Was ist sichere E-Mail und worin unterscheidet sie sich von normaler E-Mail?

E-Mail-Kommunikation ist ein wesentliches Werkzeug, das Geschäftsabläufe und Interaktionen in der modernen Welt vorantreibt. Sie ermöglicht ein schnelles und effizientes Mittel zur Kommunikation von Ideen, Plänen, Dateien und sensiblen Informationen wie Finanzunterlagen, Kundendaten und geistigem Eigentum. E-Mail steigert dadurch die Geschäftsproduktivität, Zusammenarbeit und Geschwindigkeit, alles kritische Faktoren für das Wachstum und die langfristige Lebensfähigkeit von Unternehmen.

Angesichts dieser wichtigen Rolle, die E-Mail in der Geschäftskommunikation spielt, insbesondere wenn es um sensible und wichtige Informationen oder Dateianhänge geht, stellt sie ein attraktives Ziel für Cyberkriminelle dar. Böswillige Akteure, kriminelle Organisationen und Schurkenstaaten suchen ständig nach Wegen, E-Mail-Plattformen zu infiltrieren, um die wertvollen Informationen zu stehlen, die E-Mails enthalten, einschließlich Finanzdaten, Kundenakten und geistigem Eigentum, die Hacker dann für ihren eigenen Gewinn ausnutzen können. Eine abgefangene E-Mail kann zu erheblichen finanziellen, rechtlichen und rufschädigenden Verlusten führen. Daher kann die Sicherheit von Geschäfts-E-Mails nicht genug betont oder übersehen werden.

In diesem Artikel werden wir die Grundlagen und Bedeutung von sicherer E-Mail erforschen, wie sie sich von traditioneller E-Mail unterscheidet und sogar einige Best Practices für die Implementierung und Nutzung sicherer E-Mail vorstellen.

Wesentliche Elemente sicherer E-Mail

Sichere E-Mail ist eine Form der Kommunikation, bei der Daten verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Im Gegensatz zu normaler E-Mail, die Nachrichten in einem rohen, lesbaren Format sendet, verschlüsselt sichere E-Mail den Inhalt, um die Privatsphäre zu wahren.

Sichere E-Mail ist eine viel sicherere Option für die Übertragung sensibler Informationen. Sichere E-Mail-Systeme werden mit einer Vielzahl von Schlüsselfunktionen implementiert, um die Sicherheit und den Schutz der Kommunikation zu gewährleisten. Ein Hauptmerkmal sicherer E-Mail-Systeme ist der Einsatz leistungsstarker Verschlüsselungsalgorithmen, wie Rivest-Shamir-Adleman (RSA) oder Advanced Encryption Standard (AES). Diese Algorithmen dienen dazu, die Daten während der Übertragung über das Internet zu schützen und zu verhindern, dass Hacker oder andere unbefugte Entitäten auf sensible Informationen zugreifen.

Der Verschlüsselungsprozess beinhaltet die Umwandlung der Daten in ein unlesbares Format mit einem geheimen Schlüssel, der nur den beabsichtigten Empfängern zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass selbst wenn die E-Mail während der Übertragung abgefangen wird, die Daten unverständlich bleiben, es sei denn, sie werden mit demselben geheimen Schlüssel entschlüsselt. Nach Erhalt der E-Mail verwenden die Empfänger dann diesen Schlüssel, um die Daten wieder in ihr ursprüngliches, lesbares Format umzuwandeln.

Ein weiteres wichtiges Merkmal sicherer E-Mail-Systeme ist die Bereitstellung sicherer Speicherlösungen. Das bedeutet, dass E-Mails und ihre zugehörigen Anhänge, wenn sie sich nicht in aktiver Übertragung befinden, sicher in verschlüsselter Form gespeichert werden. Dieses Prinzip, bekannt als Verschlüsselung im Ruhezustand, verringert das Risiko von Datenverletzungen erheblich, die aufgrund physischer oder softwarebasierter Angriffe auf die Speicherorte auftreten können. Das Verschlüsselungsniveau ist in der Regel so hoch, dass selbst wenn Hacker unbefugten Zugang zu E-Mail-Speichersystemen erhalten, es für sie extrem schwierig, wenn nicht unmöglich wäre, die E-Mail ohne die richtigen Schlüssel zu entschlüsseln.

Schließlich legen sichere E-Mail-Systeme großen Wert auf starke Authentifizierungsmechanismen. Diese Systeme nutzen häufig Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um die Identität der Benutzer zu überprüfen. 2FA oder MFA beinhalten oft die Verwendung von mehr als einer Verifizierungsmethode, wie eine Kombination aus Passworteingabe, biometrischer Überprüfung oder Code, der an ein vertrauenswürdiges Gerät gesendet wird. Dieser mehrschichtige Ansatz zur Identitätsüberprüfung reduziert das Risiko unbefugten Zugriffs durch Hacker erheblich, selbst wenn sie Zugang zum Passwort eines Benutzers erhalten haben.

Durch die Implementierung dieser Sicherheitsmaßnahmen stellen sichere E-Mail-Systeme die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von E-Mail-Daten sicher.

Unterschiede zwischen sicherer E-Mail und traditioneller E-Mail

Traditionelle E-Mail ist die am häufigsten verwendete Form der digitalen Kommunikation, die weltweit aufgrund ihrer schieren Bequemlichkeit und mehrerer Vorteile genutzt wird. Traditionelle E-Mail unterscheidet sich von sicherer E-Mail dadurch, dass E-Mails und ihr Inhalt im Klartextformat übertragen werden. Das bedeutet, dass der Inhalt der Nachrichten von jedem eingesehen und gelesen werden kann. Diese universelle Form der Kommunikation ist besonders beliebt, weil sie unkompliziert ist; Informationen können mit Leichtigkeit gesendet und empfangen werden, was sie zur bevorzugten Wahl von Menschen weltweit macht.

Die allgegenwärtige Natur der traditionellen E-Mail ist ein weiteres Merkmal. Traditionelle E-Mail-Dienste sind leicht verfügbar und werden umfassend genutzt, was sie zu einem zugänglichen Kommunikationsmittel für jedermann macht. Traditionelle E-Mail bleibt aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit, Schnelligkeit und großen Reichweite eine beliebte Wahl. Sie ist schnell, effizient und ideal für das Senden nicht-sensibler Informationen wie das Arrangieren sozialer Pläne oder das Teilen interessanter Artikel. Sichere E-Mail-Systeme hingegen stellen eine erhebliche Verbesserung in Bezug auf Sicherheit und Privatsphäre dar. Der Hauptunterschied zwischen traditionellen und sicheren E-Mail-Systemen ist die Verwendung von Verschlüsselung zum Schutz von E-Mails während der Übertragung und im Ruhezustand.

Verschlüsselung stellt sicher, dass selbst wenn jemand es schafft, die E-Mail während der Übertragung abzufangen, sie den Inhalt ohne den entsprechenden Entschlüsselungsschlüssel nicht lesen oder verstehen können. Dieser Schlüssel ist ein einzigartiger Code, der es nur dem vorgesehenen Empfänger ermöglicht, die Mail zu entsperren und zu lesen, und somit eine sichere Kommunikation gewährleistet.

Mehr als nur Verschlüsselung zum Zeitpunkt der Übertragung bieten sichere E-Mail-Systeme einen Schritt weiter, um die sichere Speicherung von E-Mails zu garantieren. Das bedeutet im Wesentlichen, dass die E-Mails nicht nur während der Übertragung, sondern auch dann verschlüsselt bleiben, wenn sie auf den Servern gespeichert sind, und sie so vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Darüber hinaus verwenden sichere E-Mail-Systeme komplexe und vielschichtige Authentifizierungsmechanismen, um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen. Diese Mechanismen könnten Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) umfassen, einschließlich biometrischer Verifizierung, um die Identität des Benutzers zu bestätigen, bevor sie Zugang zu ihren E-Mails erhalten. Traditionelle E-Mail-Systeme bieten solche fortgeschrittenen Sicherheitsfunktionen normalerweise nicht an, was sichere E-Mail-Systeme zu einer weitaus sichereren Wahl für sensible und vertrauliche Kommunikation macht.

Wann sollten Organisationen sichere E-Mail verwenden

Während Organisationen vielleicht denken, dass sie keine sensiblen Informationen verarbeiten und daher keine sichere E-Mail benötigen, beinhalten selbst reguläre Geschäftsabläufe oft die Verarbeitung persönlicher Daten von Mitarbeitern, Kunden und Partnern. In solchen Fällen ist die Verwendung von sicherer E-Mail nicht nur eine gute Sicherheitspraxis, sondern auch eine regulatorische Compliance-Anforderung oder sogar eine ethische Verantwortung.

Letztendlich sollten Organisationen immer dann sichere E-Mail verwenden, wenn sie mit sensiblen oder vertraulichen Daten umgehen. Dazu könnten finanzielle Transaktionen, geschützte Gesundheitsinformationen, rechtliche Dokumente, Geschäftsgeheimnisse oder jede andere Art von Informationen gehören, die vertraulich bleiben müssen.

Zudem ist sichere E-Mail auch notwendig, wenn man aus der Ferne arbeitet oder mit externen Partnern und Kunden zu tun hat. Diese Kommunikationsmethode bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, die geografische und Netzwerkgrenzen überwindet. Sie stellt sicher, dass selbst wenn das E-Mail-Konto oder Netzwerk des Empfängers kompromittiert ist, der Inhalt Ihrer E-Mails sicher bleibt.

Insgesamt sollte die Verwendung von sicherer E-Mail eine Standardpraxis für alle Organisationen sein.

Anwendungsfälle für sichere E-Mail

Nahezu jede Branche kann von der Verwendung sicherer E-Mail in ihrer Geschäftskommunikation profitieren. Hier sind nur einige Anwendungsfälle.

Sichere E-Mail im Gesundheitswesen

Wenn ein Arzt Testergebnisse mit sicherer E-Mail an einen Patienten sendet, stellt der verschlüsselte Inhalt sicher, dass die personenbezogenen und geschützten Gesundheitsinformationen (PII/PHI) vertraulich bleiben und die Privatsphäre des Patienten schützen. Diese Einhaltung der Sicherung von Gesundheitsdaten bietet nicht nur dem Patienten ein beruhigendes Gefühl, sondern hilft auch der Gesundheitseinrichtung, die Anforderungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zu erfüllen.

Sichere E-Mail im Finanzwesen

Eine Bank könnte sichere E-Mail verwenden, um monatliche Kontoauszüge an ihre Kunden zu senden. Dies stellt sicher, dass sensible Informationen wie Kontostände, Transaktionsdetails und persönliche Informationen nur von der autorisierten Person zugänglich sind. Dies verhindert nicht nur unbefugten Zugriff und schützt vor potenziellen betrügerischen Aktivitäten, sondern bewahrt auch das Vertrauen und die Zuversicht des Kunden in die Fähigkeit der Bank, ihre finanziellen Informationen sicher zu handhaben.

Sichere E-Mail im Rechtswesen

In einem rechtlichen Umfeld kann sichere E-Mail beispielsweise verwendet werden, wenn ein Anwalt mit einem Mandanten über dessen anhängigen Straffall kommuniziert. Der Anwalt muss dem Mandanten möglicherweise wichtige Informationen über ihre Fallstrategie oder sensible Gerichtsdokumente senden. Die Verwendung von sicherer E-Mail in diesem Kontext hilft, die Privatsphäre und Vertraulichkeit dieser hochsensiblen Informationen zu wahren und sie vor potenziellem Zugriff durch unbefugte Personen oder Parteien zu schützen, was die Auswirkungen auf das Ergebnis des Falls erheblich beeinflussen könnte.

Sichere E-Mail im E-Commerce

E-Commerce-Unternehmen, beispielsweise solche, die Kleidung oder Elektronik online verkaufen, verwalten riesige Mengen an Kundendaten, einschließlich Kreditkarteninformationen, Wohnadressen und anderen persönlichen Details. Die Verwendung von sicherer E-Mail wird in diesen Szenarien lebenswichtig. Wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, kann ihre Transaktionsbestätigung und Quittung sicher per E-Mail gesendet werden, was die Sicherheit ihrer Zahlungsdetails gewährleistet. Nicht nur schützt dies sensible Informationen vor potenziellen Cyberbedrohungen, es demonstriert auch die Einhaltung des Payment Card Services Data Security Standard (PCI DSS), und verstärkt das Vertrauen des Kunden in das Geschäft. Daher trägt diese sichere E-Mail-Praxis erheblich dazu bei, ein positives Markenimage aufrechtzuerhalten und die Kundentreue zu fördern.

Sichere E-Mail für Regierungsbehörden

Eine Regierungsbehörde wie das Federal Bureau of Investigation (FBI) verwendet sichere E-Mail, um hochsensible Informationen im Zusammenhang mit einer Untersuchung zu handhaben. Dies gewährleistet maximale Vertraulichkeit und verhindert unbefugten Zugriff. Wenn Agenten Informationen über einen laufenden Fall oder eine potenzielle Bedrohung austauschen, verwenden sie sichere E-Mail, um die Details vor möglichen Sicherheitsverletzungen zu schützen und so die öffentliche Sicherheit zu wahren.

Implementierung einer sicheren E-Mail-Lösung

Die Auswahl und Implementierung der richtigen sicheren E-Mail-Lösung ist für Organisationen absolut entscheidend. Eine geeignete sichere E-Mail-Lösung kann je nach den spezifischen Anforderungen einer Organisation erheblich variieren. Geschäftsanforderungen können je nach Art der Geschäftstätigkeit, der Branche und anderen Faktoren unterschiedlich sein. Ebenso müssen Organisationen je nach Standort, Branchenstandards und Vorschriften verschiedenen Compliance-Verpflichtungen nachkommen. Eine angemessene sichere E-Mail-Lösung hilft Organisationen, diese Anforderungen zu navigieren, während sie sicherstellt, dass ihre Kommunikation sicher und effizient bleibt.

Die richtige sichere E-Mail-Lösung sollte idealerweise von einem Dienst angeboten werden, der die notwendigen Verschlüsselungsstufen bietet, um sensible Informationen vor potenziellen Cyberbedrohungen zu schützen. Verschlüsselung macht Daten für unbefugte Benutzer unlesbar, was für die Wahrung der Vertraulichkeit und Sicherheit der Geschäftskommunikation entscheidend ist.

Die Lösung sollte auch benutzerfreundlich sein und sicherstellen, dass alle Benutzer in der Organisation sie problemlos verwenden können, ohne auf Probleme zu stoßen. Dies ist ein wichtiges Merkmal, da es die Adoptionsrate der Lösung unter den Mitarbeitern erhöht und mögliche Hindernisse im Kommunikationsfluss verringert.

Die Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Organisationen berücksichtigen sollten. Die Lösung muss gut mit der vorhandenen Hardware und Software harmonieren, damit sie ihren Zweck effektiv und effizient erfüllen kann. Wenn eine Lösung nicht kompatibel ist, müssen Unternehmen möglicherweise zusätzliche Kosten für Upgrades oder Ersatz tragen, was umständlich und kostspielig sein kann.

Kosteneffizienz ist ein weiterer kritischer Faktor bei der Auswahl einer sicheren E-Mail-Lösung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Lösung ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Sie sollte Organisationen helfen, ihre Kommunikationsbedürfnisse und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, ohne ihre finanziellen Ressourcen erheblich zu belasten. Daher ist die richtige Mischung aus Sicherheitsfunktionen, Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität und Kosteneffizienz entscheidend für eine sichere E-Mail-Lösung.

Bei der Implementierung einer sicheren E-Mail-Lösung sollten diese fünf Best Practices berücksichtigt werden:

1. Wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter für sichere E-Mails, der die einzigartigen Bedürfnisse der Organisation und die gesetzlichen Compliance-Anforderungen erfüllt.
2. Integrieren Sie das sichere E-Mail-System nahtlos in die aktuelle Infrastruktur und übertragen Sie möglicherweise Daten aus dem bestehenden E-Mail-System.
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen des sicheren E-Mail-Systems sorgfältig für optimale Sicherheit.
4. Schulen Sie die Mitarbeiter umfassend über die Bedeutung der Nutzung sicherer E-Mails und wie sie diese effektiv einsetzen.
5. Unterrichten Sie die Mitarbeiter über fortgeschrittene Prozesse wie das Senden verschlüsselter E-Mails, das sichere Speichern von E-Mails und das Verständnis von Authentifizierungsmethoden.

Best Practices zur Sicherstellung der Adoption sicherer E-Mails

Nach der Bereitstellung einer sicheren E-Mail-Lösung sollte sich die Organisation auf die Förderung der Adoption konzentrieren. Mitarbeiter dazu zu bringen, eine sichere E-Mail-Lösung zu verwenden, ist jedoch kein einfacher Prozess, da es eines bewussten Bemühens bedarf, eine sicherheitsorientierte Denkweise zu verinnerlichen. Nichtsdestotrotz machen die Vorteile sicherer E-Mails die Bemühungen um die Adoption lohnenswert.

Es gibt mehrere “bewährte” Taktiken, die Organisationen anwenden können, um die Adoption voranzutreiben. Berücksichtigen Sie die folgenden fünf als Best Practices für die Adoption:

1. Erzwingen Sie die Verwendung von starken und einzigartigen Passwörtern und stellen Sie sicher, dass sie regelmäßig geändert werden. Diese einfache Handlung kann verhindern, dass Hacker unbefugten Zugriff auf E-Mail-Konten erhalten.
2. Die Implementierung einer Multi-Faktor-Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und erschwert es Cyberbedrohungen, einzudringen.
3. Überprüfen Sie die Identität der E-Mail-Empfänger, bevor Sie sensible Informationen senden. Dies kann verhindern, dass Informationen in die falschen Hände gelangen.
4. Öffnen Sie keine E-Mails oder Anhänge von unbekannten Quellen, da sie Malware oder Phishing-Betrug enthalten können.
5. Aktualisieren Sie regelmäßig die Software der sicheren E-Mail-Lösung, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Sicherheitsfunktionen und Fehlerbehebungen ausgestattet ist und mögliche Schwachstellen minimiert werden.

Als Bonus empfehlen wir dringend, eine Kultur des Sicherheitsbewusstseins innerhalb der Organisation zu fördern, da dies grundlegend für die Sicherung der E-Mail-Kommunikation ist. Dies beinhaltet regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungssitzungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer über die Best Practices informiert sind und die Risiken der Nichteinhaltung verstehen. Auf diese Weise wird die Adoption sicherer E-Mails zu einer kollektiven Verantwortung und stärkt die allgemeine Sicherheitslage der Organisation.

Kiteworks hilft Organisationen, die vertraulichen Inhalte, die sie teilen, mit sicherer E-Mail zu schützen

Sichere E-Mail ist ein entscheidendes Werkzeug zum Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff und Cyberbedrohungen. Sie verwendet robuste Verschlüsselungstechniken, sichere Speicherung und starke Identitätsüberprüfungsmechanismen, um die Sicherheit zu erhöhen.

Organisationen, die sichere E-Mail-Systeme bereitstellen und annehmen, wahren Vertraulichkeit und Integrität und vermeiden möglicherweise regulatorische, finanzielle, rechtliche oder rufschädigende Risiken. Die Beachtung von Implementierungs- und Adoptionsbest Practices kann die Wirksamkeit sicherer E-Mail-Systeme erheblich verbessern und die Sicherheitslage einer Organisation stärken. Letztendlich ist sichere E-Mail mehr als nur ein Werkzeug; sie ist ein integraler Bestandteil des ganzheitlichen Ansatzes einer Organisation zur Informationssicherheit.

Das Private Content Network von Kiteworks, eine nach FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Filesharing und Managed File Transfer, konsolidiert E-Mail, Filesharing, Webformulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen die Kontrolle behalten, schützen und nachverfolgen können, wie jede Datei in die Organisation ein- und ausgeht.

Kiteworks ermöglicht es Organisationen zu steuern, wer auf sensible Informationen zugreifen kann, mit wem sie diese teilen dürfen und wie Dritte mit den sensiblen Inhalten interagieren können (und wie lange). Diese fortschrittlichen DRM-Funktionen mindern das Risiko unbefugten Zugriffs und von Datenpannen.

Diese Zugriffskontrollen sowie die Funktionen von Kiteworks für sichere Übertragungsverschlüsselung auf Unternehmensniveau ermöglichen es Organisationen auch, strenge Anforderungen an die Datensouveränität einzuhalten.

Darüber hinaus verwalten Kiteworks-Kunden ihre eigenen Verschlüsselungsschlüssel. Dadurch hat Kiteworks keinen Zugriff auf Kundendaten, was die Privatsphäre und Sicherheit der Kundeninformationen gewährleistet. Im Gegensatz dazu können andere Dienste wie Microsoft Office 365, die Verschlüsselungsschlüssel eines Kunden verwalten oder mitverwalten, Kundendaten aufgrund von staatlichen Vorladungen und Haftbefehlen herausgeben. Mit Kiteworks hat der Kunde die vollständige Kontrolle über seine Daten und Verschlüsselungsschlüssel, was ein hohes Maß an Privatsphäre und Sicherheit sicherstellt.

Die Bereitstellungsoptionen von Kiteworks umfassen On-Premises, gehostet, privat, hybrid und FedRAMP Virtual Private Cloud. Mit Kiteworks: Zugriff auf sensible Inhalte kontrollieren; diese beim externen Teilen mit automatisierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsinfrastruktur-Integrationen schützen; alle Dateiaktivitäten sehen, nachverfolgen und berichten, nämlich wer was an wen sendet, wann und wie. Schließlich die Einhaltung von Vorschriften und Standards wie DSGVO, ANSSI, HIPAA, CMMC, Cyber Essentials Plus, IRAP, DPA und vielen weiteren nachweisen.

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