Sichtbarkeit von Inhalten und ihre Rolle bei der Demonstration der Compliance

Die Einhaltung von Vorschriften ist ein entscheidender Aspekt des Betriebs jeder Organisation. Ein Verstoß gegen branchenspezifische Vorschriften kann zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen führen. Die Einhaltung dieser Vorschriften kann jedoch eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere für Organisationen mit komplexen Datenlandschaften und veralteten Systemen. In diesem Blogbeitrag wird erörtert, wie Inhaltsvisibilität die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen und Organisationen dabei helfen kann, diese problemlos zu erreichen.

Verständnis für die Einhaltung von Vorschriften

Die Einhaltung von Vorschriften bezieht sich auf den Prozess der Einhaltung von branchenspezifischen Regeln, Richtlinien, Gesetzen und Vorschriften. Diese Vorschriften können je nach Branche und geographischer Region variieren. Zu den gängigsten Vorschriften gehören Datenschutzgesetze und branchenspezifische Vorschriften wie:

Allgemeine Datenschutzverordnung

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung, die Regeln für den Umgang von Unternehmen mit personenbezogenen Daten von Personen in der Europäischen Union festlegt. Sie verlangt von Organisationen, dass sie eine ausdrückliche Zustimmung von Personen einholen, bevor sie deren personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder speichern und ihnen Zugang zu ihren Informationen gewähren. Die Verordnung verpflichtet Unternehmen auch dazu, Datenpannen innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Entdeckung zu melden.

California Consumer Privacy Act

Der California Consumer Privacy Act (CCPA) ist ein Datenschutzgesetz, das den Einwohnern Kaliforniens das Recht gibt zu wissen, welche personenbezogenen Informationen Unternehmen über sie sammeln und wie diese genutzt werden. Es verlangt von Unternehmen auch, dass sie Verbrauchern die Möglichkeit geben, den Verkauf ihrer personenbezogenen Informationen abzulehnen und diese auf Anfrage zu löschen.

Gramm-Leach-Bliley Act

Der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) ist eine Verordnung, die von Finanzinstitutionen verlangt, die Privatsphäre der persönlichen Informationen ihrer Kunden zu schützen. Dies beinhaltet den Schutz von Informationen wie Kontonummern, Sozialversicherungsnummern und Kreditbewertungen.

Payment Card Industry Data Security Standard

Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist ein Sicherheitsstandard, der zum Schutz der Informationen von Kreditkarteninhabern erstellt wurde. Er gilt für jedes Unternehmen, das Kreditkartenzahlungen akzeptiert und verlangt die Einhaltung von 12 spezifischen Anforderungen, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten.

Federal Risk and Authorization Management Program

Das Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP) ist ein Regierungsprogramm, das Standards für Cloud-Dienstleister festlegt, die Regierungsdaten hosten. Es erfordert die Einhaltung einer Reihe von Sicherheitskontrollen und bietet einen standardisierten Ansatz zur Sicherheitsbewertung, Autorisierung und kontinuierlichen Überwachung.

Health Insurance Portability and Accountability Act

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist eine Verordnung, die den Datenschutz und die Sicherheit von Gesundheitsinformationen von Einzelpersonen schützt. Sie verlangt von Gesundheitsdienstleistern und verwandten Organisationen, Sicherheitsrichtlinien und -verfahren zu etablieren, um vor unbefugtem Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) zu schützen.

Die Rolle der Inhaltsvisibilität bei der Einhaltung von Vorschriften

Inhaltsvisibilität bezieht sich auf die Fähigkeit, Daten in den Systemen und Prozessen einer Organisation zu verfolgen und zu überwachen. Inhaltsvisibilität bietet Organisationen Echtzeit-Einblicke darin, wo Inhalte – insbesondere sensible Inhalte wie personenbezogene Daten, geistiges Eigentum, Kundenakten, Finanzdaten und Verträge – gespeichert sind, wer Zugang dazu hat und mit wem sie geteilt werden. Inhaltsvisibilität auf dieser Detailtiefe ermöglicht es Organisationen, Compliance-Risiken zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen. Durch die Nutzung der richtigen Technologie und die Etablierung einer Compliance-zentrierten Kultur kann die Inhaltsvisibilität die Compliance-Bemühungen verbessern und den Compliance-Prozess vereinfachen.

Inhaltsvisibilität und Datenschutz

Inhaltsvisibilität wird immer wichtiger für Organisationen, die sensible Informationen verarbeiten, speichern oder handhaben, insbesondere personenbezogene Daten. Vorschriften wie die DSGVO und das Datenschutzgesetz 2018 in Europa und der CCPA und viele andere staatliche Datenschutzgesetze in den USA haben strenge Anforderungen an die Handhabung von personenbezogenen Daten durch Organisationen gestellt. Inhaltsvisibilitätstools ermöglichen es Organisationen, den Fluss von personenbezogenen Daten in ihren Systemen zu überwachen und zu steuern und somit effektiv die Risiken, die mit der Datenverarbeitung und -handhabung verbunden sind, zu mindern.

Um die Datenschutzgesetze einzuhalten, müssen Organisationen in der Lage sein, sensible Inhalte wie personenbezogene Daten zu identifizieren und sicherzustellen, dass solche Inhalte nicht unsachgemäß behandelt oder unbefugtem Zugriff ausgesetzt werden. Inhaltsvisibilität vereinfacht diesen Prozess, indem sie einen zentralisierten Überblick über alle Inhalte innerhalb des Ökosystems einer Organisation bietet und die Identifizierung sensibler Inhalte ermöglicht.

Inhaltsvisibilität erleichtert auch Transparenz und Zustimmung bei der Datenverarbeitung, die Eckpfeiler der Datenschutzgesetze sind. Mit Inhaltsvisibilität können Organisationen ihre Datenverarbeitungspraktiken klar an die Datensubjekte, hauptsächlich Kunden, kommunizieren und deren Zustimmung zur Datenverarbeitung einholen.

Automatisierung der Compliance mit Inhaltsvisibilitätstools

Manuelle Compliance-Prozesse können mühsam und zeitaufwändig sein und zu Fehlern und Nichteinhaltung führen. Automatisierte Compliance-Tools rationalisieren Compliance-Prozesse, indem sie Inhalte in den Systemen und Anwendungen einer Organisation überwachen und verfolgen. Diese Tools bieten Echtzeit-Warnungen und ermöglichen es Organisationen, Compliance-Berichte mühelos zu erstellen. Inhaltsüberwachungs- und -verfolgungssysteme können an branchenspezifische Compliance-Anforderungen angepasst werden.

Erstellung eines Rahmens für Inhaltsvisibilität

Um die Compliance zu erreichen oder nachzuweisen, müssen Organisationen eine Compliance-zentrierte Kultur etablieren, indem sie alle Stakeholder einbeziehen, vom Top-Management bis hin zu den Mitarbeitern an der Front. Umfassende Richtlinien und Verfahren müssen entwickelt werden, um die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften zu gewährleisten. Ein zentralisiertes Repository für alle Compliance-bezogenen Daten und Dokumentationen ist unerlässlich, um einen einfachen Zugang und eine einfache Verwaltung zu gewährleisten.

Inhaltsvisibilität in stark regulierten Branchen

Stark regulierte Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Recht stehen vor einzigartigen Compliance-Herausforderungen. So muss beispielsweise die Gesundheitsbranche strenge Vorschriften einhalten, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen, während die Finanzbranche Gesetzen und Vorschriften entsprechen muss, um betrügerische Aktivitäten zu verhindern und Kundendaten zu schützen. Inhaltsvisibilität kann diesen Branchen helfen, ihre jeweiligen Vorschriften einzuhalten, indem sie die notwendigen Einblicke in ihre Datenlandschaften bietet, die es ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen.

Überwindung von Hindernissen bei der Inhaltsvisibilität

Die Implementierung von Inhaltsvisibilität kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Organisationen mit komplexen Datenlandschaften und veralteten Prozessen. Veraltete Systeme und manuelle Prozesse können die Implementierung von Inhaltsvisibilität behindern, während Sicherheitsbedenken und Cyber-Bedrohungen Compliance-Bemühungen entgleisen können. Organisationen können diese Hindernisse jedoch überwinden, indem sie die richtige Technologie implementieren, Mitarbeiterschulungen durchführen und eine Kultur der Cyber-Bewusstheit fördern.

Best Practices für die Implementierung von Inhaltsvisibilität

Um die Inhaltsvisibilität erfolgreich zu implementieren, müssen Organisationen eine Compliance-Risikobewertung durchführen, Strategien zur Überwachung von Inhalten entwerfen und implementieren und umfassende Schulungen für Mitarbeiter anbieten. Die Sensibilisierung für Compliance und die Entwicklung der notwendigen Prozesse stellt sicher, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Weitere Best Practices beinhalten:

1. Klare Ziele und Ziele für die Inhaltsvisibilität definieren

Bevor die Datenvisibilität implementiert wird, ist es wichtig, klare Ziele und Ziele zu definieren. Dies hilft Organisationen zu bestimmen, welche Daten sichtbar sein müssen, wie sie präsentiert werden sollen und welche spezifischen Ergebnisse sie erreichen wollen.

2. Identifizieren Sie die richtigen Datenquellen für maximale Inhaltsvisibilität

Organisationen müssen die richtigen Datenquellen identifizieren, die für ihre Ziele und Vorgaben relevant sind. Dies erfordert ein Verständnis für die verfügbaren Daten, ihre Zuverlässigkeit und Vollständigkeit und wie sie zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse eingesetzt werden können.

3. Nutzen Sie die richtigen Tools und Technologien, um Inhaltsvisibilität zu erreichen

Organisationen müssen die richtigen Tools und Technologien einsetzen, um die Datenvisibilität zu ermöglichen. Dies beinhaltet die Auswahl der richtigen Datenanalyse-Software, Datenbankmanagementsysteme und Datenvisualisierungstools.

4. Stellen Sie die Datenqualität sicher für eine genaue Inhaltsvisibilität

Die Datenqualität ist entscheidend für die Erreichung einer genauen Datenvisibilität. Dies bedeutet, in Datenbereinigung, Datenstandardisierung und Daten-Governance-Praktiken zu investieren, um sicherzustellen, dass die Daten genau, vollständig und konsistent sind.

5. Etablieren Sie Daten-Governance-Praktiken, um die Inhaltsvisibilität zu erhalten

Organisationen müssen Daten-Governance-Praktiken etablieren, um sicherzustellen, dass die Daten angemessen verwaltet werden und den Best Practices entsprechen. Dies beinhaltet die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Etablierung von Datenrichtlinien und -verfahren und die Überwachung der Datennutzung und des Datenzugriffs.

6. Förderung der Zusammenarbeit zur Verbesserung der Inhaltsvisibilität

Die Inhaltsvisibilität erfordert die Zusammenarbeit über verschiedene Funktionen und Abteilungen hinweg. Dies beinhaltet die Schaffung von Möglichkeiten für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, die Förderung des Datenaustauschs und die Erleichterung der Kommunikation zwischen den Stakeholdern.

7. Überwachen und Messen Sie die Ergebnisse, um die Inhaltsqualität zu messen, zu bewerten und zu verbessern

Organisationen müssen die Ergebnisse ihrer Bemühungen um Inhaltsvisibilität überwachen und messen, um deren Wirksamkeit zu bestimmen. Dies beinhaltet das Tracking der Leistung im Vergleich zu den Zielen, die Messung der Auswirkungen der Inhaltsvisibilität auf die Geschäftsergebnisse und die Durchführung von Anpassungen, wenn dies notwendig ist.

Die Vorteile der Inhaltsvisibilität über die Compliance hinaus

Inhaltsvisibilität kann zahlreiche Vorteile für Unternehmen über die regulatorische Compliance hinaus bieten. Eine effektive Strategie zur Inhaltsvisibilität hilft Unternehmen, effizienter zu arbeiten, Vertrauen bei ihren Kunden aufzubauen, Risiken zu mindern und vieles mehr. Werfen wir einen Blick auf einige dieser Vorteile.

Inhaltsvisibilität verbessert die betriebliche Effizienz und Produktivität

Mit der Inhaltsvisibilität können Organisationen ihren Inhaltsbestand verfolgen und analysieren, Redundanzen identifizieren und Prozesse automatisieren, was zu reduzierten Kosten, optimierten Betriebsabläufen und verbesserte Produktivität führt.

Inhaltsvisibilität schafft verbesserte Daten-Governance- und Risikomanagement-Fähigkeiten

Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in ihre Inhaltslandschaften können Unternehmen potenzielle Sicherheitsbedrohungen, Datenverstöße und betrügerische Aktivitäten identifizieren und angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Risiken zu mindern.

Inhaltsvisibilität bietet Einblicke zur Förderung des Geschäftswachstums

Durch die Analyse von Nutzungsmustern und Verhaltensweisen von Inhalten können Unternehmen neue Möglichkeiten und Nutzeranforderungen identifizieren, Inhaltsstrategien optimieren und neue Einnahmequellen entwickeln.

Stärken Sie Ihre Fähigkeiten zur Inhaltsvisibilität für eine optimierte Compliance mit Kiteworks

Inhaltsvisibilität ist entscheidend, um Compliance nachzuweisen und sensible Inhalte zu schützen. Das Private Content Network von Kiteworks bietet Organisationen auf der ganzen Welt und in jeder Branche eine kritische Sicht darauf, wie Daten genutzt werden, wer darauf zugreift und mit wem sie geteilt werden. Die Fähigkeiten von Kiteworks zur Inhaltsvisibilität helfen Unternehmen auch dabei, alle Dateiaktivitäten in ihrem Netzwerk zu überwachen und zu verfolgen und den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern.

Mit den hochmodernen Analysetools von Kiteworks können Unternehmen potenzielle Risiken identifizieren und schnell korrigierende Maßnahmen ergreifen. Das CISO Dashboard von Kiteworks gibt Organisationen einen Überblick über ihre sensibelsten Inhalte: wo sie gespeichert sind, wer darauf zugreift, wie sie genutzt werden und ob sie den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Das CISO Dashboard ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen über Sicherheits- und regulatorische Anforderungen zu treffen.

Konnektoren zu On-Premises- und Cloud-basierten Unternehmens-Content-Management-Lösungen wie Box, Dropbox, Microsoft SharePoint und OneDrive for Business gewährleisten einen sicheren Inhaltszugriff, der überwacht, verfolgt und aufgezeichnet wird. Enterprise Application Plugins wie Microsoft Office 365, Salesforce und iManage verbessern die Inhaltsvisibilität und die Sicherheit von Inhalten.

Auditing und Reporting sind wichtige Aspekte der Inhaltsvisibilität und daher der regulatorischen Compliance. Kiteworks bietet ein detailliertes und umfassendes Audit-Log aller Dateiaktivitäten, nämlich wer was an wen, wann und wie gesendet hat, das an spezifische regulatorische Anforderungen angepasst werden kann. Diese Logs können in eine verbundene Security Information and Event Management (SIEM)-Lösung eingespeist werden für die Erkennung von Bedrohungen, forensische Analysen, rechtliche Haltepunkte und eDiscovery und natürlich für die regulatorische Compliance. Tatsächlich unterstützt oder hilft Kiteworks Organisationen dabei, die Einhaltung mehrerer Datenschutzbestimmungen und Standards nachzuweisen, einschließlich DSGVO, HIPAA, FedRAMP, das Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC), Cyber Essentials Plus, International Traffic in Arms Regulations (ITAR), die International Organization for Standardization 27000 standards (ISO 27001) und viele, viele mehr.

Kiteworks schützt personenbezogene Daten und andere sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff mit Funktionen wie granularen Zugriffskontrollen, digitalem Rechtemanagement und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Organisationen verwenden diese Tools, um festzulegen, zu steuern und durchzusetzen, wer auf sensible Inhalte zugreifen kann.

Um mehr über das Private Content Network von Kiteworks und wie es Inhaltsvisibilität für Ihre Bemühungen um regulatorische Compliance bietet, zu erfahren, vereinbaren Sie noch heute eine individuelle Demo.

Zusätzliche Ressourcen

• Blog-Beitrag Ein Leitfaden zur Informationssicherheits-Governance
• Blog-Beitrag Schützen Sie Ihre sensiblen Inhalte mit diesen zehn Best Practices
• Video Was Sie über die CISO Dashboard-Fähigkeit von Kiteworks wissen müssen
• Fallstudie AVL: Risikominderung mit einer einzigen, sicheren Plattform für den Dateiaustausch
• Blog-Beitrag Regulatorische Compliance und Cybersicherheitsstandards treiben das Risikomanagement voran