Was ist SMTP? | Server, Ports und mehr

SMTP mag mit seinen Protokollen, Ports, Servern und Providern kompliziert erscheinen, doch das ist es nicht. Hier erfahren Sie alles, um SMTP vollständig zu verstehen.

Was ist das Simple Mail Transfer Protocol?

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ist das Protokoll, das von E-Mail-Servern zum Senden, Empfangen oder Weiterleiten ausgehender E-Mails zwischen Benutzern verwendet wird.

SMTP ist eine der Kerntechnologien für E-Mail, doch viele von uns wissen nicht viel darüber. Wenn Sie jemals eine E-Mail-Client-Anwendung auf Ihrem Computer konfiguriert haben (z.B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail oder Windows Mail), dann sind Sie wahrscheinlich mindestens einmal auf SMTP gestoßen.

Lassen Sie uns zwei wichtige Begriffe unterscheiden, bevor wir SMTP im Detail betrachten:

• E-Mail-Server sind Softwarekomponenten auf einem Computer, die die Weiterleitung, den Versand und den Empfang von E-Mails übernehmen. Diese Server können auf jedem Computer laufen (solange sie für ein bestimmtes Betriebssystem ausgelegt sind) und erledigen ihre Aufgaben ohne manuelle Kontrolle durch einen Administrator.
• E-Mail-Clients sind eigenständige Programme, die eine Verbindung zu Servern herstellen und diese lokal auf dem Rechner eines Benutzers nutzen können. Wenn Sie einen Client verwenden, senden Sie eine E-Mail nicht direkt von Ihrem Computer aus. Stattdessen verwenden Sie lokale Tools (Verarbeitung, Formatierung usw.) und senden die E-Mail dann über einen anderen Server, der die Weiterleitung übernimmt.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Transaktionen über einen so genannten SMTP-Server erfolgen, der Teil eines umfassenderen Servers ist. Sie könnten z.B. einen speziellen Rechner haben, der nur als Server dient, oder die Software auf einem Mehrzweckrechner laufen lassen. Ein SMTP-Server wäre dann möglicherweise Teil dieser Software.

In jedem Fall steuert der “SMTP”-Teil der E-Mail den Posteingang und -ausgang über einige grundlegende Mechanismen. Zu diesen Mechanismen gehören die folgenden:

• Ein SMTP-Server: Auf Ihrem Rechner muss eine Softwareplattform installiert und aktiviert sein, damit Sie Nachrichten senden und empfangen können. Dieser Server muss so konfiguriert sein, dass er E-Mails annehmen und versenden kann. Außerdem muss ein E-Mail-Client, der sich mit dieser Software verbindet, diese Konfigurationsdetails kennen.
• Der Standort eines SMTP-Servers: Dedizierte Server haben oft eine Adresse, die für die Verbindung zu diesem Server verwendet wird. Sie können zum Beispiel einen Client verwenden, um eine Verbindung zu den Google-Servern unter smtp.google.com herzustellen und E-Mails über diesen E-Mail-Server zu versenden.
• Dedizierte Port-Verbindungen: Der E-Mail-Server reserviert einen oder mehrere Ports, d.h. Netzwerkverbindungen, die in Ihrem Computersystem numerisch dargestellt werden, ausschließlich für den Versand und Empfang von E-Mails. Üblicherweise verwenden Server standardmäßig die Ports 25 für Klartext-E-Mails und 587 für verschlüsselte E-Mails.

Das ursprüngliche SMTP-Protokoll verarbeitet nur Klartext-E-Mails mit einfachen Befehlen, die zwei SMTP-Server zum Austausch von Informationen verwenden können. Zu diesen Befehlen gehören die folgenden:

• HELO oder EHLO: Wenn SMTP eine Nachricht sendet und eine Verbindung zu einem Empfangsserver herstellt, identifiziert es sich mit diesem Befehl als Server (und damit als fähig, E-Mails auszutauschen). Der sendende Computer gibt den HELO-Befehl, und der empfangende Computer sendet einen weiteren HELO-Befehl mit IP-Adresse oder Domäneninformationen zurück.
• MAIL FROM: Dieser Befehl enthält Informationen darüber, von wem die Nachricht stammt und signalisiert, dass eine E-Mail-Transaktion beginnt. Sobald die Nachricht akzeptiert wurde, übernimmt der empfangende Computer die MAIL FROM-Adresse und sendet einen OK-Antwortcode.
• RCPT TO: Nach dem OK-Code gibt der sendende Computer diesen Befehl aus, der die E-Mail-Adresse angibt, für die die Nachricht bestimmt ist. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden, wenn es mehrere Empfänger gibt.
• DATA: Sobald alle Empfänger erfasst sind, überträgt der sendende Computer den Inhalt der Nachricht an den empfangenden Server. Der sendende Computer beendet die Übertragung mit einer einzelnen Zeile, die einen einzelnen Punkt enthält, der das Ende der Übertragung signalisiert, und der empfangende Computer signalisiert dies mit einem OK-Befehl. Nach diesem OK-Befehl sendet der Empfangsserver die Nachricht an die E-Mail-Adressen aus dem Befehl RCPT TO.
• QUIT: Der sendende Computer sendet diesen Befehl, um die Übertragung zu beenden.

Dies scheint zwar ein mühsamer Prozess zu sein, insbesondere bei Millionen von E-Mails pro Tag, aber in Wirklichkeit dauert jeder Befehl nur einen Bruchteil einer Sekunde.

Wie bereits erwähnt, werden bei SMTP Informationen im Klartext gesendet. Es gibt eine Erweiterung von SMTP, das Simple Mail Transfer Protocol Secure (SMTPS), das SSL oder TLS zur Verschlüsselung verwendet, anstatt eine Verbindung über TCP herzustellen. Viele Anbieter, wie z.B. Google, verwenden standardmäßig TLS, sofern sowohl der Absender als auch der Empfänger ebenfalls TLS verwenden. Andernfalls senden sie die E-Mail unverschlüsselt.

Was sind die Unterschiede zwischen SMTP, POP und IMAP?

SMTP ist nicht das einzige Protokoll, das heute weltweit verwendet wird. Die meisten E-Mail-Server und -Provider implementieren noch zusätzliche Protokolle, um verschiedene Arten der Nutzung zu ermöglichen. Zwei der gängigsten Protokolle sind Post Office Protocol (POP) und Internet Message Access Protocol (IMAP).

Was sind die Unterschiede zwischen diesen drei Protokollen?

• Pushing vs. Pulling (Schieben vs. Ziehen): SMTP kann den Versand, den Empfang und die Weiterleitung von E-Mails zwischen Servern – auch unbekannten Servern – übernehmen. Das bedeutet, dass SMTP das grundlegende Protokoll ist, das E-Mail-Nutzer auf der ganzen Welt miteinander verbindet. POP und IMAP hingegen dienen dazu, E-Mails von einem Computer zu einem anderen zu “ziehen”. Ein Client, der mit einem Server verbunden ist, kann beispielsweise die SMTP-Komponente dieses Servers verwenden, um E-Mails zu senden und zu empfangen, aber er verwendet entweder POP (derzeit POP3) oder IMAP, um die E-Mails auf dem lokalen Rechner zu speichern und zu lesen.
• Downloaden vs. Synchronisieren: Wenn Sie einen Client über POP mit einem Server verbinden, wird ein System eingerichtet, bei dem der Client eine einzige Verbindung zum Server herstellt, alle verfügbaren E-Mails herunterlädt und sie lokal auf dem Rechner des Benutzers speichert. IMAP tut dasselbe, aber da IMAP als Cloud-Dienst funktioniert, unterstützt es die Synchronisierung Ihrer Serverkonfiguration über mehrere Geräte hinweg – Web-Schnittstellen, mobile Clients und Computer-Clients. Jede Änderung auf einem Gerät wird über mehrere Geräte hinweg synchronisiert. Dies ist das heute am häufigsten verwendete E-Mail-Protokoll zum Abrufen von E-Mails.

Was sind die Vorteile und Herausforderungen der Verwendung von SMTP-Servern?

Wie jede Technologie kann die Verwendung von SMTP (oder die Einrichtung eigener Server) Herausforderungen mit sich bringen, auch wenn sie erhebliche Vorteile bietet.

Zu den wichtigsten Vorteilen und Herausforderungen bei der Verwendung oder Bereitstellung eines eigenen Servers gehören die folgenden:

• Keine Volumenbeschränkungen: Wenn Sie Ihren eigenen Server besitzen und betreiben, können Sie sich von den Beschränkungen befreien, die ISPs für das E-Mail-Volumen aufstellen. Wenn Sie Marketing- oder andere Services betreiben, können Sie so Ihr E-Mail-Volumen besser verwalten.
• Überwachung und Datenschutz: Sie haben die Kontrolle über die laufende Überwachung, die Sicherheit und den Datenschutz. Ihre Daten sind sicher, Ihre E-Mail-Verteiler bleiben unter Verschluss, und Sie haben mehr Einfluss auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Sicherheitsmaßnahmen.
• Kosten: Das Einrichten, Bereitstellen, Verwalten, Überwachen und Warten eines Servers kann teuer werden, vor allem wenn Sie Personal für die Verwaltung von Konfigurationen und technischen Problemen einstellen müssen. Dies gilt vor allem, wenn Sie Compliance-Anforderungen oder Sicherheitsanforderungen haben, die umfangreiches technisches Fachwissen erfordern.
• Lokal und angreifbar: Wenn Sie nicht über Backup-Cloud-Dienste für E-Mails verfügen, ist Ihr Server anfällig für Ausfälle. Stromausfall, Hacks oder andere Netzwerkprobleme könnten Ihr gesamtes E-Mail-System lahmlegen.

Nur sehr wenige Unternehmen verwalten heutzutage ihre E-Mails selbst. Das liegt daran, dass die Server von Drittanbietern enorme Vorteile gegenüber lokalen Lösungen haben:

• Kosteneffizienter: Managed Server sind in der Regel viel günstiger in der Anschaffung und Nutzung als On-Premises-Lösungen. Das liegt daran, dass die Anbieter die Kosten auf mehrere Unternehmen verteilen und die Verwaltung dedizierter E-Mail-Server billiger machen. Außerdem müssen Sie kein Geld für spezielle IT-Teams ausgeben, nur um Ihre E-Mails zu verwalten – ein wesentlicher Beitrag, um die laufenden Kosten und den Arbeitsaufwand zu senken.
• Sicherheit, Datenschutz und Compliance: Es mag zunächst unlogisch erscheinen, aber die Verwaltung Ihrer E-Mail-Dienste durch einen Drittanbieter fördert bessere Sicherheitsprozesse. Da sich diese Unternehmen auf eine einzige Aufgabe konzentrieren und in sie investieren (nämlich E-Mail und die dazugehörige Technologie), gibt es keinen Mangel an Arbeitskräften oder Fachwissen.
• Verlässlichkeit: Systemausfälle sind bei einem Drittanbieter kein großes Problem. Zwar kommen sie immer noch vor, aber nicht in demselben Maße und nicht mit denselben Auswirkungen. Selbst bei Systemausfällen verfügen die meisten Anbieter über Backups und Redundanzen, um den Dienst am Laufen zu halten.

Der einzige große Nachteil bei der Nutzung eines externen E-Mail-Anbieters ist, dass Sie keine Kontrolle über die Server und die Implementierung haben. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht über die gleichen Konfigurationen, Backups oder Compliance-Maßnahmen verfügen, die Sie intern anwenden würden.

Möchten Sie mehr über SMTP erfahren?

SMTP ist das Herzstück der E-Mail-Kommunikation. Auf der Grundlage von SMTP haben Entwickler Rich-Text- und HTML-E-Mails, plattformübergreifenden E-Mail-Zugang für Mobil-, Web- und Desktop-Benutzer und sogar die Möglichkeit geschaffen, Medien sicher in eine E-Mail einzubetten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Kiteworks SMTP einsetzt, vereinbaren Sie mit unserem Team einen Termin für eine maßgeschneiderte Demo.

 

–>