eDiscovery: Alles, was Sie Wissen müssen

eDiscovery ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Sammlung, Bewahrung und Produktion von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI). Es wird in verschiedenen rechtlichen Aktivitäten genutzt, von der Vorbereitung von Vorverfahrensnotizen bis hin zur Juryinstruktion und mehr. eDiscovery ist kosteneffektiv, vereinfacht den Entdeckungsprozess, verbessert die Sicherheit, unterstützt die Compliance und hilft Anwälten, relevante Fakten schnell zu identifizieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen. eDiscovery ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Einzelpersonen und Unternehmen Zeit und Geld sparen kann, sowie positive Ergebnisse in rechtlichen Verfahren liefert. Um eDiscovery zu erleichtern, müssen Organisationen die richtigen Cybersicherheitsverfolgungen und -kontrollen haben, um den Zugriff auf vertrauliche Datei- und E-Mail-Datenkommunikation zu regeln.

Das Verstehen des eDiscovery-Prozesses, der besten Praktiken und der Arten von eDiscovery ist entscheidend. Frühe Fallbewertung, Datenerfassung, Dokumentenverarbeitung, Dokumentenprüfung und Datenanalyse sind alle Arten von eDiscovery, die in verschiedenen rechtlichen Verfahren verwendet werden können. In diesem Artikel gehen wir weiter darauf ein, was eDiscovery ist und was es für Sie bedeutet.

Was ist eDiscovery?

eDiscovery, auch bekannt als elektronische Entdeckung, ist der Prozess des Sammelns, Bewahrens und Bereitstellens elektronisch gespeicherter Informationen (ESI) in Erwartung oder als Reaktion auf Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Anfragen. eDiscovery ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, da es eine Möglichkeit bietet, Originaldokumente zu schützen und genaue Aufzeichnungen zu führen. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten hilft eDiscovery Unternehmen dabei, rechtlich relevante Dokumente schnell und zuverlässig zu finden und bereitzustellen.

eDiscovery erfordert die Verwendung spezialisierter Software zum Zugriff auf, zur Überprüfung und Organisation großer Dokumentensammlungen wie E-Mails, Textnachrichten und andere elektronische Medien. Die Software hilft Organisationen dabei, relevante Dokumente innerhalb des Datenpools zu identifizieren, basierend auf Schlüsselwörtern, Autor, Datum/Uhrzeit, Absender oder anderen festgelegten Kriterien. Der Überprüfungsprozess kann auch angepasst und automatisiert werden, um die manuelle Überprüfung für risikoarme Dokumente zu eliminieren.

Mit eDiscovery können Organisationen leicht Beweise finden und sichern, die früher schwierig aus der physischen Welt zu erhalten waren. Diese Beweise können in Gerichts- oder Mediationsverfahren zur Unterstützung einer Vielzahl von rechtlichen Aktivitäten verwendet werden, wie zum Beispiel die Vorbereitung von Vorverhandlungsschriftsätzen und Jury-Anweisungen. Schließlich hilft eDiscovery Organisationen, Effizienz und Kosteneinsparungen zu erhöhen, indem manuelle Überprüfungen vermieden und der Prozess zur Lokalisierung und Bereitstellung relevanter Dokumente beschleunigt wird.

Warum ist eDiscovery wichtig?

eDiscovery kann ein leistungsstarkes Werkzeug für Organisationen sein. Es bietet einen effizienteren Prozess zur Sammlung und Überprüfung großer Mengen digitaler Daten, wodurch Organisationen schnell und genau relevante Informationen identifizieren können. Diese gesteigerte Effizienz hilft Organisationen Zeit und Geld zu sparen und schneller zum Kern der Sache zu kommen.

1. eDiscovery ist kosteneffizient

Elektronische Dokumente sind viel einfacher zu produzieren, zugänglich zu machen, zu speichern und zu verwalten als ihre Papier-Pendants. Dies reduziert die Kosten für Dokumentenproduktion und -speicherung sowie die Zeit, die für manuelle Dokumentensuche aufgewendet wird. Zusätzlich können eDiscovery-Tools den gesamten Prozess automatisieren, so dass Anwälte schnell und effizient relevante Dokumente finden können.

2. eDiscovery vereinfacht den Entdeckungsprozess

Es ermöglicht Anwälten, große Datenmengen zu durchsuchen, Schlüsseldokumente schnell zu identifizieren und sie in leicht zugängliche Kategorien und Ordner zu organisieren. Dies macht es für Anwälte einfacher, die Daten zu analysieren und ihren Fall vorzubereiten.

3. eDiscovery macht Informationen sicherer

Durch den Einsatz von eDiscovery-Verfahren werden Informationen gesammelt und in einer sicheren elektronischen Umgebung gespeichert, wodurch das Risiko einer Durchsickern oder unbefugten Zugriff auf sensible Materialien verringert wird. Darüber hinaus sind elektronische Dokumente schwerer zu fälschen und leichter zu authentifizieren, da sie den Nachweis enthalten, dass sie nicht verfälscht wurden.

4. eDiscovery unterstützt die Compliance

Durch die Nutzung von eDiscovery-Prozessen können Organisationen sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente bereitgestellt werden und dass alle Dokumente mit den gesetzlichen Vorschriften konform sind. Dies hilft, kostspielige Rechtsstreitigkeiten, Bußgelder oder Sanktionen von staatlichen Organisationen zu vermeiden.

5. eDiscovery kann Anwälten helfen, relevante Fakten schneller zu ermitteln

Die Fähigkeit, große Datenmengen schnell durchsuchen zu können, kann Anwälten helfen, relevante Informationen schnell und genau zu finden und vorzulegen. Dies kann den Vergleichsprozess sowie das allgemeine Ergebnis des Falles unterstützen.

eDiscovery bietet viele Vorteile für Einzelpersonen, Unternehmen und das Rechtssystem. Dazu gehören Kosteneinsparungen, Vereinfachung des Entdeckungsprozesses, verbesserte Sicherheit, Compliance und schnellere Feststellung relevanter Fakten. Mit der zunehmenden Verbreitung von eDiscovery werden sowohl das Rechtssystem als auch Einzelpersonen die Vorteile nutzen können.

eDiscovery-Prozess: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der eDiscovery-Prozess kann kompliziert sein, aber mit den richtigen Werkzeugen kann er leichter bewältigt werden. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Überblick über den eDiscovery-Prozess:

1. Identifikation

Der eDiscovery-Prozess beginnt mit der Identifizierung von elektronischen Daten, die für den Rechtsstreit relevant sein könnten. Dies könnte E-Mails , Dokumente, Datenbanken, Computerdateien, Audio- oder Videodateien und digitale Bilder umfassen, die alle identifiziert und gesammelt werden müssen.

2. Aufbewahrung

Um sicherzustellen, dass die Daten sicher gespeichert und vor Veränderung oder Löschung geschützt sind, müssen Organisationen relevante Werkzeuge und Verfahren zur Aufbewahrung der Daten verwenden.

3. Sammlung

Organisationen müssen die Quellen der Daten und die Art ihrer Speicherung identifizieren und dann entscheiden, wie sie diese auf die effizienteste, kostengünstigste und konformste Weise sammeln können. Dies könnte die Sammlung von Daten aus E-Mails, Datenbanken und anderen Quellen umfassen.

4. Analyse

Sobald die Daten gesammelt sind, ist eine Analyse erforderlich, um zu bestimmen, welche Informationen relevant sind und welche nicht. Dies könnte die Überprüfung von Dokumenten und anderen Daten, die Suche nach Schlüsselwörtern und die Suche nach Mustern beinhalten.

5. Überprüfung

Nach der Analyse ist eine Überprüfung notwendig, um eine informierte Entscheidung über die Relevanz der Daten treffen zu können. Dies beinhaltet die Bewertung der Daten, das Treffen von Urteilen über ihre Genauigkeit und das Formulieren von Empfehlungen, wie weiter vorzugehen ist.

6. Produktion

Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, müssen die relevanten Dokumente und anderen Daten den entsprechenden Parteien zur Verfügung gestellt werden. Die Daten müssen auf eine Art und Weise organisiert und aufbereitet werden, die leicht zu verstehen und zu präsentieren ist.

7. Aussage

Nachdem die Daten zur Verfügung gestellt wurden, müssen sie zur Erbringung von Beweisen in rechtlichen Verfahren verwendet werden. Dies beinhaltet die Erklärung der Relevanz der Daten, die Bereitstellung von unterstützenden Beweisen für Argumente und die Unterstützung des Gerichts bei der Entscheidungsfindung.

Arten von eDiscovery

Die Arten von eDiscovery können in drei Hauptkategorien eingeteilt werden:

Identifikation

Die Identifikation beinhaltet die Identifizierung der für einen bestimmten Fall relevanten elektronisch gespeicherten Informationen (ESI). Dies beinhaltet das Verständnis, wo sich die Daten befinden, wer Zugang zu ihnen hat und in welchen Formaten sie gespeichert sind.

Sicherung

Die Sicherung ist der Prozess, der sicherstellt, dass die ESI nicht verändert, gelöscht oder auf andere Weise manipuliert wird, sobald sie identifiziert wurde. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen während des gesamten eDiscovery-Prozesses gesichert werden.

Sammlung

Die Sammlung ist der Prozess des Sammelns, Validierens und Verarbeitens der Daten in einem Format, das in rechtlichen Verfahren verwendet werden kann.

Bestimmung der Art der eDiscovery

Die Art der eDiscovery, die verwendet wird, hängt von der Größe und Komplexität des Falles und den Bedürfnissen der beteiligten Parteien ab. Rechtsstreitigkeiten eDiscovery wird verwendet, wenn Rechtsstreitigkeiten erwartet werden und beinhaltet die Identifikation, Sicherung und Sammlung von ESI, die für einen potenziellen Rechtsstreit relevant sein könnte. Regulatorische eDiscovery wird für Untersuchungen im Zusammenhang mit regulatorischer Compliance verwendet und umfasst die Suche nach ESI, die für eine bestimmte regulatorische Frage relevant sein könnte. Interne eDiscovery wird während interner Untersuchungen und Auditprozesse verwendet. Proaktive eDiscovery wird verwendet, um Daten zu identifizieren und zu sammeln, die für einen bestimmten Fall relevant sein könnten, noch bevor Rechtsstreitigkeiten eingeleitet wurden.

1. Frühe Fallbewertung (ECA)

Die frühe Fallbewertung (ECA) wird verwendet, um elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) wie E-Mails und Dateien zu überprüfen, um ein besseres erstes Verständnis der Angelegenheit zu gewinnen. Dies hilft Anwälten, den Umfang und die Strategien des Falles zu bestimmen, sowie Schlüsseldokumente oder Beweise in Bezug auf spezifische Angelegenheiten zu identifizieren und zu priorisieren.

2. Datensammlung

Die Datensammlung beinhaltet die Sammlung von ESI, typischerweise von externen Quellen wie E-Mails, Servern, Online-Quellen, cloudbasierten Anwendungen und mehr. Die Datensammlung beinhaltet das Extrahieren, Sichern und Kopieren der Informationen, die dann in der Regel in eine sichere Datenbank hochgeladen werden. Dies ermöglicht es einem Anwalt, schnell und effizient auf die Daten zuzugreifen, was den Prozess der Datenbeschaffung für die Analyse beschleunigt.

3. Dokumentenverarbeitung

Die Dokumentenverarbeitung beinhaltet das Extrahieren, Indizieren und Organisieren von ESI in einer leicht durchsuchbaren Datenbank, damit wichtige Informationen leicht gefunden, durchsucht und analysiert werden können. Die Dokumentenverarbeitung kann alle Arten von ESI beinhalten, einschließlich E-Mails, Tabellenkalkulationen, Dokumente und mehr.

4. Dokumentenüberprüfung

Die Dokumentenüberprüfung umfasst die Prüfung und Analyse von Dokumenten, um ihre Relevanz und Privilegien festzustellen. Daten werden in der Regel manuell überprüft, wobei der Umfang der Überprüfung von der erforderlichen Analyse abhängt. Dienstleistungen für die Dokumentenüberprüfung werden in der Regel von externen Anbietern bereitgestellt, abhängig von der Größe und Komplexität der Angelegenheit.

5. Datenanalyse

Die Datenanalyse beinhaltet den Einsatz von Analyse- und Suchwerkzeugen, um Muster und Trends zu identifizieren, sowie die Relevanz und Privilegien festzustellen. Dieser Prozess wird oft genutzt, um Schlüsseldokumente oder Beweise zu identifizieren, die für den Fall verwendet werden können. Die Datenanalyse kann dazu beitragen, potenzielle Verbindungen zwischen verschiedenen Arten von ESI zu entdecken, die dann zum Aufbau eines starken rechtlichen Falles genutzt werden können.

Best Practices für eDiscovery

eDiscovery ist ein unverzichtbares Instrument für Anwälte, die an Gerichtsverfahren oder anderen rechtlichen Angelegenheiten arbeiten. eDiscovery kann dazu beitragen, Schlüsseldokumente und Beweise zu entdecken, sowie Einblicke in potenzielle Trends und Korrelationen zu gewähren. Die Nutzung des richtigen Typs von eDiscovery-Dienstleistungen kann die Zeit und das Geld, die für Rechtsstreitigkeiten aufgewendet werden, erheblich reduzieren, was es zu einem wichtigen Werkzeug für jeden Rechtsprofi macht.

Es gibt eine Reihe von Best Practices, die Organisationen bei der Nutzung von eDiscovery-Software befolgen sollten. Dazu gehören:

1. Kenntnis Ihrer Daten

Organisationen sollten sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Arten von Daten, die sie speichern, zu verstehen, in welchem Format sie vorliegen, wo sie gespeichert werden und wer Zugang dazu hat. Sie sollten auch Kenntnis von allen relevanten Gesetzen oder Vorschriften haben, die die Sammlung und Speicherung der Daten beeinflussen könnten.

2. Erstellung eines eDiscovery-Plans

Organisationen sollten einen eDiscovery-Plan erstellen, der ihre Ziele und Objektive für den Datenbeschaffungsprozess darlegt, einschließlich Fristen, Budget und benötigte Ressourcen. Im Rahmen dieses Plans sollten sie auch ein Personal zuweisen, das für die Aufrechterhaltung der Integrität der Daten verantwortlich ist. Dieser Plan sollte regelmäßig überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Daten auf effiziente und zeitnahe Weise gesammelt, bewahrt und analysiert werden.

3. Nutzung der Automatisierung

Automatisierung kann den eDiscovery-Prozess optimieren. Organisationen sollten in Erwägung ziehen, automatisierte eDiscovery-Software einzusetzen, um große Mengen von Daten schnell und genau zu überprüfen. Diese Software sollte regelmäßig aktualisiert werden, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

4. Sichere Speicherung

Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre Daten sowohl im Transit als auch in Ruhe sicher sind. Dies umfasst sensible Inhaltskommunikation und Kontrollen zur Governance-Verfolgung. Es müssen Cybersicherheitstechnologien und -richtlinien vorhanden sein, um das potenzielle Risiko durch Cyberangriffe und böswillige interne Bedrohungsausübende zu mindern.

5. Qualitätskontrolle

Organisationen sollten regelmäßig die Genauigkeit und Qualität ihrer Daten überprüfen, um deren Gültigkeit zu gewährleisten. Sie sollten auch regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass die Daten gemäß ihrem eDiscovery-Plan erfasst, gespeichert und abgerufen werden.

Strategische Partnerschaft von Kiteworks mit Bluesource

eDiscovery ist in der heutigen digitalen Welt immer wichtiger. Organisationen jeder Größe sollten sicherstellen, dass sie eDiscovery-Lösungen richtig nutzen, um digitale Daten schnell und präzise zu überprüfen und zu analysieren.

Kiteworks, in Partnerschaft mit Bluesource, bietet eine integrierte verschlüsselte E-Mail-eDiscovery-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, sicher auf gespeicherte E-Mails zuzugreifen, diese zu verwalten und zu archivieren, die in internen oder cloudbasierten E-Mail-Systemen gehostet sind. Die Lösung beinhaltet ein spezialisiertes forensisches Gateway, erweiterte Funktionen zur Legal Hold und Workflow-Steuerung sowie eine Funktion zur rechtlichen Überprüfung. Die verschlüsselte E-Mail-eDiscovery-Lösung hilft Organisationen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie bestehende IT-Investitionen in E-Mail-Systeme nutzt und E-Mails automatisch auf sichere und konforme Weise erfasst.

Kiteworks ermöglicht zusammen mit Bluesource, dass E-Mails leicht identifiziert, markiert, sortiert und zugegriffen werden können, auch wenn sie sich in verschiedenen Systemen befinden. Mit erweiterten Suchfunktionen können Organisationen E-Mails schnell finden, während automatische Legal Holds und Workflows sicherstellen, dass alle E-Mails gesammelt, gesichert und in einer konformen Weise verwaltet werden.

 

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