Die Evolution der sicheren E-MailKommunikation bei SIX

Auf Basis bewährter Partnerschaft gut gerüstet in die Zukunft

Mehr als ein Jahrzehnt Zusammenarbeit

2010 startete SIX, das Rückgrat des Schweizer Finanzplatzes, eine Zusammenarbeit mit totemo und führte die renommierte Plattform totemomail für sichere Kommunikation per E-Mail ein. Hauptziel war der Schutz der externen Kommunikation mit Geschäftspartnern, um den strengen Standards der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA gerecht zu werden und die Sicherheit der Kundendaten zu gewährleisten.

Nach der Implementierung von totemomail im Jahr 2010 folgte ein dreizehn Jahre ununterbrochener, wartungsfreier Betrieb, der nicht nur die Robustheit und Stabilität von totemomail unter Beweis stellte, sondern auch die Compliance mit regulatorischen Vorgaben und Anpassungsfähigkeit in diversen Szenarien hervorhob. Die Berücksichtigung des Feedbacks und der Anforderungen von SIX durch totemo führte ausserdem dazu, dass die Lösung stets den Bedürfnissen des Unternehmens sowie des dynamischen Finanzsektors in der Schweiz entsprach. So zeugt der kontinuierliche Betrieb von totemomail bei SIX von der Zuverlässigkeit des Produkts und der nahtlosen sowie vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen.

“Für uns stand im Vordergrund, den bestehenden Lifecycle fortzusetzen – hauptsächlich aus Gründen der Effizienz. Es war daher die logische Schlussfolgerung, auf die neueste Version des bereits eingesetzten Produkts umzusteigen, anstatt den Aufwand und die Unwägbarkeiten einer Neuausschreibung auf uns zu nehmen.”

– Mike Staub
Head Communication Engineering

Navigieren im technologischen Wandel: Der Übergang zu EPG

Nach der Übernahme von totemo durch die Firma Kiteworks durchlief SIX eine Phase der Umgestaltung und Neubewertung. Kiteworks setzte darauf, seine bestehende Plattform zu stärken und ermutigte die totemo-Kunden, auf das Kiteworks E-Mail Protection Gateway (EPG) umzusteigen. Die Basis von EPG ist die Integration der totemomail-Lösung in das Kiteworks Private Content Network, basierend auf einer gehärteten virtuellen Appliance. Für SIX wurde der Übergang zu einem sorgfältig zu betrachtenden Thema, unter Berücksichtigung ihrer langjährigen Nutzung und der tiefgehenden Integration von totemomail in die Kommunikationsstrukturen des Unternehmens, das die Infrastruktur für den Finanzplatz in der Schweiz und in Spanien betreibt.

Das Angebot von Kiteworks versprach nicht nur eine Fortsetzung der sicheren Kommunikation, auf die sich SIX verlassen hatte, sondern eröffnete auch Wege zur Erkundung zusätzlicher Funktionen und Weiterentwicklungen, die in der KiteworksPlattform verfügbar sind. SIX stand vor der Herausforderung, die bewährte sichere Kommunikation fortzuführen und zugleich neue technologische Wege auszuloten.

SIX als Vorreiter beim Wechsel

SIX nahm die Herausforderung an und positionierte sich als Vorreiter, indem sie im August 2023 als erstes Unternehmen zum neuen E-Mail Protection Gateway (EPG) wechselte – eine Entscheidung, die von umfassenden Überlegungen aus Management- und technischer Perspektive geleitet wurde.

“Die intensive Begleitung durch einen Profi von Kiteworks war ausschlaggebend für unsere Entscheidung und ermöglichte es uns, alle technischen Herausforderungen sicher zu meistern.”

– Dan Stefanescu,
Senior System Engineer

Mike Staub, Head Communication Engineering, verantwortete die strategischen und managementbezogenen Aspekte des Entscheids. Er gibt zu bedenken: „Ein Plattformwechsel im sensiblen Bereich der sicheren Kommunikation erfordert eine sorgfältige Betrachtung.“ Er beleuchtet die Entscheidungsfindung von SIX in diesem Kontext: Statt eine Neuausschreibung in Erwägung zu ziehen, zog der Finanzdienstleister eine Aktualisierung der bereits bewährten Lösung in Betracht. „Für uns stand im Vordergrund, den bestehenden Lifecycle fortzusetzen – hauptsächlich aus Gründen der Effizienz“, erläutert Staub. „Es war daher die logische Schlussfolgerung, auf die neueste Version des bereits eingesetzten Produkts umzusteigen, anstatt den Aufwand und die Unwägbarkeiten einer Neuausschreibung auf uns zu nehmen.“

Ausserdem sicherte die Entscheidung für das Nachfolgeprodukt von totemomail den rund 4‘000 Mitarbeitern von SIX, die die Lösung seit Jahren nutzen, weiterhin eine konsistente und vertraute Benutzererfahrung zu.

Die konkrete technische Umsetzung und Betreuung des Projekts lag in den Händen von Dan Stefanescu, Senior System Engineer, der die Kosteneffizienz hervorhebt: „Ein wichtiger Aspekt war zudem, dass der Wechsel keine zusätzlichen Kosten nach sich zieht.“ Ein weiterer wesentlicher Faktor aus seiner Sicht war, dass Kiteworks die spezialisierte Unterstützung durch einen Customer Success Engineer versprach. „Die intensive Begleitung durch einen Profi von Kiteworks war ausschlaggebend für unsere Entscheidung und ermöglichte es uns, alle technischen Herausforderungen sicher zu meistern”, merkt Stefanescu an.

Geglückte Umstellung und neue Stärken der Kiteworks-Plattform

Die Umstellung auf das Kiteworks Private Content Network mit EPG wurde erfolgreich abgeschlossen, die neue Lösung wird eins zu eins für die gleichen Anwendungsfälle, Abteilungen und Nutzer eingesetzt wie totemomail. Stefanescu gefällt die neuere und modernere Benutzeroberfläche, besonderes Feedback der Nutzer zur Umstellung hat er bisher jedoch nicht erhalten. Dazu merkt Staub an: „Das Ziel des Lifecycle-Upgrades war ja gerade, dass die Nutzer keine Veränderungen bemerken und sich von der Funktionsweise her nicht umstellen müssen. Sie haben den Plattformwechsel im Grunde also gar nicht wahrgenommen.“

Stefanescu selbst stellt folgende Unterschiede fest: „Einer der markanten Vorteile des Upgrades ist die Art und Weise, wie die Updates in Kiteworks installiert werden. Dies wird zentralisiert und verspricht eine einfachere Handhabung und damit zukünftig eine Zeitersparnis“, erläutert er.

Abschliessend lobt Stefanescu die schnelle Reaktionszeit auf Supportanfragen und sieht den Vorteil, dass der Support von Kiteworks nun global über alle Zeitzonen verteilt ist. „Der Support von Kiteworks ist wirklich sehr gut. Schnelle Antworten und effiziente Hilfe – aus technischer Sicht super.“