Es gibt die unterschiedlichsten File-Sharing-Lösungen und keine ist wie die anderen. Die Verwendung einer kostenlosen Secure File-Sharing-Option kann Ihr Unternehmen jedoch für Datenschutzverletzungen und Angriffe anfällig machen.

Wie kann man Dateien sicher austauschen? Der beste Weg, Dateien sicher auszutauschen, ist die Verwendung einer kostenpflichtigen Lösung, die garantiert, dass Sie über die erforderlichen Funktionen verfügen und die Compliance-Richtlinien einhalten. Auch wenn einige Optionen verlockend sein mögen, ist die Verwendung einer adäquaten Secure File-Sharing-Software besser für Ihr Unternehmen.

Was bedeutet Secure File-Sharing und warum ist das für Unternehmen wichtig?

Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist das zentrale Element bei nahezu jeder Aktivität im Internet, ganz zu schweigen von den meisten datengesteuerten Geschäftsprozessen. Diese Art der Datenübertragung kann sowohl den individuellen Austausch zwischen Mitarbeitern als auch die stapelweise Übertragung großer Mengen von Dateien für Unternehmen umfassen, die Datenspeicherung und -sicherung unterstützen.

Allerdings funktioniert Secure File-Sharing immer nur so gut wie das schwächste Glied darin. Es gibt zwar mehrere Sicherheitsoptionen für die Kommunikation, aber nur wenige Technologien eignen sich als sichere Methode für den Datenaustausch.

Betrachten wir nun einige dieser Tools zur Weitergabe von Informationen:

• E-Mail: Immer noch verwenden Benutzer E-Mails als Lösung zum Austausch von Dateien. E-Mails sind allgegenwärtig, sie sind einfach und eignen sich für den einfachen Dateitransfer. Das Problem ist, dass E-Mail oft nicht die sicherste Option für die Freigabe von Informationen ist und schon gar nicht eine Technologie, die speziell für solche Zwecke entwickelt wurde.
• Wechseldatenträger: USB-Laufwerke, tragbare Festplatten und andere Formen von Wechseldatenträgern werden noch häufig für den Austausch von Informationen verwendet. Diese sind jedoch nicht geschützt, und es ist weder effizient noch nützlich, Medien mit vier oder fünf Versionen der gleichen Datei weiterzugeben.
• File Transfer Protocol: FTP ist eine der ältesten und am weitesten verbreiteten Dateiübertragungsmethoden weltweit, vor allem, weil sie kostenlos und mit nahezu allen Betriebssystemen kompatibel ist und außerdem Daten schnell überträgt. FTP ist jedoch von Natur aus unsicher, da es nicht verschlüsselt ist. Daher ist es für die meisten Unternehmensanwendungen oder Compliance-Strategien nicht geeignet.
• Secure FTP: SFTP ist die verschlüsselte Version von FTP, die auf Secure Shell-Funktionen basiert. SFTP ist ein Standard für sichere Übertragungen. Es erfüllt zwar nicht alle Compliance-Standards, aber es verwendet Verschlüsselung und kann entsprechend konfiguriert werden. Es dient oft als Basis für viele File-Transfer-Plattformen in Unternehmen.
• Managed File Transfer: MFT umfasst in der Regel SFTP und andere Protokolle und bündelt diese in umfassenden Unternehmenslösungen, die Cloud-basierte Freigabe, Analyse, Audit-Protokollierung, Automatisierung, Batch-Dateiverarbeitung und Compliance-Sicherheitsmanagement umfassen.
• Peer-to-Peer: P2P-File-Sharing ist ein heikler Prozess. Der Grundgedanke des P2P-Austauschs besteht darin, Client-Server-Modelle zu vermeiden, die zu Leistungsengpässen führen können. P2P verwendet oft ein verteiltes Modell, und Technologien wie BitTorrent haben das File-Sharing revolutioniert. Allerdings ist es in der Regel nicht ausreichend geschützt und daher für die meisten File-Sharing-Anwendungen in Unternehmen nicht geeignet.
• Cloud-Storage und File-Sharing: Dienste wie Dropbox und Google Drive revolutionierten die gemeinsame Nutzung von Daten mit Cloud-basierten Diensten, die wie Dateisysteme funktionieren, die Synchronisierung von Dateien mit lokalen Geräten unterstützen und die gemeinsame Nutzung von Dateien und Verzeichnissen vereinfachen.

Worauf sollte man beim Secure File- Sharing achten?

Keine Lösung ist wie die andere. Während die gemeinsame Nutzung von Dateien durch Privatanwender relativ einfach sein kann, müssen Anwender in Unternehmen und Organisationen bei der Freigabe von Dateien einige wesentliche Kriterien beachten:

• Sicherheit und Compliance: Für die meisten Unternehmen sind Sicherheit und Compliance heute von höchster Bedeutung. Eine für solche Unternehmen geeignete File-Sharing-Lösung wird ihren Anforderungen gerecht, indem sie das richtige Maß an Verschlüsselung und Serversicherheit, Datenschutz, Nachverfolgung, Kontrollen, Audits, Reports und mehr bietet.
• Grenzen des File-Sharing: Dokumente hin- und herzuschicken ist eine Sache. Aber in vielen Fällen müssen Benutzer Multimedia-Dateien wie Videos oder große CAD-Dateien austauschen. Dazu gehören auch Batch-Transfers, die sie möglicherweise durchführen möchten. In vielen Branchen sind große Dateiübertragungen üblich und gehören zum Tagesgeschäft.
• Erweiterte Dateitransfers: Eine solide Lösung kann auch mehrere Möglichkeiten zur Übertragung von Dateien umfassen. Dazu gehören benutzerfreundliche Schnittstellen für den Austausch von Dateien, SFTP-Batch-Transfers, automatische MFT-Transfers usw.
• Audit-Protokollierung: Neben der Einhaltung von Vorschriften und der Sicherheit ist die Audit-Protokollierung unglaublich nützlich, wenn nicht sogar notwendig. Professionelle Systeme müssen System- und Benutzerereignisse protokollieren, im Falle eines Systemausfalls oder einer Sicherheitsverletzung Forensik bereitstellen und einen Audit-Trail für Compliance- oder rechtliche Zwecke
• Sicherheit und Analysen: Noch fortschrittlichere Lösungen umfassen die Implementierung von Dashboards und Analysen, die Chief Information Security Officers (CISOs) in Sachen Security-Management und Compliance unterstützen und es Data-Managern ermöglichen, ihre Verfahren und Technologien zu optimieren, um eine bessere Leistung zu erzielen.
• Security Information & Event Management: SIEM ist eine fortschrittliche Form der Protokollierung und Überwachung von Systemereignissen und wird oft als leistungsstarkes Security-Tool angesehen, das von vielen Compliance-Frameworks gefordert wird. Auch wenn es nicht immer notwendig ist, ist ein in die Lösung eingebautes SIEM oder eine SIEM-Integration von entscheidender Bedeutung für alles, von der Sicherheits- und Compliance-Governance bis hin zur schnellen Reaktion auf Vorfälle.
• Mobile Datenfreigabe: Eine zuverlässige und flexible Lösung sollte mehrere Optionen zur Datenverwaltung und -freigabe bieten, einschließlich lokaler Synchronisierung und sicherer mobiler Dateifreigabe über spezielle Apps.

Sollte man sich für eine kostenlose Alternative entscheiden?

Die kurze Antwort darauf lautet: Nein. Natürlich gibt es kostenlose Alternativen. Meistens jedoch zielen die kostenlosen Tools auf Verbraucher ab, die eigentlich keinen Bedarf an Unternehmensfunktionen haben. Häufig sind deren Möglichkeiten, wie z. B. die Größe der zu übertragenden Dateien, begrenzt.

Es gibt auch Open-Source-Plattformen, aber diese sind oft darauf angewiesen, dass das Unternehmen die Software installiert, wartet und aktualisiert. Die meisten Secure-File-Transfer-Lösungen, insbesondere Cloud-basierte, erledigen diese komplexen Aufgaben.

Secure File-Sharing ist eine Technologie für Unternehmen, in die Sie investieren sollten

File-Sharing ist einer der grundlegendsten Vorgänge in Unternehmen. Eine sichere, gesetzeskonforme und leistungsstarke Lösung für den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Dateien gibt Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um sicher, effizient und effektiv zu arbeiten, ohne ihre Arbeitsabläufe oder Datenschutzrichtlinien zu vernachlässigen.

Kiteworks Secure File-Sharing ermöglicht Unternehmen die Zusammenarbeit mit externen Partnern über verschiedene sichere Kanäle wie Virtual Data Rooms (VDRs), Collaboration, Managed File Transfer (MFT) und SFTP. Durch die Nutzung einer zentralen Basis für Secure File-Sharing mit einem einheitlichen Regelwerk, Governance-Richtlinien, Benutzerverwaltung und Konnektivität zu Datenquellen können Unternehmen Risiken und Kosten reduzieren. Zu den Kernfunktionen gehören sowohl das Co-Authoring mit nahtloser Microsoft Office-Integration, die Zusammenarbeit mit jedem Benutzer an jedem Ort der Welt, die Integration von E-Mail-Collaboration mit gemeinsamen Ordnern und vieles mehr.

Wenn Sie mehr über die Kiteworks-Plattform und ihre Secure File-Sharing-Funktionen mit umfassender Governance, Compliance und Sicherheit erfahren möchten, besuchen Sie die Kiteworks-Webseite für Secure File-Sharing und fordern Sie noch heute eine individuelle Demo der Kiteworks-Plattform an.

 

–>