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International renommierte Anwaltskanzlei berät ihre Mandanten effizient und sicher
Die Limitierungen von E-Mail verstehen
Diese weltweit renommierte Anwaltskanzlei beschäftigt nach einer kürzlich erfolgten Fusion mehr als 600 Anwälte und ist in mehreren Märkten der USA tätig. Die Kanzlei verfügt über umfassende Kompetenzen in den Bereichen Unternehmens- und Finanzrecht sowie der Prozessführung. Die Anwälte der Kanzlei beraten Unternehmen in über 20 Branchen sowie Regierungsstellen, Handelsverbände und Privatpersonen auf der ganzen Welt in kritischen Angelegenheiten.
“Kiteworks hat sich wirklich bewährt und hilft unseren Mitarbeitern, effizienter und sicherer zu arbeiten.”
– Analyst für Informationssicherheit
Ein Analyst für Informationssicherheit der Kanzlei ist sich durchaus bewusst, dass der Schutz der sensiblen Daten seiner Kunden eine Angelegenheit ist, bei der viel auf dem Spiel steht. Hochkarätige Fälle sind die Regel, bei denen der Ruf von Einzelpersonen oder Unternehmen und Millionen von US-Dollar auf dem Spiel stehen. Er ist daher damit betraut, dafür zu sorgen, dass vertrauliche Kundeninformationen sicher behandelt und weitergegeben werden, sowohl intern als auch extern.
Der Schutz von Kundendaten war jedoch nicht die erste Herausforderung für die Kanzlei. Vor der Einführung von Kiteworks im Jahr 2010 nutzte die Kanzlei konventionelle E-Mails, um juristische Dokumente zu versenden. Das funktionierte jedoch nur bis zu einem gewissen Punkt. Je größer die Dateien – vor allem PDFs und Bilder – wurden, desto höher wurde die Belastung für die Microsoft Exchange Server der Kanzlei. Fehlermeldungen über die Begrenzung der Dateigröße (Microsofts Standardgrenze liegt bei 20 Megabyte) waren an der Tagesordnung, und zwar nicht nur bei den Mitarbeitern der Kanzlei, die Dateien extern versenden, sondern auch bei Mandanten, gegnerischen Anwälten und Geschäftspartnern, die E-Mails an die Kanzlei schickten. Damit eine Anwaltskanzlei oder ein Unternehmen effektiv arbeiten kann, müssen die Arbeitsabläufe möglichst effizient sein. Die E-Mail als Mechanismus für den Dateiaustausch erfüllte diese Aufgabe nicht. Es musste sich also etwas ändern.
Kostensenkung und Produktivitätssteigerung mit Kiteworks
Nachdem die Kanzlei Kiteworks eingeführt hatte, wurden ineffiziente Methoden für die Übertragung großer Dateien wie das File Transfer Protocol (FTP), USB-Sticks und Nachtkurierdienste fast überflüssig.
Case Study
International renommierte Anwaltskanzlei berät ihre Mandanten effizient und sicher
Anwälte, Rechtsanwaltsgehilfen und Verwaltungsangestellte müssen keine IT-Support-Tickets einreichen, um ein FTP-Konto einzurichten. Die Kanzlei spart Geld für das Drucken und Versenden von Papierdokumenten und verringert das Risiko, dass ein USB-Stick verloren geht oder mit einem Virus infiziert wird. Das liegt daran, dass Kiteworks jeden Dateityp und jede Dateigröße, bis zu 16 Terabyte, verarbeiten kann und jede Datei während der Übertragung und im ruhenden Zustand verschlüsselt.
Das Microsoft Outlook-Plugin von Kiteworks bietet den Mitarbeitern des Unternehmens noch mehr Flexibilität. Mit dem Microsoft Outlook Plugin müssen der Analyst für Informationssicherheit und seine Kollegen Kiteworks nicht mehr öffnen, um eine große Datei zu versenden, sondern können diese mit nur einem Mausklick über die E-Mail-Anwendung verschicken, die sie jeden Tag benutzen. Er bestätigt: “Mit Kiteworks müssen sich unsere Benutzer nicht mehr darum kümmern, ob Outlook eine große Datei senden oder empfangen kann. Sie schätzen auch die Freiheit, innerhalb von Outlook zu bleiben, anstatt Kiteworks separat aufrufen zu müssen. Das spart wertvolle Zeit, etwas, wofür wir alle dankbar sind.”
Effizientere und sicherere Kundenbetreuung
Seit der Einführung von Kiteworks hat das Unternehmen seine Mitarbeiter zunehmend dazu ermutigt, Kiteworks zu verwenden, und zwar nicht nur für die gemeinsame Nutzung großer Dateien, sondern auch für die Weitergabe sensibler Dateien. Natürlich ist fast jede Datei, die die Kanzlei austauscht, sensibel. Jedes Jahr erstellen, prüfen und teilen Anwaltskanzleien auf der ganzen Welt Terabytes an sensiblen Inhalten wie Partnerschaftsvereinbarungen, Arbeitsverträge, Unternehmensstatuten, Zeugenaussagen, Vergleichsvereinbarungen und vieles mehr.
Alle diese vertraulichen Dokumente müssen geschützt werden. Die Datenpanne mit 11,5 Millionen Dokumenten der panamaischen Anwaltskanzlei Mossack Fonseca aus dem Jahr 2016, die den Spitznamen “Panama Papers” erhielt, zeigt, wie sensibel juristische Inhalte sein können und was passieren kann, wenn diese Inhalte mit nicht autorisierten Benutzern geteilt werden. Wenngleich es sich um ein internes Leck handelte, das umfangreiche kriminelle Aktivitäten enthüllte, war auch die IT-Infrastruktur jener Kanzlei mit Sicherheitslücken behaftet. Ungeachtet dessen liegt es im Interesse einer jeden seriösen Anwaltskanzlei, dass die sensiblen Informationen ihrer Mandanten unter Verschluss bleiben.
Für Fälle und Projekte, an denen zahlreiche Projektmitarbeiter und Dokumente beteiligt sind, verwendet die Kanzlei daher die sicheren gemeinsamen Ordner von Kiteworks, um Komfort, Sicherheit und Kontrolle
zu gewährleisten. Anwälte und Anwaltsgehilfen erstellen normalerweise viele Inhalte, die anderen Projektmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Wenn die Dokumente nicht an einem zentralen Ort gespeichert werden und der Zugriff nicht kontrolliert oder nachverfolgt wird, können Projekte schnell aus dem Ruder laufen und sensible Kundendaten können in falsche Hände geraten. All diese Risiken vermeidet diese weltbekannte Anwaltskanzlei mit Kiteworks.
Bedarf
- Sichere Freigabe von Dokumenten, intern und extern
- Effizientes Senden und Empfangen großer Dateien, ohne Microsoft Exchange Server zu belasten
- Eine benutzerfreundliche Lösung für den sicheren Austausch sensibler Informationen, die eine breite Akzeptanz gewährleistet
Kiteworks Lösung
- Microsoft Outlook-Plugin für Benutzerfreundlichkeit und vollständigen Schutz aller vertraulichen Inhalte, die intern und extern geteilt werden
- Sichere E-Mail für den Austausch großer Dateien ohne Größenbeschränkung
- Sichere gemeinsame Ordner mit Zugriffsberechtigungen und Aktivitätsverfolgung
Ergebnisse
- Reduzierung des Zeit- und Kostenaufwands für die Unterstützung ineffizienter Dateiübertragungsalternativen wie FTP und Kurierdienste
- Höhere Effizienz durch das Microsoft Outlook-Plugin, das die gemeinsame Nutzung umfangreicher und sensibler Dokumente direkt über Microsoft Outlook ermöglicht, jedoch von Kiteworks im Backend unterstützt und geschützt wird
- Verbesserte Verwaltung sensibler Kundendaten durch sichere gemeinsame Ordner, die kontrollieren, wer auf Dokumente zugreifen kann und überwachen, wer Dokumente mit wem teilt
- Geringeres Risiko, dass vertrauliche Kundendaten abgefangen oder von unbefugten Benutzern eingesehen werden
Case Study
International renommierte Anwaltskanzlei berät ihre Mandanten effizient und sicher
Ein zentraler Fall- oder Projektordner, auf den mehrere Mitarbeiter und Partner zugreifen müssen, ist ein typischer Kiteworks-Workflow in der Kanzlei. Ein Anwalt erstellt beispielsweise einen Ordner und erteilt den Projektmitgliedern, zu denen Anwaltskollegen, Anwaltsgehilfen, Partner, Kunden, gegnerische Anwälte und andere gehören können, Zugriffsrechte. Die Zugriffsrechte können je nach Rolle des Projektmitglieds von der vollständigen Bearbeitung bis hin zur “Nur-Ansicht” reichen. Die Mitglieder des Ordners können eine Datei anfordern, Dokumente innerhalb des Ordners bearbeiten, Änderungen zwischen Dokumentversionen vergleichen und benachrichtigt werden, wenn ein Mitglied eine Datei herunterlädt, bearbeitet oder hochlädt. Darüber hinaus kann ein Administrator sehen, welches Projektmitglied ein Dokument extern freigegeben hat und für wen, wodurch ein vollständiger Audit-Trail entsteht. Der Analyst für Informationssicherheit stellt fest: “Andere Systeme sind nicht ideal, um den Überblick über alle Unterlagen zu behalten, die im Zusammenhang mit einem Fall oder einer bestimmten Angelegenheit erstellt werden. Kiteworks verfügt jedoch über die entscheidenden Governance-Funktionen, die es uns ermöglichen, zu sehen, wer auf vertrauliche Mandantenunterlagen zugreift und sie herunterlädt, von wem sie weitergegeben werden und wann dies geschieht. Es ist ein hervorragendes Tool.”
Seit seinem Eintritt in die Kanzlei vor drei Jahren hat der Analyst für Informationssicherheit einen Anstieg der Nutzung von Kiteworks beobachtet. “Früher wurde Kiteworks hauptsächlich von unseren Anwälten und Rechtsanwaltsgehilfen verwendet, um große, sensible Dateien extern zu teilen. Heute wird es in der gesamten Kanzlei verwendet. Anwälte und Anwaltsgehilfen nutzen es nach wie vor, aber jetzt verwenden auch die Buchhaltung, die Personalabteilung und andere Bereiche die Plattform. Kiteworks hat sich wirklich bewährt und hilft unseren Mitarbeitern, effizienter und sicherer zu arbeiten.”
“Kiteworks verfügt über die entscheidenden Governance-Tools, die es uns ermöglichen, zu sehen, wer auf vertrauliche Mandantenunterlagen zugreift und sie herunterlädt, von wem sie weitergegeben werden und wann dies geschieht. Es ist ein hervorragendes Tool.”
– Analyst für Informationssicherheit
