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Managed File Transfer (MFT) für Finanzdienstleistungen: Software-Käuferleitfaden

von Bob Ertl updated Februar 26, 2024 Managed File Transfer

Lesezeit: 8 Minuten

In der schnelllebigen, datenintensiven Finanzdienstleistungsbranche kann die Bedeutung von Managed File Transfer (MFT)-Software nicht überschätzt werden. Mit steigenden Anforderungen an Datenschutz, gesetzliche Vorgaben und betriebliche Effizienz sind Managed-File-Transfer-Lösungen unverzichtbar geworden. Diese Plattformen gewährleisten eine sichere, effiziente und zuverlässige Übertragung sensibler Finanz- und Kundendaten zwischen Systemen, Büros und Partnern.

Dieser Leitfaden soll IT-Fachleuten im Finanzdienstleistungssektor dabei helfen, die überfüllte Landschaft der MFT-Lösungen zu navigieren, indem Käufer aufgeklärt und ermächtigt werden, so dass sie eine informierte Entscheidung treffen können, die den Bedürfnissen ihrer Finanzinstitution im Jahr 2024 entspricht.

Noch unentschlossen zwischen FTP und Managed File Transfer? Hier sind sechs Gründe, warum Managed File Transfer besser ist als FTP.

Was ist Managed File Transfer und warum ist es besser als FTP?

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht über Managed File Transfer (MFT) Software

Managed File Transfer (MFT)-Software bietet Organisationen in jeder Branche eine kritische Lösung in den heutigen stark digitalen und datengetriebenen Geschäftsumgebungen. Im Kern sind Managed-File-Transfer-Lösungen darauf ausgelegt, Dateien und Daten sicher über verschiedene Netzwerke und Systeme zu verwalten, zu übertragen und zu überwachen. Im Gegensatz zum Standard File Transfer Protocol (FTP) bietet Managed File Transfer verbesserte Sicherheit, Zuverlässigkeit und Nachverfolgung, was es zu einer überlegenen Wahl für Organisationen macht, die Datenschutz und Compliance priorisieren. Diese Technologie stellt sicher, dass Finanzinstitutionen sensible Informationen, wie Kundendaten, Verträge und Finanzberichte, sowohl intern als auch mit vertrauenswürdigen externen Partnern teilen können, ohne Sicherheit oder Effizienz zu kompromittieren.

MFT-Lösungen sind ebenfalls mit Funktionen ausgestattet, die den Prozess des Dateitransfers automatisieren und optimieren. Die Automatisierung reduziert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern steigert auch signifikant die betriebliche Effizienz. Dies ermöglicht es Finanzdienstleistungsunternehmen, sich mehr auf ihre Kernaktivitäten und weniger auf die technischen Details der Datenübertragung zu konzentrieren. Mit dem Aufkommen von Cloud-basierten MFT-Lösungen wurden diese Vorteile weiter verstärkt und bieten Skalierbarkeit und Flexibilität, um den sich entwickelnden Anforderungen von Finanzdienstleistungsinstituten gerecht zu werden.

Warum Managed File Transfer für die Finanzdienstleistungsbranche entscheidend ist

Cyberbedrohungen, die zu Datenpannen und Verstößen gegen Compliance führen, werden zunehmend häufiger. Angesichts der Sensibilität der Informationen, die Finanzdienstleistungsinstitute verarbeiten, übertragen und speichern, sind diese Organisationen Hauptziele für Cyberkriminelle. Daher sollten Managed File Transfer-Softwarelösungen als viel mehr als nur ein Werkzeug zur Erleichterung reibungsloserer Abläufe betrachtet werden. Stattdessen sind sie ein kritischer Bestandteil im Cybersecurity-Rahmenwerk eines Finanzinstituts.

Die von MFT-Lösungen angebotenen sicheren Übertragungsprotokolle stellen sicher, dass sensible Inhalte, egal ob im ruhenden Zustand oder während der Übertragung, für unbefugte Parteien unzugänglich bleiben. Dieses Sicherheitsniveau ist von größter Bedeutung, um das Vertrauen der Kunden zu bewahren und Vorschriften wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) und vielen anderen staatlichen, nationalen und branchenspezifischen Datenschutzvorschriften zu entsprechen.

Finanzdienstleistungsunternehmen verarbeiten riesige Datenmengen, und ein Großteil davon muss mit vertrauenswürdigen Dritten wie Kunden, Partnern, Beratern, Prüfern, Regulierungsbehörden und anderen ausgetauscht werden. Managed File Transfer-Lösungen bieten Organisationen eine Methode, diese Daten effizient zu verwalten und gleichzeitig Risiken zu minimieren, die zu unbefugtem Zugriff führen können. Die Fähigkeit, Dateiübertragungen zu automatisieren, die Bewegung sensibler Informationen mit detaillierten Protokollen zu verfolgen und Berichte für Prüfzwecke zu generieren, sind kritische Anforderungen für Finanzdienstleistungsunternehmen. Indem eine Managed File Transfer-Softwarelösung mit Compliance-Vorgaben abgestimmt wird und robusten Datenschutz bietet, schützen Finanzinstitute ihren Ruf und vermeiden die finanziellen Strafen, die mit Datenpannen verbunden sind.

Managed File Transfer (MFT) für Finanzdienstleistungen: Software-Käuferleitfaden - Key Takeaways

WICHTIGE ERKENNTNISSE

Managed File Transfer für Finanzdienstleistungen:
Managed File Transfer spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines sicheren, effizienten und konformen Transfers sensibler Finanz- und Kundendaten, angesichts steigender Anforderungen an den Datenschutz und die gesetzliche Vorgaben.
Bedeutung von Managed File Transfer in Cybersecurity-Frameworks:
MFT-Lösungen sind integraler Bestandteil von Cybersecurity-Frameworks und bieten sichere Übertragungsprotokolle, Verschlüsselung, detaillierte Prüfprotokolle, robuste Authentifizierungsmethoden und mehr.
Wichtige Funktionen, auf die bei MFT-Software zu achten ist:
Organisationen im Finanzdienstleistungssektor sollten Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, umfassende Audits, Mehrfaktorauthentifizierung und Unterstützung der gesetzlichen Compliance priorisieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl von MFT-Software:
Schritte umfassen die Bewertung der Bedürfnisse der Organisation, den Vergleich von Funktionen und Kosten, die Planung von Demos und Testversionen sowie die Bewertung der Benutzererfahrung und des Supports.

Wichtige Funktionen, die Sie bei Managed File Transfer Software suchen sollten

Bei der Auswahl einer Managed File Transfer-Softwarelösung ist es entscheidend für Finanzdienstleistungsunternehmen, Funktionen zu berücksichtigen, die auf ihre einzigartigen geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind.

Sicherheit sollte ganz oben auf der Liste stehen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf einige kritische Sicherheitsfunktionen werfen, die jede MFT-Softwarelösung haben sollte.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Diese Verschlüsselungsmethode stellt sicher, dass Daten an ihrer Quelle kodiert und nur an ihrem vorgesehenen Ziel dekodiert werden. Die Verwendung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet, dass Dateien während des gesamten Übertragungsprozesses sicher bleiben.
Sichere DateiübertragungsprotokolleFTPS, SFTP, HTTPS und andere sichere Dateiübertragungsprotokolle bieten verschlüsselte Kanäle für die Datenübertragung und erleichtern den sicheren Austausch von Finanzdaten. Dazu gehören Kundeninformationen, Transaktionsaufzeichnungen und andere sensible Inhalte, die eine strenge Einhaltung von Finanzvorschriften und Datenschutzgesetzen erfordern.
Umfassende Überwachung: Finanzinstitutionen müssen Dateibewegungen akribisch verfolgen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Ausführliche Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen ermöglichen es Finanzdienstleistungsorganisationen, jede Dateiübertragungsaktivität zu überwachen, aufzuzeichnen und zu verifizieren.
Robuste Authentifizierungsmethoden: Die Überprüfung der Identität eines Benutzers ist für Managed File Transfers entscheidend, da sie sicherstellt, dass nur autorisierte Benutzer sensible Finanzinformationen senden oder empfangen können, wodurch das Risiko unbefugter Zugriffe gemindert wird. Die Authentifizierung kann Passwörter, Sicherheitstoken oder biometrische Verifizierung umfassen.
Regulatorische Compliance: GLBA, DSGVO, CCPA, PCI-DSS und andere Vorschriften fordern den sicheren Umgang mit sensiblen Informationen, was Compliance zu einem wesentlichen Merkmal jeder MFT-Lösung macht. Eine MFT-Softwarelösung, die gesetzliche Vorgaben unterstützt, schützt sensible Inhalte durch verschlüsselte Übertragungen, Audit-Trails, automatisierte Berichterstattung und fortschrittliche Authentifizierungsmethoden.
Automatisierung: Fortgeschrittene Automatisierungsfähigkeiten erhöhen die Sicherheit, indem sie das Potenzial für menschliche Fehler erheblich reduzieren. Durch die Automatisierung manueller Prozesse eliminieren MFT-Softwarelösungen die Notwendigkeit kontinuierlicher manueller Aufsicht; je geringer das Niveau menschlicher Intervention, desto geringer das Risiko von Datenpannen und Compliance-Verstößen.

Diese Liste ist nur ein Teilbereich der Sicherheitsfunktionen, die moderne Managed File Transfer-Softwarelösungen bieten. Dennoch sollten die oben aufgeführten Funktionen als wesentlich betrachtet werden.

Auswahl der besten MFT-Software für Ihr Finanzdienstleistungsunternehmen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Die Auswahl der richtigen Managed File Transfer-Software ist entscheidend, um die Integrität und Vertraulichkeit sensibler Finanzdaten zu wahren. Angesichts der Vielzahl an Optionen auf dem Markt kann die Suche nach der besten MFT-Lösung für Ihr Unternehmen entmutigend erscheinen. Der nachfolgende schrittweise Leitfaden ist darauf ausgelegt, den Prozess zu vereinfachen, indem er sich auf Schlüsselfunktionen, Compliance-Standards und Integrationsfähigkeiten konzentriert, die für Finanzdienstleistungsorganisationen unerlässlich sind. Indem Sie die spezifischen Bedürfnisse des Finanzsektors verstehen und wie verschiedene MFT-Lösungen diese Anforderungen erfüllen können, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die Ihre Daten schützt und gleichzeitig die betriebliche Effizienz steigert.

Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Finanzinstituts

Bevor Sie die MFT-Softwarelösung für Ihr Finanzinstitut auswählen, ist es unerlässlich, eine gründliche Bewertung der spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation durchzuführen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Datenvolumen, das Sie verarbeiten, die Komplexität Ihrer Datenworkflows und die regulatorischen Umgebungen, in denen Sie tätig sind. Das Verständnis dieser Anforderungen hilft Ihnen, die Funktionen zu identifizieren, die in Ihrer MFT-Lösung unverzichtbar sind.

Zusätzlich ist es entscheidend, Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen wie IT, Compliance und Betrieb einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte MFT-Software den breiten Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht wird.

Bewerten Sie außerdem Ihre aktuellen Datenübertragungsprozesse und identifizieren Sie alle Lücken oder Schmerzpunkte, die eine MFT-Lösung adressieren könnte. Dies könnte Ineffizienzen in manuellen Prozessen, Schwierigkeiten beim Nachverfolgen von Dateiübertragungen zu Prüfzwecken oder Herausforderungen beim sicheren Umgang mit Daten beim Teilen mit externen Partnern umfassen. Eine umfassende Bedarfsanalyse wird eine solide Grundlage für Ihren MFT-Softwareauswahlprozess bieten.

Vergleichen Sie führende MFT-Softwarelösungen und Funktionen

Sobald Sie Ihre Anforderungen definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Funktionen verschiedener Managed File Transfer-Lösungen zu vergleichen. Suchen Sie nach Software, die robuste Sicherheitsmaßnahmen bietet, einschließlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Unterstützung für fortgeschrittene Sicherheitsprotokolle. Vergleichen Sie, wie verschiedene Lösungen große Datenmengen verarbeiten und bewerten Sie ihre Skalierbarkeit. Automatisierte Workflow-Fähigkeiten, einfache Integration in bestehende Systeme und Unterstützung der Compliance sind weitere wesentliche Funktionen zum Vergleich.

Natürlich wird der Kostenfaktor bei der Auswahl einer Managed File Transfer-Softwarelösung eine wichtige Rolle spielen. Die Kosten für MFT-Software können basierend auf den Funktionen, der Skalierbarkeit und dem angebotenen Supportniveau erheblich variieren. Prüfen Sie die Preise und Abonnementpläne sorgfältig und berücksichtigen Sie dabei sowohl aktuelle als auch zukünftige Bedürfnisse. Einige Anbieter bieten flexible Preismodelle an, die sich an das Wachstum und die sich ändernden Anforderungen Ihrer Institution anpassen können, was einen langfristigen Wert bieten kann.

Die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse ist entscheidend bei der Auswahl einer MFT-Lösung, die den besten Wert für Ihre Investition bietet. Berücksichtigen Sie nicht nur die anfänglichen Kosten oder Abonnementgebühren, sondern auch die potenziellen Einsparungen durch gesteigerte Effizienz, reduziertes Risiko von Datenpannen und Vermeidung von Strafen wegen Nichteinhaltung der Compliance. Berücksichtigen Sie außerdem die Kosten, die mit der Implementierung der Lösung verbunden sind, einschließlich aller notwendigen Schulungen und Systemanpassungen.

Vereinbaren Sie Demos und kostenlose Testfahrten

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, nutzen Sie die von MFT-Softwareanbietern angebotenen Demos und kostenlosen Testversionen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Software in Ihrer Umgebung zu testen und ihre Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen und ob sie Ihren betrieblichen Anforderungen entspricht, zu bewerten. Achten Sie während der Testphase besonders auf die Leistung der Software, ihre Benutzeroberfläche und die Qualität des Kundensupports, den der Anbieter bietet.

Bewertung von Benutzererfahrung und Support

Die Benutzererfahrung und das Niveau des angebotenen Supports sind entscheidende Faktoren für den Erfolg jeder Softwareimplementierung. Bewerten Sie die Reaktionsfähigkeit des Supportteams des Anbieters und die Verfügbarkeit von Ressourcen wie Schulungsmaterialien und Benutzergemeinschaften. Eine intuitive Lösung, die von einer aktiven und hilfreichen Community unterstützt wird, kann die Benutzerakzeptanz und -zufriedenheit erheblich steigern.

Implementierung Ihrer gewählten MFT-Lösung

Eine erfolgreiche Implementierung von MFT-Software erfordert sorgfältige Planung und die Einhaltung von Best Practices. Erstellen Sie eine klare Implementierungs-Roadmap, binden Sie Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen ein und stellen Sie eine gründliche Testung vor dem Livegang sicher. Es ist auch ratsam, mit einer Pilotphase zu beginnen, damit Sie alle Probleme adressieren können, bevor Sie die Lösung breiter ausrollen.

Schulung und Benutzerakzeptanz

Umfassende Schulungsprogramme sind wesentlich, um sicherzustellen, dass Ihr Team die neue MFT-Lösung effektiv nutzen kann. Bieten Sie Schulungssitzungen an, die auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten sind, und berücksichtigen Sie kontinuierliche Unterstützung und Auffrischungskurse, um den Benutzern zu helfen, mit Softwareaktualisierungen oder -änderungen Schritt zu halten. Die Förderung der Benutzerakzeptanz von Anfang an kann den Wert, den Ihre Organisation aus der MFT-Lösung zieht, erheblich steigern.

Laufende Verwaltung und Support

Nach der anfänglichen Implementierung sind kontinuierliches Management und Support entscheidend, um die Sicherheit, Effizienz und Compliance Ihrer Managed File Transfer-Lösung zu gewährleisten. Etablieren Sie Verfahren für regelmäßige Software-Updates, Monitoring und Audits, um sicherzustellen, dass das System weiterhin effektiv Ihren Anforderungen entspricht. Darüber hinaus pflegen Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Anbieter, um kontinuierlichen Support zu erhalten und über neue Funktionen oder Verbesserungen informiert zu bleiben, die Ihrem Institut zugutekommen könnten.

Kiteworks hilft Finanzinstituten, ihre sensiblen Inhalte mit sicherem Managed File Transfer zu schützen

Die Auswahl und Implementierung der richtigen Managed File Transfer-Softwarelösung ist eine entscheidende Entscheidung für Finanzinstitute. Indem Sie Ihre Bedürfnisse sorgfältig bewerten, Top-Lösungen vergleichen und Best Practices für die Implementierung und das laufende Management befolgen, kann Ihr Institut seine Datenübertragungsprozesse erheblich verbessern. Schließlich wird eine gut gewählte Managed File Transfer-Lösung nicht nur die Sicherheit und Compliance Ihrer Datentransfers gewährleisten, sondern auch die betriebliche Effizienz verbessern und das Wachstum und den Erfolg Ihres Instituts unterstützen.

Das Kiteworks Private Content Network, eine nach FIPS 140-2 Level validierte sichere Plattform für Dateifreigabe und Dateiübertragung, konsolidiert E-Mails, Filesharing, Web-Formulare, SFTP und Managed File Transfer, sodass Organisationen kontrollieren, schützen und nachverfolgenjede Datei, während sie in das Unternehmen ein- und austritt.

Kiteworkssichere Managed File Transferbietet robuste Automatisierung, zuverlässiges, skalierbares Betriebsmanagement und einfache, codefreie Formulare sowie visuelles Bearbeiten. Es ist mit einem Fokus auf Sicherheit, Transparenz und Compliance konzipiert. Tatsächlich erfüllt Kiteworks alle Anforderungen an Protokollierung, Governance und Sicherheit mit zentralisierter Richtlinienverwaltung, während eine gehärtete virtuelle Appliance Daten und Metadaten vor böswilligen Insidern und fortgeschrittenen, persistenten Bedrohungen schützt. Unternehmen können somit Dateien sicher übertragen und gleichzeitig die Einhaltung relevanter Vorschriften gewährleisten.

Kiteworks sichere Managed File Transfer unterstützt flexible Flows, um Dateien zwischen verschiedenen Arten von Datenquellen und -zielen über eine Vielzahl von Protokollen zu übertragen. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Reihe von Autoren- und Managementfunktionen, einschließlich einer Operations-Web-Konsole, Drag-and-Drop-Flow-Erstellung, deklarativen benutzerdefinierten Operatoren und der Möglichkeit, nach Zeitplan, Ereignis, Dateierkennung oder manuell auszuführen.

Schließlich bietet der Kiteworks Secure Managed File Transfer Client Zugriff auf häufig genutzte Repositories wie Kiteworks-Ordner, SFTP-Server, FTPS, CIFS-Dateifreigaben, OneDrive for Business, SharePoint Online, Box, Dropbox und andere.

Insgesamt bietet Kiteworks sichere Managed File Transfer vollständige Transparenz, Compliance und Kontrolle über IP, personenbezogene Daten, PHI und andere sensible Inhalte, unter Verwendung modernster Verschlüsselung, integrierter Audit-Trails, Compliance-Berichterstattung und rollenbasierter Richtlinien.

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