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Sicherer Datentransfer für den Finanzsektor: Best Practices für MFT und automatisierte Dateiübertragung

von Bob Ertl updated April 12, 2023 Sicherer File Transfer

Lesezeit: 9 Minuten

Die Finanzdienstleistungsbranche ist in hohem Maße auf Technologie angewiesen, um ihre Kunden zu bedienen, zu funktionieren, innovativ zu sein und zu wachsen. Daher ist ein sicherer Dateitransfer unerlässlich, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sensibler Informationen wie Finanzdaten, Kundendaten, Rechtsdokumente und geistiges Eigentum zu gewährleisten. Herkömmliche Methoden der Dateiübertragung wie E-Mail und SFTP sind notwendig, um die Anforderungen an Datenschutz, Sicherheit und Compliance zu erfüllen. Managed File Transfer (MFT) und automatisierte File-Transfer-Lösungen bieten umfassende und optimierte Alternativen für die sichere Dateiübertragung im Finanzsektor.

Table of Contents

Die Bedeutung des sicheren Datentransfers für Finanzdienstleistungen

Die sichere Übertragung von Dateien (Secure File Transfer) ist ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit von Finanzdienstleistern. Hier nur einige Beispiele:

Bankwesen

Banken, Kreditgenossenschaften und andere Kreditinstitute verlassen sich auf sichere Dateiübertragungen, um sensible Finanzdaten wie Kontostände, Transaktionshistorien und Kreditanträge auszutauschen. Aufgrund der Vertraulichkeit dieser Informationen ist es für Finanzdienstleister unerlässlich, die sichere Übertragung und Handhabung vertraulicher Finanzdaten zu gewährleisten.

Herkömmliche Dateiübertragungsmethoden wie E-Mail und FTP sind für die meisten Bankgeschäfte ungeeignet, da stärkere Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind, um sich vor Cyber-Bedrohungen zu schützen, die zu Datenschutz- und Compliance-Verstößen führen können. Die Folgen können katastrophal sein und zu Strafen und Bußgeldern, Rechtsstreitigkeiten, Kundenverlusten und Markenerosion führen.

Banken benötigen daher sichere Dateiübertragungslösungen, die fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) einsetzen. Managed File Transfer (MFT)-Lösungen sind eine Alternative, die umfassende Sicherheitsfunktionen und eine zentrale Kontrolle über die Dateiübertragungsaktivitäten bietet. Mithilfe von MFT-Lösungen können Banken Dateiübertragungen verwalten, nachverfolgen und prüfen, um sicherzustellen, dass alle sensiblen Finanzdaten sicher und gesetzeskonform übertragen werden.

Investment

Investmentunternehmen – von kleinen Beratungsfirmen bis hin zu multinationalen Banken – nutzen Secure File Transfers, um vertrauliche Anlagedaten wie Handelsaufträge, Portfoliobestände und Marktanalysen auszutauschen. Diese Daten enthalten persönlich identifizierbare Informationen (PII), Finanzdaten und geistiges Eigentum. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die sichere Übertragung dieser Daten mit Kunden und Aufsichtsbehörden zu gewährleisten.

Investmentgesellschaften verwalten die Portfolios ihrer Kunden und treffen fundierte Anlageentscheidungen auf der Grundlage von Kundenbedürfnissen, Markttrends und Analysen. Ein unbefugter Zugriff auf vertrauliche Anlageinformationen kann erhebliche finanzielle, rechtliche und rufschädigende Folgen haben, wie z. B. Untersuchungen der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC), Rechtsstreitigkeiten, Rufschädigung und Verlust von Kunden. Diese Informationen müssen auch in Übereinstimmung mit dem Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) behandelt und weitergegeben werden. Die GLBA Financial Privacy Rule schreibt beispielsweise vor, dass ein Finanzunternehmen zu Beginn einer Kundenbeziehung “klar und deutlich” auf seine Datenschutz- und Geheimhaltungsrichtlinien hinweisen und diese jährlich aktualisieren muss.

Konventionelle Dateitransfermethoden wie E-Mail, File-Sharing und FTP eignen sich nur für bestimmte Inhalte. Diese Methoden verfügen nicht über die notwendigen Sicherheitsfunktionen zum Schutz vor Cyberbedrohungen, was zu einem unbefugten Zugriff auf vertrauliche Anlagedaten führen kann. Die Verwendung überholter Methoden erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen und schadet dem Ruf und der finanziellen Stabilität von Investmentunternehmen erheblich.

Kreditkarten

Kreditkartenunternehmen müssen sichere Dateiübertragungslösungen implementieren, die Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokolle nach Industriestandard verwenden, um die Sicherheit sensibler Informationen, insbesondere Kreditkartendaten, während der Übertragung zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig für Kreditkartendaten, die in Online-Formulare eingegeben und über das Internet übertragen werden.

Managed File Transfer (MFT)-Lösungen bieten Kreditkartenunternehmen erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten während der Übertragung. Diese Lösungen verwenden Verschlüsselung, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können. Darüber hinaus bieten MFT-Lösungen Multi-Faktor-Authentifizierung und Zugriffskontrollfunktionen, die den Zugriff auf sensible Daten auf der Grundlage von Benutzerberechtigungen einschränken.

Kreditkartenunternehmen müssen verschiedene Vorschriften einhalten, darunter GLBA und den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert Secure File Transfer-Lösungen, die bestimmte Sicherheitsstandards erfüllen und Audit-Trails für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Datentransfer bereitstellen.

Versicherungen

Versicherungsunternehmen sind für den Schutz personenbezogener Daten ihrer Kunden verantwortlich, die in Policen und Schadendaten enthalten sind. Auch geistiges Eigentum wie versicherungsmathematische Daten muss geschützt werden. Versicherungsunternehmen, die Lebens-, Kranken-, Hausrat-, Kfz-Versicherungen und andere Arten von Versicherungen anbieten, müssen sicherstellen, dass diese Informationen sicher übertragen werden und im Einklang mit Datenschutzbestimmungen wie dem GLBA stehen.

Versicherungsunternehmen setzen sich erheblichen Risiken aus, wenn sie sensible Kundendaten bei der Übertragung nicht schützen. Cyberkriminelle könnten diese Daten abfangen und für Identitätsdiebstahl, Betrug im Gesundheitswesen und andere Straftaten missbrauchen. Darüber hinaus riskieren Versicherungsunternehmen rechtliche Konsequenzen wie Klagen und Geldstrafen, wenn sie gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen.

Sicherer Managed File Transfer (MFT) bietet Versicherungsunternehmen die notwendigen Sicherheitsfunktionen, um sensible Informationen während der Übertragung zu schützen. MFT-Lösungen bieten beispielsweise erweiterte Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung sowie Identitäts- und Zugriffsmanagement, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können.

MFT-Lösungen bieten auch eine zentrale Steuerung und Überwachung der Dateiübertragungsaktivitäten, so dass Versicherungsunternehmen alle Dateiübertragungen nachverfolgen und prüfen können. Diese Funktionalität unterstützt Versicherungsunternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR/DSGVO, HIPAA und PCI DSS.

Herausforderungen konventioneller Methoden der Dateiübertragung

Herkömmliche Dateitransfermethoden wie E-Mail und FTP stellen Finanzinstitute und deren File Transfer Workflows vor große Herausforderungen. Diese traditionellen Methoden der Dateiübertragung verfügen nicht über die robusten Sicherheitsfunktionen, die erforderlich sind, um sensible Daten vor externen Bedrohungen zu schützen. Dadurch sind die Inhalte anfällig für das Abfangen durch Hacker und unbefugte Dritte.

E-Mail-Anhänge sind besonders anfällig für das Abfangen und können von Cyberkriminellen, die es auf sensible Informationen abgesehen haben, leicht ausgelesen werden. Bei Phishing-Angriffen werden ahnungslose Opfer dazu verleitet, ihre E-Mail-Zugangsdaten preiszugeben, wodurch die Angreifer Zugriff auf die E-Mails erhalten und sich als Inhaber des E-Mail-Kontos ausgeben können. Man-in-the-Middle-Angriffe können E-Mails und deren Anhänge auf dem Weg vom Absender zum Empfänger abfangen. Credential Stuffing und Brute-Force-Angriffe nutzen schwache Passwörter aus, um auf E-Mail-Server und Enterprise Content Management (ECM)-Systeme zuzugreifen, in denen sensible Daten gespeichert sind. Diese und andere Angriffe können leicht die Vertraulichkeit und Integrität von Finanzdaten gefährden, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Darüber hinaus erfordern herkömmliche File-Transfer-Verfahren wie FTP häufig eine manuelle Konfiguration, Verwaltung und Wartung, was zu Verzögerungen und Ineffizienz führt. Ohne geeignete Audit-Trails und Berichtsfunktionen kann es zudem schwierig sein, Dateitransferaktivitäten nachzuverfolgen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Im Gegensatz dazu bieten Managed File Transfer (MFT) und automatisierte File-Transfer-Lösungen verbesserte Sicherheitsfunktionen und rationalisieren die Prozesse. MFT-Lösungen bieten Verschlüsselung, Authentifizierung und Zugriffskontrolle, um die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten. Zudem automatisieren MFT-Lösungen die Dateiübertragung, so dass manuelle Eingriffe überflüssig werden und die Übertragungszeiten schneller und effizienter werden.

MFT-Lösungen bieten darüber hinaus detaillierte Audit-Trails und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Dateitransferaktivitäten zu verfolgen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -standards nachzuweisen. Durch den Schutz sensibler Daten während des Datentransfers stärkt MFT auch das Vertrauen der Kunden.

Eine umfassende Lösung: Managed File Transfer

Managed File Transfer bietet eine umfassende Lösung für den sicheren Dateitransfer im Finanzdienstleistungssektor. MFT-Lösungen stellen sicher, dass Daten sicher zwischen den Parteien übertragen, auf Compliance überwacht und in andere Systeme und Anwendungen integriert werden. MFT-Lösungen bieten Verschlüsselungs- und Authentifizierungsfunktionen, Compliance- und Audit-Funktionen sowie Automatisierungs- und Integrationsoptionen.

Verschlüsselung und Authentifizierung

Einer der Hauptvorteile von Managed File Transfer (MFT)-Lösungen ist ihre Fähigkeit, Verschlüsselungs- und Authentifizierungsfunktionen bereitzustellen. Verschlüsselungsalgorithmen wie Advanced Encryption Standard (AES) und Secure Sockets Layer/Transport Layer Security (SSL/TLS) bieten robuste Sicherheit für die Datenübertragung über das Internet und machen es Hackern nahezu unmöglich, sensible Informationen abzufangen.

MFT-Lösungen bieten außerdem digitale Zertifikate und Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Benutzerauthentifizierung und Zugriffskontrolle. Diese Authentifizierungsmethoden stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die zu übertragenden Daten zugreifen können, was die Sicherheit des Dateiübertragungsprozesses insgesamt erhöht.

Compliance und Audits

Zusätzlich zu den Sicherheitsfunktionen bieten MFT-Lösungen (Managed File Transfer) umfassende Compliance- und Audit-Funktionen, die sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Finanzinstitute machen, die sich an Branchenvorschriften halten müssen.

Eines der größten Probleme für Finanzinstitute ist die E-Mail Compliance. E-Mails mit sensiblen Daten unterliegen gesetzlichen Bestimmungen, deren Nichteinhaltung zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen kann. MFT-Lösungen bieten E-Mail-Compliance-Funktionen, die sicherstellen, dass E-Mails mit sensiblen Daten verschlüsselt und nur an autorisierte Empfänger gesendet werden.

Darüber hinaus bieten MFT-Lösungen Compliance-Funktionen, mit denen Finanzinstitute branchenweite Vorschriften wie die GDPR/DSGVO, den California Consumer Privacy Act (CCPA) und andere einhalten können. MFT-Lösungen bieten Audit-Trails und Reporting-Funktionen, um File-Transfer-Aktivitäten nachzuverfolgen, Benutzerzugriffe zu überwachen und die Einhaltung von Datenaufbewahrungsrichtlinien sicherzustellen.

Automatisierung und Integration

Automatisierung und Integration sind entscheidende Komponenten moderner Cybersecurity-Strategien, und Managed File Transfer-Lösungen bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen in beiden Bereichen. Durch die Automatisierung und Integration von Dateiübertragungsprozessen helfen MFT-Lösungen Unternehmen, Prozesse zu rationalisieren, manuelle Eingriffe zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu steigern.

MFT-Lösungen bieten eine Reihe von Automatisierungsfunktionen, mit denen Unternehmen Dateiübertragungen anhand bestimmter Kriterien wie Uhrzeit, Datum oder Dateityp planen können. Dies trägt dazu bei, dass Dateien zeitnah und effizient übertragen werden, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Darüber hinaus bieten MFT-Lösungen Benachrichtigungsfunktionen, die Administratoren und Benutzer informieren, wenn die Dateiübertragung abgeschlossen ist, so dass sie den Fortschritt der Übertragung in Echtzeit verfolgen können.

Neben der Automatisierung bieten MFT-Lösungen auch robuste Integrationsfunktionen. MFT-Lösungen können in bestehende Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Resource Management (CRM), Electronic Health Record (EHR) und Human Resource Information Systems (HRIS) integriert werden, um einen nahtlosen Datentransfer innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu ermöglichen. Dadurch werden manuelle Arbeitsabläufe überflüssig und das Risiko von Fehlern oder Auslassungen verringert.

MFT-Lösungen bieten auch erweiterte Funktionen zur Fehlerbehandlung, die dazu beitragen können, dass Dateiübertragungen korrekt und vollständig sind. Im Falle eines Übertragungsfehlers oder -ausfalls können MFT-Lösungen die Übertragung automatisch wiederholen oder die Administratoren über das Problem benachrichtigen, damit diese schnell Gegenmaßnahmen ergreifen können.

Automatisierte Dateiübertragung: Rationalisiert und effizient

Automatisierte File-Transfer-Lösungen bieten Finanzdienstleistern zahlreiche intelligente und effiziente Möglichkeiten zur Übertragung von Dateien. Diese Lösungen nutzen sichere Protokolle, Datenverschlüsselung und Dateiintegritätsfunktionen, um eine sichere und zuverlässige Dateiübertragung zu gewährleisten. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese und andere Möglichkeiten der automatisierten Dateiübertragung.

Sichere Protokolle und Datenverschlüsselung

Bei der Übertragung von Dateien über das Internet sollte die Sicherheit für jedes Unternehmen oberste Priorität haben. Automatisierte Lösungen für den Dateitransfer bieten eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen, die gewährleisten, dass Dateien sicher übertragen werden und sensible Daten vertraulich bleiben.

Eines der wichtigsten Sicherheitsmerkmale automatisierter File-Transfer-Lösungen ist die Verwendung sicherer Protokolle. Secure File Transfer Protocol (SFTP), File Transfer Protocol Secure (FTPS) und Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) sind Beispiele für spezielle Protokolle oder Dateiübertragungsstandards, die für die sichere Übertragung von Dateien über das Internet verwendet werden können. Diese Protokolle verwenden Verschlüsselung, um die übertragenen Daten zu schützen, und bieten Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dateien zugreifen können.

Die Verschlüsselung der Daten ist eine weitere wichtige Sicherheitskomponente bei der Dateiübertragung. Automatisierte File-Transfer-Lösungen verwenden in der Regel Verschlüsselungsalgorithmen wie Advanced Encryption Standard (AES) und Secure Sockets Layer/Transport Layer Security (SSL/TLS), um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. AES ist ein weit verbreiteter Verschlüsselungsalgorithmus, der einen symmetrischen Schlüssel verwendet, um Daten zu verschlüsseln. SSL/TLS ist ein Protokoll, das eine sichere Kommunikation über das Internet ermöglicht, indem es die Daten während der Übertragung verschlüsselt und eine Authentifizierung durchführt, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung nicht verändert werden.

Dateiintegrität und Fehlerbehandlung

Die Integrität der Dateien wird durch Dateiüberprüfungsfunktionen gewährleistet, die den Inhalt der Dateien vor und nach der Übertragung überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt oder verändert wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass die übertragenen Dateien korrekt sind und ihr Inhalt während des gesamten Übertragungsvorgangs konsistent bleibt.

Neben der Dateiprüfung bieten automatisierte Lösungen für den Dateitransfer auch robuste Fehlerbehandlungsfunktionen. Diese Funktionen stellen sicher, dass fehlgeschlagene Übertragungen sofort erkannt und korrigiert werden, wodurch das Risiko von Datenverlusten oder -beschädigungen minimiert wird. Automatisierte File-Transfer-Lösungen können so konfiguriert werden, dass sie fehlgeschlagene Übertragungen automatisch wiederholen oder den Benutzer über auftretende Probleme informieren, so dass dieser schnell und effektiv korrigierend eingreifen kann.

Zeitplanung und Benachrichtigungen

Planung und Benachrichtigung sind wesentliche Bestandteile jedes Dateitransferprozesses. Automatisierte File-Transfer-Lösungen bieten erweiterte Planungsfunktionen, die es dem Benutzer ermöglichen, Übertragungen zu bestimmten Zeiten oder in regelmäßigen Abständen zu planen. Dadurch können Dateiübertragungsprozesse rationalisiert und manuelle Eingriffe minimiert werden.

Zusätzlich werden Benachrichtigungen über den Status der Übertragungen, den erfolgreichen Abschluss oder das Auftreten von Problemen zur Verfügung gestellt. Diese Funktionen tragen dazu bei, die betriebliche Effizienz zu verbessern und das Risiko von Übertragungsfehlern oder Datenverlusten zu verringern, indem sichergestellt wird, dass die Benutzer sofort über Probleme informiert werden, die während des Übertragungsvorgangs auftreten können.

Best Practices für sicheren Dateitransfer

Finanzdienstleister sollten Best Practices befolgen, um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten und das Risiko von Datenschutz- und Compliance-Verstößen zu minimieren. Diese Best Practices umfassen:

Anwendung eines mehrstufigen Sicherheitsansatzes

Finanzdienstleistungsunternehmen sollten einen mehrschichtigen Sicherheitsansatz verfolgen, um sensible Daten vor externen Bedrohungen zu schützen. Dazu gehören der Einsatz von Verschlüsselungs- und Authentifizierungsfunktionen, die Implementierung von Firewalls und Intrusion-Detection-Systemen sowie die regelmäßige Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen.

Implementierung einer rollenbasierten Zugriffskontrolle

Finanzdienstleistungsunternehmen sollten eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role Based Access Control, RBAC) implementieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Mit RBAC werden Benutzern bestimmte Rollen und Berechtigungen auf der Grundlage ihrer Arbeitsfunktionen zugewiesen, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen aufgrund menschlichen Versagens verringert wird.

Überwachung der File-Transfer-Aktivitäten

Finanzdienstleister sollten die Aktivitäten im Zusammenhang mit Dateiübertragungen überwachen, um die Einhaltung von Branchenvorschriften zu gewährleisten und potenzielle Sicherheitsvorfälle zu erkennen. Dazu gehören die Überwachung von Benutzeraktivitäten, die Nachverfolgung von Dateiübertragungsereignissen und die regelmäßige Überprüfung von Audit-Logs.

Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen

Finanzdienstleister sollten ihre Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig testen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie funktionsfähig und auf dem neuesten Stand sind. Dazu gehören regelmäßige Sicherheitsaudits, das Scannen auf Schwachstellen und das Implementieren von Patches und Software-Updates.

Sicherstellung der Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften

Finanzdienstleister müssen die Einhaltung von Branchenvorschriften wie PCI Compliance, HIPAA und GDPR/DSGVO sicherstellen. Zu den Compliance-Anforderungen gehören die Implementierung von Sicherheitskontrollen, die regelmäßige Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen und die Meldung von Sicherheitsvorfällen an die Aufsichtsbehörden.

Sicherer Dateitransfer für Finanzdienstleister mit Kiteworks

Die sichere Dateiübertragungsfunktion von Kiteworks ist ein wesentliches Merkmal des Kiteworks Private Content Network. Es bietet Unternehmen sichere MFT, SFTP und weitere Kanäle wie E-Mail, File-Sharing, Webformulare und andere. Das Kiteworks Private Content Network stellt sicher, dass Unternehmensanwender große und umfangreiche Dateien sicher von jedem Gerät aus austauschen können, wobei die Protokolle eine sichere Übertragung zwischen verschiedenen Systemen und Standorten ermöglichen.

Das Kiteworks Private Content Network ist eine skalierbare, hochsichere Plattform, die die gesetzlichen Anforderungen für den Austausch vertraulicher Dokumente, die Zusammenarbeit und die Remote-Übertragung von Dateien erfüllt. Mit Kiteworks können Unternehmen Dateien schnell und sicher zwischen Systemen oder Benutzern übertragen und dabei die volle Kontrolle über die abgerufenen und übertragenen Inhalte behalten.

Kiteworks bietet mit seinem einzigartigen doppelten Verschlüsselungsprotokoll Schutz für Dateiübertragungen auf Enterprise-Niveau. Dieses Protokoll verschlüsselt Dateien vor der Übertragung zweimal, zuerst mit einem eindeutigen, starken Schlüssel auf Dateiebene und dann mit einem weiteren starken Schlüssel auf Festplattenebene. Dateischlüssel, Volume-Schlüssel und andere Zwischenschlüssel werden bei der Speicherung verschlüsselt.

Die Kiteworks-Plattform läuft als gehärtete, eigenständige, vorkonfigurierte und sicherheitsoptimierte virtuelle Appliance. Die Plattform wird regelmäßig überprüft und getestet, um sicherzustellen, dass der Verschlüsselungsprozess zuverlässig und sicher ist. Schließlich kann das Kiteworks Private Content Network in die Sicherheitsinfrastruktur Ihres Unternehmens integriert werden, einschließlich SSO, LDAP, AV, ATP und DLP, so dass Sie jeden Austausch sensibler Informationen ein- und ausgehend von Ihrem Unternehmen zentral schützen können.

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