellen, dass es Ihren Bedürfnissen entspricht, bevor Sie sich dafür entscheiden.
  9. Reputation: Suchen Sie nach Anbietern mit gutem Ruf und einer Erfolgsgeschichte erfolgreicher Transaktionen und zufriedener Kunden.

Nutzen Sie virtuelle Datenräume und sichere Übertragungen mit Kiteworks

Virtuelle Datenräume sind entscheidende Teile einer schnelllebigen Geschäftswelt, in der sichere Umgebungen, schnelle Entscheidungsfindung, Sicherheit und Compliance alle entscheidend für die Prozesse und Geschäfte sind, die den Handel vorantreiben. Ein richtig konfigurierter VDR kann den sicheren Austausch und die Bearbeitung von Dateien zwischen Parteien innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation unterstützen, ohne die Compliance, Sicherheit oder Benutzererfahrung zu beeinträchtigen.

Die Kiteworks-Plattform unterstützt sichere VDRs für Unternehmensbenutzer in Branchen wie Regierung, Finanzen, Fertigung, Recht, Pharmazie, Gesundheitswesen und Life Sciences. Schlüssel-VDR-Fähigkeiten in der Kiteworks-Plattform beinhalten:

  • Sicherheit: Kiteworks verwendet einen Defense-in-Depth-Ansatz, der AES-256-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand und TLS 1.2+ für Daten während der Übertragung, eine virtuelle gehärtete Appliance, granulare Kontrollen, Authentifizierung, umfassendes Logging, Prüfung und Berichterstattung sowie verschiedene Sicherheitsintegrationen umfasst.
  • Audit-Protokollierung: Mit den unveränderlichen Audit-Protokollen der Kiteworks-Plattform können Organisationen Angriffe früher erkennen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die korrekte Beweiskette für Forensik aufrechterhalten. Da Kiteworks Einträge aus allen Komponenten zusammenführt und standardisiert, sparen das vereinheitlichte Syslog und die Warnungen den SOC-Teams entscheidende Zeit und helfen den Compliance-Teams, sich auf Audits vorzubereiten.
  • Dokumentation der Zustimmung: Bei vielen Rahmenwerken wie der DSGVO, die eine dokumentierte Zustimmung zur Datenerhebung und jeden Zugriffsantrag des Datensubjekts fordern, benötigen Organisationen eine Plattform zur Automatisierung dieses Prozesses. Die Kiteworks-Plattform bietet umfangreiche Berichterstattung und Protokollierung aller Zustimmungsformulare und Datenanfragen, sodass Organisationen konsequent Compliance nachweisen können.
  • Einzelmiet-Umgebung in der Cloud: Dateiübertragungen, Dateispeicherung und Zugriff erfolgen auf einer dedizierten Kiteworks-Instanz, die auf Ihren eigenen Räumlichkeiten, auf Ihren Logging-as-a-Service (LaaS)-Ressourcen oder als private Einzelmiet-Instanz gehostet wird. Das bedeutet, dass es keine gemeinsam genutzte Laufzeit, gemeinsame Datenbanken oder Repositories, gemeinsame Ressourcen oder Potenzial für Cross-Cloud-Verstöße oder Angriffe gibt.
  • Nahtlose Automatisierung und MFT: Die Kiteworks-Plattform unterstützt die Managed-File-Transfer (MFT)-Automatisierung, um ein effizientes Dateimanagement, Batch-Dateiübertragungsoperationen und bedingte Operationen auszulösen, die durch Benutzer- und Systemereignisse ausgelöst werden.
  • Sichtbarkeit und Management: Das CISO-Dashboard gibt Organisationen einen Überblick über ihre Informationen: wo sie sich befinden, wer darauf zugreift, wie sie verwendet werden und ob sie konform sind. Helfen Sie Ihren Geschäftsführern, fundierte Entscheidungen zu treffen, und Ihrer Compliance-Führung, regulatorische Anforderungen aufrechtzuerhalten.

Um mehr über die VDR-Fähigkeiten von Kiteworks zu erfahren und wie Kiteworks Ihnen helfen kann, Informationen sicher zu teilen, planen Sie eine individuelle Demo.

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