Ein Leitfaden für TPRM | Third-Party Risk Management

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen mit vier Mitarbeitern oder ein Fortune-500-Unternehmen sind, das Third-Party Risk Management ist eine Sicherheitsfrage, die Sie nicht außer Acht lassen sollten.

Was ist das sogenannte Third-Party Risk? Das Risiko durch Drittparteien (Third Partys) tritt auf, wenn ein Unternehmen beginnt, mit einem anderen Unternehmen (Drittanbieter) zusammenzuarbeiten, das Zugang zu vertraulichen Informationen, wie beispielsweise Finanzdaten, hat. Dies birgt das Risiko, dass Informationen durch diesen Drittanbieter offengelegt werden.

Was sind Drittanbieter und wie beeinflussen sie das Risikomanagement?

Moderne Geschäfts- und Unternehmensabläufe werden immer komplexer und erstrecken sich über verschiedene technologische Infrastrukturen, Cloud-Umgebungen, Mitarbeiter, Dienstleistungen und Branchen. Die meisten datengesteuerten Unternehmen stellen fest, dass die Delegation bestimmter Geschäftsfunktionen an Partner ihnen hilft, ihre eigenen Abläufe zu rationalisieren, ihre logistischen Kapazitäten zu verbessern und sich auf ihre Kernprodukte und -dienstleistungen zu konzentrieren.

Der wachsende Markt für Auftragnehmer und Drittanbieter bietet Unternehmen zusätzliche Kapazitäten und Ressourcen. Managed Service Provider in Branchen wie Cyber-Sicherheit, Cloud Computing und Zahlungsverarbeitung ermöglichen es Unternehmen, ihr Angebot zu erweitern, ohne jeden Aspekt ihrer Prozesse selbst verwalten zu müssen.

Die Herausforderung des Third-Party Management

Die Zusammenarbeit mit Drittanbietern birgt jedoch ein gewisses Risiko. Dies erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt, Vertrauenswürdigkeit und Risikomanagement.

Genau hier liegt das Problem. Die Verwaltung von Dutzenden von Anbietern mit zunehmend spezialisierten und nischenartigen Funktionen ist eine große Herausforderung. Unternehmen müssen diese Anbieter in ihr Risikoprofil einbeziehen. Das Zusammenspiel von verschiedenen Anbieterfunktionen und internen Geschäftsprozessen kann zu Risiken und Schwachstellen führen, die ein Unternehmen in verschiedenen Bereichen destabilisieren können.

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für das Third-Party Risk Management (TPRM), um besser und sicherer mit ihren Lieferanten zusammenzuarbeiten.

Welche Risiken entstehen durch Drittanbieter für ein Unternehmen?

Das Management von Drittanbieter-Risiken ist eine Herausforderung, da das Potenzial für Sicherheitslücken oder negative Auswirkungen auf das Geschäft über mehrere Wirkungsbereiche hinweg konstant ist.

Zu diesen Bereichen zählen:

• Cyber-Sicherheitsrisiko: Die häufigste Form des Risikos, das von Drittanbietern ausgeht, betrifft die Informationssicherheit. Drittanbieter sind anfällig für Angriffe und Sicherheitslücken in der Lieferkette, die sich dann auf die Unternehmen auswirken können, mit denen sie zusammenarbeiten. Je nachdem, wie stark der Anbieter und der Kunde miteinander verflochten sind, können Hacker hochentwickelte persistente Bedrohungen in die Software des Anbieters einschleusen, die dann leicht in die Kundensysteme eindringen können.
• Compliance-Risiko: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist an sich schon schwierig. Wenn die Komplexität der Anbietertechnologie hinzukommt, kann die Compliance noch schwieriger werden. Die HIPAA-Compliance erfordert beispielsweise, dass alle Anbieter, die mit Patientendaten arbeiten, die Vorschriften einhalten müssen. Wenn dies nicht der Fall ist, hat dies schwerwiegende Folgen für den Anbieter und jedes Unternehmen, mit dem er zusammenarbeitet.
• Operatives Risiko: Die Beauftragung eines Anbieters und die Zusammenarbeit mit ihm ist eine Entscheidung, die im Vertrauen darauf getroffen wird, dass der Anbieter die von ihm versprochenen Leistungen erbringen kann und wird. Wenn ein Anbieter zu irgendeinem Zeitpunkt nicht in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf ein Kundenunternehmen haben. Ein Zahlungsabwickler, der ein hohes Volumen an Kreditkartentransaktionen nicht bewältigen kann, kann das Wachstum eines Unternehmens einschränken. Ebenso können Probleme bei Cloud-Anwendungen dazu führen, dass eine ganze Abteilung stundenlang nicht arbeiten kann.
• Reputationsrisiko: Ein Unternehmen kann die Handlungen seiner Anbieter nicht kontrollieren. Größere Sicherheitsverletzungen, technische Probleme, unsaubere Geschäftspraktiken oder schlechte Berichterstattung können ein negatives Licht auf einen Anbieter werfen, wodurch auch alle Mitarbeiter des Anbieters in ein schlechtes Licht gerückt werden. Darüber hinaus kann die Sicherheitsverletzung eines Drittanbieters sich auch negativ auf die Reputation des belieferten Unternehmens auswirken und dessen Kunden dazu verleiten, das Unternehmen ebenfalls als unsicher oder unzuverlässig zu betrachten.

Daher befasst sich das Third-Party Risk Management mit den Risiken in all diesen potenziellen Bereichen.

Was ist ein Third-Party Risk Management Framework?

Bei so vielen potenziellen Risikobereichen ist jedes Unternehmen, das mit Drittanbietern zusammenarbeitet, am besten beraten, wenn es sich mit Problemen in diesen verschiedenen Bereichen befasst. Um einen ganzheitlichen Ansatz für das Risikomanagement zu fördern, ist es wichtig, ein sogenanntes TPRM Framework zu entwickeln.

Ein solches TPRM-Rahmenkonzept hilft Unternehmen bei der Entwicklung eines ganzheitlichen Managements ihrer Beziehungen zu Drittanbietern. Dies geschieht durch den so genannten Third-Party Management Lifecycle.

Dieser Lifecycle umfasst einige der folgenden Phasen:

1. Profilierung und Risikoeinstufung: In dieser Phase identifiziert ein Unternehmen die Risiken in Bezug auf Drittanbieter, einschließlich der Erstellung eines TPRM-Profils und einer Risikoeinstufung auf der Grundlage von Kriterien hinsichtlich Compliance, Sicherheit und Geschäftsbetrieb. In dieser Phase erarbeitet und implementiert ein Unternehmen die geschäftlichen Anforderungen für die Beziehung, identifiziert die relevanten Stakeholder und legt fest, wer für das Risikomanagement des Anbieters verantwortlich ist.
2. Auswahl: In dieser Phase arbeitet das Unternehmen mit Fachleuten aus beiden Firmen zusammen, bewertet das Risiko auf der Grundlage dieser Gespräche, entwickelt Kontrollen und Bewertungen und trifft die endgültige Auswahl geeigneter Anbieter. Zu diesem Zeitpunkt zielt das Unternehmen darauf ab, Sicherheitskontrollen zu implementieren und interne Experten zu positionieren, um eine Anbieterbeziehung strukturiert aufzubauen. IT-Manager und Chief Information Security Officer spielen in dieser Phase und während des gesamten Prozesses der Anbieterverwaltung eine wichtige Rolle.
3. Onboarding: In dieser Phase handelt das Unternehmen die Verträge aus und führt Überprüfungen für eine ordnungsgemäße Einbindung durch. Unternehmen, die ein gründliches TPRM-Rahmenkonzept anwenden, nutzen die Informationen und Erkenntnisse aus der Auswahl- und Onboarding-Phase, um Anforderungen an das Risikomanagement und die Risikobegrenzung in die Anbieterverträge
4. Laufende Überwachung: In dieser fortlaufenden Phase überwacht das Unternehmen den Anbieter, seine Leistung, seine technische Infrastruktur und die Beziehung zwischen Anbieter und Kunde. Während dieser Phase kann der Vertrag auf der Grundlage bestimmter Faktoren und Leistungen neu verhandelt werden, was häufig auch geschieht.

Während des gesamten Prozesses wird das Kundenunternehmen den Anbieter kontinuierlich auf seine potenziellen Risiken in den Bereichen Sicherheit, Reputation, Betrieb und Compliance prüfen.

Was sind Managed TPRM Service-Plattformen?

Da die Implementierung des TPRM Frameworks so anspruchsvoll ist, nutzen viele Unternehmen TPRM-Dienstleister und -Plattformen, um das Drittanbieterrisiko zu kontrollieren.

Ein spezieller Serviceanbieter kann sich ausschließlich auf das TPRM für ein Unternehmen konzentrieren. Diese Dienstleister und Plattformen sollten einige wichtige Funktionen enthalten:

• Unterstützung bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Verträgen: Beim TPRM sind Verträge kein einmaliges Ereignis. Unternehmen müssen Verträge ständig überprüfen und im Hinblick auf Leistung und Sicherheit bewerten sowie Risikobewertungen und Neuverhandlungen in diese Verträge einbauen.
• Management der Workflows zur Risikobewertung: Diese Dienstleister sollten in der Lage sein, wichtige Arbeitsabläufe rund um Bewertungen, Audits und alle Ereignisse im Zusammenhang mit der Reaktion auf die Aktivitäten von Anbietern zu rationalisieren.
• Verwalten von Risikoprofilen: Ein guter TPRM-Provider oder eine gute TPRM-Plattform sollte den Kunden die Möglichkeit geben, Profile für jeden einzelnen Anbieter zu erstellen und zu überprüfen.
• Kontinuierliche Überwachung und Bewertungen: Die Überwachung ist ein wichtiger Bestandteil des TPRM. Ein Anbieter oder eine Plattform sollte wichtige Tools zur Verfügung stellen, um Anbieter auf Compliance-, Reputations- oder Betriebsprobleme zu überwachen. An diesem Punkt sollte der Anbieter in der Lage sein, mit dem Kundenunternehmen zusammenzuarbeiten, um eine Bewertung des Anbieters vorzunehmen. Diese Bewertungen sollten kontinuierliche Berichte und Meetings beinhalten.
• Automatisierung: Auch wenn es nicht sehr intuitiv erscheint, können viele Aspekte des TPRM in einem Software-as-a-Service (SaaS)-System automatisiert werden. Auswertungen, Ereignisauslöser und Vertragsauswertungen – sie alle können Metriken innerhalb eines Cloud-Systems zugeordnet werden, um das TPRM zu optimieren.

Nehmen Sie das Third-Party-Risiko nicht als gegeben hin

Angesichts der zunehmend komplexen Lieferantenbeziehungen in vielen Branchen ist das Risikomanagement von entscheidender Bedeutung. Eine solche Aufgabe sollte nicht als drittrangig angesehen werden. Sie muss zur obersten Priorität werden, wenn es um Compliance, Sicherheit oder Reputation geht. Third-Party-Management und TPRM Frameworks können Unternehmen helfen, in der modernen Wirtschaft reaktionsfähig, flexibel und skalierbar zu bleiben.

Die Art und Weise, wie sensible Inhalte an Drittanbieter weitergegeben werden, hat entscheidende Auswirkungen auf Governance, Compliance und Sicherheit. Erfahren Sie, wie Kiteworks den Austausch sensibler Inhalte innerhalb eines Unternehmens und über die Unternehmensgrenzen hinaus, vereinheitlicht, nachverfolgt, kontrolliert und schützt, und vereinbaren Sie einen Termin für eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Demo.

 

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