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Optimieren Sie Ihr Managed-File-Transfer-Spiel, um DSGVO-Konformität zu erreichen und zu erhalten

von Bob Ertl updated August 27, 2023 DSGVO-Compliance

Lesezeit: 8 Minuten

Managed File Transfer (MFT) verwaltet, automatisiert und optimiert Datenaustausche zwischen Nutzern, Systemen und Unternehmen in einer sicheren und kontrollierten Umgebung. Dabei wird die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleistet und deren Schutz während der Übertragung und bei der Speicherung sichergestellt. Die DSGVO, eine in der Europäischen Union (EU) implementierte Datenschutzgesetzgebung, regelt, wie Unternehmen Daten von EU-Bürgern behandeln und schützen, und sieht strenge Strafen für Nichteinhaltung vor. Sie gewährt den Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre Daten, einschließlich des Rechts auf Zugang, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.

MFT spielt eine entscheidende Rolle dabei, Organisationen dabei zu helfen, Daten an vertrauenswürdige Dritte zu übertragen oder von diesen zu empfangen. Diese Dateien enthalten zwangsläufig personenbezogene Daten und geschützte Gesundheitsinformationen (PII/PHI) von EU-Bürgern, was eine Einhaltung der DSGVO erfordert. Eine MFT-Lösung muss daher in der Lage sein, Daten während der Übertragung und bei der Speicherung zu sichern, die Bewegung von Dateien zu verfolgen und die Datenprivatsphäre zu gewährleisten.

Table of Contents

Managed File Transfer und DSGVO-Konformität

MFT-Lösungen sind ein integraler Bestandteil einer robusten DSGVO-Konformitätsstrategie. Da die DSGVO zahlreiche Datenrechte und strenge Datenschutzrichtlinien betont, müssen Organisationen sicherstellen, dass Datentransfers sicher, zuverlässig und konform sind. MFT-Lösungen, die darauf ausgelegt sind, große Mengen sensibler Daten sicher, effizient und zuverlässig zu bewegen, bieten den notwendigen Rahmen, um diese Kriterien zu erfüllen. Die Vielseitigkeit von MFT-Lösungen bei der Handhabung verschiedener Arten von Datentransfers, ihre inhärenten Verschlüsselungsfähigkeiten und ihre Unterstützung für detaillierte Audit-Protokolle unterstreichen ihre entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der DSGVO-Konformität.

Die Rolle von MFT in der Datensicherheit

Datenschutz ist ein grundlegendes Prinzip der DSGVO, das vorschreibt, dass Organisationen geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergreifen müssen, um personenbezogene Daten vor versehentlicher oder rechtswidriger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder Zugang zu schützen. MFT-Lösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherung persönlicher Daten während des Übertragungsprozesses. Sie tun dies durch Bereitstellung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung, Antivirus-Scan und Data-Loss-Prevention, unter anderem Sicherheitsfunktionen. Darüber hinaus bieten MFT-Lösungen Automatisierung von Dateiübertragungen, wodurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, die häufig zu Datenverletzungen führen, verringert wird.

Warum MFT bei der Wahrung der Datensicherheit wichtig ist

Die DSGVO stellt umfassende Datenschutzanforderungen und verlangt von Unternehmen, die höchsten Ebenen des Datenschutzes einzuhalten. Im Grunde genommen helfen MFT-Lösungen Organisationen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellen, dass Datenübertragungen streng kontrolliert und nur autorisiertem Personal zugänglich gemacht werden. Viele MFT-Tools enthalten fortschrittliche Funktionen wie Datenmaskierung und Anonymisierung, welche die Datensicherheit weiter erhöhen. Darüber hinaus ermöglicht die Fähigkeit von MFT Lösungen, komplexe Geschäftsregeln rund um die Datenverarbeitung und -übertragung zu verwalten, Unternehmen die Implementierung granularer Kontrolle über Daten und damit die Verbesserung des Datenschutzes.

Wie erleichtert MFT die Einhaltung der DSGVO?

Sichere MFT-Lösungen können die Einhaltung der DSGVO auf vielfältige Weise erleichtern. Erstens unterstützen sie das Prinzip der Datenminimierung, indem sie Organisationen erlauben, nur die notwendigen Daten zu übertragen. Zweitens helfen MFT-Tools bei der Erfüllung der Rechenschaftspflichten der DSGVO, indem sie detaillierte Audit-Protokolle aller Datentransfers aufrechterhalten. Dies ermöglicht Organisationen, die Compliance während Audits nachzuweisen. Darüber hinaus bieten MFT-Lösungen Organisationen die Möglichkeit, den Zugriff auf Daten zu kontrollieren und zu widerrufen, und unterstützen damit das von der DSGVO vorgeschriebene “Recht auf Löschung”. Schließlich tragen durch robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Protokolle, MFT-Tools zur Anforderung der DSGVO nach “Integrität und Vertraulichkeit” personenbezogener Daten bei.

MFT-Merkmale, die die DSGVO-Konformität unterstützen

Sichere MFT-Lösungen verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die ausdrücklich den strengen Anforderungen der DSGVO-Konformität entsprechen. Diese robusten Mechanismen sind darauf ausgelegt, ein hohes Maß an Sicherheit und Privatsphäre zu gewährleisten, wie es die DSGVO verlangt.

Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsfähigkeiten	Fortgeschrittene Verschlüsselung und Entschlüsselungsfähigkeiten sind entscheidende Komponenten zum Schutz sensibler Daten während der Übertragung, die das Risiko von kostspieligen Datenverletzungen signifikant mindern. Darüber hinaus verwendet es sowohl symmetrische als auch asymmetrische Verschlüsselungsmethoden, die höchste Privatsphäre gewährleisten, selbst wenn Informationen zwischen mehreren Parteien geteilt werden. Diese Verschlüsselungsmethoden machen es nahezu unmöglich für unbefugte Entitäten, auf die übertragene Daten zuzugreifen und diese zu entschlüsseln.
Aufzeichnung und Prüfprotokolle	Umfassende Aufzeichnungs- und Prüfprotokollfunktionen bieten detaillierte Einblicke in alle Dateiübertragungsaktivitäten, einschließlich wer auf die Dateien zugegriffen hat, wann sie abgerufen wurden und welche Änderungen vorgenommen wurden. Diese Aufzeichnungen können als starkes Beweismaterial für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften während externer Audits oder interner Untersuchungen dienen.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle	Die rollenbasierte Zugriffskontrollfunktion des Managed File Transfer erlaubt die Vergabe von Zugriffsrechten basierend auf Rollen, und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Daten einsehen oder ändern können. Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten verhindert wird, was eine wichtige Voraussetzung für die DSGVO-Konformität ist.
Überprüfung und Validierung der Dateiintegrität	Die Überprüfung und Validierung der Dateiintegrität stellt sicher, dass Dateien während der Übertragung nicht manipuliert oder beschädigt wurden. Durch den Einsatz von Hash-Algorithmen und Prüfsummen kann der Managed File Transfer die Dateiintegrität nach der Übertragung verifizieren. Dies bietet nicht nur die Gewissheit, dass die übertragenen Daten korrekt und zuverlässig sind, sondern stärkt auch das Vertrauen der Stakeholder und zeigt die Konformität mit den Anforderungen der DSGVO in Bezug auf die Datenintegrität.
Unterstützung der Nicht-Widerlegbarkeit	Die Unterstützung der Nicht-Widerlegbarkeit verhindert die Ablehnung der Übertragung oder des Empfangs von Dateien. Die Daten werden mit einer digitalen Signatur versehen, was sicherstellt, dass der Absender nicht bestreiten kann, dass er eine Datei versendet hat, und der Empfänger kann den Empfang nicht leugnen. Diese Funktion liefert einen unwiderlegbaren Beweis für die Datenübertragung und entspricht dem Nachweisprinzip der DSGVO, was die Argumentation für die DSGVO-Konformität weiter stärkt. Die Unterstützung der Nicht-Widerlegbarkeit in Kombination mit den anderen Funktionen stellt den höchstmöglichen Grad an Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit bei Datenübertragungen sicher, was wesentliche Aspekte der DSGVO-Konformität sind.

MFT Audit Logs und DSGVO-Konformität

Audit Logs sind entscheidend für die Sicherstellung der DSGVO-Konformität. Ein Audit Log ist eine sicherheitsrelevante chronologische Aufzeichnung, eine Sammlung von Aufzeichnungen oder die Quelle und Ziel von Aufzeichnungen, die einen dokumentarischen Nachweis über die Reihenfolge der Aktivitäten liefern, die eine bestimmte Operation, ein Verfahren oder ein Ereignis zu irgendeinem Zeitpunkt beeinflusst haben. Dies wird entscheidend für den Datenschutz, indem es einen klaren, zeitgestempelten Pfad liefert, wer auf Daten zugegriffen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und wann. DSGVO-Vorschriften verlangen die Fähigkeit, die Konformität nachzuweisen, was Audit Logs für Organisationen, die mit sensiblen Benutzerdaten umgehen, unverzichtbar macht.

Aufzeichnung von Dateiübertragungsdetails

Im Rahmen der DSGVO-Konformität müssen MFT-Systeme detaillierte Informationen über jede Dateiübertragung aufzeichnen. Dies umfasst die Identität des Absenders und des Empfängers, Zeitstempel, Übertragungsweg, Payload-Details und mehr. Diese aufgezeichneten Details müssen manipulationssicher und sicher aufbewahrt werden für zukünftige Referenzen. Eine solche umfassende Protokollierung trägt nicht nur zur Transparenz bei, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle in forensischen Untersuchungen. MFT bietet von Natur aus umfangreiche Protokolle und Mechanismen, um dies zu erreichen.

Überwachungs- und Berichterstellungsfähigkeiten

MFT bietet robuste Überwachungs- und Berichterstellungsfähigkeiten, die für die DSGVO-Konformität unerlässlich sind. Durch Echtzeitüberwachung können Organisationen Unregelmäßigkeiten oder verdächtige Aktivitäten bei Datenübertragungen erkennen und sofortige Maßnahmen ergreifen. Die umfassenden Berichte, die von MFT-Systemen erstellt werden, können als definitiver Nachweis der DSGVO-Konformität dienen. Sie erleichtern es Organisationen, Trends zu identifizieren, Benutzerverhalten zu überwachen und Datenflussmuster zu analysieren, wodurch das Datenschutzrahmenwerk gestärkt und die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften gefördert wird.

MFT und Schutz vor Datenverstößen

Unter der DSGVO ist ein Datenverstoß im Wesentlichen eine Verletzung der Sicherheit, die zur versehentlichen oder illegalen Zerstörung, Verlust, Veränderung, unerlaubten Offenlegung oder unautorisierten Zugang zu übermittelten, gespeicherten oder auf andere Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten führt. Als die DSGVO 2018 in Kraft trat, führte sie strenge Meldepflichten für Datenverstöße ein. Organisationen, die Datenverstöße nicht innerhalb von 72 Stunden bei ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde melden, könnten ernsthafte Strafen riskieren.

Wie MFT vor Datenverstößen schützt

MFT bietet eine Reihe von Funktionen, die darauf abzielen, gegen Datenverstöße zu schützen. Es verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten während der Übertragung zu gewährleisten. Es verwendet auch Protokolle wie SFTP und FTPS für den sicheren Dateitransfer. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme, Mehrfaktor-Authentifizierung und Zugriffskontrollen können die Datenschutzfähigkeiten eines MFT-Systems weiter verstärken. Durch die Durchsetzung strenger Sicherheitsmaßnahmen auf jeder Ebene kann MFT das Risiko von Datenverstößen erheblich mindern und so Organisationen helfen, die strengen Vorschriften der DSGVO einzuhalten.

Die Rolle von MFT bei der Einhaltung der Benachrichtigungspflicht bei Verstößen

Im Falle eines Datenverstoßes verlangt die DSGVO von Organisationen nicht nur die Meldung des Verstoßes, sondern auch die Bereitstellung einer detaillierten Dokumentation über die Art des Verstoßes, seine Auswirkungen und die Maßnahmen, die zur Minderung seiner Auswirkungen ergriffen wurden. MFT-Systeme können hier eine entscheidende Rolle spielen, indem sie umfassende Protokolle und Prüfprotokolle liefern, die bei der Untersuchung von Verstößen helfen können. Darüber hinaus verfügen einige MFT-Systeme über integrierte Erkennungssysteme für Verstöße. Sie können das Unternehmen auf mögliche Verstöße aufmerksam machen, was eine schnelle Reaktion und Minderung ermöglicht und so dazu beiträgt, die 72-Stunden-Benachrichtigungsregel der DSGVO einzuhalten.

MFT und die Rechte der betroffenen Personen unter der DSGVO

Gemäß der DSGVO haben betroffene Personen das Recht, Zugang zu ihren von einer Organisation gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies schließt das Recht ein, die Bestätigung zu erhalten, dass ihre Daten verarbeitet werden, Zugang zu den personenbezogenen Daten zu haben und Informationen darüber zu erhalten, wie die Daten verarbeitet werden. MFT-Systeme können dieses Recht gewährleisten, indem sie genaue, aktuelle und leicht zugängliche Aufzeichnungen von personenbezogenen Daten führen. MFT kann auch einen sicheren, kontrollierten Zugang zu diesen Daten ermöglichen, wann immer dies vom Betroffenen benötigt wird.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit

Die DSGVO gewährt den betroffenen Personen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, sie haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln. MFT-Systeme, unter Berücksichtigung ihrer Kernfunktion des sicheren Datentransfers, sind perfekt geeignet, um diese Anforderung zu erfüllen. MFT kann den Prozess der Datenübertragbarkeit automatisieren, straffen und sichern, wodurch die Einhaltung dieses Aspekts der DSGVO erleichtert wird.

Die Rolle von MFT bei der Wahrung der Rechte betroffener Personen

MFT spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahrung der Rechte betroffener Personen, indem es eine sichere und kontrollierte Umgebung für die Datenverarbeitung bereitstellt. Durch umfassende Protokollierung, Echtzeitüberwachung und robuste Verschlüsselung stellt MFT sicher, dass personenbezogene Daten auf eine Weise verarbeitet werden, die die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen respektiert, wie von der DSGVO vorgeschrieben. Darüber hinaus können MFT-Lösungen die notwendige Infrastruktur bereitstellen, um die Rechte der betroffenen Personen auf Löschung, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung umzusetzen, was die Einhaltung der DSGVO weiter fördert.

Die richtige MFT-Lösung für die DSGVO-Konformität wählen

Eine DSGVO-konforme MFT-Lösung sollte nicht nur sicheren Dateiaustausch ermöglichen, sondern auch eine Vielzahl von Funktionen integrieren, die die Einhaltung der DSGVO erleichtern. Dazu gehören umfassende Audit-Protokollierungsfähigkeiten, Echtzeit-Überwachung und Alarme, Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, granulare Zugriffskontrollen und Mechanismen zur Erkennung von Datenschutzverletzungen. Die Lösung sollte auch die automatisierte, sichere Bearbeitung von Anfragen von betroffenen Personen unterstützen, die Rechte von betroffenen Personen wahren und umfassende Berichtsfunktionen bieten. Wichtig ist auch, dass sie flexibel und skalierbar genug ist, um sich an sich ändernde Datenschutzanforderungen und regulatorische Änderungen anzupassen.

Die Vorzüge einer zertifizierten MFT-Lösung

Die Wahl einer zertifizierten MFT-Lösung bringt weitere Gewährleistung ihrer Qualität, Zuverlässigkeit und Compliance-Stufen. Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC 2 belegen die strengen Sicherheitskontrollen und Prozesse, die die MFT-Lösung anwendet. Eine zertifizierte MFT-Lösung kann das Risiko von Datenschutzverletzungen und Strafen bei Nichtkonformität erheblich reduzieren und somit einen höheren Schutz für personenbezogene Daten gewährleisten. Zudem bieten zertifizierte Anbieter in der Regel kontinuierliche Unterstützung und Updates, um mit der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten, was sie zu einem zuverlässigen Partner auf Ihrem Weg zur DSGVO-Konformität macht.

Kiteworks MFT hilft Organisationen bei der Erreichung und Aufrechterhaltung der DSGVO-Konformität

Kiteworks MFT, ein integraler Bestandteil des Kiteworks Private Content Network, unterstützt Organisationen dabei, die Einhaltung der DSGVO zu erreichen und beizubehalten.

Im Rahmen des KiteworksPrivate Content Network, Kiteworks MFT bietet eine sichere und kontrollierte Umgebung für die Übertragung sensibler Daten außerhalb einer Organisation. Es verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Protokolle, um Daten während der Übertragung und bei der Speicherung zu schützen, und gewährleistet die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten, wie von der DSGVO gefordert. Dieses Maß an Datenschutz ist entscheidend, um den unberechtigten Zugriff und Datenverstöße zu verhindern.

Neben dem robusten Datenschutz unterstützt Kiteworks MFT auch das DSGVO-Prinzip der Datenminimierung. Dieses Prinzip verlangt von Organisationen, die Sammlung und Speicherung personenbezogener Daten auf das für den beabsichtigten Zweck unbedingt erforderliche Maß zu beschränken. Kiteworks MFT ermöglicht es Organisationen, nur die notwendigen Daten zu übertragen, wodurch das Risiko einer übermäßigen Datensammlung und potentiellen Nichtkonformität verringert wird.

Die Kiteworks-Plattform umfasst auch:

Ein Cluster von virtuellen Appliances, entwickelt mit sicheren Codierungspraktiken. Sie sind vollständig gehärtet, pen getestet und Kopfgeldjägern ausgesetzt, wodurch Sie Zeit, Mühe und Kosten für die eigene Härtung einsparen.
Ein CISO-Dashboard bietet umfassende Sichtbarkeit auf Datenzugriff, Nutzerzugriff, Datentrends und -bewegungen und Kontrolle über Datenübertragungen.
DLP-Integration zum Scannen aller Daten in Transit, um zu bestimmen, ob sie sensible oder personenbezogene Daten enthalten.
Zugriffskontrollen über Flows und Verbindungen zum Schutz sensibler Daten vor unerlaubtem Zugriff.
AES-256-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand und TLS 1.2 Verschlüsselung für Daten in Übertragung.
Ausführliche DSGVO- und HIPAA-Berichte mit einem Klick zeigen Risiken in Ihren Sicherheits- und Governance-Richtlinien auf. Nutzen Sie sie bei Audits, um schnell die Einhaltung Ihrer dokumentierten Kontrollen nachzuweisen, wie z. B. die Integration des DLP-Scanners, Datenzugriffsrichtlinien, Domain-Whitelisting und Datei-Verfallssteuerungen.
Vereinheitlicht in einem einzigen, standardisierten bereinigten Syslog, damit Ihr SOC-Team Zeit sparen und Warnmeldungen schneller analysieren kann.
Vorkehrungen für sicheren Drittzugriff auf personenbezogene Daten, einschließlich detaillierten Protokollen für den Zugriff auf personenbezogene Daten.
Automatisierte Datenentfernungspolicies, um den DSGVO-Verarbeitungsanforderungen gerecht zu werden.
Zusätzliche Schutzschichten für Verschlüsselungsschlüssel durch Integration mit einem Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) oder Amazon Web Services Key Management Service (AWS KMS).

Sind Sie bereit, mehr über MFT für DSGVO-Konformität zu erfahren und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann? Schauen Sie sich Kiteworks sicherer Managed-File-Transfer Lösung oder vereinbaren Sie heute eine Demo.

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