Transformation des Risikomanagements für die Zusammenarbeit mit externen Parteien

Der Widerspruch zwischen Risiko und Vertrauen in der Zusammenarbeit

Viele wichtige Geschäftsprozesse erfordern die Zusammenarbeit an sensiblen Inhalten mit nicht vertrauenswürdigen Personen, insbesondere externen Parteien. Beispielsweise benötigt ein Team für Fusionen und Übernahmen externe Investoren, Verkäufer, Käufer, Banken und Anwälte, um Due-Diligence-Dokumente, Finanztabellen und Verträge einzusehen, zu kommentieren und zu ändern. Hersteller benötigen Zulieferer, um CAD-Zeichnungen, die oft sensibles geistiges Eigentum enthalten, einsehen und ändern zu können. Diese Anforderungen schaffen einen Widerspruch zwischen Risiko und Vertrauen: Das Unternehmen muss das Sicherheits- und Compliance-Risiko managen und gleichzeitig nicht vertrauenswürdigen Parteien Zugriff auf seine sensibelsten Inhalte gewähren.

Bisher haben DRM-Anbieter versucht, diesen Widerspruch durch Kompromisse zu lösen, indem sie ihren Kunden eine riskante, agentenbasierte Infrastruktur zur Bearbeitung und einen statischen Nur-Lese-Viewer zur Verfügung stellten. Die Akzeptanz von agentenbasierten Lösungen ist jedoch gering, da sensible Inhalte in nicht vertrauenswürdigen Händen bleiben, die Zusammenarbeit restriktiv und komplex ist, nur eine begrenzte Auswahl von Inhaltsformaten unterstützt wird und die Bereitstellung für die Zusammenarbeit mit externen Parteien unhandlich und ungeeignet ist. Auch der Ansatz des statischen Viewers ist nur eingeschränkt nutzbar, da er die Interaktivität und Navigation in den Inhalten verhindert und keine Zusammenarbeit ermöglicht.

Die ultimative Minimierung des Risikos mit Kiteworks’ Next-Gen DRM: SafeEDIT

Kiteworks entschärft das Risiko/Vertrauens-Dilemma bei der Zusammenarbeit auf der Inhaltsebene, ohne die Sicherheit oder Produktivität zu beeinträchtigen: Eine autorisierte externe Partei kann natürlich jede Art von Datei in ihrem Standardbrowser ohne Plugins bearbeiten, aber der Inhalt selbst verlässt nie die sichere Enklave von Kiteworks.

Die Daten verlassen niemals den Unternehmensbereich, so dass ein Höchstmaß an Sicherheitskontrolle und Nachverfolgung gewährleistet ist, während der Empfänger die Inhalte nutzen kann.

Stattdessen streamt der Kiteworks-Server eine editierbare, latenzfreie Video-Darstellung der Anwendungsoberfläche sicher an den autorisierten Anwender und überträgt dann die Klicks des Anwenders zurück auf die Anwendung. Auf diese Weise bietet der Videostream ein natives Anwendungserlebnis zum Lesen, Navigieren und Bearbeiten von Dateien. Der Kiteworks-Server verwaltet automatisch die Zugriffskontrollen, die virtuellen Desktops und die Dateiversionen.

Wesentliche Vorteile

• Native Bearbeitung jeglicher Dateitypen: Im Gegensatz zu herkömmlichen DRM-Produkten, bei denen der Hersteller für jede Versionsstufe jedes Dateityps einen speziellen Code schreiben muss, funktioniert SafeEDIT nativ mit buchstäblich jedem Dateityp, der eine Anwendung mit Benutzeroberfläche hat. Herkömmliche DRM-Produkte unterstützen in der Regel nur Microsoft Office-Dateien, PDFs, Textdateien und Standardbilder und in einigen Fällen spezifische Versionen bestimmter CAD-Produkte. In vielen Fällen erfolgt die DRM-Office-Unterstützung über nicht-native Anwendungen wie OnlyOffice oder LibreOffice.
• Aufbewahrung der Dateien in der sicheren Enklave von Kiteworks: Im Gegensatz zu herkömmlichen DRM-Verschlüsselungsansätzen, bei denen die Datei in der Regel an den Anwender verteilt und auf dessen Desktop für die Bearbeitung entschlüsselt wird, eliminiert Kiteworks SafeEDIT das Risiko von Datenlecks, indem nur ein Videostream der Benutzeroberfläche der Anwendung freigegeben wird.
• Unterstützung der Bearbeitung auf dem Desktop des Anwenders ohne Plugins, Agenten oder Apps: Im Gegensatz zu herkömmlichem DRM mit Verschlüsselung, das einen Agenten oder ein Plugin auf dem Client des Anwenders erfordert, um die Datei zu entschlüsseln und die Anzeige und Bearbeitung zu verwalten, verwendet SafeEDIT nur einen Standardbrowser und eine Internetverbindung – es muss nie etwas installiert werden. Dies gewährleistet eine nahtlose Erfahrung für externe Parteien, da sie Systeme außerhalb der Kontrolle des Unternehmens verwenden und möglicherweise nicht in der Lage sind, Agenten zu installieren und darauf zuzugreifen.
• Automatische Versionsverwaltung: Im Gegensatz zu DRM mit Verschlüsselung, bei dem mehrere Kopien einer Datei an mehrere Nutzer gesendet werden, die dann unkoordinierte Änderungen vornehmen, verwaltet SafeEDIT die Dokumentversionen zentral im Kiteworks-Repository, um eine einzige, für alle gültige Version (Single Version of the Truth) zu gewährleisten.
• Sicheres Kopieren/Einfügen: Im Gegensatz zu den meisten herkömmlichen DRM-Systemen können SafeEDIT-Richtlinien das Kopieren/Einfügen innerhalb einer Anwendung unabhängig vom Kopieren/Einfügen aus der Anwendung in das Desktop-Betriebssystem des Anwenders erlauben. Dies verbessert nicht nur die Produktivität beim Bearbeiten, da das Kopieren/Einfügen innerhalb des Dokuments während des Bearbeitungsprozesses weiterhin möglich ist, sondern auch die Sicherheit, da Inhalte das Dokument nicht verlassen können.
• Zentralisierte Autorisierung: Im Gegensatz zu herkömmlichen DRM-Systemen, bei denen die Verschlüsselungscodes der Datei mit dem Anwender und nicht mit dem Unternehmen verknüpft sind, behält das Unternehmen den Zugriff auf und die Kontrolle über Kiteworks SafeEDIT-Dokumente, auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.